New Outlook para Windows renueva la interfaz de correo de Microsoft 365, pero todavía carece de varias funciones que los usuarios profesionales consideran esenciales. Entre las más solicitadas se encuentra la delegación completa de buzones, incluida la capacidad de enviar on Behalf of o Send As. Esta guía avanzada describe paso a paso cómo otorgar acceso a otra persona, las limitaciones actuales y los métodos recomendados para mantener un flujo de trabajo eficiente mientras New Outlook madura.
Delegar acceso al buzón completo
La versión moderna de Outlook simplifica la incorporación de buzones compartidos, pero no ofrece el antiguo asistente de “Delegate Access” de la versión clásica. Para conceder a un colaborador acceso directo al buzón (no sólo a una carpeta) hay que agregarlo como buzón compartido:
- En el panel lateral de Mail haz clic derecho sobre tu propia dirección.
- Selecciona Add shared folder or mailbox.
- Escribe la dirección de correo del buzón que deseas abrir (la del propietario) y pulsa Add.
- El buzón aparece bajo la sección Shared with me; el delegado podrá leer y responder a los mensajes según los permisos que ya tenga asignados en Exchange.
Si el propietario nunca ha concedido permisos, sólo se mostrará la raíz con acceso de lectura. Para modificar los niveles de acceso sigue las indicaciones que describimos en las secciones posteriores.
Limitaciones fundamentales en New Outlook
Aunque el buzón compartido se visualiza de inmediato, New Outlook impone cuatro restricciones clave que conviene tener presentes antes de migrar flujos de trabajo críticos:
- Sin asistente de delegación: el cuadro de diálogo clásico que automatizaba la asignación de permisos de carpeta y el “Send on Behalf of” ha sido eliminado.
- Permisos de carpeta solamente: lo que realmente agrega la interfaz es un permiso
Folder Permission
(lectura/escritura). Para Send on Behalf of o Send As hay que recurrir a Outlook clásico, Outlook Web (OWA) o a PowerShell. - Falta de propiedades MAPI: flags, categorías, marcas de seguimiento y el atributo “Privado” no están disponibles en mensajes abiertos desde un buzón delegado.
- Subcarpetas ocultas: el panel lateral muestra únicamente la bandeja de entrada. Ninguna subcarpeta ni archivo .pst añadido aparece, lo que dificulta mover o archivar mensajes.
Para equipos que dependen de estas funciones, mantener instalada la versión clásica de Outlook es hoy por hoy obligatorio.
Solución híbrida mientras Microsoft completa la transición
La estrategia recomendada por consultores y administradores es un enfoque mixto:
- Configurar permisos en Outlook clásico o en OWA. Una vez otorgado “Send on Behalf of” o “Full Access”, la delegación se replica de forma transparente cuando vuelvas a New Outlook.
- Realizar tareas avanzadas (mover correos entre carpetas, establecer flags, administrar contactos) siempre desde el cliente clásico o desde la versión web.
- Leer y responder correos diarios desde New Outlook aprovechando su velocidad y diseño limpio.
Global Address List incompleta
Algunos usuarios reportan que, al intentar añadir un delegado, la Global Address List (GAL) sólo muestra la cuenta del propio usuario. Esto sucede porque New Outlook consume el directorio de Azure AD:
Si trabajas en una empresa unipersonal y no existen otros objetos en Azure AD, la lista estará vacía.
Para solucionarlo:
- Crea un usuario o contacto externo en el portal de administración de Microsoft 365.
- Espera a la sincronización automática (hasta 24 h) o fuerza la actualización desde PowerShell.
- El nuevo objeto aparecerá en la GAL y podrás seleccionarlo al asignar delegación.
Propiedades ausentes en buzones delegados
New Outlook aún carece de soporte para varias características críticas cuando se accede a un buzón delegado:
- Marcar mensajes: no se pueden añadir recordatorios ni cambiar estados de seguimiento.
- Mover o eliminar: los botones aparecen desactivados, incluso con permisos de editor.
- Elementos privados: los mensajes marcados como privados por el propietario son invisibles para el delegado.
- Subcarpetas: el panel oculta cualquier estructura por debajo de la bandeja principal.
Estas limitaciones son producto de la nueva arquitectura basada en Outlook Web. Microsoft confirma que añadirá compatibilidad plena con “Full Access” y propiedades MAPI, pero sin un calendario público concreto.
Sincronizar Contactos delegados
Otra queja frecuente es que los contactos creados por un asistente no se reflejan en la carpeta “Contacts” del propietario. A día de hoy:
- La delegación de la carpeta Contactos no sincroniza cambios en New Outlook.
