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Firmas eliminadas que siguen apareciendo en Outlook: cómo borrarlas definitivamente (Windows, Mac y web)

Outlook

¿Borraste una firma y Outlook sigue mostrándola? Esta guía exhaustiva explica por qué ocurre, dónde queda “oculta” la firma en Windows, macOS y Outlook Web, y cómo eliminarla de forma permanente sin dejar rastros para que no vuelva a aparecer.

Índice

Por qué Outlook conserva las firmas “fantasma”

Outlook almacena las firmas en tres lugares distintos, y basta con que una copia sobreviva para que la aplicación la vuelva a ofrecer en el menú desplegable:

  • Archivos locales del perfil de Windows o macOS (.htm, .rtf, .txt y una carpeta de recursos).
  • Sincronización en la nube de Microsoft 365 para que la misma firma se use en distintos dispositivos.
  • Caché del propio Outlook, que acelera la carga de firmas usadas con frecuencia.

Cuando solo eliminamos la firma desde Archivo ▸ Opciones ▸ Correo ▸ Firmas, Outlook borra la referencia principal pero a menudo deja intactos los archivos locales o un registro en caché. De ahí que la firma siga apareciendo.

Solución rápida paso a paso

PasoAcciónDetalle
1Revisar “Firmas en este dispositivo”En el cuadro de diálogo Firmas, cambia el desplegable Cuenta de correo electrónico a Firmas en este dispositivo. Borra allí cualquier firma residual.
2Eliminar los archivos locales de firma1. Cierra Outlook.
2. Pulsa Windows + R, escribe %appdata%\Microsoft\Signatures y acepta.
3. Borra los archivos .htm, .rtf, .txt y (si existe) la carpeta con el nombre de la firma que ya no quieres.
4. Reinicia Outlook.
3Verificar que la caché se haya limpiadoAl reabrir Outlook, comprueba el menú de firmas; las entradas deberían haber desaparecido.

Entender la estructura de las firmas

Cada firma se guarda en %appdata%\Microsoft\Signatures como:

  • Un archivo HTML que Outlook usa cuando redactas correos en formato HTML (la vista predeterminada).
  • Un archivo RTF para mensajes en texto enriquecido.
  • Un archivo TXT para texto sin formato.
  • Una carpeta con el mismo nombre, que contiene imágenes incrustadas, hojas de estilo y otros recursos.

Si dejas alguno de estos elementos en la carpeta, Outlook puede reconstruir la firma on the fly y volver a listarla.

Cómo vaciar completamente la carpeta de firmas en Windows

  1. Abre el Explorador de archivos y copia la ruta %appdata%\Microsoft\Signatures en la barra de direcciones.
  2. Ordena por Fecha de modificación para localizar más rápido los elementos recientes.
  3. Selecciona todos los archivos y carpetas con el nombre de la firma problemática.
  4. Elimínalos de forma permanente (Mayús + Supr) o muévelos a la papelera y vacíala.
  5. Abre Outlook y verifica.

Eliminar firmas sincronizadas desde Microsoft 365

Con la característica Signature Cloud Settings, las firmas se guardan en el buzón del usuario y se sincronizan entre equipos. Si trabajas en más de un dispositivo:

  • Repite los pasos anteriores en cada ordenador con Outlook escritorio.
  • Si tu organización permite PowerShell, ejecuta:
    Set-OrganizationConfig -SetDefaultSignedEmailSignature $false
  • En cuentas personales, desactiva la sincronización y borra la firma local antes de reactivarla.

Eliminar firmas en Outlook para Mac

En macOS, los archivos residen en:

~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/<perfil>/Signatures

Procedimiento:

  1. Cierra Outlook.
  2. En Finder, pulsa ⌘ + Mayús + G, pega la ruta anterior y entra.
  3. Identifica y borra la carpeta y los archivos de la firma.
  4. Vacía la papelera, abre Outlook y comprueba.

Eliminar firmas en Outlook Web (OWA)

Si, tras limpiar la firma en los clientes de escritorio, vuelve a aparecer, modifícala también en la versión web:

  1. Inicia sesión en outlook.office.com.
  2. Selecciona Configuración ▸ Correo ▸ Redactar y responder.
  3. Busca la firma en la lista desplegable, bórrala y guarda.
  4. Limpia la caché del navegador o abre OWA en modo privado para confirmar.

