¿Tus gráficos de encuesta en Excel muestran el mismo conteo para cada pregunta? Aprende a des‑pivotar tus datos con Power Query y construye PivotTables que reflejen los resultados reales, sin valores duplicados.

Por qué ocurre el error de valores duplicados

En la mayoría de los sondeos corporativos el proveedor descarga un archivo donde cada combinación Pregunta × Respuesta es una columna independiente. La primera columna contiene el texto de la pregunta y las siguientes columnas los posibles resultados (Strongly Agree, Agree, Neutral, etc.).
Aunque este formato “tabular ancho” es práctico para leerlo a simple vista, no es una estructura de base de datos; en realidad se trata de una tabla ya pivotada. Cuando llevamos esa misma tabla directamente a una PivotTable, Excel interpreta cada fila como un registro único. Por eso la función de agregación (suma o recuento) genera el mismo total en cada ítem, replicando exactamente las cifras de la primera fila que encuentra.

Concepto clave: des‑pivotar (unpivot)

La solución consiste en “derretir” la tabla, es decir, convertir las muchas columnas de respuestas en filas. El resultado ideal tiene solo tres campos:

• Pregunta
• Respuesta (texto como Agree, Neutral…)
• Valor (número de personas que eligieron esa respuesta)

Este formato se denomina “alto y delgado” (tall & skinny) y es el que los motores de bases de datos —incluido el de las PivotTables— saben resumir correctamente.

Des‑pivotar con Power Query paso a paso

1. Carga la tabla en Power Query
   En la cinta de opciones: Datos → Obtener y transformar → Desde tabla o rango. Asegúrate de que el rango tenga encabezados.
2. Selecciona las columnas de respuestas
   Suelen ser todas menos la primera. Haz clic en la cabecera de la primera columna de respuestas, mantén Shift y selecciona la última.
3. Des‑pivotar columnas
   Menú Transformar → Des‑pivotar columnas. Power Query creará dos nuevas columnas: Atributo y Valor.
   
   • Cambia el nombre de Atributo a Respuesta.
   • Renombra la primera columna a Pregunta.
4. Controla el orden lógico de las respuestas
   Crea una tabla auxiliar (puede ser en Power Query o en una hoja aparte) con dos columnas:
   Respuesta | Orden Strongly Agree | 1 Agree | 2 Neutral | 3 Disagree | 4 Strongly Disagree | 5 Úsala para ordenar las columnas o para crear una relación en el Modelo de datos. Así evitas que Excel ordene alfabéticamente (lo que pondría Agree antes que Strongly Agree).
5. Carga el resultado
   Pulsa Cerrar y cargar → Cargar en… y elige:
   
   • Tabla si no necesitas relaciones;
   • Solo crear conexión + Agregar al Modelo de datos si vas a usar varias tablas.

Construir la PivotTable correcta

Con la tabla ya des‑pivotada:

• Filas → Pregunta
• Columnas → Respuesta
• Valores → Suma de Valor

Si agregas Segmentaciones (Slicers) para variables como Departamento, País o Fecha, obtendrás un informe interactivo en segundos. Finalmente, inserta el PivotChart que prefieras (columnas apiladas suele funcionar bien para respuestas de escala Likert).

Alternativas si tu Excel no admite Power Query

Usar fórmulas dinámicas (Excel 365)

Las funciones modernas como LET, SEQUENCE y WRAPROWS/WRAPCOLS permiten construir una matriz des‑pivotada sin macros. Un ejemplo sencillo de combinación puede ser:

=LET(
   preguntas, A2:A20,
   respuestas, {"Strongly Agree","Agree","Neutral","Disagree","Strongly Disagree"},
   nResps, COLUMNS(respuestas),
   datos, B2:F20,
   IFERROR(
      VSTACK(
        HSTACK(INDEX(preguntas,SEQUENCE(ROWS(preguntas)*nResps,,1,1/nResps))),
        FLATTEN(respuestas),
        FLATTEN(datos)
      ),
   "")
)

Después de confirmar con Ctrl+Shift+Enter, copia y pega Valores para romper la conexión volátil.

VBA o Office Scripts

En entornos donde solo se dispone de Excel de escritorio sin Power Query (o se requiere automatización repetitiva) un breve procedimiento VBA puede recorrer las columnas y escribir los triples Pregunta–Respuesta–Valor en una tabla nueva. En Office Scripts para web el patrón es muy similar usando TypeScript.

