¿Tu nueva incorporación trabaja solo con smartphone y necesitas que participe en los chats y archivos de la empresa sin invertir en un portátil? En esta guía aprenderás cómo darle acceso a Microsoft Teams al menor coste y con la menor fricción.
Contexto empresarial
La mayoría de las organizaciones otorgan licencias de Microsoft 365 pensando en estaciones de trabajo completas. Sin embargo, cada vez es más frecuente que determinados perfiles —personal de tienda, operarios de campo, técnicos de soporte o colaboradores externos— utilicen únicamente un teléfono móvil. Para ellos, pagar la misma licencia que para un empleado de oficina puede resultar innecesario.
Objetivo de la solución
Permitir que un quinto empleado, que solo usará su smartphone, pueda:
- Chatear en Microsoft Teams con el resto del equipo.
- Recibir notificaciones de actividad y reuniones.
- Visualizar (no editar) documentos alojados en SharePoint u OneDrive.
- Todo ello con el menor coste posible y sin comprometer la seguridad ni la gobernanza del tenant.
Panorama de licencias de bajo coste
Dentro del ecosistema Microsoft 365 existen varias vías que cubren las necesidades básicas de colaboración móvil sin llegar al coste de un plan Business Standard o E3. Las dos más eficaces para este escenario son:
| Opción | Descripción | Ventajas | Límites / Coste aproximado |
|---|---|---|---|
| A. Microsoft Teams gratuito | Crear una cuenta Teams Free vinculada a un correo personal y añadirla como invitado al tenant. | Licencia sin coste.Chat, llamadas y reuniones básicas.5 GB de almacenamiento compartido en la versión free. | Funciones reducidas (sin políticas avanzadas ni grupos de seguridad).La cuenta queda fuera del dominio corporativo. |
| B. Licencia Microsoft 365 F1 (Frontline) | Asignar una licencia F1 al usuario desde el Centro de administración. | Teams completo (móvil y web).Aplicaciones Office web‑only (Word, Excel, PowerPoint).OneDrive 2 GB y presencia interna dentro del tenant.Gestión centralizada con políticas de seguridad y compliance. | ≈ US $2 – 4 mensuales.Sin buzón de Exchange (Outlook solo con cuentas externas). |
Detalle de la opción A – Teams gratuito
Cuándo elegirla
Es la mejor elección si el presupuesto es crítico y el nuevo usuario no necesita acceso ampliado a SharePoint, Intune o administración de dispositivos.
Pasos rápidos de configuración
- Solicita al empleado un correo personal (Outlook.com, Gmail, etc.).
- Desde Microsoft Teams › Equipos, selecciona Agregar miembro y elige Invitar como invitado.
- Cuando reciba la invitación, el empleado la acepta y configura su perfil.
- El usuario descarga la app de Teams para iOS o Android e inicia sesión con esas credenciales.
- Otorga permisos de lectura en los sitios de SharePoint u OneDrive que alojan los documentos que deberá consultar.
Buenas prácticas de seguridad
- Habilita la autenticación multifactor (MFA) para invitados desde Entra ID (Azure AD) para mitigar accesos no deseados.
- Revisa periódicamente el panel de Identidades externas para retirar cuentas inactivas.
- Limita la descarga de archivos en dispositivos no administrados desde Microsoft Purview › Políticas de acceso condicional.
Ventajas y limitaciones técnicas
La experiencia de chat y reuniones es prácticamente idéntica a la de un usuario interno, incluyendo emojis, reacciones y fondos personalizados. No obstante, las siguientes capacidades permanecen desactivadas:
- Grabación de reuniones en la nube.
- Aplicaciones de terceros que requieran consentimiento del inquilino.
- Participación en canales compartidos privados.
Detalle de la opción B – Licencia Microsoft 365 F1
Cuándo elegirla
Escoge esta licencia cuando necesites:
- Integración total con el dominio corporativo (@empresa.com).
- Gestión de políticas de retención, eDiscovery y archivado.
- Aplicar MDM/MAM con Microsoft Intune.
- Auditoría avanzada de actividades.
Asignación paso a paso
- En portal.microsoft.com › Centro de administración de Microsoft 365 › Usuarios activos, selecciona Agregar usuario.
- Introduce nombre, apellido y alias de correo.
- Marca la casilla Licencias y aplicaciones y elige Microsoft 365 F1.
- Define la ubicación País / Región correcta para evitar problemas con la facturación.
- Finaliza y envía las credenciales iniciales al empleado.
