En marzo de 2024, la popular tarjeta “Suggested Tasks” dejó de mostrarse en Outlook y Teams. A continuación encontrarás qué ocurrió, por qué Microsoft tomó esta decisión, cómo afecta a tu flujo de trabajo y las alternativas —gratuitas y de pago— para seguir recibiendo recordatorios de correos y tareas pendientes.
Desaparición repentina de Suggested Tasks
Durante años, Viva Insights mostraba de forma automática una tarjeta que reunía dos tipos de recordatorios muy apreciados por los usuarios:
- Correos electrónicos que aún no habías contestado.
- Promesas de tareas que habías hecho a otras personas (“Te envío el informe mañana”, “Reviso el contrato”).
A partir de la primera semana de marzo de 2024 la tarjeta desapareció sin previo aviso visible para la mayoría de los clientes. Quienes dependían de esa funcionalidad intentaron las soluciones tradicionales —desinstalar y reinstalar el complemento, limpiar cachés, cambiar al cliente web—, pero ninguna funcionó porque la causa estaba en el lado del servicio.
Retirada oficial confirmada por Microsoft
La respuesta llegó pocos días después a través del Message Center de Microsoft 365. La comunicación MC714517 indicó que la característica sería retirada progresivamente entre principios y finales de marzo de 2024. A medida que la ola de desactivación alcanzaba cada tenant, la tarjeta dejaba de aparecer en Outlook y en Teams para todos sus usuarios.
El aviso fue claro en dos aspectos:
- La eliminación es definitiva; no existe parámetro de configuración ni intervención del administrador que la reactive.
- No se trata de un error, sino de un cambio de producto alineado con la estrategia de inteligencia artificial de Microsoft.
Por qué Microsoft eliminó la tarjeta
La clave está en la consolidación de capacidades dentro de Copilot para Microsoft 365. En la misma nota MC714517, Microsoft adelantó que las funciones de detección automática de tareas se unificarían en el servicio de IA generativa que la compañía está impulsando como oferta premium. Con Copilot, los usuarios pueden:
- Pedir un resumen de correos pendientes.
- Solicitar recordatorios de compromisos adquiridos por correo o chat.
- Generar respuestas basadas en el contexto de las conversaciones.
La diferencia fundamental es que Copilot trabaja bajo demanda —hay que pedirle la información— mientras que la antigua tarjeta de Viva Insights era totalmente proactiva. Además, Copilot requiere licenciamiento adicional con coste anual por usuario, lo que deja sin servicio equivalente a quienes no quieran o no puedan contratarlo.
Qué sigue ofreciendo Viva Insights sin coste extra
La retirada de Suggested Tasks no significa que Viva Insights haya quedado inservible. Aún incluye componentes valiosos:
| Funcionalidad | Disponibilidad tras marzo de 2024 | Notas |
|---|---|---|
| Focus Time | Sigue operativa | Reserva espacios en el calendario para trabajar sin interrupciones. |
| Time Away y Pausas | Sigue operativa | Planifica descansos para evitar la fatiga digital. |
| Métricas personales | Sigue operativa | Disponible en Teams y en la versión web de Viva Insights. |
| Digest quincenal por correo | Pausado | El envío se suspendió a finales de marzo, pero el histórico permanece accesible dentro de la aplicación. |
| Suggested Tasks | Retirado | No hay forma de reactivarlo; sustituido por Copilot. |
Opciones para mantener los recordatorios de tareas
Adquirir Copilot
La ruta oficial es contratar Copilot para Microsoft 365. Obtendrás la funcionalidad de detección de correos sin respuesta y compromisos implícitos, además de muchas capacidades de IA generativa (búsquedas contextuales, resumen de documentos, redacción de correos). Ten en cuenta:
- Exige licencias base de Microsoft 365 Business Standard/Premium o E3/E5.
- El precio por usuario se factura de forma anual y puede variar según la región.
- La experiencia se basa en peticiones explícitas: debes invocar a Copilot para recibir la información.
