¿Vas a dar el salto de Office 2019 a Office 2021 en Windows y temes perder correos, calendarios o archivos? Esta guía exhaustiva explica paso a paso cómo migrar con seguridad, proteger tu información y evitar los molestos duplicados en Outlook, todo mientras obtienes las ventajas de la última versión perpetua de Microsoft Office.
Requisitos previos y consideraciones de licencia
Office 2019 Professional Plus y Office 2021 Professional Plus son licencias perpetuas independientes; no comparten clave ni canal de activación. Por ello, no existe un “upgrade” automático como en Microsoft 365, sino una reinstalación con clave nueva. Antes de empezar:
- Anota tu clave de Office 2021 y ten a mano las credenciales de tu cuenta Microsoft si la usas para la activación.
- Crea un punto de restauración de Windows para revertir cambios si algo falla.
- Desconecta dispositivos USB innecesarios y detén programas antivirus durante la instalación para evitar bloqueos.
Desinstalación recomendada frente a instalación directa
Aunque es técnicamente posible ejecutar el instalador de Office 2021 sobre Office 2019, Microsoft recomienda desinstalar primero para prevenir:
- Entradas de registro duplicadas que ralenticen el sistema.
- Complementos heredados que provoquen errores o bloqueos en Word, Excel o Outlook.
- Copias huérfanas de bibliotecas DLL que compliquen futuras reparaciones.
Desinstalar Office 2019 no elimina tus documentos de Word, Excel, PowerPoint ni los archivos de datos de Outlook; estos residen en carpetas de usuario, no en la ruta de instalación del programa.
Cómo respaldar y proteger los datos de Outlook
El corazón de tu correo son los archivos .pst (datos locales) y .ost (caché de Exchange/IMAP). Una copia preventiva garantiza que no perderás nada, incluso si un apagón interrumpe la instalación.
| Elemento a respaldar | Extensión | Ubicación predeterminada | Instrucción |
|---|---|---|---|
| Datos de correo | .pst / .ost | C:\Usuarios\<tu‑usuario>\Documentos\Archivos de Outlook\ | Copiar a disco externo o nube |
| Autocompletar | .nk2* | Oculta en %localappdata%\Microsoft\Outlook\RoamCache | Copiar si usas Outlook 2010‑2019 |
| Firmas de correo | (carpeta) | %appdata%\Microsoft\Signatures\ | Copiar toda la carpeta |
| Reglas y vistas personalizadas | (exportación) | Archivo → Abrir/Exportar → Importar/Exportar | Exportar “Archivo de reglas” |
*Outlook 2016 en adelante integra el autocompletado en el propio archivo .pst, pero si vienes de versiones anteriores, el .nk2 aún es relevante.
Paso a paso para la copia de seguridad
- Cierra Outlook y verifica en el Administrador de tareas que
OUTLOOK.EXEno siga activo. - Navega a las rutas anteriores y copia los archivos a una unidad externa, OneDrive o SharePoint.
- Opcional: comprime los datos en un archivo .zip con contraseña para mayor seguridad.
Procedimiento de instalación limpio
- Desinstala Office 2019 desde Configuración → Aplicaciones → Microsoft Office 2019; si falla, usa la Herramienta de compatibilidad y desinstalación de Office de Microsoft.
- Reinicia el equipo para liberar archivos todavía cargados en memoria.
- Instala Office 2021 con el instalador oficial; introduce la clave cuando se solicite.
- Una vez terminado, abre Outlook. Detectará los .pst/.ost respaldados; si no lo hace, usa Archivo → Abrir/Exportar → Abrir archivo de datos de Outlook.
- Comprueba Word, Excel y PowerPoint: deberían mostrar tus plantillas (
.dotx,.xltx) y complementos sin intervención adicional.
