Guardar hoja de Excel como PDF en la misma carpeta con VBA

Cuando automatizas reportes en Excel, lo último que quieres es que tus archivos PDF se dispersen por carpetas aleatorias. Esta guía detalla cómo forzar a que cada hoja se exporte exactamente al mismo directorio donde vive tu libro, garantizando orden y portabilidad.

Índice

Por qué conviene guardar el PDF junto al libro

Centralizar los archivos evita dudas sobre la versión correcta, simplifica la distribución —basta con copiar la carpeta entera— y elimina las peligrosas rutas duras que suelen romperse cuando el proyecto se mueve a otro equipo o se almacena en OneDrive, SharePoint o una unidad de red. Al sostener la relación libro‑informe en el mismo nivel del sistema de archivos también facilitas automatizaciones posteriores, por ejemplo, envío masivo por correo o archivado cronológico mediante scripts. Además, los procesos de copia de seguridad detectan menos cambios y consumen menos espacio porque todos los ficheros relacionados están agrupados.

Solución rápida usando `ActiveWorkbook.Path`

El enfoque más sencillo cabe en apenas tres líneas de código. Copia y pega el siguiente procedimiento en un módulo estándar y ejecútalo desde la hoja que quieras convertir:


Sub SaveAsPDF()
    Dim saveLocation As String
    saveLocation = ActiveWorkbook.Path & "\" & Range("B1").Value & ".pdf"
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat _
        Type:=xlTypePDF, _
        Filename:=saveLocation
End Sub

En este ejemplo el nombre del PDF se toma de la celda B1, lo que permite que el usuario elija un identificador legible —por ejemplo, InformeVentasMarzo_2025. Si prefieres un nombre fijo o dinámico por fecha, basta con modificar esa línea.

Versión robusta con validaciones y prevención de sobrescrituras

En entornos profesionales resulta imprescindible blindar el proceso frente a situaciones inesperadas. La macro siguiente:

Comprueba si el libro ha sido guardado.
Valida el nombre propuesto para descartar caracteres ilegales (\ / : * ? " < > |).
Impide sobrescribir archivos existentes añadiendo un sufijo incremental (1, 2…).
Muestra mensajes de error claros para el usuario final.


Option Explicit

Sub SaveSheetAsPDF()
    Dim wbPath As String, pdfName As String, fullPath As String
    Dim i As Long

    '--- 1. Comprobar que el libro está guardado
    wbPath = ActiveWorkbook.Path
    If wbPath = vbNullString Then
        MsgBox "¡El libro aún no se ha guardado! Guarda el archivo antes de exportar.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If

    '--- 2. Obtener y validar el nombre del PDF
    pdfName = Trim(Range("B1").Value)
    If pdfName = vbNullString Then
        MsgBox "La celda B1 está vacía. Escribe un nombre para el PDF.", vbInformation
        Exit Sub
    End If
    If Not IsFileNameValid(pdfName) Then
        MsgBox "El nombre contiene caracteres no permitidos. Evita \ / : * ? "" < > |", vbCritical
        Exit Sub
    End If

    '--- 3. Construir la ruta y evitar sobrescritura
    fullPath = wbPath & "\" & pdfName & ".pdf"
    i = 1
    Do While Dir(fullPath) <> vbNullString
        fullPath = wbPath & "\" & pdfName & "_" & i & ".pdf"
        i = i + 1
    Loop

    '--- 4. Exportar
    On Error GoTo ExportError
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=fullPath
    MsgBox "PDF guardado correctamente en:" & vbCrLf & fullPath, vbInformation
    Exit Sub

ExportError:
    MsgBox "Se produjo un error al exportar el PDF: " & Err.Description, vbCritical
End Sub

'Función auxiliar: comprueba caracteres permitidos
Private Function IsFileNameValid(fileName As String) As Boolean
    Dim invalidChars As Variant, ch As Variant
    invalidChars = Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|")
    For Each ch In invalidChars
        If InStr(fileName, ch) > 0 Then
            IsFileNameValid = False
            Exit Function
        End If
    Next ch
    IsFileNameValid = True
End Function

Desglose línea por línea

Código	Propósito
`wbPath = ActiveWorkbook.Path`	Devuelve la carpeta que aloja el libro abierto. Si el usuario nunca guardó el archivo, la cadena llega vacía.
`pdfName = Trim(Range("B1").Value)`	Obtiene y recorta espacios del nombre deseado, facilitando la edición directa desde la hoja.
`IsFileNameValid`	Función personalizada que bloquea caracteres prohibidos por Windows para evitar errores en tiempo de ejecución.
`Dir(fullPath)`	Comprueba la existencia del archivo. El bucle `Do While` agrega sufijos hasta hallar un nombre libre.
`ExportAsFixedFormat`	Convierte la hoja activa a PDF. Disponible desde Excel 2007; en versiones anteriores se puede recurrir a impresoras PDF virtuales.

