¿Necesitas saber cuántos títulos de puesto distintos existen en cada provincia de tu organización sin verte atrapado en fórmulas complicadas? La tabla dinámica con recuento distinto disponible desde Excel 2013 (y Microsoft 365) es la forma más rápida, automatizable y libre de errores para lograrlo.
Por qué el recuento distinto es la mejor opción
Cuando se analiza capital humano, es habitual disponer de miles de registros que combinan Provincia, Título de puesto, Departamento, Fecha de alta, etc. Contar manualmente las combinaciones únicas consume tiempo y es propenso a fallos. El Distinct Count de la tabla dinámica elimina duplicados internamente, se actualiza con un clic y no altera la base original.
Preparar los datos antes de crear la tabla dinámica
- Encabezados limpios: cada columna debe tener un nombre único. Evita espacios dobles o caracteres no imprimibles.
- Rango continuo: no debe haber filas ni columnas en blanco dentro del bloque de datos.
- Tipo de datos coherente: asegúrate de que “Provincia” y “Título de puesto” estén clasificadas como texto. Si albergas abreviaturas y nombres extensos en la misma columna podrías obtener varios valores para un mismo concepto.
- Convertir en tabla de Excel (Ctrl + T): facilita la expansión automática cuando se añaden nuevas filas y simplifica la lectura por parte de Power Pivot.
Insertar la tabla dinámica con el modelo de datos
- Selecciona cualquier celda del rango o de la tabla oficial.
- Haz clic en Insertar ▸ Tabla dinámica.
- En la ventana emergente marca la casilla “Agregar estos datos al modelo de datos”. Esta casilla es imprescindible: sin modelo no existe la opción de recuento distinto.
- Elige si deseas que la tabla dinámica aparezca en una nueva hoja o en la hoja actual.
- Confirma con Aceptar.
Configurar los campos de la tabla dinámica
En el panel derecho arrastra:
- Provincia al área Filas.
- Título de puesto al área Valores. Excel lo agregará como Recuento de Título de puesto por defecto.
Activar el recuento distinto
En la tabla dinámica:
- Haz clic derecho sobre cualquier valor numérico.
- Selecciona Resumir valores por ▸ Recuento distinto. Se abrirá un cuadro advirtiendo que la operación puede tardar; confirma.
- La tabla actualizará los números mostrando ahora cuántos títulos de puesto únicos existen por provincia.
Interpretar el resultado
La tabla resultante contendrá una fila por provincia y una sola columna de números. Cada valor representa el volumen de roles diferentes ejercidos en esa localización, no la cantidad de empleados. Así podrás responder preguntas como:
- ¿Qué provincias poseen la mayor diversidad de puestos?
- ¿Dónde conviene ampliar las oportunidades de carrera?
- ¿Qué zonas podrían beneficiarse de programas de movilidad interna?
Ejemplo práctico con datos ficticios
| ID Empleado | Provincia | Título de puesto |
|---|---|---|
| 001 | Buenos Aires | Analista Financiero |
| 002 | Córdoba | Desarrollador Back‑End |
| 003 | Buenos Aires | Desarrollador Back‑End |
| 004 | Córdoba | Analista Financiero |
| 005 | Córdoba | Scrum Master |
| 006 | Santa Fe | Soporte Técnico |
| 007 | Santa Fe | Soporte Técnico |
| 008 | Santa Fe | Analista Financiero |
Aplicar la técnica descrita devuelve la siguiente tabla dinámica:
| Provincia | Títulos únicos |
|---|---|
| Buenos Aires | 2 |
| Córdoba | 3 |
| Santa Fe | 2 |
Qué hacer si tu Excel no muestra “Recuento distinto”
Power Query
- En Datos ▸ Obtener y transformar ▸ Desde tabla envía el rango a Power Query.
- Selecciona ambas columnas Provincia y Título de puesto, haz clic en Quitar duplicados.
- Cierra y carga la consulta en una hoja nueva.
- Sobre ese resultado usa la tabla dinámica estándar para conseguir el recuento de filas.
