¿Te ha aparecido el aviso “Your archive mailbox is almost full” en Outlook? Esta guía te explica en detalle por qué sucede, qué límites reales impone Microsoft 365 E3, y cómo habilitar el archivado de expansión automática para que el espacio nunca vuelva a ser un problema.

Panorama general del archivado en Microsoft 365 E3

En un entorno corporativo que genera ingentes volúmenes de correo, confiar solamente en el buzón principal no es sostenible. Exchange Online proporciona para cada usuario un buzón de archivo online (también llamado “Archive Mailbox” o “Buzón en línea de archivo”) con una cuota inicial de 100 GB. A diferencia del buzón principal, el archivo se concibe como un repositorio de larga duración: los mensajes que superan un umbral de antigüedad o relevancia se trasladan allí para liberar espacio sin perder trazabilidad.

El plan Microsoft 365 E3 permite, además, un auto‑expanding archive que eleva la capacidad teórica hasta 1,5 TB por usuario. Este mecanismo resulta transparente: al llegar al límite de 100 GB, Exchange crea automáticamente segmentos adicionales de 100 GB y los encadena al archivo existente. En la práctica, la experiencia para el usuario no varía; simplemente observa un único contenedor que crece de forma ininterrumpida.

Señales de que el buzón de archivo está al límite

• Al iniciar Outlook Web App aparece la alerta roja “Your archive mailbox is almost full” o “Your archive mailbox is full”.
• El usuario ya no puede mover correos al archivo y recibe un mensaje de error.
• Auditorías de cumplimiento indican que el porcentaje de ocupación supera el 90 % de la cuota.

Estas alertas se basan en umbrales configurados por Microsoft (varían entre 85 % y 95 % según la región). Llegados a este punto solo quedan dos caminos: liberar espacio manualmente o, la opción más robusta, habilitar la expansión automática.

Opción rápida: liberar espacio manual

1. Abrir Outlook en la web (OWA) o el cliente de escritorio.
2. Navegar al buzón de archivo (aparece como “Archive – <Nombre>”).
3. Ordenar los correos por fecha o tamaño y eliminar contenido obsoleto (ej.: newsletters, informes duplicados, adjuntos muy pesados).
4. Vaciar la carpeta Elementos eliminados del archivo para liberar realmente la cuota.

Este método tiene efecto inmediato, pero es solo un alivio temporal: si el patrón de uso no cambia, el archivo volverá a llenarse en pocas semanas.

Solución definitiva: activar el archivado de expansión automática

La expansión automática es la funcionalidad de Exchange Online que permite ir más allá de los 100 GB iniciales sin intervención humana. Su activación requiere privilegios de administrador y puede aplicarse a toda la organización o a buzones individuales.

Requisitos previos

Requisito	Detalle
Licencia adecuada	Microsoft 365 E3, Office 365 E3 o Exchange Online Plan 2 cumplen.
Permisos	Rol de Exchange Administrator, Global Administrator o equivalente de cumplimiento.
PowerShell	Módulo ExchangeOnlineManagement 2.0 o superior, conexión activa a Exchange Online.

Pasos para la habilitación global

1. Iniciar PowerShell como administrador e importar el módulo:
   Import-Module ExchangeOnlineManagement Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@empresa.com
2. Confirmar que la organización aún no tiene la característica activada:
   Get-OrganizationConfig | Select-Object AutoExpandingArchiveEnabled
3. Habilitar la expansión para todos los buzones con archivo:
   Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive Con este parámetro vacío ($true implícito) la función queda activa a nivel tenant.

Pasos para la habilitación individual

En ocasiones conviene aplicar la expansión solo a cargos directivos o buzones sometidos a retención legal. El procedimiento varía ligeramente:

1. Obtener el estado actual del usuario:
   Get-Mailbox carlos.gonzalez@empresa.com | Select-Object ArchiveStatus,AutoExpandingArchiveEnabled
2. Si la propiedad AutoExpandingArchiveEnabled devuelve False, ejecutar:
   Enable-Mailbox carlos.gonzalez@empresa.com -AutoExpandingArchive

Tiempo de propagación: Microsoft indica que la expansión puede tardar hasta 30 días en reflejarse y no se inicia hasta que el buzón toca de nuevo el límite de 100 GB. No obstante, en la práctica suele completarse en 24‑48 h.

Comprobación posterior

Get-Mailbox carlos.gonzalez@empresa.com | Format-List DisplayName,Archive* 

Revisa campos como ArchiveQuota, ArchiveStatus y ArchiveName. Tras la primera expansión deberías ver ArchiveQuota : 110 GB (100 GB + 10 % de buffer) y con cada segmento extra el valor aumentará 100 GB más.

