Crear varias direcciones de correo dentro de una pequeña empresa es fácil con Microsoft 365 Business Basic, pero conviene conocer las opciones de licencia y configuración para no pagar de más ni complicar la administración.
Por qué querrías varias cuentas de correo
Las micro y pequeñas empresas suelen arrancar con una sola bandeja de entrada, pero rápidamente descubren que ventas@, soporte@ o admin@ aportan profesionalidad y orden. Además, separar funciones reduce ruido, mejora la seguridad y facilita la delegación de tareas cuando la empresa crece.
Cómo funciona la relación “Usuario = Buzón = Licencia”
En Microsoft 365 la unidad de facturación es la licencia de usuario. Cada licencia Business Basic otorga a una cuenta:
- Un buzón de 50 GB en Microsoft Exchange Online.
- Acceso a Outlook Web, Teams, OneDrive (1 TB) y las versiones web de Word, Excel y PowerPoint.
- Hasta 300 licencias por inquilino (límite del plan).
Esa equivalencia permite controlar costes con precisión, pero significa que cada buzón “real” exige su propia licencia. Si solo necesitas direcciones adicionales —no buzones aislados— existen alternativas gratuitas dentro del mismo plan.
Tabla resumen de necesidades y soluciones
| Necesidad | ¿Requiere licencia extra? | Cómo se resuelve | Comentarios útiles |
|---|---|---|---|
| Buzón independiente para cada persona | Sí. 1 usuario = 1 licencia Business Basic | 1) Comprar licencias 2) Centro de administración → Usuarios activos → Agregar usuario 3) Asignar la licencia y la dirección (admin@, sales@, etc.) | Cada licencia incluye 50 GB y apps web. |
| Varias direcciones que llegan a la misma persona (alias) | No | Centro de administración → Usuarios → Seleccionar usuario → Direcciones de correo → Agregar alias | El usuario solo envía como su identidad principal; ideal para microempresas. |
| Dirección compartida atendida por varios usuarios (soporte@) | No, mientras al menos un usuario con licencia tenga acceso | Centro de administración → Equipos y grupos → Buzones compartidos → Agregar | Hasta 50 GB sin licencia; permite respuestas desde la dirección compartida. |
| Buzones adicionales pero sin Office web | Licencia más barata | Contratar Exchange Online (Plan 1) y asignar la dirección | Ahorro aprox. 40 % vs Business Basic; solo correo y calendario. |
| Uso desde macOS | Sin diferencias | Configurar Outlook para Mac o Outlook Web; mismas credenciales | Requiere macOS soportado y conexión a Internet. |
Métodos para disponer de múltiples direcciones
1. Alias de correo
Un alias es una etiqueta adicional sobre el mismo buzón. Llegan mensajes a ventas@empresa.com y Outlook los deposita en la bandeja de ana@empresa.com. Ventajas:
- Cero coste extra.
- Configuración inmediata.
- Sin nuevas credenciales que administrar.
Limitaciones:
- Al responder, por defecto se muestra la dirección principal (ana@…). Con Outlook Web se puede elegir el alias como remitente, pero muchos administradores olvidan habilitar la casilla “Permitir a este usuario enviar correo desde su alias”.
- No existe separación real de buzones: reglas, archivado o retención afectan al correo de todos los alias.
2. Buzones compartidos
Pensados para roles en los que varias personas vigilan el mismo buzón (support@, info@). Características clave:
- 0 € de licencia siempre que uno o más usuarios con licencia lo administren.
- Hasta 50 GB de almacenamiento gratuito; ampliable con licencia de buzón compartido o con características de archivado.
- Permite enviar y responder como el buzón compartido, manteniendo coherencia en la atención al cliente.
- Se puede agregar a Outlook para Windows, Mac, iOS, Android y Outlook Web.
3. Usuario con licencia Business Basic
Es la opción “clásica” si la persona necesita un buzón independiente y, además, acceso a Teams, OneDrive o las apps web de Office. Ejemplos típicos:
- Nuevo empleado de ventas: necesita su propio calendario, OneDrive y presencia en Teams.
- Consultor externo con participación prolongada en la organización.
El coste varía según la región, pero suele rondar los 5–6 € al mes por usuario con compromiso anual.
4. Solo correo con Exchange Online Plan 1
Cuando quieres buzones adicionales sin la carga completa de Business Basic, Exchange Online P1 es una ruta de ahorro:
- 50 GB de buzón + 50 GB de archivo inactivo.
- Sin Teams ni OneDrive.
- Ideal para empleados ocasionales, buzones de auditoría o servicios automatizados.
Paso a paso: alta de un alias
- Accede a admin.microsoft.com con cuenta global o de administrador de Exchange.
- Navega a Usuarios > Usuarios Activos y selecciona el usuario que recibirá el alias.
- En la columna derecha, haz clic en Direcciones de correo > Administrar alias de correo.
- Introduce la nueva dirección (info@) y elige el dominio correcto. Guarda los cambios.
