Cómo ubicar y cambiar la carpeta de plantillas en Word (User Templates y Workgroup Templates)

Si necesitas crear o usar plantillas personalizadas en Microsoft Word, uno de los ajustes más importantes —y a la vez más ocultos— es la carpeta en la que Word busca y guarda los archivos .dotx y .dotm. Comprender dónde se define, cómo se consulta y cuáles son las limitaciones típicas (por ejemplo, en entornos corporativos con GPO) te ahorrará horas de búsqueda y posibles errores de guardado.

Índice

Resumen de la pregunta

¿En qué opción de la interfaz de Word se especifica la carpeta donde el programa localiza las plantillas? El interés se centra en el menú y no en la ruta física.

Escenarios habituales y la ruta para resolverlos

Escenario	Pasos / Herramientas	Comentarios clave
Ver las rutas desde la interfaz	Word (Windows) → Archivo ▸ Opciones ▸ Avanzadas ▸ Ubicaciones de archivos. Allí encontrarás “User Templates” (usuario) y “Workgroup Templates” (grupo).	Permite consultar y, si el botón está activo, cambiar cada ruta.
Ruta de guardado para plantillas nuevas	Archivo ▸ Opciones ▸ Guardar ▸ Ubicación predeterminada para plantillas personales.	Aplica a las plantillas que crees mediante “Guardar como plantilla”.
El botón “Ubicaciones de archivos” está deshabilitado	1. Suele deberse a una Política de Grupo (GPO) en equipos corporativos. 2. Comprueba las rutas por VBA: `? Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath)` `? Options.DefaultFilePath(wdWorkgroupTemplatesPath)` 3. El macro `FilePathIs` muestra todas las rutas relevantes.	Aunque veas las rutas, quizá no puedas cambiarlas sin permisos de TI.
Cambiar la ruta mediante VBA	En la ventana Inmediato del Editor de VBA: `Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath) = "D:\Plantillas"`	Requiere ausencia de restricción por GPO. La ruta se escribe sin barra final.
Cambio directo en el Registro (avanzado)	– Plantillas personales: `HKCU\Software\Microsoft\Office<versión>\Word\Options\PersonalTemplates` – Otros ajustes: `HKCU\Software\Microsoft\Office<versión>\Word\Data` (binario)	Modificar el Registro es arriesgado; haz copia de seguridad. Muchos usuarios eliminan la subclave Data para que Word la regenere.

Por qué importa la carpeta de plantillas

Las plantillas no sólo establecen estilos, Macros VBA o controles de contenido; también influyen en la velocidad de inicio de Word y en la disponibilidad de recursos compartidos dentro de equipos o departamentos. Una carpeta mal configurada puede provocar:

Apertura de documentos con formatos inapropiados.
Macros inaccesibles o bloqueadas.
Errores de “referencia de estilo” al compartir archivos.
Lentitud al abrir Word si la carpeta apunta a una unidad de red saturada.

Cómo ver y, si procede, cambiar la carpeta desde la interfaz

Sigue la ruta descrita en la tabla anterior. Una vez en Ubicaciones de archivos:

Selecciona User Templates (para tu perfil) o Workgroup Templates (plantillas compartidas).
Pulsa Modificar… si el botón está habilitado.
Selecciona la nueva carpeta y confirma.

Nota: Si el botón aparece atenuado, estás frente a una restricción de política. Pasa a la sección siguiente.

Qué hacer cuando “Ubicaciones de archivos” está deshabilitado

En entornos administrados (oficinas, aulas, escritorios virtuales), los administradores de TI suelen aplicar una GPO (Group Policy Object) para impedir cambios locales. Antes de contactar al soporte, verifica la ruta efectiva con VBA:

&#39; Abre el Editor de VBA (Alt&nbsp;+&nbsp;F11) y en la ventana Inmediato (Ctrl&nbsp;+&nbsp;G):
? Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath)
? Options.DefaultFilePath(wdWorkgroupTemplatesPath)

Si la ruta apunta a un recurso de red inexistente, no intentes corregirla localmente; solicita el ajuste de la GPO o una ruta UNC disponible.

