Cómo crear reglas server‑side en un buzón compartido de Exchange visibles para todos

Configurar una regla del lado del servidor en un buzón compartido de Exchange garantiza que los mensajes con un asunto concreto se archiven automáticamente para todos los miembros, sin importar si abren el correo desde Outlook en la web, el nuevo Outlook para Windows o la aplicación clásica. A continuación encontrarás un tutorial completo, buenas prácticas y solución de problemas para implementar la regla con éxito.

Índice

Por qué conviene una regla del servidor en un buzón compartido

Una regla alojada en el servidor de Exchange se aplica antes de que el mensaje llegue a cualquier cliente. De esta forma:

La acción—mover, etiquetar o reenviar—se ejecuta aunque los usuarios no tengan Outlook abierto.
La configuración se almacena una sola vez y beneficia inmediatamente a todos los integrantes actuales o futuros del buzón compartido.
La misma regla funciona en Outlook en la web, Outlook para Windows, Outlook para Mac, dispositivos móviles, nuevas vistas unificadas y flujos de terceros conectados al buzón.
Se evitan discrepancias entre reglas “solo en este equipo” que cada usuario pudiera crear manualmente.

Requisitos previos y permisos

Antes de empezar, confirma los siguientes puntos:

Permiso de Full Access sobre el buzón compartido (no basta con Send As o Send On Behalf).
Versión de Outlook con compatibilidad moderna: Outlook en la web, nuevo Outlook para Windows o Outlook 2016/2019/365 con canal actualizado.
Exchange Online (Microsoft 365) o Exchange Server 2019 CU12 o posterior para garantizar la interfaz de administración consistente.
Si deseas usar PowerShell: rol Mailbox Management o equivalente en Exchange.

Método recomendado: crear la regla desde Outlook en la web (OWA)

Paso a paso

Inicia sesión en Microsoft 365 y haz clic en tu avatar ▸ Abrir otro buzón…; escribe la dirección del buzón compartido y acepta.
Una vez dentro del buzón compartido en OWA, pulsa el icono ⚙ Configuración ▸ Correo ▸ Reglas.
Selecciona Agregar nueva regla y asígnale un nombre descriptivo (por ejemplo, “Mover Facturas ProveedorX”).
Configura la condición: Asunto ▸ contiene palabras ▸ escribe la expresión exacta o palabras clave.
Configura la acción: Mover a carpeta ▸ elige (o crea) la carpeta dentro del propio buzón compartido.
Marca Detener el procesamiento de más reglas si no quieres que otra regla interfiera.
Haz clic en Guardar. Aparecerá en la lista y se sincronizará con todos los clientes.

Ventajas del método OWA

Ventaja	Impacto
Sencillez	Solo se necesita un navegador; no requiere consola ni scripts.
Inmediatez	La regla se replica en menos de un minuto a Outlook de escritorio y móvil.
Mantenimiento	Cualquier usuario con permiso Full Access puede revisar o editar la regla sin involucrar a TI.
Compatibilidad futura	El nuevo Outlook para Windows y macOS lee la misma definición JSON almacenada en Exchange.

Limitaciones

Si el buzón supera la cuota de reglas (256 kB en Exchange Online por defecto), deberás simplificar condiciones o pedir que se amplíe la cuota con Set-Mailbox.
Para valores muy complejos (expresiones regulares, filtros por encabezado) OWA no ofrece interfaz; en tal caso PowerShell es más flexible.

Método alternativo: Exchange Online PowerShell

PowerShell permite crear reglas en bloque, versionarlas en un script y añadir condiciones que no están expuestas en la interfaz gráfica.

Conexión inicial

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com -ShowBanner:$false

Creación de la regla

New-InboxRule `
  -Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" `
  -Name "Mover‑Asunto‑X" `
  -SubjectContainsWords "Contrato X", "Contrato‑X" `
  -MoveToFolder "BuzonCompartido/Documentos/Contratos" `
  -StopProcessingRules $true

La ruta de la carpeta debe coincidir con la jerarquía real del buzón; si no existe, créala previamente abriendo el buzón en Outlook o mediante New-MailboxFolder.

Script de ejemplo para varios buzones

# Lista de buzones compartidos
$mbxs = "Ventas@contoso.com","Operaciones@contoso.com","Compras@contoso.com"

foreach (\$m in \$mbxs) {
try {
New-InboxRule -Mailbox \$m `            -Name "Registrar‑Proyecto‑Y"`
-SubjectContainsWords "Proyecto Y", "Proy‑Y" `            -MoveToFolder "$m/Proyectos/Y"`
-StopProcessingRules \$true
Write-Host "Regla creada en \$m"
} catch {
Write-Warning "Error en \$m: $\_"
}
}

Cuándo preferir PowerShell

Administras decenas de buzones y necesitas uniformidad.
Requieres filtrar por encabezados SMTP, tamaño, importancia o SCL (Spam Confidence Level).
Necesitas una ruta de auditoría para demostrar a compliance qué reglas se aplican y cuándo se cambiaron.

