Importaste un archivo CSV más de una vez y, de pronto, tu libreta de direcciones luce irreconocible: tres copias de cada uno de tus 1 800 contactos en New Outlook para Windows. Afortunadamente, existe un procedimiento 100 % funcional —aunque un tanto escondido— que te permitirá borrar cientos o miles de registros en cuestión de segundos, incluso si piensas comenzar de cero antes de volver a importar un archivo limpio.

Por qué aparecen contactos duplicados en New Outlook

Los duplicados suelen surgir cuando:

• Importas un CSV varias veces olvidando activar la casilla Reemplazar contactos existentes.
• Sincronizas varias cuentas (por ejemplo, una laboral y otra personal) que contienen entradas idénticas.
• Usas aplicaciones móviles que crean contactos de manera automática (WhatsApp, LinkedIn, etc.).
• La versión previa de Outlook se migró a la nueva aplicación y ciertas entradas se calcificaron como copias.

Limitaciones actuales de New Outlook en Windows

La versión de escritorio heredó muchas mejoras de la interfaz “One Outlook”, pero todavía tiene una gran limitación: solo permite eliminar 10 contactos por lote. Esa barrera vuelve impracticable borrar 1 800 × 3 = 5 400 entradas duplicadas a mano.

Característica	Aplicación de escritorio	Outlook en la web
Selección múltiple masiva	Máximo 10 registros	Sin límite (Ctrl + A)
Vista clásica de contactos	No disponible	Disponible con conmutador
Detección automática de duplicados al importar CSV	Limitada	Opcional (“Reemplazar existentes”)

Solución rápida desde Outlook en la web

Aunque trabajes habitualmente en el cliente de Windows, la versión web (OWA) es tu aliada para operaciones de mantenimiento agresivo. Sigue estos pasos:

1. Abre Outlook en la web (https://outlook.live.com o tu dominio corporativo).
2. Haz clic en el icono de Contactos (panel izquierdo).
3. Localiza el conmutador New Contacts, situado en la parte superior izquierda de la vista. Desactívalo.
   ¿No aparece? En ocasiones se muestra como “Probar nueva vista”. Cámbialo a “Desactivado”.
4. Recarga la página (F5 o botón de recarga). Notarás que aparece un panel lateral con casillas de verificación.
5. Selecciona los contactos duplicados o toda la libreta:
   
   • Para duplicados: utiliza la barra de búsqueda (“people:”) y filtra por nombre, apellidos o dominio de correo común.
   • Para borrado total: presiona Ctrl + A dentro de la lista.
6. Comprueba el botón Eliminar en la parte superior. Ahora sí permanece activo incluso con miles de contactos marcados.
7. Confirma la eliminación. Dependiendo del volumen, el proceso puede tardar varios segundos; verás un contador de progreso.

Puntos clave de la operación masiva

• No existe “Deshacer” para más de 30 días. Conviene exportar la libreta antes de proceder (Contactos > Administrar > Exportar contactos).
• El conmutador New Contacts cambia ocasionalmente de nombre. En algunas versiones se llama Vista mejorada.
• Si el botón Eliminar sigue atenuado, borra la caché del navegador, abre una ventana de incógnito o prueba en otro navegador.

Cómo borrar toda la lista de contactos y empezar de cero

Para casos extremos (por ejemplo, la agenda está irrecuperable), el plan B es eliminar todo y luego reimportar un archivo CSV pulido. El procedimiento es idéntico: desactiva New Contacts, usa Ctrl + A, haz clic en Eliminar y confirma. Antes de importar, revisa estos aspectos:

Consejo profesional: edita tu CSV en Excel o Google Sheets para comprobar columnas duplicadas, cabeceras extrañas y caracteres especiales (p. ej. tildes o ñ). Outlook es sensible a los saltos de línea ocultos.

Configuración recomendada de la importación

1. Formato de archivo: CSV con delimitador coma y codificación UTF‑8.
2. Cabeceras oficiales: First Name, Last Name, Email Address, Business Phone…
3. En la pantalla de importación selecciona Reemplazar contactos existentes para evitar un segundo aluvión de duplicados.

Buenas prácticas para prevenir duplicados en el futuro

• Sincroniza solo las cuentas necesarias. Cada buzón que agregues es una fuente potencial de copias.
• Desactiva la creación automática en aplicaciones que guardan contactos recién comunicados (WhatsApp, Teams, Zoom).
• Realiza limpiezas trimestrales. Así evitas que el problema crezca hasta volverse inmanejable.
• Mantén un archivo maestro en OneDrive con tu lista depurada; úsalo como copia de seguridad.
• Capacita al equipo. En entornos corporativos, la educación del usuario reduce errores de importación.

Soluciones alternativas y herramientas externas

Si la versión web no es opción (p. ej. políticas de seguridad estrictas), considera: Outlook clásico (web) Aún disponible para inquilinos de Microsoft 365. Aunque la interfaz luce diferente, la selección múltiple masiva permanece. Aplicación móvil de Outlook Permite seleccionar mucho más de 10 contactos antes de eliminar, aunque su velocidad depende del dispositivo. PowerShell + Graph API Los administradores pueden ejecutar scripts para purgar contactos desde la nube. Requiere permisos Contacts.ReadWrite. Complementos de terceros Herramientas como ContactMonkey o PeopleAdd prometen deduplicación automática, pero verifica compatibilidad con la nueva arquitectura de Outlook.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre “New Outlook” y “Outlook (Versión heredada)”? New Outlook es una app unificada basada en web, distribuida vía Microsoft Store; la versión heredada usa archivos PST/OST locales y un modelo MAPI tradicional. ¿El procedimiento masivo borra contactos de mi teléfono? Sí, si el móvil está sincronizado con la misma cuenta Exchange/Outlook.com. La eliminación se replica en segundos. ¿Puedo restaurar contactos eliminados? Outlook conserva elementos en la Carpeta de elementos eliminados hasta 30 días. Más allá de ese plazo, solo una copia de seguridad previa podrá rescatarlos. ¿Existe un límite de contactos que Outlook maneje con soltura? Microsoft no publica un número oficial, pero escenarios reales demuestran fluidez con más de 10 000 registros siempre que la bandeja no exceda 10 GB. ¿Cómo identifico contactos 100 % idénticos? La deduplicación interna compara Display Name y Email Address. Si uno de los campos difiere (por ejemplo, el teléfono), Outlook no lo detecta automáticamente.

Conclusión

Borrar 5 400 contactos duplicados a razón de 10 por clic podría llevar horas, pero con la vista correcta de Outlook en la web se vuelve una tarea de minutos. Desactivar el conmutador New Contacts, seleccionar en bloque y confirmar es todo lo que necesitas. Aprovecha la ocasión para depurar tu CSV, ajustar tus flujos de sincronización y programar revisiones periódicas. Tu libreta de direcciones agradecerá la puesta a punto y evitarás que el caos regrese la próxima vez que importes datos.