Solución definitiva al error “You no longer have access to #FILENAME#” en Microsoft Planner

El mensaje de error “You no longer have access to #FILENAME#” al adjuntar archivos en Microsoft Planner puede frenar por completo el flujo de trabajo en un equipo de Microsoft 365. A continuación encontrarás una guía exhaustiva —desde la raíz del problema hasta técnicas avanzadas de remediación— para que vuelvas a subir documentos sin contratiempos.

Índice

Descripción del problema

El error aparece en Planner tanto dentro de Teams como en el portal web, pero únicamente para un plan asociado a un grupo o equipo concreto.
No depende del dispositivo ni del perfil: lo experimentan todos los miembros actuales y los que se añaden posteriormente.
Al crear un plan en un grupo nuevo, el mensaje no se reproduce, lo que delata un desajuste de permisos o configuración exclusivo del grupo afectado.

Paso a paso: solución principal

1. Revisar pertenencia al grupo Microsoft 365

Entra en el Centro de administración de Microsoft 365 ▶ Grupos ▶ elige el grupo problemático.
Confirma que cada usuario que deba editar tareas esté situado en la lista Miembros. Si se hallan en Visitantes, muévelos manualmente a Miembros.
Opcionalmente, utiliza PowerShell para automatizar la verificación:
# Muestra los usuarios asignados a cada rol Connect-AzureAD $grp = Get-AzureADGroup -SearchString "Nombre-del-grupo" Get-AzureADGroupMember -ObjectId $grp.ObjectId | Select DisplayName,UserType

2. Verificar permisos en SharePoint

Abre el sitio de SharePoint vinculado al grupo (URL con /sites/).
Navega a ⚙️ Configuración ▸ Permisos del sitio ▸ Permisos avanzados.
Revisa la biblioteca Documentos; el grupo Miembros de <Nombre del sitio> debe tener como mínimo el nivel Colaborar.
Si la biblioteca tiene permisos únicos (ícono de candado), restablece la herencia o agrega el grupo de miembros con rol de edición.
Para entornos de múltiples sitios, ejecuta un script:
# Revisa permisos de la biblioteca 'Documentos' Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/Sitio" Get-PnPList -Identity "Documentos" | Get-PnPRoleAssignment

3. Refrescar sesión y tokens

Solicita a los usuarios cerrar sesión en Teams y Planner o entrar en una ventana de incógnito.
Conexiones persistentes pueden retener el antiguo token de acceso; el reinicio fuerza a Planner a validar la nueva pertenencia al grupo.
En equipos compartidos, borra la caché local de Teams (%appdata%\Microsoft\Teams) antes de iniciar sesión de nuevo.

Resultado probado: Daniel comprobó que, en cuanto los usuarios pasaron de Visitantes a Miembros, dejaron de ver el error al adjuntar archivos.

Si el error persiste: diagnóstico avanzado

Aun con permisos corregidos, otros factores en SharePoint o en las políticas de cumplimiento pueden impedir la carga de archivos. Revisa la siguiente matriz:

Posible causa	Qué revisar / corregir
Configuraciones de la biblioteca	Desactiva Requerir extracción, Aprobación de contenido y restricciones de tipo de archivo.
Límites de SharePoint	Evita rutas o nombres de archivo superiores a 400 caracteres y caracteres prohibidos (# % & + :).
Políticas DLP o retención	Comprueba en el Compliance Center que la biblioteca o el grupo no estén bloqueados por políticas de retención o DLP.
Caché del cliente	Si el problema solo ocurre en un dispositivo, borra la caché local de Teams o usa modo InPrivate.
Replicación de pertenencia	Los cambios pueden tardar hasta 15 min en propagarse; confirma en Azure AD que los usuarios figuren como “sincronizados”.
Canales privados/compartidos	Planner adjunta archivos únicamente a la biblioteca del canal estándar; asegúrate de que el plan no esté asociado a un canal con biblioteca aislada.