Funciones dinámicas
En Microsoft 365 o Excel 2021 puedes usar directamente:
=COUNTA(UNIQUE(FILTRAR(Títulosdepuesto, Provincias = H2)))Donde H2 contiene la provincia que deseas evaluar. Arrastrándola hacia abajo obtendrás el dato para cada provincia.
Ventajas competitivas de la tabla dinámica con recuento distinto
- Integridad de los datos: ninguna fila es modificada o eliminada.
- Sincronización sencilla: al pulsar Actualizar todo el informe refleja las altas, bajas o cambios de puesto.
- Flexibilidad analítica: puedes añadir segmentaciones por fecha, departamento o nivel jerárquico manteniendo el recuento único.
- Compatibilidad con Power Pivot: si tu libro evoluciona hacia un modelo multidimensional, la tabla dinámica se conecta de inmediato al cubo DAX.
Limitaciones que debes tener en cuenta
- Campos calculados deshabilitados: el recuento distinto bloquea el uso de campos calculados dentro de la misma tabla dinámica.
- Tamaño del archivo: agregar al modelo puede duplicar o triplicar el peso de libros superiores a cien mil filas, especialmente con columnas de texto repetitivo. Considera comprimir columnas (Power Pivot ▸ Avanzado ▸ Optimizar memoria).
- Rendimiento: en equipos de bajo recurso la actualización puede tardar varios segundos. Desactiva la opción Actualizar al abrir si no es fundamental.
Buenas prácticas para modelos escalables
Normaliza los datos
Centraliza catálogos como lista de provincias, títulos y departamentos en tablas separadas. Reemplaza cadenas largas por claves numéricas para reducir el almacenamiento.
Utiliza nombres descriptivos
En la tabla dinámica renombra los campos de valores y filas a algo legible como “Roles únicos” o “Diversidad de puestos”. Aumenta la claridad para otros analistas.
Documenta el modelo
Agrega comentarios en las hojas de trabajo explicando el origen de los datos, la fecha de última actualización y la lógica del recuento distinto. Facilita la auditoría.
Solución de problemas frecuentes
| Síntoma | Causa probable | Cómo resolver |
|---|---|---|
| La casilla “Agregar estos datos al modelo de datos” aparece atenuada | El libro está en modo de compatibilidad XLS o habilitado para macros | Guarda como formato .xlsx o .xlsm y vuelve a insertar la tabla dinámica |
| No veo la opción Recuento distinto | No añadiste datos al modelo o usas Excel anterior a 2013 | Repite la inserción marcando la casilla adecuada o actualiza tu versión |
| Al actualizar recibo un mensaje de memoria insuficiente | El modelo creció demasiado por columnas extensas | Habilita compresión en Power Pivot y elimina columnas innecesarias |
Preguntas frecuentes
¿Puedo combinar el recuento distinto con sumas u otros cálculos en la misma tabla?
Sí, siempre que los otros cálculos no dependan del mismo campo de valores configurado como recuento distinto. Puedes arrastrar un segundo campo o una segunda instancia del mismo campo y cambiar su tipo a Suma o Promedio.
¿Funciona en Excel para Mac?
El recuento distinto en tablas dinámicas con modelo de datos llegó a Excel para Mac mediante Microsoft 365. Asegúrate de estar en la versión 16.60 o posterior.
¿Se puede utilizar segmentación de datos?
Sin problemas. Agrega una segmentación basada en Provincia, Departamento o Año de alta y verás cómo el recuento único se actualiza dinámicamente.
Conclusión
El recuento de títulos de puesto únicos por provincia es un indicador estratégico que revela la diversidad funcional de cada región. Con la tabla dinámica y la casilla “Agregar al modelo de datos” obtienes resultados inmediatos, actualizables y totalmente auditables que integran a la perfección con Power Query y las funciones dinámicas más recientes. Dominar este enfoque te permitirá responder más rápido a las necesidades de planificación de personal, identificar oportunidades de movilidad interna y fortalecer la toma de decisiones basada en datos.