¿Necesitas enviar un mensaje formal a un cliente y, cinco minutos después, responder algo desenfadado al equipo interno? Con el Nuevo Outlook para Windows puedes alternar firmas para cada contexto, siempre que la organización tenga activadas las roaming signatures. A continuación encontrarás la guía más completa en español sobre cómo habilitar, crear y gestionar varias firmas, así como las soluciones alternativas si todavía no ves la opción.

Diferencias entre Outlook clásico y el Nuevo Outlook

En Outlook clásico (Win32) cada firma se guardaba localmente en tres archivos (.htm, .rtf, .txt). Esto permitía:

• Crear firmas ilimitadas desde Archivo > Opciones > Correo > Firmas.
• Asignar valores predeterminados distintos para “Nuevos mensajes” y “Respuestas/Reenvíos”.

El Nuevo Outlook (basado en WebView2) apuesta por la sincronización en la nube. Las firmas se almacenan en el buzón de Exchange Online y se descargan en cualquier dispositivo compatible (OWA, Mac, móvil, web). El cambio elimina la edición local, pero añade consistencia entre plataformas —con una condición: la característica roaming signatures debe estar habilitada en el tenant.

Cómo comprobar si las firmas itinerantes están activadas

1. Abre el Centro de administración de Exchange Online (EAC) con permisos de administrador.
2. Ve a Configuración > Configuración organizativa > Servicios de buzón.
3. Busca la opción Postpone Roaming Signatures. Si está marcada, las firmas itinerantes están deshabilitadas.

También puedes usar PowerShell (ve la sección siguiente). Si no eres administrador, pide a TI que ejecute la comprobación.

Habilitar roaming signatures mediante PowerShell

Solo un administrador global o de Exchange puede hacer el cambio. Pasos:

Install-Module ExchangeOnlineManagement   # si no está instalado
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com
Comprobar el estado actual
Get-OrganizationConfig | Select-Object PostponeRoamingSignaturesUntilLater
Habilitar (establecer en $false)
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false
Cerrar sesión
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

La propagación suele tardar entre 10 y 30 minutos. Pide a los usuarios que cierren y reabran el Nuevo Outlook para que el menú aparezca.

Crear y administrar firmas adicionales en el Nuevo Outlook

1. Haz clic en el icono ⚙️ Configuración (parte superior derecha).
2. Selecciona Cuenta > Firmas. Si no lo ves, vuelve a la sección anterior.
3. Pulsa ➕ Nueva firma, asigna un nombre (“Firma corporativa”, “Respuesta corta”, etc.).
4. Diseña la firma con el editor integrado (acepta HTML, imágenes, hipervínculos). Buenas prácticas:
   • Limita el tamaño de las imágenes a <50 KB para evitar bloqueos de filtros de correo.
   • Incluye solo los datos estrictamente necesarios (nombre, cargo, teléfono, sitio web y disclaimers legales si proceden).
5. Haz clic en Guardar. Repite para cada firma que necesites.

Insertar la firma adecuada al redactar

• En un correo nuevo, elige Insertar > Firma y selecciona la deseada.
• Si la firma incorrecta se inserta por defecto, bórrala y elige otra —por ahora el Nuevo Outlook no permite firmar automáticamente con plantillas distintas para respuestas.

Diagnóstico rápido cuando la opción no aparece

Antes de culpar a la política de la organización, ejecuta estos tres pasos:

1. Reparación de la aplicación: Inicio > Aplicaciones > Outlook (Nuevo) > Opciones avanzadas > Reparar.
2. Actualizaciones de Office: Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora.
3. Comparación con otros clientes: abre OWA en el navegador o vuelve temporalmente a Outlook clásico para comprobar si las firmas se sincronizan allí. Si funcionan en OWA, el problema es local; si tampoco aparecen, la causa es casi seguro la configuración del tenant.