Comprender la arquitectura que origina el error

Planner no almacena archivos; genera un vínculo a la biblioteca Documentos del sitio de SharePoint ligado al grupo (modern site). Cuando el usuario hace clic en Adjuntar ▸ Archivos, el servicio:

Solicita un token de Graph para el recurso https://{tenant}.sharepoint.com.
Valida que el usuario disponga de permisos de Edit o superior en la carpeta /Shared Documents/Attachments/PlanID.
De no existir permisos suficientes, arroja la excepción y presenta el mensaje genérico “You no longer have access to #FILENAME#”.

Por ello, incluso si puedes crear o modificar tareas (gestión de Planner), la fase de subida de ficheros se basa íntegramente en los ACL de SharePoint.

Scripts de automatización recomendados

Listar miembros y visitantes

# Exporta membresía del grupo a CSV
Connect-AzureAD
$GroupName = "Grupo de Marketing"
$grp = Get-AzureADGroup -SearchString $GroupName
Get-AzureADGroupMember -ObjectId $grp.ObjectId |
    Select DisplayName,Mail,UserType |
    Export-Csv "Miembros_$($GroupName).csv" -NoTypeInformation

Agregar masivamente usuarios al rol de miembros

# Array con correos a promocionar
$Users = @("user1@contoso.com","user2@contoso.com")
foreach ($u in $Users){
    Add-UnifiedGroupLinks -Identity $GroupName -LinkType Members -Links $u
}

Comprobar herencia de permisos en la biblioteca

Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/Sitio"
$list = Get-PnPList -Identity "Documentos"
if($list.HasUniqueRoleAssignments){Write-Host "La biblioteca tiene permisos exclusivos"}

Buenas prácticas preventivas

Gestiona el acceso preferiblemente con los grupos de seguridad de Microsoft 365 (Miembros, Propietarios, Visitantes) en lugar de asignar usuarios individuales dentro de la biblioteca.
Mantén una matriz actualizada que relacione cada Grupo, Sitio y Plan para acelerar auditorías futuras.
Activa notificaciones en SharePoint que alerten sobre cambios de permisos en la biblioteca.
Documenta las convenciones de nombres de documentos para evitar rutas extensas o caracteres conflictivos.
Incluye la revisión de DLP y políticas de retención en el checklist previo a lanzar nuevos planes.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Por qué puedo editar tareas pero no adjuntar archivos?

Los permisos de tarea los controla Planner (Microsoft Graph) mientras que los archivos residen en SharePoint. Bastan permisos de Miembro en el grupo para editar tareas, pero se necesita nivel Colaborar en la biblioteca para cargar archivos.

El plan está en un canal privado de Teams, ¿afecta?

Sí. Los canales privados crean su propia biblioteca de SharePoint. Planner, en cambio, sigue apuntando a la biblioteca del canal estándar. Si el usuario no pertenece también al sitio del canal privado, recibirá el error al intentar adjuntar.

¿Puedo migrar los adjuntos existentes a otro grupo?

La forma más segura es descargar los archivos y volver a subirlos en el nuevo plan, pues mover la carpeta puede romper las rutas almacenadas en Planner.

¿Cuánto tarda en replicarse un cambio de rol?

Los cambios de pertenencia en Azure AD suelen propagarse a SharePoint y Planner en 5 – 15 min. Para forzar la actualización usa Ctrl+F5 o cierra sesión.

¿Existe impacto en el licenciamiento?

El error no está vinculado a licencias de Planner o Teams. Cualquier usuario con licencia de Microsoft 365 Business Basic o superior y rol de Miembro debería poder adjuntar archivos de forma inmediata tras los ajustes.

Conclusión

El error “You no longer have access to #FILENAME#” suele indicar un desfase entre la pertenencia al grupo Microsoft 365 y los permisos efectivos en la biblioteca de SharePoint. Al promover a los usuarios a Miembros, ajustar los permisos de la biblioteca y renovar la sesión, la mayoría de los equipos restablecen el flujo de trabajo sin mayores escaladas. Si el problema persiste, las comprobaciones en políticas de retención, límites de SharePoint y bibliotecas de canales privados resultan clave para un diagnóstico completo. Mantén una gobernanza clara y scripts de auditoría periódicos para prevenir recurrencias y conservar la productividad en Planner.

Solución definitiva al error “You no longer have access to #FILENAME#” en Microsoft Planner