Tras la última oleada de actualizaciones de Microsoft 365, miles de usuarios descubrieron que el botón Show as Saved Image del complemento Power BI para PowerPoint dejó de congelar las visualizaciones y, en su lugar, insertaba un recuadro vacío. Este artículo describe en profundidad qué cambió, por qué sucede y cómo resolverlo o, mejor aún, evitar que vuelva a sorprender a tu equipo.
Descripción del problema
Desde la compilación 2312 de Office (enero 2024 en el canal Current) el antiguo motor de captura de imágenes que usaba el complemento fue retirado y sustituido silenciosamente por el nuevo Improved Image Mode. El código legado que alimentaba el botón Show as Saved Image quedó inhabilitado, pero la interfaz todavía muestra el comando, lo que genera:
- Un icono gris o un contorno sin contenido donde debería aparecer la imagen congelada.
- Mensajes de error genéricos del tipo “Image could not be loaded”.
- Inconsistencia entre la versión de escritorio y PowerPoint Web (en la web el botón ya no existe).
Cómo cambió el complemento
El Improved Image Mode reemplaza a la captura clásica con dos variantes de “instantánea” (snapshot). A diferencia del mecanismo anterior —que generaba une imagen PNG incrustada—, ahora la miniatura se hospeda en el servicio Power BI y se descarga al abrir la diapositiva. Esto permite controlar permisos, pero exige repensar la forma de compartir las presentaciones:
| Variante | ¿Quién ve la imagen? | ¿Recarga datos al abrir? | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Snapshot con comprobación de permisos | Solo usuarios con acceso al informe originario | Sí, valida permisos cada vez | Priorizar la seguridad de los datos |
| Public snapshot | Cualquier persona que abra la presentación | Sí, pero sin verificar permisos | Compartir sin exponer datos en vivo |
Cómo saber si estás afectado
En PowerPoint de escritorio
- Selecciona un objeto de Power BI incrustado.
- En la cinta, abre Power BI ▸ Snapshot.
- Si ves el menú con dos opciones (Permission‑based y Public snapshot), tu versión ya tiene soporte para el nuevo modo y no deberías usar el botón antiguo.
- Si solo ves Show as Saved Image, estás usando una versión previa a la corrección (2312–2402) y el fallo aparecerá.
En PowerPoint Web
La cinta de la versión web ya no muestra Show as Saved Image. Si al abrir una presentación antigua observas cuadros vacíos en lugar de capturas, confirma que se trata de un archivo creado con la versión afectada de escritorio.
Soluciones y alternativas
| Acción | ¿Cuándo aplicarla? | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Actualizar PowerPoint a la versión 2403 o superior. | Cuando tu tenant distribuya Microsoft 365 semestral o mensual. Implica coordinar con TI si la versión no llega automáticamente. | Aparece el menú Snapshot y el botón heredado se oculta. Todas las capturas funcionan. |
| Usar el nuevo menú (Snapshot ▸ Permission‑based/Public snapshot). | Para congelar cada visual de forma individual. | La vista se congela con la variante elegida y funciona también en PowerPoint Web. |
| Exportar desde Power BI Servicio (Export ▸ PowerPoint ▸ Embed live data ▸ Open in PowerPoint). | Cuando necesites pocas diapositivas o una solución inmediata sin actualizar Office. | Las visuales ya usan la nueva lógica; basta con copiarlas a tu presentación. |
| Hacer rollback de Office a una compilación anterior (p.ej. 2311). | Situaciones críticas donde el nuevo modo aún no está desplegado y los directivos esperan la presentación. | Se restaura temporalmente la funcionalidad clásica hasta que puedas actualizar. |
| Abrir un ticket de soporte Microsoft 365. | Si tras actualizar sigues viendo cuadros vacíos o hay políticas de seguridad que bloquean la descarga de imágenes. | Segundo nivel de soporte y contacto con el equipo de producto. |
Procedimiento de actualización recomendado
- Auditar versiones: usa el Centro de administración de Microsoft 365 o un script PowerShell (
Get-OfficeVersion) para identificar equipos en 2312–2402. - Planificar ventanas de mantenimiento: algunas organizaciones bloquean reinicios fuera de horario laboral. Programa la actualización en fases para evitar impacto.
- Comunicar a usuarios clave: envía un aviso explicando que el botón Show as Saved Image dejará de existir y que deben usar el menú Snapshot.
- Actualizar canales:
- Canal Current: apunta a 2406 o superior.
- Monthly Enterprise: solicita a TI adelantar a 2405 si fuera posible.
- Semi‑Annual Enterprise: la corrección llega en septiembre 2024 (versión 2402).
- Verificar post‑despliegue: automatiza una presentación de prueba que inserte un Permission‑based snapshot y ábrela con una cuenta sin permisos para comprobar el bloqueo.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué diferencia hay entre congelar una página completa y congelar cada visual?
El nuevo motor opera por visual. Si insertas un informe completo (página) y luego cambias a snapshot, cada gráfico se congela por separado. Esto permite mezclar partes en vivo y partes estáticas en la misma diapositiva.
¿Se puede cambiar masivamente todos los live visuals a Public snapshot?
Todavía no. Microsoft investiga añadir un conmutador global, pero de momento debes hacerlo uno a uno o usar la exportación desde el servicio.
¿El Public snapshot viola la Directiva de protección de datos?
No expone datos en vivo ni los integra en la presentación; solo crea una imagen en el servicio. Sin embargo, permanece accesible para cualquiera con el enlace directo durante el tiempo configurado en tu tenant (por defecto, 30 días). Revisa las políticas de retención si manejas información sensible.
¿Por qué la imagen tarda en aparecer aunque esté congelada?
Porque se descarga cada vez desde Power BI. Para cero espera, exporta la diapositiva como PDF o imagen estática antes de la reunión.
Limitaciones conocidas y peticiones en curso
- No hay comando de bulk convert para cambiar de “live” a Public snapshot en varios objetos.
- La eliminación definitiva del botón heredado está planificada pero sin fecha pública.
- El tiempo de carga de Public snapshot depende del rendimiento del servicio y de la conexión; no se almacena en caché local.
- Las organizaciones con Conditional Access pueden bloquear la descarga y mostrar un cuadro vacío incluso tras la actualización.
Buenas prácticas para presentaciones con Power BI en PowerPoint
- Prepara las diapositivas con antelación. Aplícales snapshot antes de la reunión y verifica que se ven bien fuera de tu red corporativa.
- Selecciona la variante correcta:
- Reuniones internas → Permission‑based snapshot.
- Eventos públicos o con clientes → Public snapshot.
- Guarda un PDF de respaldo. Si la conexión falla, tendrás un plan B sin necesidad de conexión.
- Mantén Office actualizado. Define con TI una cadencia (canal Monthly o Current) para evitar desajustes en futuras mejoras del complemento.
- Prueba en PowerPoint Web antes del evento; así descartas bloqueos de firewall o proxy que puedan impedir la descarga de imágenes.
- Documenta la versión mínima compatible en los manuales internos para que los nuevos empleados configuren correctamente sus equipos.
Conclusión
La retirada de Show as Saved Image es más que un simple cambio de botón: marca el paso a un modelo de seguridad y colaboración más moderno en torno a los informes de Power BI. Con una actualización de Office y adoptando el menú Snapshot obtendrás mayor control sobre quién ve tus datos y evitarás los molestos cuadros vacíos. Implementa las buenas prácticas descritas, coordina con TI y tu próxima presentación fluirá sin sobresaltos.