Insertar y actualizar automáticamente ruta y nombre de archivo en el pie de página de Word

Evita confusiones de versión mostrando en el pie de página la ruta y el nombre reales del documento de Word. Así todo lector sabrá dónde está guardado el archivo y cuándo se renombró sin buscar en carpetas ni preguntar al autor.

Índice

Por qué conviene mostrar la ruta y el nombre del archivo

Cuando se trabaja en equipos distribuidos o se utilizan sistemas de almacenamiento en la nube como OneDrive o SharePoint, un mismo archivo puede llegar a descargarse, copiarse y renombrarse varias veces. Sin una referencia visible resulta difícil saber si la versión que tiene una persona es la misma que está revisando otra. La información Ruta + Nombre en el pie de página elimina dudas y reduce correos de “¿qué versión estás usando?”. Además:

Facilita la búsqueda de originales en redes compartidas.
Evita sobrescribir sin querer archivos con nombres genéricos como Informe.docx.
Acelera auditorías: el PDF impreso muestra exactamente la ubicación del original en el momento de la firma.

Campo FileName: la clave de todo

Word incorpora el campo FileName, capaz de devolver sólo el nombre, el nombre con la extensión o la ruta completa. Al usarlo dentro de una plantilla (.dotx o .dotm), cada documento nuevo heredará el campo y lo actualizará con sus propios datos al guardarse. No se necesita ningún complemento externo ni programación compleja.

Abrir y preparar la plantilla

Localiza tu plantilla y haz clic derecho > Abrir. Si no existe, crea una nueva (Archivo → Nuevo → Plantilla en blanco) y guárdala como .dotx.
Asegúrate de que la vista sea Diseño de impresión para poder activar encabezado y pie.

Activar el pie de página

Haz doble clic en el área inferior del documento o ve a Insertar → Encabezado y pie de página → Pie de página → Editar pie de página. Verás que el cursor queda dentro del marco de pie y la cinta muestra la pestaña Diseño de Herramientas de encabezado y pie.

Insertar el campo

Dentro del pie selecciona Insertar → Partes rápidas → Campo.
En la lista de nombres elige FileName.
Activa la casilla Agregar ruta al nombre de archivo para que Word combine ambos valores.
Si lo deseas, selecciona un formato diferente en Opciones de formato (por ejemplo, sin extensión).
Haz clic en Aceptar. Aparecerá un código gris con la ruta predeterminada de la plantilla, algo como C:\\Plantillas\\Proyecto\\Plantilla.dotx.

Guardar y cerrar

Guarda los cambios (Ctrl+G) y cierra la plantilla. A partir de ahora, cualquier documento creado desde Archivo → Nuevo → Personal → TuPlantilla mostrará su propia ruta en cuanto se guarde por primera vez.

Forzar la actualización manual

Por defecto Word refresca el campo FileName al abrir, imprimir o cambiar entre vista de impresión y borrador. Sin embargo, durante el trabajo diario puede que renombres o muevas el documento y quieras ver el cambio inmediatamente. Tienes tres opciones:

Haz clic en el campo y presiona F9.
Ve a Archivo → Imprimir y regresa: Word actualiza todos los campos antes de la vista previa.
Usa el menú contextual del campo → Actualizar campo.

Actualizar siempre antes de imprimir

Si tu flujo de trabajo implica generar PDFs o impresiones definitivas, conviene asegurar que la ruta sea correcta:

Abre Archivo → Opciones → Mostrar.
Activa Actualizar campos antes de imprimir.
Opcionalmente marca Actualizar vínculos de datos antes de imprimir para refrescar referencias a Excel.

Automatizar con macros en plantillas `.dotm`

Cuando necesitas que la actualización ocurra en cualquier circunstancia (al abrir, al guardar o al cambiar de carpeta) puedes añadir unas pocas líneas de VBA. A continuación un ejemplo mínimo:

' Módulo ThisDocument de la plantilla .dotm
Private Sub Document_Open()
    Call ActualizarCampos
End Sub

Private Sub Document_New()
    Call ActualizarCampos
End Sub

Private Sub Document_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
    Call ActualizarCampos
End Sub

Private Sub ActualizarCampos()
    Dim c As Field
    For Each c In Me.Fields
        c.Update
    Next c
End Sub

La macro recorre cada campo del documento y lo refresca. Al residir en la plantilla, el código se hereda sin copiarse físicamente en cada archivo, de modo que la seguridad macro se mantiene controlada.

