Cómo forzar el cambio de la fuente Aptos en Microsoft 365 (y volver a Calibri)

La nueva familia tipográfica Aptos —anunciada por Microsoft como sucesora de Calibri— ya está llegando a Microsoft 365. Sin embargo, miles de usuarios siguen viendo Calibri como fuente predeterminada en Word, Excel, Outlook o PowerPoint. A continuación encontrarás una guía completa, pensada tanto para particulares como para administradores, con todas las formas de adelantar o revertir el cambio, distribuirlo de forma homogénea en la organización y evitar sorpresas de compatibilidad.

Contexto: ¿por qué Microsoft deja atrás Calibri?

Calibri ha sido la cara de Office desde 2007. Tras dieciséis años encajando texto en millones de documentos, Microsoft anunció una renovación visual con cinco candidatas y, finalmente, eligió Aptos. La decisión responde a tres objetivos:

• Mejor legibilidad en pantallas de alta densidad de píxeles (Hi‑DPI).
• Una personalidad «neutral moderna» que no canse en escenarios de lectura extensa.
• Mayor uniformidad interlingüística: Aptos incluye conjuntos ampliados para latín, cirílico, griego y otros alfabetos, reduciendo la necesidad de sustituciones.

El cambio forma parte de un nuevo tema de Microsoft 365 que también actualiza colores y estilos de forma sutil. Este tema se libera de manera escalonada por canales de servicio, regiones y plataforma (desktop, Web, Mobile).

Cómo funciona el despliegue escalonado

Microsoft controla la distribución mediante los denominados canales de actualización:

• Current Channel: Funciones en cuanto están listas. Recibe Aptos primero.
• Monthly Enterprise Channel: Un ritmo más relajado (una vez al mes).
• Semi‑Annual Enterprise Channel: Para entornos críticos; puede tardar 6 meses o más en adoptar la novedad.
• Beta/Insider: Probadores tempranos —ya la disfrutan desde hace meses.

Si tu instalación todavía muestra Calibri, lo más probable es que:

1. Perteneces a un canal que aún no la ha recibido.
2. La distribución se «pausó» temporalmente y Microsoft ha revertido los cambios.
3. Algún administrador definió una plantilla corporativa que fuerza Calibri (o cualquier otra fuente).

Tabla resumen de situaciones y soluciones

Situación	Solución propuesta	Detalles clave
El cambio automático todavía no llegó	Esperar a la reanudación del despliegue	Microsoft detuvo temporalmente la distribución del nuevo tema y la está reanudando de forma gradual por canales y regiones. Si tu canal (Current, Monthly, Enterprise, etc.) aún no lo ofrece, no hay acción inmediata salvo mantener Office actualizado y vigilar la hoja de ruta (Microsoft 365 Roadmap).
Quiero usar Aptos ya, aunque no aparezca como tema predeterminado	Definir Aptos manualmente como fuente del tema	En Word/PowerPoint: Diseño → Fuentes → Personalizar fuentes. — Selecciona Aptos Display para Encabezados y Aptos (o Aptos Narrow en Excel) para Cuerpo. — Asigna un nombre al conjunto y haz clic en Establecer como predeterminado para guardarlo en Normal.dotm (Word) o la plantilla activa.
El tema con Aptos apareció y luego volvió a Calibri	Restaurar Aptos manualmente	Puede deberse a una reversión temporal del despliegue. Vuelve a elegir el tema «Office (Aptos)» en Diseño → Fuentes o recrea un tema personalizado como arriba.
Quiero volver a Calibri	Restablecer el estilo anterior	Selecciona el tema «Office» clásico (Calibri) en Diseño → Fuentes y presiona Establecer como predeterminado.
Varias PC de la organización deben usar la misma fuente	Distribuir plantilla o directiva	— Guardar una plantilla global (Normal.dotm o un tema .thmx) con Aptos y distribuirla mediante políticas de grupo o scripts de inicio. — Alternativamente, usar la configuración de directivas de Office (ADMX/Intune) para fijar la fuente predeterminada.

Guía paso a paso para aplicar Aptos manualmente

Word

1. Abre un documento en blanco.
2. Ve a Diseño → Fuentes → Personalizar fuentes.
3. Selecciona Aptos Display (Encabezados) y Aptos (Cuerpo).
4. Ponle un nombre —por ejemplo «Aptos Corporate»— y pulsa Guardar.
5. Haz clic en Establecer como predeterminado para que se grabe en la plantilla Normal.dotm.

PowerPoint

La ruta es idéntica: Vista → Patrón de diapositivas → Fuentes → Personalizar fuentes. Asegúrate de aplicar el tema al patrón maestro para que todas las diapositivas hereden la selección.