Buenas prácticas para un archivado sostenible

Práctica	Beneficio directo	Enfoque recomendado
Etiquetas de retención	Mueven correos viejos al archivo sin intervención humana.	Crear una etiqueta que archive mensajes tras 365 días y aplicarla como política por defecto.
Limpieza trimestral	Evita acumular contenido redundante.	Publicar un checklist que oriente a los usuarios sobre qué carpetas revisar cada trimestre.
Litigation Hold	Preserva correos clave durante investigaciones legales.	Active solo para cuentas que realmente lo requieran; cada hold incrementa el tamaño total.
Alertas personalizadas	Previenen cuellos de botella en picos de actividad.	Configurar alertas en el Centro de cumplimiento para avisar al 80 % de ocupación.
Supervisión con scripts	Permite capacity planning adelantado.	Programar un script que exporte métricas de almacenamiento a un panel Power BI.

Preguntas frecuentes

¿Consumiré realmente 1,5 TB?

La mayoría de organizaciones nunca excede 300‑400 GB por buzón, incluso con retención de varios años. El límite de 1,5 TB actúa como “red de seguridad” para casos extremos (p. ej., buzones compartidos con retención legal indefinida).

¿El usuario ve algo distinto en Outlook?

No. El cliente solo muestra un contenedor llamado “Archivo en línea”. El back‑end agrupa los segmentos sin exponerlos. Para el usuario es un único buzón.

¿Qué ocurre si luego reduzco la licencia a un plan inferior?

Al pasar a Microsoft 365 Business Standard o Exchange Online Plan 1 se pierde la característica. El contenido del archivo se mantiene, pero el buzón no crecerá más. Si el tamaño supera los 100 GB, el mail flow podría detenerse hasta que se elimine contenido o se vuelva a licenciar.

¿La expansión afecta a la copia de seguridad de terceros?

Sí. Herramientas de backup basadas en EWS o Graph deben soportar el acceso a los segmentos adicionales. Verifica que tu proveedor logre enumerar la propiedad ArchiveGuid expandida de cada usuario.

¿Puedo acortar el tiempo de 30 días para que auto-expanda?

No existe comando para forzar la labor interna. Sin embargo, puedes migrar correos grandes al archivo hasta saturar la cuota; eso disparará la creación del nuevo segmento casi de inmediato.

Procedimiento de desactivación (si fuera necesario)

Aunque poco común, es posible que la empresa decida deshabilitar la expansión (p. ej., políticas de retención más estrictas). Ejecuta:

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive $false

Para revertir usuarios individuales:

Disable-Mailbox -Identity maria.rojas@empresa.com -Archive

Esto no elimina correos, pero congela el buzón de archivo; si ya supera 100 GB el usuario no podrá añadir más contenido.

Errores comunes y cómo solucionarlos

• Error: “AutoExpandingArchive feature disabled for this version of mailbox.”
  Causa: El buzón aún está en la versión “Basic” de archivo.
  Corrección: Ejecutar Enable-Mailbox usuario -Archive antes de habilitar la expansión.
• Error: “The property AutoExpandingArchiveEnabled cannot be found.”
  Causa: Módulo PowerShell obsoleto.
  Corrección: Actualizar a ExchangeOnlineManagement 3.x o superior.
• Error: Expansión solicitada pero sin incremento tras 30 días.
  Causa: El buzón no volvió a saturar la cuota o existe hold que bloquea la expansión.
  Corrección: Confirmar uso real con Get-MailboxStatistics; si procede, migrar datos para alcanzar 100 GB o revisar las políticas de retención.

Checklist de implementación rápida

Si prefieres un resumen ejecutivo copia el siguiente flujo y márcalo en tu gestor de tareas:

1. Verificar licencias E3 activas y permisos de administrador.
2. Instalar/actualizar ExchangeOnlineManagement en PowerShell.
3. Conectar a Exchange Online (Connect-ExchangeOnline).
4. Correr Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive.
   • Alternativamente, ejecutar Enable-Mailbox usuario -AutoExpandingArchive para áreas clave.
5. Configurar alertas de ocupación al 80 % para archivo y buzón principal.
6. Implementar etiquetas de retención que muevan correos a los 365 días.
7. Documentar el proceso para el equipo de soporte y crear FAQ internas.

Conclusión

Desde la perspectiva de administración y experiencia de usuario, habilitar el archivado de expansión automática en Microsoft 365 E3 es la forma más eficiente de garantizar continuidad operativa y cumplimiento normativo sin ahogar la productividad. Aunque la limpieza manual puede ganar tiempo, la verdadera solución escalable reside en combinar políticas de retención, supervisión proactiva y la potencia de un archivo que crece hasta 1,5 TB de forma transparente. Invierte una hora hoy en configurarlo y cosecharás años de tranquilidad mañana.