¿Has creado un cronograma brillante en Project for the Web y te preguntas cómo llevarlo a Microsoft Project de escritorio para aprovechar gráficos de Gantt avanzados, macros o informes personalizados? En esta guía aprenderás por qué no existe un botón mágico y cómo planificar tu migración.
Entender la familia de productos
Aunque compartan nombre, los distintos “Projects” responden a arquitecturas y públicos muy diferentes. Conocerlo evitará frustraciones:
- Project for the Web (portal
project.microsoft.com
) ‑ basado íntegramente en la nube de Microsoft 365, orientado a planificación rápida, colaboración ligera y visualización en cuadrícula, cuadro Kanban o línea de tiempo sencilla. - Microsoft Project de escritorio (archivo
.mpp
) ‑ aplicación Windows clásica con cálculo de ruta crítica, campos personalizados, macros VBA, informes nativos y compatibilidad total con plantillas heredadas. - Project Online / Project Web App (PWA) ‑ servicio de gestión de carteras (PPM) que actúa como puente entre la nube y el cliente de escritorio; almacena datos en SharePoint y permite abrir, editar y publicar proyectos con el mismo archivo
.mpp
.
La clave: Project for the Web y Project de escritorio no comparten ni base de datos ni formato de archivo. Por eso no verás “Guardar como .mpp” ni “Abrir en Project Professional” dentro de la interfaz moderna.
¿Creaste tu cronograma en Project for the Web? Esto es lo que debes saber
Cuando el plan ya vive en la versión web moderna, la gran pregunta es: “¿Puedo descargarlo y abrirlo con doble clic en Project Professional?” La respuesta, hoy por hoy, es no. El servicio solo permite:
- Exportar las tareas a Excel (para informes discretos o impresión).
- Generar un PDF con la vista de cuadrícula.
- Clonar el proyecto dentro del mismo entorno de Project for the Web.
Eso significa que cualquier funcionalidad exclusiva de escritorio (variables personalizadas, cálculo de costes, VBA, informes de valor ganado…) requerirá reconstruir el plan en un archivo .mpp
. No es la solución más cómoda, pero evita sorpresas al pasar a producción.
Buenas prácticas para “re‑crear” tu plan
- Abre dos ventanas: el navegador con Project for the Web y Microsoft Project de escritorio en paralelo.
- Usa la exportación a Excel para copiar tareas, duraciones y dependencias básicas.
- Importa la hoja de cálculo a Project Professional mediante Archivo ► Nuevo ► Plantilla de Excel. Así ahorrarás teclear la columna de tareas.
- Añade después recursos, calendarios y campos personalizados propios del mundo
.mpp
. - Guarda localmente y comprueba duraciones y ruta crítica antes de seguir.
Estrategia para operar simultáneamente en web y escritorio
Si tu organización necesita que el jefe de proyecto trabaje en Project Professional pero el equipo actualice avance desde un navegador, PWA es el engranaje adecuado. El flujo recomendado es el inverso: empieza en escritorio y luego publica a la nube.
Paso a paso para publicar un .mpp
en PWA
- En Project Professional ve a Archivo ► Información ► Administrar cuentas y añade la URL de tu sitio de PWA.
- Reinicia la aplicación para que aparezca la conexión.
- Crea o abre tu proyecto local.
- Selecciona Archivo ► Guardar como ► Project Online, elige la empresa y asigna un nombre reconocible.
- Tras el guardado, pulsa Publicar para que la tabla de tareas y asignaciones viaje al servidor.
A partir de ese momento los jefes de área podrán abrir el archivo en el navegador (vista PWA) y los planificadores avanzados seguirán usando el mismo .mpp sin riesgo de versiones divergentes.
Cómo abrir un proyecto alojado en PWA desde Project de escritorio
Los pasos son sencillos pero suelen pasar desapercibidos:
- Abre Project Professional y ve a Archivo ► Abrir ► Otros lugares web.
- Selecciona la cuenta de PWA previamente configurada.
- La ventana mostrará los proyectos filtrados por Mis proyectos, Proyectos favoritos, etc. Marca el deseado.
- Elige Editar si quieres hacer cambios o Solo lectura para evitar bloqueos.
- Al finalizar, vuelve a Archivo ► Publicar para sincronizar los cambios con la nube.