Macro `FilePathIs` para listar todas las rutas

Sub FilePathIs()
    Dim msg As String
    msg = &quot;User Templates: &quot; &amp; Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath) &amp; vbCrLf &amp; _
          &quot;Workgroup Templates: &quot; &amp; Options.DefaultFilePath(wdWorkgroupTemplatesPath) &amp; vbCrLf &amp; _
          &quot;Startup: &quot; &amp; Options.DefaultFilePath(wdStartupPath) &amp; vbCrLf &amp; _
          &quot;AutoRecover: &quot; &amp; Options.DefaultFilePath(wdAutoRecoverPath)
    MsgBox msg, vbInformation, &quot;Rutas de Word&quot;
End Sub

Con este macro podrás copiar la información o enviarla al equipo de TI.

Cambiar la ruta con VBA

Si no hay restricciones, basta con un solo comando:

Options.DefaultFilePath(wdUserTemplatesPath) = &quot;D:\Plantillas&quot;

Para carpetas de grupo, sustituye la constante wdWorkgroupTemplatesPath. Word acepta tanto rutas locales (C:\…) como UNC (\\Servidor\Carpeta) siempre que sean accesibles.

Modificar directamente el Registro (solo para usuarios avanzados)

No es la vía recomendada; un error puede impedir que Word arranque. Sin embargo, cuando el panel de Opciones y VBA están bloqueados, el Registro sigue siendo soberano:

Plantillas personales
HKCU\Software\Microsoft\Office\versión\Word\Options\PersonalTemplates
Cache binaria (incluye rutas)
HKCU\Software\Microsoft\Office\versión\Word\Data

Respaldar la clave Options antes de actuar. Tras el cambio, reinicia Word para que lea el valor.

Ruta de guardado de nuevas plantillas

Cuando eliges Guardar como ▸ Plantilla de Word, Word sugiere la carpeta definida en Archivo ▸ Opciones ▸ Guardar. Modificar este campo favorece una convención clara entre diseño de plantillas y documentos terminados.

Impacto de trabajar con plantillas en red

Alojar User Templates o Workgroup Templates en un recurso compartido permite:

Distribuir actualizaciones de estilos y macros sin intervención del usuario.
Centralizar copias de seguridad.
Garantizar coherencia corporativa.

Pero también acarrea riesgos:

Demoras de apertura si la red está saturada.
Desconexión de la ruta durante el inicio de sesión sin VPN.
Plantillas bloqueadas por antivirus.

Buenas prácticas para administradores y usuarios avanzados

Definir una ruta local para User Templates y una de red para Workgroup Templates. Así, los usuarios pueden crear prototipos sin comprometer la carpeta compartida.
Activar la caché sin conexión (Offline Files) en Windows para plantillas de red.
Documentar la ubicación en el manual de TI y en la intranet para reducir incidencias.
Utilizar nombres descriptivos (“PlantillasWordGlobal”) evitando espacios y caracteres acentuados.
Automatizar la creación de carpetas durante el inicio de sesión mediante scripts de PowerShell o GPO Preferences.

Preguntas frecuentes

¿Las rutas son las mismas en Word para Mac? No. Word para Mac usa Preferencias ▸ Rutas de archivos. Los cambios se guardan en ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Templates. ¿Puedo usar variables de entorno? Sí, Word interpreta rutas como %USERPROFILE%\Templates o %APPDATA%\Microsoft\Templates. ¿Qué versión de Office aplica? Los pasos son vigentes desde Office 2007 hasta Microsoft 365 (Word 2021). En versiones anteriores, “Opciones” se llamaba “Herramientas ▸ Opciones”. ¿Cambiar la carpeta afecta a plantillas globales (NORMAL.DOTM)? No. NORMAL.DOTM se copia a la nueva ubicación, pero la funcionalidad permanece igual.

Recomendaciones finales

Primero verifica si hay políticas corporativas que bloquean la edición; si es así, contacta al área de TI para el cambio.
Usa VBA para confirmar la ruta efectiva antes de modificar nada.
Evita editar el Registro salvo como último recurso y solo tras una copia de seguridad completa.
Si trabajas en equipo, opta por la carpeta Workgroup Templates para distribuir documentos uniformes.
Iguala las versiones de Office entre estaciones para evitar advertencias de compatibilidad en macros.

Conclusión

Controlar la carpeta de plantillas en Word marca la diferencia entre un entorno productivo y uno plagado de alertas o documentos inconsistentes. Con los pasos descritos —interfaz gráfica, VBA o Registro— podrás localizar, comprobar y, cuando tus permisos lo permitan, modificar la ruta de forma segura.

Cómo ubicar y cambiar la carpeta de plantillas en Word (User Templates y Workgroup Templates)