Si has migrado a Microsoft 365 y ahora solo dispones de Outlook (nuevo) u Outlook en la web, quizá te hayas topado con una limitación inesperada: no existe ninguna opción visible para abrir, importar o explorar los antiguos archivos PST que guardabas en tu disco duro. Esta guía exhaustiva explica todas las vías disponibles para recuperar esos mensajes y, si lo deseas, llevarlos definitivamente a la nube.

Por qué los archivos PST siguen siendo relevantes

Un archivo Personal Storage Table (PST) contiene mensajes, contactos, calendarios y otros elementos que alguna vez almacenaste localmente en versiones clásicas de Outlook. Aunque los buzones hospedados en Exchange Online y la política de “mailbox in the cloud” hacen innecesarios los PST para la mayoría de usuarios, millones de personas aún conservan información valiosa en estos archivos exportados hace años o heredados de otros equipos. Mantener el acceso a esos datos es fundamental para la continuidad del negocio, la recuperación de pruebas legales (eDiscovery) o, simplemente, la tranquilidad personal.

Diferencias clave entre Outlook (nuevo), Outlook en la web y Outlook clásico

• Outlook (nuevo) es una aplicación unificada basada en la misma tecnología web que Outlook on the web; su objetivo es ofrecer una experiencia ligera y coherente entre plataformas.
• Outlook en la web se ejecuta enteramente desde el navegador; no almacena datos localmente y delega todo en Exchange Online.
• Outlook clásico (también llamado “Outlook de escritorio”, “Outlook Win32” o “Outlook “Full”) sigue siendo la aplicación más completa y la única de Microsoft con soporte nativo para abrir e importar PST.

Ni Outlook (nuevo) ni Outlook en la web cuentan con módulos de importación/exportación, soporte para archivos de datos, reglas locales ni otros complementos COM heredados. Para trabajar con PST necesitarás, por tanto, Outlook clásico o herramientas de terceros.

Resumen rápido de acciones posibles

Situación	Qué hacer	Comentarios útiles
Tienes una licencia Microsoft 365 Personal (u otra que incluya las apps de escritorio)	1. Visita account.microsoft.com/services y descarga el instalador “Office” (incluye Outlook clásico). 2. Instálalo e inicia Outlook configurando al menos una cuenta de correo. 3. Copia tus PST a una carpeta local fuera de OneDrive, por ejemplo Documentos\Outlook Files. 4. En Outlook clásico: Archivo → Abrir y exportar → Abrir archivo de datos de Outlook; selecciona el PST y ábrelo.	Abrir un PST no lo fusiona con tu buzón: se monta como almacén secundario. Podrás leer, copiar o mover mensajes a voluntad.
Solo dispones de Outlook (nuevo) u Outlook en la web	Estas versiones no admiten PST. • Si Outlook clásico ya está instalado, desactiva el conmutador “New Outlook” desde la esquina superior derecha para volver al modo clásico. • Si no lo tienes, descarga e instala Outlook clásico siguiendo el paso anterior.	El módulo “Importar/Exportar” y la gestión de datos locales permanecen ausentes en “New Outlook”.
No puedes o no quieres instalar Outlook	Usa un visor PST de terceros (gratuito o de pago). Ejemplos habituales: • Kernel Outlook PST Viewer (gratuito) • Free PST Viewer Tool	Estos visores permiten lectura, búsqueda y exportación limitada, pero no sincronizan con Microsoft 365 ni alteran el archivo.
Necesitas migrar todo el contenido del PST a tu buzón en la nube	Tras abrir el PST en Outlook clásico, accede a Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar y selecciona “Importar desde otro programa o archivo”. Indica que los mensajes se copien al buzón de Microsoft 365. Como alternativa, emplea herramientas especializadas (Kernel Import PST to Office 365, CodeTwo Office 365 Migration) para cargas masivas o automatizadas.	Durante la importación Outlook subirá cada elemento al servidor. El tiempo requerido depende del tamaño (1 GB ≈ 15‒30 min con 10 Mb/s de subida) y del “throttling” de Exchange Online.

Guía detallada paso a paso

Comprobar tu licencia y descargar Outlook clásico

Antes de nada, inicia sesión con la misma cuenta que usas para Microsoft 365 en account.microsoft.com/services. En tu lista de servicios aparecerá “Microsoft 365 Apps for PC/Mac” o similar si la suscripción incluye las aplicaciones de escritorio. El instalador descargable despliega Word, Excel, PowerPoint y, lo que nos interesa, Outlook clásico.

Consejo de administración: Si tu organización usa Microsoft 365 Business Standard, E3 o E5, el portal de instalación puede estar gestionado por tu administrador y requerir permisos adicionales.

Instalar y configurar Outlook clásico

1. Ejecuta el instalador y elige la opción predeterminada (instalación “Click‑to‑Run”).
2. Cuando Outlook se inicie por primera vez, agrega al menos una cuenta Exchange Online o Microsoft 365. Esto creará el perfil y generará un archivo OST (sincronizado).
3. Cierra Outlook para asegurar la creación completa del perfil.

Preparar los archivos PST

Para evitar problemas de sincronización con OneDrive o SharePoint, ubica los PST en una ruta que no tenga icono de nube. La más habitual es:

C:\Usuarios<tu_usuario>\Documentos\Outlook Files\

Si los archivos se encuentran en una unidad externa, cópialos previamente al disco interno. El acceso por USB suele ser más lento y puede corromperse si el dispositivo se desconecta.