Comprobaciones y solución de problemas

La regla solo se aplica en OWA

Confirma que Outlook de escritorio no esté trabajando con un archivo OST muy antiguo. Pulsa Archivo ▸ Configuración de la cuenta ▸ Archivos de datos y revisa la fecha de sincronización.
Desactiva “Usar el modo Caché” temporalmente, reinicia Outlook y prueba de nuevo.
Comprueba en Archivo ▸ Administración de reglas y alertas que la regla aparezca sin el texto “(solo en este equipo)”. Si lo muestra, bórrala y deja que se replique la versión de servidor.

La regla no aparece en Outlook

Asegúrate de que el usuario abrió el buzón como carpeta adicional y no vía Open as additional mailbox antiguo; la vista moderna de buzón compartido soporta reglas.
Reinicia Outlook: la descarga de reglas ocurre solo al iniciar sesión.
Si sigues sin verla, ejecuta Get-InboxRule -Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" para verificar que la regla exista; si no, recrea.

Límite de cuota de reglas

Exchange Online asigna 256 kB de espacio. Cada condición o acción consume entre 1 kB y 8 kB. Para ver el uso:

Get-Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" | fl RulesQuota

Si es insuficiente, aumenta la cuota:

Set-Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" -RulesQuota 512kb

Buenas prácticas y mantenimiento

Nombra las reglas descriptivamente: incluye proyecto o equipo y fecha de creación (Facturación‑ProveedorA‑2025‑07).
Documenta en un wiki interno: quién la creó, objetivo y carpeta destino.
Audita trimestralmente con Get-InboxRule para eliminar reglas huérfanas.
Evita duplicados: si varias reglas filtran al mismo sitio, consolida usando varias palabras clave en una sola definición.
Supervisa el tamaño de la carpeta destino; el archivado automático puede mover grandes volúmenes en poco tiempo.

Casos avanzados

Usar encabezados personalizados

Si un proveedor añade un encabezado único (X‑Proveedor: 12345), filtra con:

New-InboxRule -Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" `
  -Name "Filtra X‑Proveedor" `
  -HeaderContainsWords "X-Proveedor: 12345" `
  -MoveToFolder "BuzonCompartido/ProveedorX"

Gestionar conflictos entre reglas

Exchange procesa las reglas en el orden que devuelve Get-InboxRule | Sort Priority. Ajusta la propiedad -Priority para que la regla más restrictiva (por ejemplo, la que mueve a carpeta de control financiero) se ejecute antes que reglas genéricas.

Desencadenar notificaciones

Una regla de servidor no permite enviar alertas emergentes, pero sí reenviar a Teams o a un canal con una dirección de correo conector:

New-InboxRule -Mailbox "BuzonCompartido@contoso.com" `
  -Name "Aviso a canal Teams" `
  -SubjectContainsWords "URGENTE" `
  -ForwardTo "canalXYZ@dominio.teams.ms"

Preguntas frecuentes

¿Cuántas palabras clave puedo incluir en -SubjectContainsWords? Hasta 4096 caracteres repartidos en varias palabras o frases separadas por comas. ¿La regla funcionará si el remitente usa Reply All y cambia ligeramente el asunto? Sí, siempre que la palabra clave continúe presente. Para más robustez usa múltiples variantes o filtra por ID de conversación con -HeaderContainsWords "Thread‑Index:". ¿Qué ocurre si un mensaje coincide con varias reglas que mueven a carpetas distintas? Exchange evalúa en orden de prioridad. Solo la primera regla coincidente con acción “Mover” se ejecutará, a menos que ninguna de ellas finalice con StopProcessingRules:$true. ¿Puedo exportar e importar reglas entre entornos? Actualmente no hay comando nativo para exportar reglas desde Exchange Online; debes recrearlas con script. Se recomienda almacenar los scripts en un repositorio de control de versiones. ¿Las reglas cuentan para el límite de buzón incluso si están deshabilitadas? Sí; una regla deshabilitada sigue ocupando espacio en la cuota, aunque no se procese.

Resumen y próximos pasos

Implementar una única regla del lado del servidor en un buzón compartido de Exchange es la forma más fiable de clasificar correos automáticamente para todo el equipo. El método mediante Outlook en la web cubre la mayoría de los escenarios sin necesidad de privilegios adicionales, mientras que PowerShell ofrece potencia y repetibilidad para entornos complejos. Revisa periódicamente las reglas, optimiza sus condiciones y mantén documentada la configuración para evitar sorpresas a futuro.