Si otra persona tiene el archivo extraído, verás el estado Reservado y tendrás que esperar o pedir que lo regrese antes de editar.
Lo que no funciona (y por qué)
Función buscada | Disponible | Comentario |
---|---|---|
Exportar “.mpp” desde Project for the Web | No | Los datos residen en Dataverse, no en formato de archivo. |
Abrir proyecto de Project for the Web en Project Professional | No | No hay conversión directa de tablas ni programación. |
Sincronizar sitio de SharePoint automático (guardar en listas) | Solo Project Professional | La opción “Sincronizar con SharePoint” no existe en la versión web moderna. |
Importar un .mpp a Project for the Web | Sí, una vez | La importación es unidireccional; tras migrar ya no hay enlace. |
Comparación rápida de escenarios
Necesidad | Producto recomendado | Motivo |
---|---|---|
Plan simple, tablero Kanban, actualización vía móvil | Project for the Web | Interfaz ligera, licencias Microsoft 365 básicas. |
Gráficos de Gantt clásicos, macros, ruta crítica | Project Professional | Motor de programación avanzado y personalización local. |
Colaboración web + potencia de escritorio sin reconstruir datos | Project Professional + PWA | Archivo .mpp único con publicación a la nube. |
Errores habituales y cómo evitarlos
- Confundir Project for the Web con PWA. Tienen UX similar, pero el primero no usa archivos
.mpp
. - Iniciar el proyecto en la herramienta “rápida” y luego necesitar funciones avanzadas. Planifica a futuro: si vas a requerir valor ganado o módulos VBA, comienza directamente en escritorio.
- No configurar la cuenta de PWA antes de guardar. Sin conexión definida, el botón “Project Online” no aparece y muchos piensan que la opción no existe.
- Publicar sin antes “reservar” el proyecto. Provoca conflictos de edición y avisos de solo lectura.
- Olvidar publicar tras cada cambio crítico. Hasta que no pulsas Publicar, el equipo web ve una versión antigua.
Licenciamiento y consideraciones de TI
Trabajar en entornos híbridos implica revisar licencias:
- Project Plan 1 ‑ permite crear y editar en Project for the Web, pero no abre Project Professional.
- Project Plan 3 ‑ incluye Project Professional con opción de conexión a PWA.
- Project Plan 5 ‑ añade módulos de gestión de cartera, recursos y demanda.
Además, PWA requiere aprovisionar un sitio de Project Online dentro de SharePoint Online. El administrador global o de Power Platform debe crear el entorno y asignar permisos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar una herramienta de terceros para convertir el proyecto? Existen desarrollos comunitarios que extraen datos de Dataverse y generan un archivo XML
compatible con Project Professional, pero suelen perder formatos, calendarios y dependencias inversas. Valora si el tiempo de limpieza poster ior compensa. ¿Se espera que Microsoft habilite la exportación a .mpp? En las hojas de ruta públicas no hay compromiso firme. La estrategia oficial apuesta por Dataverse y Power Platform como backend, de modo que la prioridad parece ser integrarse con Power BI y Power Automate antes que con archivos locales. ¿Qué pasa con las Power Apps o Flows vinculados? Si migras manualmente el proyecto, los flujos basados en columnas de Dataverse dejarán de actualizarse. Tendrás que recrear la automatización en el nuevo ecosistema (Project Professional + PWA o solo escritorio). ¿Hay límite de tamaño para publicar un .mpp en PWA? El archivo subido no debe exceder el umbral de 30 MB y conviene reducir campos personalizados globales antes de la primera publicación para mejorar el rendimiento.
Conclusiones y mejores prácticas
La consolidación de Microsoft 365 ofrece varias rutas de planificación, pero no todas las carreteras llevan al mismo destino. Si ya trabajas en Project for the Web y necesitas funciones de escritorio, asume que tendrás que reescribir el cronograma o comenzar de cero en un .mpp
. Si vas a requerir colaboración híbrida, empieza siempre en Project Professional conectado a PWA; así dispondrás de la potencia local y la comodidad del navegador sin volver a copiar tareas.
Regla de oro: elige la herramienta por las necesidades de mañana, no solo las de hoy. Migrar tarde cuesta más que planificar bien desde el arranque.