¿Necesitas que colegas, clientes o estudiantes accedan a una carpeta de OneDrive con solo escanear un código QR? Aunque OneDrive retiró el botón nativo para crear códigos, sigue siendo posible y muy sencillo hacerlo de forma externa sin renunciar a la seguridad ni a los permisos granulares de Microsoft 365.
Motivos por los que desapareció la opción nativa
Microsoft unificó la experiencia de Compartir en todas sus aplicaciones y privilegió los vínculos sobre otros métodos. El generador de códigos QR se consideró redundante y con bajo uso, por lo que se retiró progresivamente entre 2020 y 2021. La funcionalidad se mantiene accesible, pero requiere un generador externo: el QR no es más que una representación gráfica del mismo enlace de siempre. Al centralizar la gestión de permisos en un único panel, Microsoft reduce confusiones y mejora la gobernanza del dato.
Método recomendado paso a paso
Crear el vínculo de OneDrive
- Abre OneDrive (versión web, móvil o escritorio).
- Selecciona el archivo o carpeta que desees compartir.
- Haz clic en Compartir → Copiar vínculo.
- Elige el nivel de acceso: “Cualquier usuario con el vínculo”, “Personas de mi organización” o permisos específicos.
- Pulsa Copiar. Obtendrás una URL segura (normalmente comienza por
https://1drv.ms).
Generar el código QR
- Visita el generador de códigos QR de tu elección (gratuitos como QRCode Monkey, o de pago con analítica avanzada).
- Pega la URL copiada en el campo destinado al enlace.
- Personaliza tamaño, forma, nivel de corrección de errores (L, M, Q, H) y si lo deseas, incrusta un logotipo.
- Descarga el resultado en PNG, SVG o el formato que necesites.
Compartir y mantener el QR
- Imprime el código en pósters, tarjetas o folletos.
- Insértalo en presentaciones de PowerPoint, documentos de Word o plantillas de Outlook.
- Muestra el QR en pantalla durante videoconferencias o clases presenciales.
- Si cambias o revocas el vínculo en OneDrive, el QR dejará de funcionar inmediatamente (y, por seguridad, eso es ¡bueno!).
Buenas prácticas para enlaces y códigos QR
| Buenas prácticas | Errores frecuentes |
|---|---|
| Añade una fecha de caducidad cuando compartas fuera de tu organización. Usa alias descriptivos al final de la URL con shorteners internos si el generador QR no permite etiquetas. Incluye un call‑to‑action sobre el QR (p. ej. «Escanea para acceder al material del curso»). Comprueba la contraste y la distancia mínima de escaneo (4 cm de lado ≈ a 40 cm de distancia, regla 1:10). Almacena el QR en tu biblioteca de marca para conservar coherencia visual. | Compartir con “Cualquier usuario” cuando bastaba “Personas de mi empresa”. Usar generadores QR públicos que guardan estadísticas sin avisar al usuario final. Pegar el QR en fondos muy decorados → fallos de lectura. Reutilizar un QR antiguo creyendo que apunta a la nueva versión del archivo. Olvidar revocar permisos tras eventos temporales. |
Automatización con Power Automate
Si generas enlaces de forma recurrente (por ejemplo, una biblioteca de proyectos semanales), crea un flujo que:
- Detecte la creación de un nuevo elemento en una carpeta de OneDrive.
- Genere un enlace shareable mediante el conector “Create sharing link”.
- Llame a una REST API de tu generador QR corporativo (o a un servicio como Azure Functions) enviando la URL como parámetro.
- Devuelva la imagen generada y la guarde en la misma carpeta, o la publique automáticamente en Teams.
Así reduces la intervención manual y garantizas que cada versión pública disponga de su propio QR siempre actualizado.
Integración con Microsoft Teams y SharePoint
En Teams, basta con pegar el vínculo en un chat o canal; los usuarios podrán abrirlo directamente. Si prefieres mantener la experiencia de escaneo, incrusta la imagen del QR en un mensaje, pestaña o página de SharePoint Online. Recuerda que los permisos se respetan: un invitado externo sin acceso verá un mensaje de error. Esto evita fugas accidentales de datos.
Preguntas frecuentes
¿Existe una aplicación móvil de OneDrive que genere códigos QR? No. Las versiones iOS y Android permiten copiar el enlace, pero no crean el QR. Necesitarás un generador aparte. ¿Puedo ver cuántas veces se escaneó el QR? Solo si empleas un servicio de terceros con analítica o un acortador con métricas. OneDrive, por sí solo, no registra eventos de escaneo; registra aperturas del vínculo. ¿El tamaño del archivo afecta al código QR? No. El QR codifica la URL, no el contenido del archivo. Sin embargo, si el archivo es muy grande, la descarga tardará más una vez abierto. ¿Y si necesito que el QR funcione sin internet? No es posible: OneDrive reside en la nube. Para uso offline necesitas copiar físicamente el archivo en dispositivos o usar otro medio como USB. ¿Hay límites para la vida útil del vínculo? No, a menos que configures fecha de expiración. Sin expiración, el enlace estará activo indefinidamente o hasta que lo revoques manualmente.
Solución de problemas habituales
- El QR se escanea pero muestra “No se encuentra la página”: probablemente revocaste el enlace o cambiaste permisos. Genera uno nuevo y actualiza el QR.
- La cámara no reconoce el QR proyectado en presentaciones: aumenta contraste, evita transparencias y coloca la imagen sobre fondo neutro.
- Los usuarios externos reciben solicitud de inicio de sesión: verifica que elegiste “Cualquier usuario con el vínculo” al compartir.
- Quiero reemplazar el archivo sin cambiar el QR: sube una nueva versión con el mismo nombre (no lo elimines). OneDrive mantiene la URL intacta.
Consideraciones de seguridad y cumplimiento
OneDrive se integra con Microsoft Purview (antes Compliance Center). Aplica políticas de DLP, retención o labels de confidencialidad: si el archivo contiene datos sensibles, el vínculo se bloqueará o exigirá autenticación incluso aunque el QR apunte a él. Además, todos los accesos quedan registrados en el Unified Audit Log, permitiendo trazabilidad completa para auditorías.
Para entornos regulados (educación, salud, finanzas internacionales) se recomienda:
- Establecer caducidad automática a 30 días.
- Deshabilitar “Cualquier usuario con el vínculo” a nivel de tenant y usar One‑time passcode para invitados.
- Revisar periódicamente los enlaces activos mediante el informe “Shared Files” en el portal de administración.
Ventajas y desventajas resumidas
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Acceso instantáneo desde dispositivos móviles. Ideal para cartelería en aulas, congresos y señalización digital. No requiere apps adicionales (solo la cámara). Permisos gestionados centralmente en OneDrive. | Dependencia de servicios externos para generar el QR. Sin analítica nativa sobre escaneos. Requiere conexión a internet para abrir el recurso. Riesgo de compartir más de lo necesario si se elige “Cualquier usuario”. |
Conclusión
Aunque OneDrive ya no incluya un botón dedicado para códigos QR, la combinación de su robusto sistema de permisos con un generador QR externo coloca al alcance de cualquiera un método rápido, visual y multiplataforma para distribuir contenido. Con las buenas prácticas descritas, mantendrás la seguridad, la trazabilidad y la facilidad de acceso que tu organización necesita.