Seguir usando Viva Insights “clásico”
Aunque la tarjeta ya no existe, puede ser útil recuperar o reforzar las funciones restantes:
- Configura sesiones de Focus Time diarias para responder correos de forma concentrada.
- Activa las notificaciones de bienestar y las recomendaciones de pausas en Teams.
- Revisa cada lunes el panel de métrica personal para detectar picos de correos sin atender.
Adoptar soluciones de terceros
El mercado de complementos de Outlook y servicios SaaS está reaccionando. Durante 2024 se han anunciado herramientas como Actor DO, centradas en monitorizar promesas y correos abiertos. Antes de elegir, verifica:
- Compatibilidad con la cuenta corporativa y políticas de seguridad.
- Coste total por usuario frente al cálculo de licenciar Copilot.
- Nivel de automatización: ¿detecta tareas de forma proactiva o requiere entrenamiento manual?
Volver a métodos manuales
Si tu organización prefiere no añadir costes ni apps externas, existen prácticas que minimizan la pérdida de Suggested Tasks:
- Marcar con banderas los correos que necesitan respuesta y usar la vista “Para seguimiento”.
- Crear reglas automáticas que asignen categorías a mensajes pendientes de acción.
- Usar Microsoft To Do para copiar —con un clic— un correo a la lista de tareas.
- Aplicar macros de VBA (en entornos donde se permita) para generar recordatorios basados en palabras clave como “te lo envío” o “lo reviso”.
Buenas prácticas para minimizar el impacto
A continuación tienes un conjunto de recomendaciones que ayudan a las organizaciones a adaptarse:
- Actualiza la documentación interna. Incluye una nota visible en guías de onboarding que explique la desaparición de la tarjeta y las nuevas rutas de seguimiento de tareas.
- Capacita a los usuarios. Ofrece sesiones breves sobre uso avanzado de banderas, vistas personalizadas y Microsoft To Do.
- Evalúa el coste-beneficio de Copilot. Calcula el tiempo que los empleados dedican al seguimiento manual y compáralo con el precio de las licencias.
- Audita flujos de correo críticos. Identifica equipos muy dependientes de Suggested Tasks (soporte, ventas) y proporciónales alternativas antes que al resto.
- Revisa el Tenant Message Center con regularidad. Evitarás sorpresas similares y planificarás cambios futuros con antelación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo reactivar Suggested Tasks con PowerShell o con una política de servicio?
No. La característica se eliminó del lado del servidor; no existe flag ni feature switch documentado para devolverla.
¿Copilot ofrece exactamente las mismas sugerencias?
Copilot identifica correos sin respuesta y compromisos, pero lo hace bajo demanda. Necesitas formular la pregunta (“¿Tengo correos pendientes?”) y el modelo responde en pocos segundos. No recibes alertas emergentes proactivas.
¿Existe algún roadmap para que Viva Insights recupere la proactividad sin Copilot?
Hasta la fecha, Microsoft no ha anunciado planes para reinstaurar la funcionalidad dentro de Viva Insights. Todo apunta a que la segmentación premium será la dirección dominante.
¿Qué ocurre con los dispositivos móviles?
En Outlook para iOS y Android la tarjeta también ha desaparecido. Las opciones manuales (banderas, To Do) están disponibles igualmente en móvil.
Conclusión
La tarjeta “Suggested Tasks” no se perdió por un fallo local ni por una actualización defectuosa: fue retirada intencionadamente como parte de la estrategia de Microsoft para centralizar la inteligencia de productividad en Copilot. Si tu flujo de trabajo depende de recordatorios automáticos, tienes tres caminos:
- Licenciar Copilot y disfrutar de funcionalidades IA más avanzadas.
- Adoptar herramientas de terceros que imiten la proactividad de Viva Insights.
- Reforzar métodos manuales con banderas, categorías y To Do, aceptando una mayor carga operativa.
Sea cual sea la elección, comunicar el cambio a los usuarios y ofrecer formación alternativa es crucial para evitar que correos y tareas importantes queden sin seguimiento.