PowerPoint Live ha transformado la forma de presentar en Microsoft Teams, pero no todos los planes de Microsoft 365 lo incluyen. A continuación encontrarás una guía completa —y muy detallada— para saber qué planes lo ofrecen, cómo sustituirlo si no lo tienes y cuándo conviene cambiar de suscripción.
PowerPoint Live: qué es y por qué deberías conocerlo
PowerPoint Live es una experiencia de presentación nativa dentro de Microsoft Teams que permite mostrar diapositivas sin necesidad de compartir la pantalla completa. El archivo se ejecuta en la nube, la audiencia ve las diapositivas con una latencia mínima y el presentador accede a una vista privada con notas, miniaturas de las siguientes láminas y un panel para cambiar de diapositiva con fluidez. Además, los participantes pueden avanzar o retroceder por su cuenta (si así lo habilitas) y usar reacciones en tiempo real. Las empresas valoran estas funciones porque reducen distracciones, mejoran la accesibilidad y evitan el típico “¿ya se ve mi pantalla?”.
Principales ventajas frente al modo «Compartir pantalla»
- Privacidad del escritorio : tu barra de tareas, notificaciones o correos emergentes nunca quedan expuestos.
- Ahorro de ancho de banda : Teams envía datos de las diapositivas (vector, texto, imágenes) y no un vídeo de tu monitor; el resultado es mayor nitidez con menos consumo.
- Colaboración en vivo : varios ponentes pueden turnarse sin parar la presentación, e incluso editar el archivo en simultáneo si está en OneDrive o SharePoint.
- Accesibilidad y traducción : los asistentes pueden activar subtítulos automáticos y traducción de diapositivas, algo imposible al compartir pantalla.
Disponibilidad en planes de consumo: Microsoft 365 Personal y Family
¿Por qué mi plan no incluye PowerPoint Live?
Los planes Personal y Family están diseñados para uso doméstico. Aunque incluyen las versiones de escritorio de Office y 1 TB en OneDrive, Microsoft reserva ciertas capacidades de Teams orientadas a empresa —como PowerPoint Live— para licencias comerciales. Es una manera de diferenciar la oferta y, sobre todo, de cumplir requisitos de seguridad, almacenamiento y gobierno de datos que solo se cubren en entornos empresariales o educativos.
Alternativas cuando usas Microsoft 365 Personal
- Compartir ventana o pantalla La vía clásica: abre tu presentación en PowerPoint, pulsa Compartir en Teams y elige la ventana de la aplicación. Es sencillo, pero pierdes la vista del presentador y la posibilidad de cambiar de ponente sin efecto “parpadeo”.
- Subir el archivo al chat o a OneDrive Adjunta el archivo PPTX en la invitación de Teams o súbelo a OneDrive y utiliza la opción Presentar. Obtienes sincronización básica y evitas enviar el escritorio completo, pero sigues sin vista de notas ni controles avanzados.
- Convertir a vídeo MP4 o GIF Si tu presentación es lineal, exporta a vídeo y compártelo. Esta opción sacrifica interactividad, pero garantiza que animaciones y tiempos se reproduzcan idénticos para todos.
¿Merece la pena cambiar de plan?
Si presentas con frecuencia, colaboras con varias personas o necesitas mostrar notas privadas, la respuesta suele ser sí. Pasar a un plan empresarial más económico, como Business Basic, desbloquea PowerPoint Live sin disparar el precio. Además, no pierdes tus correos ni tus archivos: basta con asignar tu dominio personal (o uno nuevo) al nuevo inquilino de Microsoft 365.
Cambiar a un plan que incluya PowerPoint Live
La forma oficial de obtener la función es contratar una licencia que la contemple. Para usuarios individuales o freelancers, lo más habitual es Microsoft 365 Business Basic. Sigue estos pasos:
- Entra en admin.microsoft.com con tu cuenta actual.
- Desde el centro de administración, ve a Facturación ▸ Comprar servicios.
- Busca Business Basic, selecciona el número de licencias (mínimo 1) y completa el pago.
- Asigna la nueva licencia a tu usuario. Si conservas la Personal, puedes cancelar su renovación o mantenerla para otros familiares.
- Cierra sesión en Teams y vuelve a iniciar. Al crear o unirte a una reunión, aparecerá la opción Presentar ▸ PowerPoint Live.
Nota : los cambios de DNS o validación de dominio no son obligatorios si utilizas la dirección @onmicrosoft.com que viene con tu inquilino Business. Solo serán necesarios si quieres usar un dominio propio para correo o Teams.
Disponibilidad en entornos de trabajo: Microsoft 365 Business Basic
¿Está incluida la función?
Sí. Microsoft 365 Business Basic —al igual que Business Standard, Business Premium y las suites Enterprise E3/E5— incluye PowerPoint Live sin coste adicional. La clave es que tu organización habilite Microsoft Teams y que el administrador permita la opción Upload PowerPoint for the meeting en las directivas.