Abrir archivos PST en Outlook clásico

Reabre Outlook clásico y sigue la ruta Archivo → Abrir y exportar → Abrir archivo de datos de Outlook. Navega hasta la carpeta anterior, selecciona el PST y pulsa Abrir. De inmediato aparecerá un nuevo árbol de carpetas en el panel izquierdo, bajo el nombre del PST.

Si tienes varios PST, repite la operación tantas veces como necesites. Outlook soporta hasta 50 GB por archivo y un máximo teórico de 1 TB montado simultáneamente, aunque superar los 100 GB totales no es recomendable por cuestiones de rendimiento.

Importar el contenido a tu buzón de Microsoft 365

Abrir el PST solo lo pone como almacén aparte. Para unificarlo con tu buzón:

1. Haz clic en Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar.
2. Selecciona Importar desde otro programa o archivo y elige “Archivo de datos de Outlook (.pst)”.
3. Marca No importar duplicados (útil si ya realizaste pruebas previas).
4. Selecciona el PST, indica la carpeta raíz (incluyendo subcarpetas) y, en la sección Opciones de destino, elige tu buzón principal.
5. Inicia el proceso y deja el equipo encendido; evita suspenderlo para no interrumpir la sincronización.

Outlook subirá los elementos a Exchange Online respetando la jerarquía de carpetas. Los elementos llegarán a otros dispositivos en cuanto se sincronicen con el servicio.

Supervisar el progreso y resolver cuellos de botella

• Puedes ver el progreso en Enviar/Recibir → Mostrar progreso; se abrirá una ventana con las estadísticas de sincronización.
• Exchange Online aplica límites de throttling para evitar sobrecarga. Si el PST es muy grande (p.ej., 20 GB), la migración puede necesitar varias horas.
• En redes corporativas con proxy SSL inspeccionando, añade Outlook.exe a la lista de exclusiones para evitar ralentizaciones.
• Conexiones de subida inferiores a 5 Mb/s prolongarán considerablemente la operación. Considera desactivar otras cargas en segundo plano (OneDrive, Teams, etc.).

Alternativas sin Outlook clásico

Visores PST gratuitos

Cuando no tengas permiso para instalar Outlook clásico (por ejemplo, en un PC gestionado) o cuando solo necesites acceder puntualmente a los mensajes, los visores PST de terceros son una opción rápida:

• Kernel Outlook PST Viewer permite abrir y explorar PST de cualquier versión, realizar búsquedas avanzadas y exportar correos individuales a EML o MSG.
• Free PST Viewer Tool muestra la jerarquía completa y permite previsualizar adjuntos. Ideal para consultas legales o auditorías.

Estos programas no modifican el PST ni requieren credenciales de Microsoft 365. Sin embargo, carecen de sincronización automática: cualquier cambio manual que hagas (p.ej., mover mensajes a un nuevo PST) no se reflejará en la nube.

Herramientas comerciales de migración directa

Para entornos empresariales que deban migrar decenas o cientos de PST, existen soluciones que cargan los datos directamente a Office 365 sin pasar por Outlook. Entre las más conocidas:

• Kernel Import PST to Office 365: admite lotes, asignación de buzones por archivo CSV y control de errores.
• CodeTwo Office 365 Migration: combina copia diferencial, programación y generación de informes HTML.

Estas utilidades requieren permisos de administrador global o Exchange Online Organisation Management, además de la concesión de autenticación modern (OAuth 2.0). Al automatizar, evitas limitaciones de tamaño de OST y la necesidad de un equipo encendido durante días.

Buenas prácticas para la salud de tu entorno

• Elimina PST huérfanos: Mantener archivos de datos obsoletos en múltiples equipos genera confusión y riesgo de fuga de información.
• Controla el tamaño: Outlook clásico rinde mejor con PST y OST de máximo 10‒15 GB cada uno.
• Desactiva la indexación innecesaria: Si el PST ya no está en uso activo, quítalo de las ubicaciones indizadas de Windows Search para ahorrar CPU y energía.
• Plan de copia de seguridad: Guarda una copia inalterable del PST original antes de importar, sobre todo si contiene correos críticos para normativas de retención o litigios.

Preguntas frecuentes

¿Puedo abrir un PST en un Mac? No directamente. Outlook para macOS no admite PST, solo OLM. Necesitarás un PC Windows o usar un servicio de conversión.“` ¿Es posible crear un PST nuevo desde Outlook (nuevo)? No. La función de exportar o archivar a PST solo existe en Outlook clásico. ¿Qué ocurre con mis reglas y categorías? Al importar a Exchange Online, las categorías se conservan, pero las reglas locales deben recrearse como reglas del lado del servidor. ¿La política de retención de Microsoft 365 afecta a los correos importados? Sí. Una vez que los mensajes residen en tu buzón, se aplicarán etiquetas de retención, archivado y eDiscovery igual que al resto del correo. ¿Hay un límite de tamaño para PST en versiones recientes? Outlook 2016 y posteriores permiten PST Unicode de hasta 50 GB, ampliables vía registro a 100 GB, aunque no es recomendable por rendimiento. “`

Conclusión

Con la transición hacia experiencias totalmente basadas en la nube, los archivos PST aparecen como un anacronismo. Sin embargo, siguen siendo el contenedor definitivo de recuerdos personales, contratos e información histórica de gran valor. Usar Outlook clásico —incluido sin coste adicional en la mayoría de planes Microsoft 365— es la forma más sencilla y segura de acceder a ellos, mientras que los visores y las herramientas de migración ofrecen alternativas para escenarios muy específicos. Elige el método que mejor se adapte a tus necesidades, siguiendo las recomendaciones de buenas prácticas para mantener tu correo siempre disponible y protegido.