Transferir correctamente la licencia de Windows Server 2022 de una empresa a un cliente exige conocer en detalle el canal de compra, las cláusulas del contrato de Microsoft y los pasos administrativos que garantizan una auditoría impecable. La siguiente guía práctica resuelve el proceso de principio a fin.
¿Por qué es importante formalizar la cesión de la licencia?
Al pagar la licencia, el cliente adquiere el derecho legal de uso y, potencialmente, de soporte extendido. Si la titularidad permanece a nombre de la empresa consultora, el cliente podría:
- Quedar expuesto a incumplir los Product Terms de Microsoft en una auditoría.
- Perder acceso a actualizaciones, parches de seguridad o programas como Software Assurance (SA).
- Encontrar obstáculos para futuras migraciones o renovaciones de licencia.
La transferencia formal protege a ambas partes y evita sanciones o costes inesperados.
Diferencias entre los tipos de licencia
Antes de iniciar el traslado, identifique con exactitud la modalidad original:
| Tipo | ¿Admite cesión a terceros? | Requisitos clave |
|---|---|---|
| Retail / FPP | Sí, si se desinstala o acompaña al hardware original. | Clave de producto, factura y prueba de desinstalación (slmgr /upk). |
| OEM preinstalada | No, salvo que la placa base viaje con el servidor vendido. | Etiqueta COA; conservarla físicamente en el equipo. |
| Licenciamiento por Volumen (Open, EA, CSP, etc.) | Generalmente no, excepto mediante contrato específico o si se incluye SA que habilite la reasignación. | Número de autorización, contrato VL y aprobación escrita de Microsoft. |
Procedimiento detallado paso a paso
La siguiente matriz resume cada etapa y las acciones concretas que debe ejecutar el responsable de licenciamiento.
| Paso | Acción | Detalles clave |
|---|---|---|
| 1 · Identificar el tipo de licencia | Verificar si es Retail (FPP), OEM, Volumen o incluye SA. | La posibilidad de cesión varía radicalmente según el canal. |
| 2 · Revisar los términos de Microsoft | Consultar los Product Terms vigentes y el contrato firmado. | Busque la sección “Transfer of License” para confirmar restricciones. |
| 3 · Contactar con Microsoft | Abrir un caso con Soporte o el Centro VL. | Obtendrá confirmación oficial y los formularios apropiados. |
| 4 · Reunir documentación | Recopilar factura, clave, contrato y prueba de desinstalación. | Sin evidencia documental Microsoft puede denegar la operación. |
| 5 · Completar el formulario | Firmar el documento de transferencia cedente–cesionario. | Ambas partes aceptan los términos vigentes de licenciamiento. |
| 6 · Entregar al cliente | Remitir copia firmada, medios de instalación y manual de activación. | Incluya URL local a los terms para futuras consultas. |
| 7 · Archivar la operación | Almacenar correos, número de caso y formulario aprobado. | Servirá de prueba ante una auditoría de Microsoft o de terceros. |
Recomendaciones adicionales para cada escenario
Licencias OEM
- Verifique si el servidor se transferirá físicamente. Si solo migra la VM o los discos, la licencia OEM no viaja con ellos.
- Si el cliente no se lleva la placa base original, la opción más segura es comprar una licencia nueva o migrar a una edición por volumen.
Licenciamiento por Volumen sin Software Assurance
Aunque los acuerdos Open License y EA permiten reasignaciones internas cada 90 días, ceder a un tercero es otra historia:
- Revise si el contrato incluye derecho de “perpetual transfer” (raro en la práctica).
- Solicite a su representante de cuenta un addendum firmado por Microsoft que autorice la cesión concreta.
- En CSP la licencia está vinculada a la suscripción mensual o anual: la vía correcta suele ser cancelar y que el cliente contrate su propio CSP.
Retail / FPP
Para demostrar la desinstalación, ejecute:
slmgr /upk
slmgr /cpky
y tome capturas de pantalla con la hora del sistema. Estas pruebas, junto con la factura original, bastan para Microsoft.
Desactivación y reasignación técnica
- En el servidor antiguo ejecute
slmgr /dliy guarde el ID de activación para documentar la baja. - Desinstale la clave (
slmgr /upk) y borre el almacén (slmgr /cpky). - En el servidor del cliente, instale la misma edición (Standard, Datacenter) y active con la clave transferida.
- Si se trata de licencias por volumen, use el VAMT (Volume Activation Management Tool) para gestionar la reasignación.
Errores frecuentes que invalidan la transferencia
- Omitir la firma de ambas partes. Un simple correo de intención no es suficiente.
- No conservar la clave OEM física. Sin la etiqueta COA pegada al chasis, la licencia pierde validez.
- Confiar en que “Microsoft no lo verificará”. Las auditorías sorpresa ocurren y pueden implicar fuertes penalizaciones económicas.
Consejos para superar una posible auditoría
Microsoft y firmas como Deloitte, KPMG o PwC realizan auditorías de software. Para superarlas sin sobresaltos:
- Mantenga un repositorio digital con facturas, formularios, correos y capturas de
slmgr. - Etiquete los expedientes con la nomenclatura “LIC-WS2022-Transfer-[Año]-[Cliente]” para localizarlos rápido.
- Revise cada seis meses que la documentación sigue accesible y legible.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo transferir una licencia Windows Server 2022 Datacenter OEM si cambio solo el chasis del servidor? No; la licencia está ligada a la placa base. Si la placa base cambia, la licencia deja de ser válida. ¿Y si el servidor está virtualizado en VMware o Hyper‑V? La relación sigue siendo con el host físico. Para movilidad de VMs se necesita SA o Datacenter por CPU. ¿Hace falta notario o registro público para la cesión? Microsoft no lo exige; basta la firma de un responsable legal por cada parte y la aprobación de Microsoft. ¿Qué ocurre con las CAL de acceso de clientes? Si las CAL se compraron aparte, deben figurar en el mismo formulario o comprarse nuevas a nombre del cliente.
Conclusión
Ceder la licencia de Windows Server 2022 no es un simple traspaso de clave: implica respetar las cláusulas contractuales del canal de compra, seguir un flujo documental preciso y, sobre todo, anticipar las exigencias de una auditoría. Si sigue los pasos descritos —desde identificar el tipo de licencia hasta archivar la evidencia— el cliente obtendrá una licencia legítima y usted evitará riesgos legales o económicos.