¿Te distraen las llamadas entrantes de Microsoft Teams mientras ya estás atendiendo otra? Este artículo detalla, paso a paso, cómo habilitar Busy on Busy para que las nuevas llamadas se rechacen automáticamente y no interrumpan tu flujo de trabajo; además repasa alternativas, buenas prácticas y preguntas frecuentes para que elijas la solución que mejor se adapte a tu entorno.
Por qué ves notificaciones de llamadas simultáneas
Teams muestra cada llamada entrante porque, por diseño, la aplicación asume que puedes tener varias sesiones de voz o video abiertas a la vez. El cliente consulta tu «presencia» (Disponible, En una llamada, No molestar, etc.) cada pocos segundos, pero no detiene el aviso; simplemente actualiza la barra de título con el mensaje «En una llamada». Por ello, aunque tu estado cambie a Ocupado, la notificación emergente sigue apareciendo, lo que genera distracción y aumenta la probabilidad de hacer clic por error y colgar la conversación actual.
Método recomendado: habilitar Busy on Busy
Busy on Busy instruye a la plataforma para que descarte de inmediato cualquier llamada nueva cuando tu estado sea «En una llamada» o «En una reunión». El llamante escuchará tono de ocupado o será redirigido al buzón de voz, según la configuración de desvío.
| ¿Qué hace? | Descripción |
|---|---|
| Rechazo automático | Impide que la llamada llegue a tu cliente y elimina la notificación emergente. |
| Respeto a políticas de voz | Obedece reglas de buzón de voz, desvío y colas de llamadas definidas por la organización. |
| Alcance global | Se aplica a escritorio, web y dispositivos móviles firmados con la misma cuenta. |
Requisitos previos
- Licencia Teams Phone Standard/E5 o equivalente.
- Permisos de administrador (Tenant Administrator o Teams Administrator).
- Cliente Teams actualizado (clásico o nuevo).
Paso a paso desde el Centro de administración
- Inicia sesión en admin.teams.microsoft.com.
- Navega a Voz ▸ Políticas de llamadas.
- Selecciona la política Global (o crea una nueva si deseas pilotos).
- En Busy on busy elige Activado.
- Guarda los cambios. La propagación suele tardar < 60 min.
- Comunica a los usuarios que cierren y vuelvan a abrir Teams para acelerar la actualización del token.
Activación mediante PowerShell
# Módulo MicrosoftTeams ≥ 5.x
Connect-MicrosoftTeams
Set-CsTeamsCallingPolicy -Identity Global -BusyOnBusyEnabledType Enabled
Para una política nueva:
New-CsTeamsCallingPolicy -Identity BusyOnBusyEnabled -BusyOnBusyEnabledType Enabled
Grant-CsTeamsCallingPolicy -Identity usuario@dominio.com -PolicyName BusyOnBusyEnabled
Qué experimenta el llamante
Con Busy on Busy activo, la persona que llama oirá un tono de ocupado tradicional o un mensaje de buzón de voz. Si tu organización ha deshabilitado el buzón, la comunicación finalizará sin posibilidad de dejar mensaje. El usuario que recibe la llamada no verá banner ni notificación, lo que elimina las distracciones por completo.
Alternativas sin intervención del administrador
| Método | Dónde se encuentra | Efecto |
|---|---|---|
| Silenciar notificaciones durante reuniones y llamadas | Teams clásico: Configuración ▸ Notificaciones. Teams nuevo: Configuración ▸ Notificaciones ▸ Durante reuniones y llamadas. | Oculta avisos visuales/sonoros, pero la llamada sigue llegando y se registra como perdida si no se responde. |
| Estado «No molestar» | Avatar ▸ Disponibilidad ▸ No molestar | Bloquea todos los avisos hasta que vuelvas a cambiar tu estado. |
| Reglas de desvío personal | Configuración ▸ Llamadas ▸ Reglas de llamada | Reenvía llamadas al buzón o a otro número de inmediato durante un intervalo definido. |
Combinar métodos para máxima concentración
Un flujo habitual en entornos con muchas reuniones consiste en mantener Busy on Busy para llamadas externas y activar «Silenciar notificaciones» para chats internos. Así se preserva la continuidad sin impedir que los colegas dejen mensajes en el historial de Teams.
