¿Has notado que tu cuenta personal de Microsoft Teams (incluida en Microsoft 365 Personal o Family) no muestra el botón Grabar, mientras que tu cuenta escolar o empresarial sí? No se trata de un fallo: la diferencia está en la licencia. A continuación encontrarás una guía completa —desde los fundamentos técnicos hasta los pasos prácticos— para comprender el motivo y, sobre todo, cómo habilitar la grabación de reuniones sin perder tiempo ni dinero.
Diferencias fundamentales entre “Teams para uso personal” y “Teams para trabajo o escuela”
Microsoft distribuye dos ediciones principales de Teams:
- Teams para uso personal (incluido en Microsoft 365 Personal y Family). Diseñado para chats familiares, videollamadas informales y organización doméstica. No incluye funcionalidades corporativas como grabación en la nube, control de directivas, lobby avanzado ni integración con SharePoint.
- Teams work or school (parte de los planes Business, Enterprise y Educación). Ofrece grabación en la nube, almacenamiento automático en OneDrive o SharePoint, transcripción, control de políticas por administrador, informes de asistencia y mayor capacidad de participantes.
Las dos variantes comparten interfaz, pero los servicios de backend y los derechos de uso son distintos. Por esa razón, el cliente de escritorio móvil muestra u oculta el botón Grabar según la licencia que encuentra al autenticar.
Comparación de compatibilidad de grabación por tipo de licencia
| Familia de licencias | ¿Grabar reunión? | Almacenamiento incluido |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal / Family | No | OneDrive personal (sin integración automática con Teams) |
| Microsoft 365 Business Basic / Standard / Premium | Sí | OneDrive for Business y SharePoint Online |
| Office 365 E1 / E3 / E5 | Sí | OneDrive for Business y SharePoint Online |
| Microsoft 365 A1 / A3 / A5 (Educación) | Sí | OneDrive for Business y SharePoint Online |
| Teams Essentials (plan independiente) | No* | — |
*Teams Essentials no ofrece grabación nativa; la página de producto indica expresamente que la función está reservada a los planes que incluyen OneDrive/SharePoint corporativo.
Resumen de problemas, causas y soluciones
| Problema | Causa principal | Soluciones propuestas |
|---|---|---|
| La opción Grabar no aparece en la cuenta personal. | Las licencias Microsoft 365 Personal / Family ejecutan “Teams para uso personal”, una edición sin grabación en la nube. | Actualizar a un plan que sí la incluya (Business Basic, Business Standard, E1/E3/E5, A1/A3/A5). Iniciar sesión con una cuenta escolar o empresarial que ya disponga de esos planes. (Alternativa temporal) Capturar la pantalla con herramientas externas como OBS, QuickTime, Xbox Game Bar, etc., respetando la legislación de privacidad y el espacio local. |
| La cuenta de estudiante sí permite grabar. | Las licencias académicas son variantes Enterprise con derechos de grabación activados y almacenamiento asignado. | No aplica: la función está habilitada por defecto. |
Pasos concretos para habilitar la grabación en una cuenta personal
1. Verificar la licencia actual
- Accede a portal.office.com, selecciona ⚙ › Configuración > Suscripciones.
- Confirma que la casilla marcada sea “Microsoft 365 Personal” o “Microsoft 365 Family”. Si es así, la grabación no está incluida.
2. Evaluar un plan compatible
- Microsoft 365 Business Basic es la opción más asequible (suele rondar los 5 USD/mes por usuario) y ya permite grabar.
- Business Standard añade aplicaciones de escritorio completas y correo Exchange.
- Para empresas con requisitos de seguridad avanzados, Microsoft 365 E3/E5 ofrece archivado, eDiscovery, DLP y más.
- En entornos educativos sin ánimo de lucro, A1 (gratuito) o A3/A5 (de pago) cubren la necesidad sin coste elevado.
3. Contratar o cambiar el plan
- En account.microsoft.com › Servicios y suscripciones selecciona Cambiar plan.
- Si gestionas un dominio propio, puedes registrarte en Microsoft 365 Business directamente con tarjeta de crédito y el asistente te guiará para crear la organización.
- Completa el pago y asigna la nueva licencia a tu usuario principal.