Qué puedes hacer con PowerPoint Live en Business Basic
- Vista del presentador : monitoriza la diapositiva activa, la siguiente en cola, las notas privadas y un temporizador.
- Herramientas de interacción : puntero láser virtual, subrayador, lápiz y reacciones de los asistentes sin interrumpir la presentación.
- Cambio fluido de presentador : cualquier coautor con permisos de edición puede tomar el control sin detener la sesión.
- Subtítulos y traducción en vivo : Teams genera subtítulos automáticos y puede traducirlos a más de 30 idiomas.
- Integración con Viva Engage y Stream : publica la grabación y las diapositivas en comunidades internas o alójala en Stream para consumo bajo demanda.
Requisitos prácticos para usarla
- Iniciar la reunión desde la versión de escritorio o web “Trabajo o escuela”. La versión personal de Teams (icono morado claro) no mostrará la opción.
- Cargar la presentación en OneDrive para la Empresa o en el sitio de SharePoint del equipo. Esto habilita coautoría.
- Elegir Presentar ▸ PowerPoint Live y seleccionar el archivo deseado.
Limitaciones frente a planes superiores
Business Basic incorpora solo las versiones web y móvil de Office. Si necesitas las aplicaciones de escritorio completas, grabaciones automáticas con transcripción, o políticas de retención avanzadas para cumplimiento normativo, analiza la subida a Business Standard o Business Premium. Esas ediciones también amplían el almacenamiento de archivos y añaden protección contra amenazas.
Comparativa rápida de planes
| Plan | Incluye PowerPoint Live | Apps de escritorio | Comentario |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal / Family | ❌ | ✓ | Usa «Compartir pantalla» como alternativa |
| Microsoft 365 Business Basic | ✅ | Web / móvil | Requiere Teams habilitado |
| Microsoft 365 Business Standard | ✅ | ✓ | Funciones empresariales adicionales |
| Microsoft 365 Business Premium | ✅ | ✓ | Seguridad y gestión avanzadas |
| Microsoft 365 E3/E5, Office 365 E3/E5 | ✅ | ✓ | Suite empresarial completa |
Preguntas frecuentes
¿PowerPoint Live consume más recursos que compartir pantalla?
No. De hecho, suele reducir el ancho de banda porque Teams envía solo los elementos de cada diapositiva. En equipos con hardware limitado es especialmente útil.
¿Puedo usar PowerPoint Live en reuniones externas?
Sí, siempre que el organizador utilice Teams comercial y permita la opción Publicar para todos los participantes. Invitados externos con navegador podrán ver las diapositivas sin instalar nada.
¿Se pierde la animación o el audio incrustado?
PowerPoint Live respeta la mayoría de animaciones y transiciones, además de audio y vídeo incrustados. Un aviso importante: animaciones basadas en complementos (por ejemplo, Add‑ins o macros VBA) no se ejecutarán.
¿Es lo mismo “Presentación en directo” de PowerPoint que PowerPoint Live?
No. «Presentación en directo» (Live Presentations) se lanza desde PowerPoint para la web y genera un código QR para espectadores en navegador. PowerPoint Live es la experiencia integrada en Teams. Sus casos de uso se solapan, pero son tecnologías distintas.
¿Cómo activo la traducción en vivo para la audiencia?
Al presentar con PowerPoint Live, abre el menú de Más acciones ▸ Subtítulos y transcripción y elige el idioma de subtítulos. Cada espectador podrá cambiarlo a su idioma preferido desde el panel de controles.
Buenas prácticas para sacar el máximo partido
- Prepara tu escenario : antes de la reunión, sube la presentación al mismo canal o al chat; así se almacena en la biblioteca de SharePoint y se precarga en caché.
- Ensayo con vista del presentador : abre la reunión en solitario, practica el cambio de diapositiva, activa el puntero láser y revisa la posición de las notas.
- Define permisos de navegación : puedes permitir que la audiencia avance a su ritmo. Ideal para formaciones donde se revisan tablas o gráficos complejos.
- Mantén la cámara encendida : el diseño “Destacado” de Teams coloca tu vídeo bajo las diapositivas, fomentando cercanía con los asistentes.
- Termina con interacción : plantéate usar Mentimeter, Forms o un cuestionario integrado para recibir feedback inmediato.
Conclusión
PowerPoint Live es un salto cualitativo en la forma de presentar en línea: simplifica el control del contenido, incrementa la participación y protege tu privacidad. Sin embargo, sigue siendo una prestación reservada a licencias comerciales. Si actualmente tienes Microsoft 365 Personal o Family, decidirás entre seguir compartiendo pantalla o dar el paso a Business Basic. Si ya usas Business Basic —o ediciones superiores— asegúrate de aprovecharlo: configura Teams correctamente, aloja tus archivos en la nube y empieza a disfrutar de una experiencia de presentación verdaderamente profesional.