Ventajas y desventajas de Busy on Busy
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Elimina distracciones y evita clics accidentales. | Requiere un cambio de política a nivel tenant. |
| Respeta la experiencia «línea ocupada» familiar para usuarios de telefonía tradicional. | Si el buzón está deshabilitado, el llamante no puede dejar mensaje. |
| Reduce picos de consumo de ancho de banda al impedir tráfico de señalización adicional. | No discrimina contactos prioritarios; todo se rechaza por igual. |
Consideraciones avanzadas
Interacción con colas de llamadas y operadora automática
Las llamadas que provienen de Call Queues o Auto Attendants heredan la política del agente que las recibe. Si Busy on Busy está activo, la cola marcará al siguiente agente disponible o reproducirá el flujo de espera configurado. Para evitar tiempos de espera indefinidos, revisa la lógica de distribución de la cola cuando habilites esta función.
Delegados y grupos de voz
Si un usuario A actúa como delegado de B, la llamada entrante a B se entrega simultáneamente a A. Busy on Busy de A no afecta la recepción de la llamada delegada; la decisión de rechazarla se basa en la política del usuario propietario (B). Esto puede generar confusión si los delegados esperan el mismo comportamiento; documenta la diferencia en tu plan de adopción.
Equipos de escritorio y teléfonos SIP
Los teléfonos de escritorio de Teams y dispositivos SIP certificados respetan Busy on Busy, siempre que ejecuten firmware posterior a julio 2024. Si tus dispositivos son más antiguos, planifica una actualización antes de aplicar la política.
Cliente clásico vs. nuevo Teams
- Teams clásico (Electron): muestra la opción Silenciar notificaciones y respeta Busy on Busy sin cambios.
- Nuevo Teams (Edge WebView2): añade secciones específicas en Configuración ▸ Llamadas, pero la lógica de Busy on Busy se procesa del lado servidor, por lo que funciona igual.
Licenciamiento y límites
Cualquier cuenta con capacidad de llamadas PSTN (Planes de Llamada, Enrutamiento Directo u Operador Conectado) puede usar Busy on Busy. Las cuentas sin licencias de voz pueden habilitarlo, pero el efecto se notará solo en llamadas VoIP internas.
Pruebas y validación
- Aplica la política a un grupo piloto de dos usuarios.
- Usuario 1 llama a Usuario 2; Usuario 2 responde y mantiene la llamada abierta.
- Usuario 3 intenta llamar a Usuario 2: comprueba que recibe tono de ocupado o redirección al buzón.
- Usuario 2 revisa su historial: la segunda llamada no aparece como notificación perdida.
- Repite la prueba desde dispositivo móvil y teléfono SIP.
Buenas prácticas de adopción
- Incluye la activación en el plan de gestión del cambio; envía un correo de anuncio con GIFs o capturas que ilustren el antes y el después.
- Aplica primero a áreas de alta concentración (Atención al cliente, Finanzas) y recopila métricas de satisfacción.
- Documenta excepciones: directores que prefieren recibir todas las llamadas pueden quedar en una política aparte con Busy on Busy en Off.
- Revisa informes de calidad de llamadas tras el despliegue para detectar picos de rechazo inesperado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo permitir que solo ciertos contactos me llamen aunque esté ocupado? Por ahora no; Busy on Busy aplica a todas las llamadas. Usa grupos de prioridad y la función «No molestar – Permitir solo contactos prioritarios» si necesitas excepciones. ¿Se ve afectada la grabación de la llamada? No. La grabación en curso continúa; la nueva llamada rechazada no genera archivo de grabación. ¿Funciona con plataformas de Contact Center certificadas? Sí, siempre que la integración use API Graph Calling o la interfaz Direct Routing; la llamada se marca como rechazada y se envía al siguiente agente. ¿Necesito reiniciar los teléfonos de sala? No es obligatorio, pero un reinicio acelera la obtención de la política.
Conclusión
Si tu objetivo es eliminar interrupciones y ofrecer una experiencia profesional a los llamantes, Busy on Busy es la solución más eficaz. Requiere intervención administrativa mínima, se propaga rápidamente y respeta las políticas de desvío preexistentes. Para usuarios sin permisos de administración, las opciones de «Silenciar notificaciones» y el estado «No molestar» siguen siendo válidas, pero no sustituyen la funcionalidad completa de Busy on Busy. Evalúa tu entorno, planifica un piloto y adopta la configuración que mejor se adapte a la cultura de tu organización.