Ventajas adicionales del campo FileName

Opción de conmutador	Resultado
`\\p` (predeterminado)	Muestra ruta completa + nombre + extensión
`\\n`	Muestra solo el nombre de archivo sin ruta
`\\* Upper`	Convierte todo a mayúsculas
`\\* Lower`	Convierte todo a minúsculas

Puedes combinar conmutadores para adaptar el texto a tus guías de estilo, por ejemplo { FILENAME \\p \\* Upper }.

Uso de rutas relativas

Word siempre devuelve la ruta absoluta. Si tu organización publica en la web y prefiere rutas relativas:

Guarda primero el documento en su carpeta final y luego inserta el campo.
O escribe una macro que reemplace la parte fija de la ruta con una cadena vacía antes de imprimir.

Ejemplo de conversión a ruta relativa

Sub RutaRelativa()
    Dim docPath As String, raiz As String
    raiz = "C:\\Intranet\\Docs\\"
    docPath = ActiveDocument.FullName
    ActiveDocument.Bookmarks("RutaRelativa").Range.Text = Replace(docPath, raiz, "")
End Sub

Este procedimiento asume que has creado un marcador llamado RutaRelativa en el pie de página y define raiz como la carpeta raíz que deseas suprimir.

Versionado con OneDrive y SharePoint

Cuando el archivo reside en la nube Microsoft 365, Word muestra la URL de sincronización local (p. ej. C:\\Users\\TuUsuario\\OneDrive – Empresa\\Proyecto\\). Si varios colaboradores usan rutas locales diferentes, sigue siendo útil indicar la ubicación física exacta, puesto que al hacer clic derecho → Copiar dirección el explorador reconocerá la ruta remota.

Buenas prácticas de plantillas corporativas

Establece un diseño coherente de pies de página: logotipo a la izquierda, ruta centrada y número de página a la derecha.
Protege la sección de plantilla para evitar que usuarios borren accidentalmente el campo.
Incluye instrucciones breves en la primera página (“La ruta y el nombre se actualizan automáticamente al guardar”).
Documenta en el manual interno la presencia del campo para que diseñadores y revisores sepan interpretarlo.

Solución de problemas frecuentes

El campo muestra la ruta de la plantilla en lugar de la del documento

Esto ocurre cuando se crea un archivo nuevo pero todavía no se ha guardado. Guarda el documento una primera vez y presiona F9.

El nombre no cambia tras renombrar el archivo

Actualiza campos manualmente o comprueba que no tengas marcado Guardar siempre esta versión en la caché de OneDrive.

Los macros no se ejecutan

Word puede tener la macro deshabilitada por la directiva de la empresa. Pide al administrador que firme digitalmente la plantilla o coloque la ruta en un directorio de confianza.

Campos relacionados que pueden interesarte

SaveDate: fecha y hora de la última vez que se guardó.
LastSavedBy: nombre del último usuario que guardó.
DocProperty Company: nombre de la organización.

Pasos rápidos de referencia

Abre la plantilla.
Activa el pie de página.
Inserta el campo FileName con la opción de ruta.
Guarda la plantilla.
Disfruta de pies de página autorrellenos en cada documento.

Conclusión

Mostrar la ruta completa y el nombre del archivo en el pie de página es una mejora sencilla que ahorra tiempo y evita errores de versión. Con la combinación del campo FileName, la configuración de actualización automática y, si es necesario, un pequeño script VBA, puedes hacer que cada documento se identifique de forma inequívoca sin esfuerzo adicional del usuario final. Incorpora esta práctica en tus plantillas corporativas y tu equipo —y tu departamento de calidad— lo agradecerán.