Garantizar que Outlook use los calendarios y contactos correctos
Al detectar un perfil antiguo, Outlook a veces crea archivos de datos “–1.pst” y duplica calendarios o contactos. Para evitarlo:
- Ve a Archivo → Configuración de la cuenta → Configuración de la cuenta → Archivos de datos. Deberías ver solo un archivo predeterminado (con marca de ✔). Selecciona y quítalos si hay duplicados.
- Desde el Panel de control (vista iconos) abre Correo → Mostrar perfiles. Crea un perfil nuevo, asígnalo como predeterminado y abre Outlook para comprobar que todo está en orden.
- Ejecuta comandos avanzados:
outlook.exe /cleanprofile outlook.exe /cleanviewsEstos parámetros recrean el perfil y restablecen vistas, eliminando carpetas vacías causantes de confusión.
Cómo identificar y eliminar contactos duplicados
- Ordena la carpeta Contactos por “Modificado” para agrupar elementos recién creados.
- Cambia a vista “Teléfono” para seleccionar varios duplicados a la vez.
- Usa la herramienta Contactos duplicados de Outlook (Complementos → Ceniza “Duplicados”) o scripts VBA si manejas miles de registros.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar Office 2019 y Office 2021 instalados juntos?
No es recomendable. Aunque algunos usuarios ejecutan versiones simultáneas, los complementos COM y las actualizaciones de Windows pueden desactivar funciones o generar errores “irrepairables”.
¿Se perderán mis macros y plantillas personalizadas?
No. Las macros VBA se almacenan en los propios documentos o plantillas .dotm/.xltm; las plantillas residen en la carpeta de usuario y se copian intactas.
¿Necesito volver a activar Outlook con mis cuentas de correo?
El perfil suele migrar automáticamente. Si Outlook solicita contraseña en cada inicio, borra las credenciales antiguas en Panel de control → Administrador de credenciales → Credenciales de Windows.
Diferencias clave entre Office 2019 y Office 2021
Al actualizar obtendrás:
- Modo Oscuro mejorado en todo el paquete.
- Funciones dinámicas de Excel como
FILTRAR,ORDENARy matrices desplegables. - Presentador de PowerPoint con subtítulos automáticos y puntero de láser virtual.
- Compatibilidad con Teams incorporada, ideal aun sin suscripción a Microsoft 365.
- Optimizaciones de estabilidad y rendimiento en hardware moderno, especialmente en procesadores multinúcleo.
Guía rápida de solución de problemas
| Síntoma | Causa probable | Acción recomendada |
|---|---|---|
| Outlook no arranca y muestra error MAPI | Registro obsoleto de Office 2019 | Reparación rápida de Office 2021 → Si persiste, desinstala y reinstala limpiamente |
| Faltan iconos en Word/Excel | Complementos incompatibles | Archivo → Opciones → Complementos → Ir… → Desactiva complementos de terceros |
| Office pide activación cada vez | Interferencia de bloqueo antivirus | Permite osppsvc.exe en el firewall y ejecuta cscript ospp.vbs /act |
| Duplicados tras importar .pst | Importación repetida o perfil anterior aún vinculado | Crear perfil nuevo y anexar .pst en modo Solo lectura; elimina el duplicado más antiguo |
Buenas prácticas post‑instalación
- Ejecuta Windows Update para obtener los parches más recientes de Office 2021.
- Activa Historial de versiones en OneDrive para documentos críticos.
- Programa copias de seguridad automáticas de los .pst si trabajas con POP3.
- Documenta los complementos que reinstales; así podrás auditarlos en el futuro y evitar la “creep” de software.
Conclusión
Actualizar de Office 2019 a Office 2021 es un proceso sencillo siempre que apliques la regla de oro: respaldo primero, instalación limpia después. Con las copias de tus .pst a salvo y una planificación cuidadosa, disfrutarás de todas las mejoras de la nueva suite sin perder correos, calendarios ni configuraciones personalizadas. Una vez migrado, dedica unos minutos a depurar perfiles y complementos: tu experiencia diaria será más rápida, más estable y libre de duplicados molestos.