- Recomienda habilitar la MFA en cuanto inicie sesión.
Qué incluye y qué no incluye
| Servicio | Disponibilidad con F1 |
|---|---|
| Teams (chat, reuniones, canales) | ✔ Completo (móvil + web) |
| Word, Excel, PowerPoint | ✔ Solo web + móvil |
| OneDrive personal | ✔ 2 GB |
| Exchange Online (buzón Outlook) | ✖ No incluido |
| SharePoint Online | ✔ Acceso a sitios según permisos |
| Microsoft Stream grabaciones | ✖ Requiere licencia E1+ o complemento |
Cálculo de costes anuales
Suponiendo un precio medio de US $3 mensuales:
- Coste mensual: 1 × US $3 ≈ US $3
- Coste anual: US $3 × 12 meses = US $36
Incluso en escenarios de márgenes ajustados, este importe suele justificarse si se requiere gobierno interno y trazabilidad de datos.
Pasos de implementación (válidos para ambas opciones)
- Alta del usuario o invitación
- Opción A: Invitado vía Teams.
- Opción B: Creación y asignación de licencia desde el centro de administración.
- Instalación móvil
- Descarga de la app Microsoft Teams para iOS o Android.
- Inicio de sesión con la cuenta creada.
- Permisos de documentos
- Conceder acceso «Sólo lectura» en los sitios de SharePoint y bibliotecas de OneDrive pertinentes.
- Configurar alertas de acceso si se precisa trazabilidad.
- Verificación de seguridad
- Activar MFA.
- Revisar políticas de acceso condicional: exigir dispositivo con estado de cumplimiento o bloquear descarga de archivos.
Consideraciones de identidad externa
Los usuarios invitados no consumen licencias de Microsoft 365; su coste se cubre bajo la capa de Microsoft Entra External ID, cuya asignación gratuita incluye las 50 000 primeras identidades mensuales. Solamente si el volumen de invitados es muy elevado o se habilitan funciones como premium conditional access se incurre en cargos adicionales.
Alternativa temporal – Teams Exploratory
Si prefieres evitar cuentas personales y aún no quieres pagar la F1, existe el programa Teams Exploratory, que concede una licencia gratuita de 12 meses a cualquier usuario sin licencia que intente iniciar Teams con un correo corporativo. Ventajas:
- Incluye Teams, Planner, SharePoint y OneDrive (2 GB).
- No requiere alta manual por parte del administrador —el usuario la activa al iniciar sesión.
Aun así, recuerda que al concluir el año la organización deberá asignar una licencia de pago para no perder acceso.
Escalado de funcionalidades
En caso de que el empleado necesite en el futuro:
- Llamadas telefónicas PSTN → Añade el complemento Teams Phone Standard.
- Webinars o seminarios en directo → Requiere E3 + Teams Premium o E1 + ad‑on.
- Supervisión de cumplimiento (DLP, eDiscovery avanzado) → Licencias Microsoft Purview E5.
Preguntas frecuentes
¿El usuario podrá editar documentos si se conecta desde un navegador?
Con Teams Free, no; la edición colaborativa queda bloqueada. Con F1 podrá editar versiones web de Word, Excel y PowerPoint.
¿Se puede convertir la cuenta invitada en cuenta interna más adelante?
Sí. Basta con crear un buzón interno y asignar la licencia adecuada, manteniendo el historial de chat si se conserva el mismo UPN.
¿Cómo se gestiona el borrado remoto si el móvil se pierde?
En Teams Free no hay MDM nativo. Con F1 puedes aplicar políticas de Intune o, al menos, borrar datos empresariales desde el Centro de seguridad › Dispositivos moviles.
¿El invitado puede ver organigrama y estados de presencia?
Solo verá la presencia básica (Disponible, Ocupado). No visualizará la jerarquía completa ni tarjetas enriquecidas.
¿Se necesita licencia para grabar llamadas de voz IP?
La grabación en la nube exige licencias E1+ y normalmente el add‑on correspondiente.
Recomendación final
1. Empezar con la opción A (Teams gratuito)
Ideal si buscas cero coste y el usuario acepta usar un correo personal.
2. Escalar a F1 cuando necesites integración total
Por unos pocos dólares al mes obtienes control centralizado, políticas de seguridad y coherencia de dominio.
De este modo garantizas acceso a Teams con el mínimo gasto inicial y mantienes abierta la puerta a ampliar prestaciones a medida que el negocio crece.