Con la desaparición del portal VLSC, muchas organizaciones han perdido de vista las licencias por volumen que siguen siendo válidas. Este artículo explica cómo reconstruir un inventario fiable solicitando la ayuda oficial de Microsoft 365 o, en su defecto, de tu partner.

Resumen de la situación

Hasta 2024, el Volume Licensing Service Center (VLSC) era la fuente principal para consultar contratos Open, Select, Enterprise y otros acuerdos legacy. Tras su retirada, los administradores descubrieron que:

• Las licencias históricas dejaron de mostrarse en el Centro de administración de Microsoft 365.
• Las claves de producto y los contratos asociados ya no son accesibles de forma directa.
• No existe un informe nativo que consolide las compras antiguas con las de suscripción.

Por qué desaparecieron las licencias heredadas

Las licencias por volumen se gestionaban en un sistema independiente basado en contratos y acuerdos. Con la transición a Microsoft 365, donde el enfoque es por usuario y por servicio, solo se migraron automáticamente los acuerdos que cumplían dos condiciones:

1. Seguían bajo Software Assurance activa.
2. Estaban vinculados al mismo inquilino (tenant) con el que se contrató Microsoft 365.

Si un acuerdo no reunía ambos requisitos o si hubo fusiones, cambios de dominio o reasignaciones de cuentas, las licencias quedaron huérfanas de metadatos, motivo por el cual ya no aparecen en el portal.

Flujo recomendado paso a paso

Abrir un caso de soporte desde el Centro de administración

1. Inicia sesión como administrador global en la URL admin.cloud.microsoft.
2. Haz clic en Ayuda y soporte (icono de interrogación, esquina inferior derecha).
3. Describe tu problema con palabras clave como “licencias por volumen perdidas”. El sistema mostrará artículos automáticos; si ninguno resuelve la incidencia, selecciona Contactar con soporte.
4. Completa el formulario, confirma tus datos de contacto y elige la vía de comunicación (llamada o correo electrónico).

Requisitos previos

• Tu inquilino debe tener al menos una suscripción adquirida directamente a Microsoft (no solo a través de un partner). Con ello se habilita el soporte estándar.
• Si todas las compras se realizaron por medio de un distribuidor, la solicitud debe escalarla el propio partner mediante sus canales internos.

Qué puede hacer soporte

Una vez validada tu identidad como administrador autorizado, el equipo de soporte puede:

• Generar un informe XLS o CSV con las licencias heredadas, mostrando SKU, cantidad, fecha de compra y código de contrato.
• Volver a vincular (re-associate) las licencias al inquilino, de modo que se muestren bajo Facturación → Productos y servicios.
• Emitir un documento Microsoft License Statement (MLS), considerado prueba legal del inventario histórico.

Alternativa a través de tu partner

Cuando el tenant carece de soporte directo, el partner puede abrir una incidencia de nivel Partner Center → Customer Support Request. Debe incluir:

• Nombre legal de la compañía y suscripciones vigentes.
• Códigos de autorización y números de contrato (si están disponibles).
• Descripción del problema (“Solicito informe completo de licencias por volumen antiguas no visibles en Microsoft 365”).

Microsoft responderá al partner con el MLS o con los pasos para reactivar el derecho de uso en el tenant.

Entender el Microsoft License Statement (MLS)

El MLS es un informe consolidado que lista:

• Todos los contratos Open, Select, Enterprise, MPSA y Campus/School asociados al CIF/NIF de la organización.
• SKU adquiridos, cantidades, fechas de vigencia, renovaciones de Software Assurance y número de licencias por versión.
• Derechos de downgrade y upgrade aplicables.

El documento se emite en formato PDF firmado digitalmente por Microsoft Operations, por lo que sirve de comprobante ante auditorías de cumplimiento.

Consejos para mantener un inventario perenne

• Descarga local: Guarda copias cifradas de cada MLS, contrato y clave MAK/KMS. Si tu auditoría interna lo exige, almacena también el correo que confirma la emisión.
• Etiquetado coherente: Usa nomenclaturas consistentes (p.ej. “EA2020-2023_Contoso”) para carpetas y archivos; facilitará la correlación con el tenant.
• Automatiza recordatorios: Programa alertas semestrales para revisar si nuevas licencias deben importarse al Centro de administración.
• Concilia números: Compara el MLS con el informe de uso de Microsoft 365 para detectar sobreasignaciones o activos infrautilizados.
• Registra cambios de dominio: Cuando cambies el nombre principal (UPN), informa al soporte para preservar la asociación de licencias futuras.

Verificación y reconciliación posterior

Tras recibir el MLS o la actualización en el portal:

1. Exporta el inventario desde Facturación → Licencias a Excel.
2. Crea una tabla dinámica que sume las columnas Asignadas y Disponible; valida que coincidan con las cantidades del MLS.
3. Documenta cualquier discrepancia (por ejemplo, licencias marcadas como “Sin asignar” pero usadas en la práctica) y corrígela asignando o liberando licencias.
4. Guarda el libro de Excel junto con el MLS; será tu referencia maestra para la próxima auditoría.

Preguntas frecuentes

¿Puedo recuperar claves de producto (MAK) perdidas con la baja del VLSC?

Sí. Al abrir el caso, solicita expresamente la reemisión de claves. El soporte corroborará tu identidad y las enviará por un canal seguro.

¿Tienen coste estos servicios de soporte?

Las consultas relacionadas con licenciamiento heredado no generan cargos si la organización posee suscripciones activas o si el partner tiene competencias de licenciamiento.

¿Cuánto tarda Microsoft en entregar el MLS?

El plazo habitual es de 3 a 5 días laborables; puede ampliarse si existen contratos muy antiguos (p.ej. Open 1998) cuyo número de autorización ya no está en los sistemas modernos.

¿Se pueden fusionar varios inquilinos para visualizar un único inventario?

No de forma automática. Primero hay que transferir o reubicar contratos en el tenant principal. El equipo de licenciamiento te indicará la mejor vía (fusión, migración o subrogación).

Ventajas y limitaciones

Aspecto	Ventajas	Limitaciones
Informe MLS	Validez legal, detalle por SKU, histórico completo	No se actualiza en tiempo real; requiere nueva petición ante cada compra
Reasociación al tenant	Gestión centralizada, asignación automática de licencias	Dependiente de la correcta mapeada de dominios y contratos
Soporte vía partner	Interlocutor único si compras 100 % indirectas	Tiempo extra al escalar; posibles costes si tu contrato de servicios lo contempla
Conservación local	Copias siempre disponibles ante auditoría	Requiere procesos internos de protección y archivado seguro

Conclusión

La desaparición del VLSC no implica la pérdida de tus derechos de uso. Con un simple ticket de soporte —o con la ayuda de tu partner— puedes restaurar la visibilidad de todas las licencias por volumen y obtener el MLS como respaldo jurídico. Establece un proceso periódico de conciliación para evitar sorpresas en auditorías futuras y mantén un repositorio local que combine los informes de Microsoft 365 con la documentación histórica.