- En OWA y Outlook clásico, la réplica sí funciona.
Opciones recomendadas:
- Usa OWA para crear contactos; aparecerán en ambos clientes.
- Inicia sesión temporal en Outlook clásico, crea o importa contactos y vuelve a New Outlook.
- Si ya tienes contactos locales, exporta a .pst y luego impórtalos en la cuenta del propietario.
Configurar “Send on Behalf of” y “Send As” con PowerShell
Cuando no dispones de Outlook clásico o prefieres un método programático, el administrador del tenant puede otorgar permisos de envío mediante Exchange Online PowerShell:
# Permiso Send on Behalf of
Set-Mailbox -Identity <Buzón> -GrantSendOnBehalfTo <Delegado>
Permiso Send As
Add-RecipientPermission -Identity \ -Trustee \ -AccessRights SendAs
Los cambios son inmediatos y se reflejan la próxima vez que el delegado abra una nueva ventana de redacción.
Mostrar subcarpetas y reordenar el buzón delegado
La vista “Shared with me” no permite anclar el buzón en la parte superior ni desplegar su árbol completo. Si tu trabajo exige navegar carpetas de proyecto o un archivo de archivo, deberás:
- Abrir Outlook clásico y realizar la operación desde allí.
- Usar OWA, que sí muestra la jerarquía completa.
- Esperar a que Microsoft libere la función (según la hoja de ruta del portal del Microsoft 365).
Trabajar en modo offline
Una de las mayores regresiones de New Outlook frente al cliente tradicional es el trabajo sin conexión. La aplicación descarga una caché mínima enfocada a la bandeja de entrada y exige conexión permanente para:
- Crear o actualizar reuniones del calendario.
- Abrir adjuntos grandes almacenados en OneDrive.
- Generar tareas o marcadores.
Si tu entorno tiene conectividad limitada o viajas con frecuencia:
- Mantén instalado Outlook clásico, que conserva la opción de archivo .ost con sincronización selectiva.
- O usa OWA en modo “buzón en línea”, pero activa la descarga previa de adjuntos pequeños.
- Sigue la versión Current Channel Preview para obtener mejoras de caché tan pronto estén disponibles.
Pasos para quitar un buzón delegado
Algo tan simple como eliminar un buzón delegado no está a la vista en New Outlook. Dos métodos:
- En la sección Shared with me haz clic derecho sobre el buzón y selecciona Remove shared mailbox (cuando la opción aparezca).
- Si no aparece, cambia a Outlook clásico, quítalo desde Configuración de la cuenta → Buzones compartidos, y vuelve a New Outlook.
Recomendaciones prácticas según necesidad
Necesidad | Recomendación |
---|---|
Delegar buzón + Enviar en nombre de / Send As | Configura permisos en Outlook clásico, OWA o por PowerShell. |
Acceso completo (mover, eliminar, flags) | Sigue usando Outlook clásico u OWA hasta nueva versión de New Outlook. |
Falta de contactos en GAL | Crea usuarios/contactos en Azure AD o solicita a TI que los añada. |
Trabajo sin conexión | Mantén Outlook clásico instalado mientras New Outlook evoluciona. |
Buenas prácticas para una migración gradual
Adoptar New Outlook desde hoy puede mejorar la velocidad de arranque y la integración con la web, pero no debe hacerse sacrificando funciones críticas de colaboración. Sigue estas pautas:
- Evalúa las dependencias de tu equipo (por ejemplo, si usan intensamente categorías, reglas del lado del cliente o complementos COM).
- Comunica las carencias a los usuarios finales antes de migrar: evitarás tickets de soporte innecesarios.
- Configura un acceso rápido al cliente clásico, por ejemplo anclando ambos iconos en la barra de tareas.
- Revisa la hoja de ruta pública de Microsoft 365 cada trimestre para planificar cuándo abandonar el cliente clásico.
- Automatiza la asignación de permisos con scripts de PowerShell y plantillas, reduciendo errores humanos.
- Documenta el procedimiento interno de “cómo añadir un buzón” con capturas para evitar pasos en falso.
Conclusiones
New Outlook avanza con firmeza hacia un cliente unificado, pero todavía no reemplaza por completo al Outlook clásico en escenarios empresariales. Si tu organización depende de la delegación de buzones, envío en nombre de otros, marcas de seguimiento y trabajo sin conexión, es indispensable mantener ambos clientes instalados o recurrir a Outlook Web. La integración con PowerShell y el portal administrativo de Microsoft 365 permite suplir las carencias más urgentes, mientras esperamos las próximas actualizaciones.