Cuando el calendario de Outlook Web deja de reflejar citas creadas o editadas en la aplicación de escritorio—o viceversa—el trabajo colaborativo se detiene, se pierden recordatorios y se generan conflictos de salas y recursos. A continuación encontrarás un método probado, paso a paso, para restaurar la sincronización sin perder datos.

Diagnóstico rápido

• ¿Las citas fallan en un solo dispositivo o en todos? Identificar si el problema es local o global reduce la investigación a la mitad.
• ¿La cuenta es Exchange Online, Exchange local, Outlook.com o IMAP/POP? La tecnología de servidor determina qué herramientas de reparación están disponibles.
• ¿Existe algún mensaje de error? Los códigos 0x8004010F, 0x80040119 o 0x80004005 suelen apuntar a un archivo .ost o .ost defectuoso.
• ¿Se usa modo de intercambio en caché? Si está deshabilitado, cada consulta va en tiempo real al servidor; un retraso de red puede parecer falta de sincronización.

Por qué ocurre la desincronización

Aunque la experiencia luce “en línea”, Outlook de escritorio almacena un reflejo local (archivo .ost) para acelerar la búsqueda y abrir elementos sin conexión. Si ese archivo se corrompe (apagados inesperados, sectores defectuosos, antivirus agresivo), los cambios dejan de escribirse correctamente en el servidor, creando un desfase con Outlook Web, que sí opera sobre la copia maestra.

Adicionalmente, configuraciones heredadas—como perfiles migrados desde versiones anteriores, reglas de buzón antiguas, o incluso políticas MDM en dispositivos móviles—pueden bloquear carpetas concretas del calendario.

Pasos para restablecer la sincronización

Actualizar Outlook y sistemas relacionados

1. En escritorio, entra en Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora.
2. En la app móvil, visita la tienda de aplicaciones (Google Play o App Store) y comprueba actualizaciones pendientes.
3. Para entornos empresariales, confirma con TI que la versión de canal (Current Channel, Monthly Enterprise, etc.) no tenga un bug reconocido.

Verificar la cuenta y el modo de intercambio en caché

1. Confirma que todos los dispositivos usan la misma cuenta Microsoft/365. Es sorprendentemente fácil mezclar cuentas personales y laborales.
2. Desde Outlook de escritorio, ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas y activa Usar modo de intercambio en caché.
3. En móviles, abre Ajustes > Cuentas > [tu cuenta] > Sincronización y verifica que Calendario esté habilitado.

Borrar y regenerar elementos sin conexión

1. En la vista Calendario, haz clic derecho sobre el calendario principal → Propiedades.
2. En la pestaña General pulsa Borrar elementos sin conexión.
3. Presiona F9 o usa Enviar y recibir para descargar de nuevo desde el servidor.

Crear un perfil nuevo y restaurar .ost

1. Desde el Panel de control > Correo elige Mostrar perfiles.
2. Pulsa Agregar, asigna un nombre descriptivo (p. ej. “Outlook limpio”) y sigue el asistente de configuración con las credenciales.
3. Marca Solicitar un perfil e inicia Outlook con el nuevo perfil. Se descargará un .ost totalmente limpio.
4. Tras confirmar que la sincronización funciona, elimina el perfil anterior para evitar confusiones.

Vaciar caché y datos en dispositivos móviles

1. En Android: Ajustes > Apps > Outlook > Almacenamiento > Borrar caché y, si persiste, Borrar datos.
2. En iOS: mantén pulsado el icono de Outlook → Eliminar App; luego reinstala desde la App Store.

Ejecutar herramientas de diagnóstico

1. Microsoft Support and Recovery Assistant (SaRA) prueba conectividad, integridad de caché y permisos de buzón.
2. CalCheck (para Exchange) revisa citas huérfanas, duplicadas o dañadas que puedan bloquear la replicación.

Procedimiento detallado cuando el problema persiste

En casos donde los pasos rápidos no bastan—sobre todo en organizaciones que aún mantienen servidores Exchange híbridos—se recomienda la siguiente secuencia técnica:

Acción	Comando / Ruta	Objetivo
Obtener GUID de buzón	Get-Mailbox -Identity usuario | fl Guid	Verificar que el GUID local coincide con el del .ost
Desactivar modo en caché (temporal)	Panel de control > Correo > Configuración > Avanzadas	Forzar lectura directa del servidor para aislar fallos de archivo
Regenerar carpeta de búsqueda	outlook.exe /cleanfinders	Eliminar filtros corruptos
Vaciar lista de Autocompletar	outlook.exe /cleanautocompletecache	Evitar sugerencias corruptas que bloqueen invitaciones
Reindexar búsqueda	Opciones de indización > Opciones avanzadas > Reconstruir	Corregir resultados de calendario invisibles

Métodos avanzados de solución

Forzar resincro de un buzón en Exchange Online

Los administradores de Microsoft 365 pueden usar Set-MailboxRepairRequest -Mailbox usuario -CorruptionType ProvisionedFolder,SearchFolder para que el servicio en la nube repare carpetas internas sin intervención del cliente.

Depurar tráfico MAPI/HTTP

Con Fiddler o Microsoft Message Analyzer se puede confirmar que la llamada SyncFolderHierarchy obtenga un status Success. Reintentos o códigos 500 sugieren un límite de throttling o un proxy corporativo alterando paquetes.

Revisar políticas de retención

Un calendario vaciado automáticamente por una Retention Tag de 30 días en servidores locales hará que los ítems desaparezcan poco después de crearse, dando la impresión de un fallo de sincronización. Aumentar la retención o mover el buzón a Exchange Online evita este escenario.

Prevención y buenas prácticas

• Desconexiones seguras: apaga el equipo desde el menú de Windows; evitar forzar el apagado protege el .ost.
• Exclusiones de antivirus: agrega %localappdata%\Microsoft\Outlook a las exclusiones de escaneo en tiempo real.
• Uso de perfiles dedicados: un solo perfil por usuario/buzón evita que complementos o reglas cruzadas corrompan datos.
• Formación a usuarios finales: fomentar el uso de Outlook Web para cambios críticos cuando viajan, ya que escribe directamente en el servidor.
• Monitorización proactiva: en Microsoft 365, habilita alertas de Service Health Dashboard para incidentes de Exchange Online que afecten la sincronización global.

Conclusión

El desfase entre Outlook Web y Outlook de escritorio casi siempre se reduce a un .ost corrupto o a configuraciones antiguas que sobreviven de una instalación previa. Siguiendo la ruta recomendada—actualizar, comprobar modos de intercambio, borrar y recrear caché, y finalmente crear un perfil nuevo—se resuelve más del 90 % de los casos reportados. Si aun así el problema persiste, las herramientas de línea de comandos y los cmdlets de Exchange proporcionan un “plan B” para restaurar la integridad del buzón desde el lado del servidor.