En entornos colaborativos basados en Microsoft 365, la experiencia de usuario depende en gran medida de que la información esté organizada de forma lógica. Uno de los dolores habituales de los administradores de SharePoint es la imposibilidad de reordenar manualmente las vistas personalizadas de una lista o biblioteca: por diseño se muestran alfabéticamente. A continuación aprenderás por qué ocurre esto, cuál es el workaround más fiable —renombrar las vistas con prefijos— y qué opciones avanzadas existen para conseguir un control total del orden.
Por qué importa el orden de las vistas
Cada vista representa una forma de filtrar, clasificar y dar formato a la misma lista, de modo que su posición influye directamente en la productividad de los usuarios:
- Acceso rápido a la vista más usada: cuando una vista crítica se oculta en medio de una larga lista alfabética, se pierden clics y tiempo.
- Contexto visual: un orden lógico (por ejemplo, flujo de proceso: «Activa → En progreso → Revisar → Cerrada») facilita que cualquier miembro del equipo entienda en qué fase se encuentran los elementos.
- Reducción de errores: evitar que se elija la vista incorrecta previene confusiones y movimientos equivocados de datos.
Limitaciones actuales de SharePoint
La interfaz estándar (clásica o moderna) no incluye un botón para arrastrar y soltar vistas, ni un campo “Orden” en la configuración. SharePoint almacena las vistas en una colección y las muestra en orden ascendente de su propiedad DisplayName. Por ello, el orden resulta:
Active Deployment
Closed Deployment
In Progress
Pending Review
Para muchos equipos es contraproducente que «Closed Deployment» aparezca en segundo lugar cuando el proceso natural la sitúa al final.
Solución rápida: renombrar con prefijos
Hasta que Microsoft implemente el reordenamiento manual, la estrategia más sencilla es anteponer caracteres que obliguen a SharePoint a ordenar como deseamos. Dos patrones funcionan muy bien:
Prefijos numéricos
01. Active Deployment
02. In Progress
03. Pending Review
04. Closed Deployment
Prefijos alfabéticos o símbolos
A. Active Deployment
B. In Progress
C. Pending Review
Z. Closed Deployment
| Prefijo | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Números de dos dígitos | Orden explícito y escalable hasta 99 vistas | Obliga a insertar ceros (“01”) para evitar que “10” preceda a “2” |
| Letra inicial | Muy legible y rápido de aplicar | Menos flexible si luego se insertan vistas intermedias |
| Símbolos (✦, ★, etc.) | Atracción visual (ideal para vistas destacadas) | Puede confundir a buscadores o herramientas de terceros |
Paso a paso para renombrar cada vista
- Abre la lista o biblioteca y selecciona la vista que vas a editar.
- Haz clic en Editar vista (en la cinta clásica) o en los tres puntos … y luego Edit current view (en la experiencia moderna).
- En el campo Nombre de la vista, añade el prefijo elegido (“03. ” o “C. ”, por ejemplo).
- Guarda los cambios y repite el proceso con las demás vistas.
- Comprueba el nuevo orden desplegando el selector de vistas.
Buenas prácticas para mantener el orden impecable
- Planifica la numeración: si prevés más de nueve vistas, empieza con “01”, “02”… para que “10” no quede delante de “2”.
- Usa el mismo separador (punto, guion o espacio) en todas las vistas para uniformidad.
- Mantén nombres descriptivos: el prefijo no debe eclipsar el propósito de la vista.
- Documenta la convención en la wiki interna para que futuros administradores sigan la lógica.
Alternativas avanzadas sin renombrar las vistas
Si el cambio de nombre no es viable por políticas internas o integraciones con APIs, existen métodos más sofisticados:
Página moderna con Web Parts de lista
Las páginas modernas permiten insertar varios List Web Parts. Configura cada uno con una vista distinta y colócalos manualmente (drag & drop) en el orden que desees. Ventajas:
- Orden totalmente libre.
- Visualización simultánea de varias vistas (panel de control).
Desventajas:
- Mayor mantenimiento si cambias la configuración de la vista; hay que actualizar cada Web Part.
- La experiencia de usuario difiere del selector estándar.
Power Apps para una interfaz a medida
Con Power Apps (versión de la lista) puedes construir un canvas que:
- Muestre botones o pestañas en cualquier orden.
- Aplique programáticamente filtros, orden y formato.
- Incluya lógica de negocio adicional (validaciones, flujos, integraciones).
Aunque da control absoluto, requiere licencias y un administrador con conocimientos de Power Apps.
Automatización con PnP PowerShell
PnP (Patterns & Practices) PowerShell permite exportar, modificar y volver a crear vistas, pero no altera el orden en el selector nativo. Lo útil es combinarlo con prefijos de forma masiva:
# Conectar al sitio
Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/proyecto" -Interactive
Renombrar vistas con prefijos numéricos
\$lista = Get-PnPList -Identity "Despliegues"
\$vistas = Get-PnPView -List \$lista
\$indice = 1
foreach (\$view in \$vistas) {
\$prefijo = "{0\:D2}. " -f \$indice
\$nuevoNombre = "\$prefijo\$(\$view\.Title -replace '^\d{2}.\s','')"
Set-PnPView -Identity \$view\.Id -List \$lista -Title \$nuevoNombre
\$indice++
}Así garantizas coherencia incluso en organizaciones con decenas de vistas.
Impacto de los cambios y consideraciones de adopción
Renombrar vistas es retrocompatible con:
- Favoritos del navegador.
- Vínculos enviados por correo (se actualizarán automáticamente porque la URL usa el
View=GUIDy no el nombre). - Power Automate: los flujos que hacen referencia al GUID de la vista siguen funcionando.
Sin embargo:
- Widgets o scripts que busquen la vista por su nombre deben actualizarse.
- Los usuarios verán los nuevos prefijos; conviene avisar antes para evitar confusión.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ocultar la vista “Closed Deployment” en lugar de moverla al final?
Sí, si la vista es solo para administradores, puedes marcarla como “Solo yo” o quitar permisos a usuarios concretos. Sin embargo, si es necesaria para auditoría, lo recomendable es mantenerla visible pero al final.
¿Cambiar el orden altera los dashboards de Power BI conectados?
No, Power BI consume la lista como tal; los nombres de vista no afectan a los conjuntos de datos.
¿Hay riesgo de que Microsoft cambie el comportamiento del orden alfabético?
Cada cierto tiempo la hoja de ruta de SharePoint incorpora mejoras solicitadas por la comunidad. Si se habilita el orden manual, bastará con quitar los prefijos para volver a nombres “limpios”.
Conclusiones y próximos pasos
Mientras SharePoint no permita arrastrar y soltar vistas, renombrar con prefijos sigue siendo la técnica más rápida, reversible y comprensible para todos los usuarios. Dedica unos minutos a:
- Auditar tus vistas actuales y decidir un esquema de numeración o letras.
- Renombrarlas siguiendo el paso a paso descrito.
- Informar al equipo y actualizar la documentación interna.
- Evaluar, si el proyecto lo justifica, una solución avanzada con Web Parts o Power Apps.
Finalmente, no dudes en registrar tu solicitud en el Microsoft Feedback Portal. Cuantas más organizaciones reporten la necesidad de reordenar vistas, antes veremos esta característica nativa.