¿Te incomodan las ventanas emergentes que saltan cada vez que se acerca una cita? En la versión New Outlook los menús clásicos cambiaron de sitio y muchos usuarios no encuentran la casilla para inhabilitarlas. En esta guía te muestro la ruta actual, cómo anularlas por completo y varios ajustes avanzados para que trabajes sin interrupciones.
Evolución de la interfaz: Outlook clásico vs. New Outlook
Cuando Microsoft presentó New Outlook (implementación gradual 2023‑2024) reorganizó la mayoría de las secciones de configuración, reemplazó menús laterales por paneles emergentes y fusionó preferencias duplicadas. Las opciones de calendario —especialmente las de recordatorios— se movieron a Archivo → Opciones → Avanzadas. Por eso la antigua casilla “Recordatorios predeterminados” ya no aparece si migraste a la nueva interfaz.
| Diferencia | Outlook clásico | New Outlook |
|---|---|---|
| Activar/desactivar recordatorios nuevos | Calendario → Recordatorios predeterminados | Eliminado; ahora se establece por evento o plantilla |
| Ocultar todas las ventanas emergentes | Opciones → Avanzadas → Recordatorios | Misma ruta (la opción permanece) |
Pasos para desactivar totalmente las ventanas emergentes
- En Outlook, haz clic en Archivo (esquina superior izquierda).
- Selecciona Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo de configuración global.
- En el panel lateral, entra en Avanzadas.
- Busca la sección Recordatorios y desmarca la casilla Mostrar recordatorios.
- Haz clic en Aceptar y reinicia Outlook para aplicar el cambio.
Con esta casilla deshabilitada, no se mostrará ningún cuadro emergente, incluso si tus eventos ya contenían una alarma programada. La configuración actúa de forma retroactiva.
Diferencia clave entre “Recordatorios predeterminados” y “Mostrar recordatorios”
- Recordatorios predeterminados: determina si al crear un evento nuevo se le asignará automáticamente un aviso ( p.&ej., 15 min antes). No afecta los eventos existentes.
- Mostrar recordatorios: controla la aparición de cualquier ventana emergente, independientemente de cuándo o cómo se programó.
Silenciar sonidos o banners sin eliminar la alerta
Si quieres seguir recibiendo notificaciones pero sin sobresaltos sonoros o sin ocupar la pantalla, puedes apoyarte en el sistema operativo:
- Abre Configuración → Sistema → Notificaciones.
- Desplázate hasta Outlook y haz clic en él.
- Apaga solo las opciones que no desees: Sonidos, Banners o Centro de actividades. Mantén activo lo que sí necesites.
De esta forma Outlook seguirá generando el recordatorio internamente, pero Windows filtra los canales de alerta e impide que te distraigan.
Desactivar recordatorios de un evento individual
¿Prefieres quitar la alerta solo en ciertos compromisos, por ejemplo, para evitar que tu agenda heredada despliegue avisos cada hora? Haz lo siguiente:
- Abre la cita (doble clic en el calendario).
- En la cinta, localiza el grupo Opciones y establece Recordatorio → Ninguno.
- Guarda y cierra. Listo.
Si el evento forma parte de una serie periódica, Outlook preguntará si aplicas el cambio a esa sola instancia o a toda la serie.
Automatiza la limpieza de recordatorios antiguos
Cuando migras buzones muy grandes, es común que miles de citas antiguas conserven avisos. Para evitarlos de una sola pasada:
- Crea una Vista lista del calendario filtrando los eventos cuya fecha sea anterior a hoy.
- Agrega la columna Recordatorio a la vista.
- Selecciona todos los resultados (Ctrl + E para enfocar la lista, luego Ctrl + A).
- Haz clic en Archivo → Propiedades → Quitar recordatorio.
Así evitas revisar uno por uno y limpias el histórico en segundos.
Compatibilidad y sincronización con móviles y Outlook Web
Las preferencias que alteran la experiencia de escritorio no siempre se replican en:
- Outlook para iOS/Android: Cada app móvil mantiene controles independientes bajo Configuración → Notificaciones → Calendario. Tendrás que ajustar allí los interruptores de Sonido, Vibración o Banner.
- Outlook Web App (OWA): En Configuración (ícono engranaje) → Notificaciones de calendario puedes apagar Recordatorios de evento. Esto afecta únicamente al navegador, pero no se sincroniza de vuelta al escritorio.
En resumen, los controles de recordatorios no se propagan entre plataformas. Revisa cada cliente donde accedas a tu buzón.
¿Qué pasa si uso varias cuentas de correo?
La casilla Mostrar recordatorios aplica al perfil de Outlook, es decir, a todas las cuentas abiertas en esa instancia. Si deseas que una dirección reciba avisos y otra no, deberás:
- Crear un segundo perfil (Panel de control → Correo → Perfiles).
- Configurar solo la cuenta que debe conservar los recordatorios.
- Iniciar Outlook con el perfil adecuado según tu necesidad.
Alternativamente, usa Outlook Web para la cuenta que requiera avisos y mantiene desactivados los del cliente de escritorio.
Problemas frecuentes y soluciones rápidas
Los avisos siguen apareciendo tras desmarcar la casilla
Revisa si hay complementos de terceros (p.ej. CRM, ERP) que creen ventanas emergentes propias. Deshabilítalos temporalmente en Archivo → Complementos → COM para probar.
Trabajamos en Citrix/VDI y los usuarios siguen recibiendo recordatorios
Confirma que la directiva de grupo no fuerce la clave del registro HKEYCURRENTUSER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Reminders\DisableReminders. Si está en 0, prevalecerá sobre la GUI.
El indicador visual desapareció pero el sonido persiste
Algunas compilaciones antiguas conservan la pista de audio como evento aparte. Elimina o renombra el archivo reminder.wav en %APPDATA%\Microsoft\Office\ para forzar el silencio.
Buenas prácticas para equipos de TI
- Documenta la ruta actualizada en tu portal interno de ayuda para evitar tickets repetidos.
- Empaqueta un archivo .reg que establezca
DisableReminders=1y distribúyelo vía GPO a grupos que lo soliciten. - Capacita a los usuarios sobre la diferencia entre notificaciones de Outlook y notificaciones del sistema; muchos confunden ambos conceptos.
Conclusión
Con la llegada de New Outlook, la gestión de recordatorios se centra en un único interruptor dentro de Archivo → Opciones → Avanzadas. Desmarcando “Mostrar recordatorios” eliminas los avisos de modo global y permanente, sin necesidad de buscar la antigua casilla “Recordatorios predeterminados”. Además, Windows y otros clientes ofrecen capas adicionales de control para modular sonido, banners o vibración según tu flujo de trabajo. Ajusta cada plataforma y di adiós a las interrupciones innecesarias.