Trucos de productividad

Botón en la cinta: Asigna la macro a un botón personalizado mediante Archivo › Opciones › Personalizar cinta. Así cualquier usuario la ejecuta sin abrir el editor de VBA.
Nombres dinámicos: Para sellar la fecha automáticamente usa:
pdfName = "Informe" & Format(Date, "yyyymm_dd")
Exportar todas las hojas: Recorre Worksheets en un bucle y llama a ExportAsFixedFormat en cada iteración, útil para proyectos con múltiples informes diarios.
Enviar por correo: Tras guardar el PDF, invoca CreateItem(0) en Outlook y adjunta el archivo —ideal para reportes semiautomáticos.
Integración con Power Automate: Si la carpeta se sincroniza con OneDrive, un flujo puede detectar la creación del PDF y disparar notificaciones o archivarlo en SharePoint.

Compatibilidad entre versiones de Excel

La instrucción ExportAsFixedFormat apareció con Excel 2007 y continúa vigente hasta Excel 365. Para ediciones 2003 o anteriores necesitarás:

Instalar una impresora PDF virtual (Microsoft Print to PDF, CutePDF, etc.).
Usar ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut apuntando a esa impresora y luego mover el archivo resultante a la carpeta deseada.
Modificar el código para identificar la cola de impresión mediante la API de Windows, dado que VBA puro carece de un método nativo.

En Mac, ExportAsFixedFormat funciona en Office 2016 o posterior, pero la ruta utiliza la barra inclinada / en lugar de \. El código anterior no necesita cambios si sustituyes la barra manual por Application.PathSeparator:


saveLocation = ActiveWorkbook.Path & Application.PathSeparator & pdfName & ".pdf"

Automatizaciones avanzadas

Cuando gestionas decenas de informes diarios, conviene que el proceso sea headless, es decir, sin intervención humana. Algunas ideas:

Programar tareas: Crea un archivo .vbs que abra el libro, llame a la macro y cierre Excel. Luego usa el Programador de Tareas de Windows para ejecutarlo a la hora deseada.
Etiquetas de versión: Integra Git con archivos .xlam y guarda los PDF en una subcarpeta dist/ con etiquetas de compilación.
Registro de actividad: Añade una hoja oculta “Log” donde escribas fecha, usuario y nombre del PDF generado. Así tienes un histórico de auditoría.
Comprimir archivos: Después de exportar, llama a la librería Shell.Application para insertar el PDF en un ZIP y reducir el peso de envío.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué ocurre si la celda B1 es numérica?
VBA la convierte en cadena automáticamente, pero se recomienda envolver con CStr para evitar separadores de miles indeseados.

¿Puedo exportar un rango específico y no la hoja completa?
Sí. Establece el rango como área de impresión mediante PageSetup.PrintArea antes de llamar a ExportAsFixedFormat.

¿Cómo incluyo varias hojas en un solo PDF?
Selecciona las hojas con Sheets(Array("Hoja1","Hoja2")).Select y luego ejecuta la exportación: Excel concatenará todas en un único documento.

¿Por qué el PDF pierde formato o fuentes?
Asegúrate de que las fuentes estén instaladas en el equipo que ejecuta la macro. Para máxima compatibilidad, habilita la incrustación en Archivo › Opciones › Guardar › Incrustar fuentes.

Conclusión

Adoptar ActiveWorkbook.Path como base para tus exportaciones elimina la fragilidad típica de las macros con rutas absolutas. Con apenas unas líneas garantizas que los PDF siempre viajen junto al libro, conservando el contexto y facilitando colaboraciones. Al combinar validaciones, versiones incrementales y buenas prácticas de distribución, tu solución será sólida, escalable y libre de sorpresas desagradables.