4. Sincronizar la nueva licencia en Teams
- Cierra sesión en Teams y vuelve a iniciarla para forzar la actualización de tokens.
- En caso de planes Business/Enterprise, entra en el Teams Admin Center y revisa Meeting policies › Recording & transcription. Asegúrate de que Cloud recording esté en On.
- Comprueba el espacio disponible en OneDrive for Business (1 TB por usuario en la mayoría de planes) y en SharePoint Online para canales.
Cómo usar la función de grabación una vez habilitada
- Inicia la reunión y, en la barra superior, haz clic en Más opciones ⋯ › Iniciar grabación.
- Teams muestra un aviso a todos los asistentes indicando que la sesión se está grabando y cumpliendo con las normativas de consentimiento.
- Para finalizar, selecciona Detener grabación. El archivo se procesa en segundo plano.
- Encontrarás la grabación en OneDrive › Grabaciones (si eres organizador) o en la biblioteca de documentos del canal en SharePoint (si la reunión fue en un canal de Teams).
- Compártela mediante el botón Compartir de OneDrive/SharePoint, asignando permisos Sólo lectura o Puede editar según convenga.
Alternativas temporales para usuarios que no desean cambiar de plan
- OBS Studio: gratuito y multiplataforma; permite grabar la ventana de Teams con control sobre la calidad.
- Xbox Game Bar (Windows 10/11): combinación Win + Alt + R para grabar la vent ana activa.
- QuickTime Player (macOS): Nueva grabación de pantalla para capturas simples.
- Nota legal: informa siempre a los participantes y respeta la legislación local sobre privacidad y protección de datos. En algunos países se requiere consentimiento explícito.
Preguntas frecuentes
¿Puedo compartir mi licencia Business con mi familia para que también graben? No. Las licencias Business están contempladas para “un usuario, un dispositivo”. Cada persona que necesite grabar debe tener su propia licencia Business o usar la cuenta corporativa correspondiente.
¿Por qué Teams Essentials no incluye grabación a pesar de ser de pago? Essentials es la versión más ligera enfocada a pymes que sólo necesitan reuniones básicas y calendario. La grabación implicaría aprovisionar OneDrive for Business, lo que encarecería el servicio; por eso Microsoft lo reserva a los planes superiores.
¿Se puede grabar localmente y subir el archivo manualmente? Sí, con herramientas de terceros. Sin embargo, pierdes ventajas como transcripción automática, indexación y control de acceso granular mediante enlaces de SharePoint.
¿Qué ocurre si mi organización desactiva la grabación? Aunque tengas el plan correcto, una directiva de administrador puede anular la función para todos o sólo para invitados. Consulta con el administrad or o revisa la sección Org-wide settings › Meeting policies en el Teams Admin Center.
Buenas prácticas de grabación en Teams
- Comunica y consigue consentimiento. La ley de muchos países exige informar a los participantes antes de grabar.
- Etiqueta tus grabaciones. Añade un nombre descriptivo y fecha (p. ej., “Reunión ‑ Proyecto X ‑ 2025‑07‑27”), facilitando la búsqueda.
- Depura el almacenamiento. Teams no purga las grabaciones automáticamente; establece una política de retención en OneDrive/SharePoint o limpia archivos obsoletos periódicamente.
- Protege datos sensibles. Aplica cifrado en reposo (activado por defecto en Microsoft 365) y revisa quién tiene permisos de edición.
- Activa la transcripción. Disponible en los mismos planes que la grabación; las transcripciones hacen las reuniones más accesibles y buscables.
Conclusión
La ausencia del botón Grabar en una cuenta personal no es un error técnico sino una limitación de licencia. Si necesitas grabar con regularidad, la vía más sencilla es migrar a Microsoft 365 Business Basic o superior. El cambio suele completarse en menos de una hora y desbloquea grabación en la nube, transcripción automática y administración centralizada; beneficios que, a medio plazo, compensan el pequeño incremento mensual de coste. Para usos esporádicos puedes recurrir a herramientas externas, pero recuerda que perderás control y funciones avanzadas. Evalúa tu frecuencia de uso y requisitos de cumplimiento para elegir la opción más adecuada.