¿Tus tareas se acumulan y quieres ver de un vistazo cuáles se te han pasado de la fecha límite? Con una regla de formato condicional bien configurada en Excel podrás resaltar automáticamente cada vencimiento pendiente y actuar antes de que se convierta en un problema.
Por qué conviene automatizar el control de vencimientos
Cuando la lista de tareas crece—sobre todo en proyectos colaborativos—resulta fácil pasar por alto actividades cuyo plazo caducó. Si dependes de revisiones manuales, necesitas tiempo y disciplina. Con formato condicional, en cambio, Excel opera como un “semáforo” que cambia de color sin intervención humana, reforzando la productividad y reduciendo riesgos.
Estructura básica de la hoja de cálculo
El escenario habitual utiliza tres columnas:
- A – Requested: fecha en que se registró la tarea.
- B – Due: fecha de vencimiento, calculada con la fórmula
=IF(A2="","",A2+14), que suma catorce días al valor de Requested. - C – Complete: marca de comprobación (texto “Sí”, “X” o simplemente una fecha) cuando la actividad se finaliza.
Entendiendo la función TODAY()
Excel actualiza TODAY() cada vez que se abre el libro o se recalcula la hoja, devolviendo siempre la fecha del sistema:
=TODAY()Los paréntesis son obligatorios. Sin ellos, Excel la interpreta como un nombre definido inexistente y la convierte en texto, lo que rompe cualquier comparación.
Preparar los datos antes de aplicar la regla
- Asegúrate de que las celdas de la columna B tengan formato Fecha. Si ves la fecha alineada a la izquierda o con un triángulo verde, probablemente es texto; corrígelo con Datos › Texto en columnas o pegado especial.
- Revisa que en la columna C solo haya valores cuando la tarea está terminada. Deja la celda en blanco para las pendientes.
Fórmula recomendada para el formato condicional
Selecciona B2:B3500 (o la columna completa B) y crea una nueva regla “Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato”. Introduce lo siguiente:
=AND($C2="", $B2<TODAY())La lógica es simple:
| Componente | Función |
|---|---|
$C2="" | Comprueba que la fila no esté marcada como completa. |
$B2<TODAY() | Detecta fechas de vencimiento anteriores a la fecha actual. |
Finalmente define un relleno rojo tenue, negrita o cualquier estilo que llame tu atención.
Ampliar la regla a toda la fila
Si prefieres que se pinte desde A hasta C, define el rango de aplicación como $A$2:$C$3500 pero deja la fórmula exactamente igual; Excel actualizará la fila relativa.
Alternativa basada en la fecha de solicitud
Cuando no deseas depender de la columna B (quizá la calcularás más tarde) puedes comparar la fecha original:
=AND($C2="", $A2<TODAY()-14)TODAY()-14 produce la fecha de “hace catorce días”; todo lo anterior a ese punto se considera atrasado.
Personalizar la apariencia visual
- Rellenos degradados: distingue vencimientos severos con tonos más intensos (rojo oscuro) y los leves con rojo claro o amarillo.
- Conjunto de iconos: combina la regla de fórmulas con una regla de iconos para mostrar ⛔ cuando vence y ✅ al completarse.
- Estilos empresariales: aplica el mismo color corporativo para coherencia en informes.
Ejemplo completo paso a paso
- Introduce las fechas solicitadas en A2:A10.
- Copia en B2 la fórmula
=IF(A2="","",A2+14)y arrástrala hacia abajo. - Deja la columna C vacía por ahora.
- Aplica la regla con la fórmula de formato condicional mostrada.
- Cambia la fecha del sistema (o usa la herramienta Opciones › Fórmulas › Calcular manualmente) para probar diferentes escenarios.
- Marca algunas tareas como completadas; observa que el color desaparece inmediatamente.
Resolución de problemas habituales
¿La fecha se ve como texto? Convierte el rango con Datos › Texto en columnas y selecciona “Fecha” en el paso 3.
¿La regla no se actualiza al abrir el archivo? Comprueba que el libro no esté configurado en cálculo manual.
¿Se muestran fechas correctas pero no cambian de color? Verifica que los separadores regionales coincidan (dd/mm/aaaa vs mm/dd/aaaa) y que $B2 sea verdaderamente menor que TODAY().
Automatización y escalabilidad
Con Office 365 puedes convertir tu rango en Tabla (Ctrl+T). Las fórmulas se vuelven referencias estructuradas y la regla de formato condicional se ajusta sola al insertar nuevas filas. En entornos con cientos de miles de registros, considera:
- Filtros automáticos por color para aislar las tareas vencidas.
- VBA o Power Automate para enviar recordatorios por correo al detectar celdas con formato rojo.
- Uso de Power Query para transformar los datos antes de presentarlos.
Extender la solución a Google Sheets
La sintaxis es idéntica, salvo que debes usar punto y coma (;) si la configuración regional lo requiere. Abre Formato › Formato condicional, elige “Fórmula personalizada es” e introduce:
=Y($C2="", $B2<HOY())Preguntas frecuentes
¿Cómo incluyo también los vencimientos en el mismo día?
Reemplaza < por <= en la fórmula.
¿Puedo usar horas además de fechas?
Sí; la función NOW() devuelve fecha y hora. Ajusta la comparación a $B2<NOW() pero asegúrate de que la columna contenga valores de fecha y hora completos.
¿Qué ocurre si introduzco texto accidentalmente en la columna B?
La condición fallará. Activa la validación de datos para restringir la entrada solo a fechas.
¿Hay un límite de reglas de formato condicional?
Las versiones modernas de Excel admiten numerosas reglas, pero en hojas muy grandes usa rangos inteligentes o Tabla para evitar ralentizaciones.
¿Cómo coloreo la celda Complete cuando la tarea termina?
Crea otra regla con la fórmula =$C2<>"" aplicada a C2:C3500 y define un relleno verde o un icono de check.
Conclusión
Con estas fórmulas tienes una solución robusta para destacar tareas vencidas sin esfuerzo. Adaptándola a tu flujo de trabajo—ya sea con fechas dinámicas, filas completas o alertas automáticas—mantendrás tu gestión bajo control y tu equipo enfocado en las prioridades reales.