Restablecer la caché de Office

Office mantiene archivos temporales que pueden reproducir el problema. Para vaciarla:

  1. Sal de todas las aplicaciones de Office.
  2. Ve a %localappdata%\Microsoft\Office\16.0 (puede variar a \15.0 o \18.0).
  3. Borra las carpetas OfficeFileCache y OfficeFileCacheContent.
  4. Reinicia el equipo.

¿Funciona la reparación rápida de Office?

La reparación rápida (Panel de control ▸ Programas ▸ Microsoft 365 ▸ Cambiar ▸ Reparación rápida) restablece archivos de la instalación, pero no toca la carpeta de firmas. Úsala solo si Outlook muestra errores tras borrar manualmente las firmas.

Buenas prácticas para administrar firmas en Outlook

  • Centraliza la gestión con herramientas de terceros o con Microsoft Exchange Transport Rules para que las firmas se apliquen en servidor.
  • Asigna un nombre lógico (p. ej. Firma-Marketing-2025) para evitar duplicados y facilitar búsquedas.
  • Versiona cada cambio: añade “v2”, “v3”… y borra la versión anterior antes de crear la nueva.
  • Evita imágenes gigantes; usa <img width="..." height="..."> y sube los logos a un CDN para mejorar la carga.
  • Comprueba la firma en móvil, especialmente si tu empresa usa Outlook para iOS o Android, donde los anchos de pantalla son distintos.

Automatización con PowerShell

En entornos corporativos se puede automatizar la limpieza de firmas con el siguiente script que detecta y borra las entradas obsoletas:

Get-ChildItem "$Env:APPDATA\Microsoft\Signatures" |
Where-Object { $_.Name -like 'OLD' } |
Remove-Item -Recurse -Force

Agrega el script al inicio de sesión del usuario para eliminar firmas marcadas como OLD.

Recomendaciones finales

Si, tras aplicar todas las soluciones, la firma indeseada sigue apareciendo:

  1. Revisa que no existan complementos que inserten firmas automáticamente (por ejemplo, extensiones de CRM o de marketing).
  2. Confirma en Opciones ▸ Complementos de COM que nada personalise las salidas del correo.
  3. Desactiva temporalmente la sincronización de ajustes de Windows (Configuración ▸ Cuentas ▸ Sincronizar tus configuraciones).
  4. Crea un perfil nuevo de Outlook y migra solo el correo, evitando arrastrar configuraciones corruptas.

Checklist de verificación rápida

  • ☑ Firma borrada en Firmas en este dispositivo.
  • ☑ Carpeta %appdata%\Microsoft\Signatures vacía.
  • ☑ Caché de Office limpiada.
  • ☑ Firma eliminada en Outlook Web.
  • ☑ Sin complementos que la reintroduzcan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo borrar la firma si no tengo derechos de administrador?
Sí. Los archivos de firma residen en tu perfil de usuario, no en rutas protegidas del sistema.

¿Perderé mis otras firmas al vaciar la carpeta completa?
Solo se perderán las firmas que elimines. Si quieres conservar otras, muévelas a un directorio temporal, limpia la carpeta y vuelve a colocar los archivos que necesites.

¿Existe un tamaño máximo para la firma?
Outlook recomienda 10 KB y menos de 5 000 caracteres para asegurar compatibilidad con todos los dispositivos y servidores.

¿Cómo evito que la firma se reinstale sola tras actualizar Office?
Desactiva la sincronización de firmas en la nube en Archivo ▸ Opciones ▸ Correo ▸ Firmas ▸ Opciones de firma en la nube y gestiona las firmas localmente.

Conclusión

Las firmas “fantasma” son molestas, pero entendiendo dónde las guarda Outlook y siguiendo los pasos de limpieza —firmas locales, sincronización en la nube y caché— puedes eliminarlas de forma definitiva. Mantén buenas prácticas de administración, automatiza la limpieza si gestionas muchos equipos y verifica la firma en todos los clientes que uses.

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outlook Troubleshooting Microsoft 365 firmas
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