Alternativas si no tienes permisos administrativos

Mientras esperas a que TI habilite la característica, estas opciones te permitirán seguir trabajando con varias firmas:

• Volver a Outlook clásico: haz clic en Volver a Outlook clásico (parte superior derecha) y usa la interfaz Win32, donde la creación de firmas múltiples sigue activa.
• Partes rápidas (Quick Parts): redacta la firma en un mensaje, selecciónala y pulsa Insertar > Partes rápidas > Guardar selección en Galería de Partes rápidas. Así podrás insertarla con dos clics.
• Plantillas de Outlook: crea un mensaje con la firma deseada, guarda como .oft y ábrelo cada vez que necesites esa firma.
• Complementos de terceros: herramientas como CodeTwo o Exclaimer permiten reglas de firma avanzadas y selección contextual (pueden requerir licencia).

Ventajas y desventajas de las firmas itinerantes

Ventaja	Desventaja
Configuración unificada: la firma viaja con tu cuenta a OWA, macOS, iOS y web.	Depende de que la organización permita roaming signatures a nivel de tenant.
Permite tener varias firmas y seleccionarlas en el momento.	Todavía no admite diferentes firmas predeterminadas para nuevos mensajes y respuestas/reenvíos.
Reducción de incidencias de soporte: menos tickets de “he perdido mi firma”.	Requiere Exchange Online; no disponible con cuentas POP/IMAP.
Evita duplicar firmas en respuestas porque controla la inserción a nivel servidor.	En conexiones lentas, la carga inicial de firmas puede tardar unos segundos.

Buenas prácticas para diseñar firmas profesionales

Una vez habilitada la característica, aprovecha para revisar la estética y el contenido. Recomendaciones:

• Responsivas: usa una tabla de 600 px de ancho con una sola columna; evita anchuras absolutas en píxeles para que la firma se adapte a móviles.
• Tipografía segura: Arial, Calibri, Verdana o Georgia garantizan compatibilidad.
• Imagen alojada externamente vs. incrustada: incrustar asegura que siempre se vea, pero aumenta el peso del mensaje; enlazar reduce el tamaño, aunque algunos sistemas bloquean la descarga automática.
• Texto alternativo: añade alt="" a cada <img> con tu nombre o la web de la empresa para mejorar accesibilidad.
• Legal & sostenibilidad: si tu empresa exige disclaimers o recomendaciones ecológicas (“¡Antes de imprimir…!”), colócalos en fuente de 8 pt, en color gris oscuro para no robar protagonismo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo usar diferentes firmas predeterminadas según el tipo de mensaje? En el Nuevo Outlook todavía no; hay que insertarla manualmente. Microsoft ha confirmado que trabaja en la funcionalidad, sin fecha oficial. ¿Las firmas itinerantes consumen cuota del buzón? Sí, pero su tamaño es mínimo (<50 KB por firma). Incluso con diez firmas no ocuparás más de 500 KB. ¿Funciona con cuentas de Gmail o IMAP añadidas al Nuevo Outlook? No. Las firmas itinerantes requieren Exchange Online. Con cuentas externas, la opción de firmas se habilita localmente y no se sincroniza. ¿Puedo exportar o respaldar mis firmas? Al estar en la nube, se restauran automáticamente. Sin embargo, puedes copiarlas a un archivo HTML para reutilizarlas en otra plataforma. ¿Cómo elimino una firma obsoleta? En Cuenta > Firmas, elige la firma y haz clic en Eliminar. El cambio se replica en todos los dispositivos.

Conclusión

El Nuevo Outlook incorpora la ansiada posibilidad de gestionar múltiples firmas, pero su disponibilidad depende de que la organización habilite las roaming signatures. Si no eres administrador, tu misión es reportar el requerimiento a TI. Mientras esperas, recurre a Outlook clásico, Partes rápidas o plantillas. Una vez activada la característica, dedica tiempo a pulir tus firmas: menos es más, y la coherencia visual refuerza tu marca personal y la imagen corporativa.