- Para permitir el envío desde ese alias en Outlook, abre Centros de administración > Exchange, busca al usuario, propiedades > Direccionamiento de correo electrónico y marca Permitir al usuario enviar correo desde los alias.
Paso a paso: creación de un buzón compartido
- Desde el portal de administración, ve a Equipos y grupos > Buzones compartidos.
- Haz clic en Agregar un buzón compartido, asigna un nombre visible (Soporte ventas) y la dirección (soporte@empresa.com).
- Guarda y, cuando se active, pulsa Agregar miembros para incluir a los agentes de atención.
- Indica si el buzón puede enviar como el buzón (“Send As”) o enviar en nombre de (“Send on behalf”).
- Cada miembro verá el buzón en Outlook tras unos minutos o al reiniciar el programa.
Costes orientativos a 2025
(Los precios varían por país e impuestos locales; sirven como referencia general.)
| Plan | Precio mensual | Incluye |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | ~ 6 € | Correo + Teams + OneDrive + Office web |
| Exchange Online Plan 1 | ~ 4 € | Solo Correo y Calendario |
| Buzón compartido | 0 € | 50 GB, requiere al menos un usuario con licencia |
| Alias | 0 € | Incluidos, ilimitados por usuario |
Compatibilidad con Mac y otros dispositivos
Tanto Outlook para Mac (versión App Store y canal directo de Microsoft) como Outlook Web funcionan sin restricciones. Al iniciar sesión:
- Introduce la cuenta de Microsoft 365 principal (ana@empresa.com), el sistema descargará automáticamente cualquier alias y buzón compartido asignado.
- Para enviar desde alias en Mac es necesario que el administrador haya marcado la opción mencionada antes; de lo contrario solo aparecerá la identidad principal.
- Para buzones compartidos, Outlook para Mac muestra el buzón en el panel lateral; si no aparece, elimina y vuelve a agregar la cuenta o usa “Agregar buzón compartido” en Preferencias.
Escenarios prácticos
Microempresa de un solo trabajador
Ana dirige una consulta de marketing. Quiere info@ y facturas@ además de su buzón principal. Solución: mantener una sola licencia Business Basic y añadir ambos alias. Resultado: cero aumento de costes y máxima simplicidad.
Startup de cinco personas con atención al cliente
Necesitan que todo el equipo atienda soporte@. Crean un buzón compartido y lo asignan a los cinco. Cada empleado usa su propia licencia Business Basic, pero el buzón compartido no consume ninguna adicional.
Empresa de logística con 40 choferes
Los conductores solo requieren recibir órdenes y notificar entregas por correo; no usan Teams ni Office. La organización adquiere 40 licencias Exchange Online Plan 1, ahorrando ~33 % respecto a Business Basic para esa plantilla.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos alias puedo crear por usuario?
Hasta 400, aunque en la práctica conviene limitarse a los realmente necesarios para mantener la administración sencilla.
¿Puedo convertir un buzón de usuario en buzón compartido?
Sí. En el Centro de administración de Exchange elige “Convertir en buzón compartido”. La licencia del usuario puede retirarse 30 días después sin pérdida de datos.
¿Los buzones compartidos generan costes de almacenamiento en OneDrive o SharePoint?
No. Solo usan espacio de Exchange.
¿Puedo reenviar automáticamente un alias a una cuenta externa?
Sí, mediante reglas de flujo de correo. Ten en cuenta las políticas de cumplimiento y confidencialidad antes de sacar datos fuera del inquilino.
¿Existe límite de buzones compartidos?
No documentado, pero Microsoft recomienda evitar miles de buzones compartidos por cuestiones de rendimiento y gobernanza.
Buenas prácticas adicionales
- Planifica licencias en bloques trimestrales para evitar compras impulsivas y sorpresas en la factura.
- Documenta la diferencia entre alias, usuario licenciado y buzón compartido; así el equipo sabrá qué opción solicitar.
- Usa nomenclatura coherente: ventas@, soporte@, finanzas@ evitará búsquedas infructuosas y reglas erróneas.
- Habilita autenticación multifactor (MFA) en todas las cuentas licenciadas: el coste de recuperación ante un ataque supera con creces el de la prevención.
- Revisa el informe de seguridad mensual en el Centro de cumplimiento para detectar alias o buzones con actividad sospechosa.
Resumen y recomendaciones finales
Microsoft 365 Business Basic es suficientemente flexible para pymes que necesitan proyectar una imagen profesional con múltiples direcciones de correo. Recuerda:
- Cada buzón independiente consume licencia; útil para empleados con su propio calendario y OneDrive.
- Alias y buzones compartidos permiten múltiples direcciones sin coste, ideales para funciones o roles genéricos.
- Si solo necesitas correo, Exchange Online Plan 1 baja la factura.
- La compatibilidad con macOS, iOS, Android y web es plena, sin configuración adicional.
- Revisa de forma periódica qué direcciones se usan y cuál es su volumen de correo para optimizar licencias y mantenimiento.
Con estos principios tu organización podrá crecer sin que el correo electrónico se convierta en una carga financiera ni operativa.