Excel

Excel utiliza un sistema de temas distintos al de Word/PowerPoint. Para un estilo coherente:

1. Crea primero el conjunto de fuentes en PowerPoint.
2. Guárdalo como tema .thmx.
3. En Excel ve a Diseño de página → Temas → Examinar temas y aplica el archivo .thmx.
4. Si prefieres evitar la anchura variable, elige Aptos Narrow para Cuerpo.

Outlook

Outlook bebe de Word para el editor WYSIWYG. La forma más segura es:

• Completar la configuración en Word como se describió antes.
• Abrir Outlook y, en Archivo → Opciones → Correo → Papelería y fuentes, comprobar que Aptos ya figura como predeterminada para correo nuevo y respuestas.
• Si no, cambiar manualmente cada estilo (Nuevo correo, Responder, Texto sin formato) y guardar.

Cómo distribuir Aptos a escala empresarial

En entornos gestionados, depender de que cada usuario cambie la fuente no es viable. Existen tres caminos recomendados:

1. Plantilla centralizada (.dotm / .thmx)
   — Crear la plantilla con Aptos y alojarla en una ruta de red de solo lectura.
   — Mediante GPO («Plantillas de usuario → Configuración de Windows → Archivos») copiarla a la carpeta Plantillas del perfil de usuario.
   — Sobrescribir Normal.dotm si se desea imposición estricta.
2. Directivas administrativas de Office (ADMX)
   — Con la última plantilla ADMX se puede fijar DefaultFont para cada aplicación.
   — Permite separar Encabezado/Cuerpo e incluso valores distintos por idioma.
3. Intune / Microsoft 365 Apps admin center
   — Crear una configuración Device Configuration profile con la clave OMA‑URI correspondiente.
   — Distribuirla por grupos de dispositivos o usuarios y auditar la aceptación.

Revertir a Calibri (o a cualquier otra fuente)

El proceso inverso es tan simple como seleccionar nuevamente el tema «Office» clásico o crear un conjunto con Calibri. La reversión no elimina Aptos de la lista de fuentes; simplemente redefine los valores HeadingFont y BodyFont.

Compatibilidad de documentos y recomendaciones de intercambio

• Documentos antiguos: si se crearon con Calibri, seguirán en Calibri. El cambio afecta únicamente a nuevos archivos basados en la plantilla por defecto.
• Usuarios sin Aptos: aunque Microsoft instalará la familia en todas las copias de Office compatibles (Windows, macOS, Web), es posible que un destinatario externo todavía no la posea. Para evitar desajustes:
  — Usa Archivo → Opciones → Guardar → Incrustar fuentes.
  — O bien exporta el documento como PDF.
• Bootstrap de estilo: si heredas un documento con plantillas personalizadas y quieres «resetearlo», aplica Inicio → Borrar formato, selecciona tu tema y guarda.

Buenas prácticas para administradores

1. Estrategia piloto: despliega Aptos en un grupo reducido de usuarios de negocio y recopila feedback sobre legibilidad, saltos de línea y compatibilidad con sistemas externos (por ejemplo, firmas digitales o flujos de impresión).
2. Comunicación interna: envía capturas de ejemplo y pasos claros para cambiar de fuente. Incluye instrucciones sobre cómo reportar problemas.
3. Plantillas preconfiguradas: ofrece un set de plantillas (.dotx, .potx, .xltx) que ya incorporen Aptos. Así evitarás que cada empleado «reinvente» su propio conjunto.
4. Supervisión de impacto: tras la implantación, revisa métricas de soporte técnico y valida que los documentos generados cumplen la identidad corporativa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Necesito Windows 11 para recibir Aptos?

No. La tipografía es parte de Microsoft 365 Apps; se instalará en Windows 10, Windows 11, macOS y versión Web.

¿Puedo eliminar Calibri una vez cambie?

No es recomendable. Algunos documentos heredados, complementos o aplicaciones externas aún la requieren. Mantener Calibri no causa conflicto.

¿Por qué Aptos aparece dos veces en la lista?

Porque incluye estilos: Aptos Display (títulos) y Aptos «normal» (texto corrido). En Excel verás además Aptos Narrow.

¿Cambiará también la interfaz de Office a Aptos?

De momento solo los documentos adoptan Aptos. La UI de las aplicaciones sigue un sistema propio de fuentes seguras (principalmente Segoe UI en Windows).

Conclusión

La transición a Aptos simboliza una modernización visual pensada para la próxima década de Microsoft 365. Si tu canal todavía no lo ha recibido, no hay nada que «arreglar»: el cambio llegará solo. Pero si necesitas uniformidad inmediata —ya sea para branding o simple preferencia tipográfica—, dispones de varios caminos: definir una plantilla, ajustar la configuración por directiva o editar el tema al vuelo. Igualmente, revertir a Calibri es cuestión de dos clics. Mantén tus aplicaciones actualizadas, documenta los pasos a los usuarios y aprovecha la oportunidad para revisar estilos corporativos de cara a la nueva identidad.