Buenas prácticas posteriores al des‑pivotado

• Mantén la consulta parametrizada: si tu archivo de encuesta se actualiza cada trimestre, guarda la ruta y el nombre como parámetro para sustituir el archivo sin rehacer pasos.
• Actualización en un clic: luego de pegar la nueva columna de datos, simplemente pulsa Datos → Actualizar todo para refrescar la consulta y la PivotTable.
• Evita columnas calculadas innecesarias en la hoja: integra todos los pasos de transformación en Power Query; así reduces riesgo de errores y mantienes un flujo reproducible.
• Guarda plantillas: si tu organización realiza múltiples encuestas, crea un archivo .XLTX con la consulta y la PivotTable ya configuradas. Solo habrá que reemplazar la fuente de datos.
• Control de versiones: incluye un campo Fecha de corte en la tabla de respuestas para comparar distintos periodos en la misma PivotTable usando Segmentaciones de fecha.

Consejos de rendimiento

Las funcionalidades de Power Query se procesan en memoria. Para hojas muy grandes (más de 1 M filas des‑pivotadas) considera:

⚡ Cargar solo conexión + Modelo de datos para evitar volcar millones de filas a la hoja.

⚡ Evitar columnas tipo Texto largas: cambia preguntas extensas por códigos abreviados y crea una tabla de diccionario.

⚡ Deshabilitar la actualización al abrir si el fichero está en una carpeta compartida, evitando tiempos de espera para usuarios que solo necesitan el resultado.

Compatibilidad con Mac OS

La versión actual de Excel 365 para Mac incorpora casi toda la funcionalidad de Power Query (Get & Transform). Sin embargo:

• No permite aún cargar al Modelo de datos; la tabla se carga en la hoja.
• La creación de relaciones se limita, por lo que conviene dejar la tabla lo más “auto‑contenida” posible.
• Si usas un equipo Windows para preparar el archivo, podrás Abrir‑todo‑funciona en Mac siempre que no existan pasos DAX o modelos de datos avanzados.
• En Excel 2019 o versiones perpetuas anteriores, Power Query está ausente; utiliza las alternativas de fórmulas o un pequeño script en Python antes de importar.

Casos especiales y preguntas frecuentes

¿Qué pasa si mis respuestas son texto («Sí», «No»)?

Aunque la tabla se componga de textos, el problema sigue siendo el mismo. Aplica exactamente el mismo proceso de des‑pivotado; la PivotTable usará Recuento en lugar de Suma y listo.
Necesito mostrar porcentajes además de números absolutos

Dentro de la PivotTable, en Valores → Configuración de campo → Mostrar valores como, elige % del total de fila para ver la distribución de cada pregunta. También puedes duplicar el campo Valor para tener ambas métricas simultáneamente.
¿Cómo conservo el formato Likert (rojo/ámbar/verde) en la PivotTable?

Crea reglas de Formato condicional con Escalas de color o utiliza un Estilo de valor. Configura la regla para que se aplique a “Todas las celdas que muestran Suma de Valor” y se actualizará con cada refresco.

Automatización completa en 10 minutos

Para terminar, aquí tienes un guion resumido para obtener un dashboard reutilizable:

1. Descarga/pega los resultados de la encuesta en la primera hoja (RawData).
2. Lanza la consulta de Power Query ya preparada (Actualizar todo).
3. La tabla des‑pivotada se refresca; la PivotTable se actualiza automáticamente.
4. El PivotChart ofrece la visión consolidada en segundos.
5. Entrega el archivo a cualquier directivo: solo tendrá que seleccionar filtros en los slicers.

Con este flujo evitarás el error clásico de “todas las preguntas marcan lo mismo” y, además, tendrás un proceso documentado y escalable para futuras rondas de la encuesta.

Conclusión

La clave para obtener recuentos correctos en PivotTables de encuestas está en trabajar con datos normalizados. Power Query simplifica este paso a unos pocos clics y te libera de fórmulas complejas o macros frágiles. Una vez dominas el patrón de des‑pivotar → agrupar, cualquier tabla de Likert deja de ser un obstáculo y se convierte en información accionable.