¿Necesitas habilitar Escritorio remoto en tu servidor sin arruinar el presupuesto de tu entidad sin fines de lucro? En esta guía detallada descubrirás qué licencias de Windows Server son imprescindibles —y cuáles no— cuando el acceso RDP se limita al administrador para tareas de mantenimiento.
Contexto de la organización
Imagina la situación: una ONG pequeña va a instalar Windows Server Standard en un equipo físico local para alojar su software contable multiusuario, pero el trabajo diario se realiza desde los puestos cliente. El único objetivo del Escritorio remoto (RDP) será que el administrador de TI realice soporte, actualizaciones y copias de seguridad desde casa o desde otra sede. El reto es cumplir las reglas de licenciamiento de Microsoft, evitando pagos innecesarios.
Licencias que intervienen en Windows Server
| Tipo de licencia | Para qué sirve | ¿Obligatoria en este escenario? |
|---|---|---|
| Windows Server Standard | Instala el sistema operativo en el hardware del servidor. | Sí |
| Windows Server CAL | Da derecho a cada usuario o dispositivo a consumir cualquier servicio del servidor (archivos, impresión, autenticación, etc.). | Sí (al menos una para el admin) |
| Remote Desktop Services (RDS) CAL | Autoriza a un usuario o dispositivo a iniciar sesiones interactivas por RDP cuando el rol “Remote Desktop Services” está instalado. | No, si solo se usan las sesiones administrativas integradas |
Las dos sesiones RDP de administración que ya vienen incluidas
Desde Windows Server 2003, Microsoft concede de fábrica hasta dos conexiones remotas simultáneas para administrar el servidor. Estas sesiones especiales:
- No exigen activar el rol “Remote Desktop Services”.
- No consumen ninguna RDS CAL.
- Están pensadas exclusivamente para mantenimiento y soporte; no para ejecutar aplicaciones de usuario final.
Por lo tanto, si tu único usuario remoto es el propio administrador, basta con la licencia del sistema operativo y su correspondiente Windows Server CAL. El servidor quedará en cumplimiento sin necesidad de montar un servidor de licencias RDS.
Cuándo se hace imprescindible una RDS CAL
La línea roja aparece en el momento en que:
- Se instala el rol “Remote Desktop Services” para publicar escritorios o aplicaciones.
- Más personas (contables, voluntarios, personal de campo) se conectan para trabajar habitualmente dentro de la sesión RDP.
En ese instante:
- Debes desplegar un Servidor de licencias RDS en tu dominio o grupo de trabajo.
- Comprar las RDS User CAL o RDS Device CAL que encajen mejor con tu uso: en ONGs es habitual la modalidad User CAL porque los voluntarios pueden usar varios dispositivos.
Buenas prácticas de licenciamiento para entidades sin ánimo de lucro
Microsoft mantiene varios programas de donación y descuento (Nonprofit, TechSoup, Programa de Voluntarios, etc.). Para sacar el máximo provecho:
- Regístrate con tu correo institucional en el portal de organizaciones sin fines de lucro de Microsoft.
- Obtén la validación de tu estatus (suele tardar de 3 a 10 días).
- Adquiere Windows Server, CAL y RDS CAL con precios reducidos —a veces el descuento supera el 70 % respecto a la tarifa comercial.
Además de ahorrar dinero, obtienes asesoría oficial sobre licenciamiento y la tranquilidad de cumplir las auditorías que muchos donantes y organismos públicos exigen.
Pasos para habilitar solo las sesiones administrativas de RDP
- Instala Windows Server Standard desde medios oficiales y aplícale las últimas actualizaciones.
- Activa el rol Remote Desktop Services Licensing Diagnoser (opcional) para verificar que no hay advertencias de licencias RDS.
- En “Configuración remota”, marca la opción Permitir conexiones remotas a este servidor.
- Agrega la cuenta del administrador (o un grupo de administradores) a “Remote Desktop Users”.
- Verifica que el contador de sesiones remotas simultáneas nunca exceda las dos permitidas.
- Documenta internamente que el acceso RDP es solo para tareas de soporte y que no hay usuarios finales trabajando en esas sesiones.
Riesgos si se usan las sesiones administrativas para tareas diarias
Aunque técnicamente es posible abrir aplicaciones ofimáticas o la contabilidad dentro de las sesiones gratuitas, hacerlo viola los términos de licencia. En caso de auditoría, Microsoft podría:
- Requerir la compra retroactiva de todas las RDS CAL necesarias.
- Aplicar penalizaciones económicas según los contratos Open Value o CSP.
- Suspender el acceso a programas de donación.
La recomendación es clara: limita esas sesiones a mantenimiento. Para trabajo cotidiano, invierte en las RDS CAL o plantea un servicio de escritorio remoto basado en Azure Virtual Desktop, que tiene otro modelo de precio.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una CAL también para los servicios de archivo e impresión?
Sí. Toda cuenta (o dispositivo) que acceda a recursos de Windows Server requiere al menos una Windows Server CAL, independientemente de que el acceso sea local o remoto.
¿Puedo instalar el rol RDS y aun así usar las sesiones gratuitas?
No. Una vez instalado el rol “Remote Desktop Services”, el sistema exige un servidor de licencias RDS. Las dos sesiones de administración dejan de estar disponibles como “free pass”.
¿Qué es mejor: User CAL o Device CAL?
- User CAL: ventajosa si una misma persona usa varios dispositivos (ordenador de la oficina, portátil, tableta).
- Device CAL: más barata en entornos de kiosco o aulas donde varios usuarios comparten un único PC.
¿Se puede combinar este modelo con copias de seguridad fuera de línea?
Sí. El acceso RDP para el administrador no interfiere con las copias de seguridad locales o en la nube; basta con instalar el agente de tu solución preferida (Veeam, Azure Backup, etc.) siguiendo las buenas prácticas de seguridad.
Ejemplo práctico de licenciamiento mínimo
Escenario: un servidor físico con Windows Server Standard 2022, dominio único, 10 empleados que solo acceden a la base de datos contable desde sus PCs, y un administrador que a veces se conecta por RDP.
| Concepto | Cantidad | Notas |
|---|---|---|
| Licencia Windows Server Standard | 1 | Incluye derechos de virtualización para dos VM si se asignan los cores correspondientes. |
| Windows Server User CAL | 11 | 10 empleados + 1 administrador. |
| RDS User CAL | 0 | No requerida mientras solo se use RDP administrativo. |
Con esta combinación la ONG cumple los contratos EULA y puede destinar su presupuesto a formación o a mejorar su infraestructura en vez de pagar por licencias que no utiliza.
Conclusión
Para una organización sin ánimo de lucro que necesita mantenimiento remoto pero ningún usuario final trabajando dentro del servidor, la estrategia óptima es:
Windows Server Standard + Windows Server CAL para cada persona/dispositivo que acceda a cualquier servicio del servidor, y nada más. Aprovecha las dos sesiones RDP de administración preinstaladas y mantén documentado que su uso queda restringido al personal de TI.
Si en el futuro el modelo cambia y los contables piden su propio escritorio virtual, simplemente añade el rol RDS, configura un servidor de licencias y adquiere las RDS CAL. Así tu ONG estará preparada para crecer sin sorpresas legales ni sobrecostes.