¿Te resulta frustrante que New Outlook convierta automáticamente en vínculos los archivos que eliges desde OneDrive? En esta guía aprenderás a insertar una copia tradicional dentro del mensaje, entenderás por qué Microsoft cambió el comportamiento y explorarás métodos alternativos mientras llega una opción global.
Por qué Outlook ahora sugiere vínculos en lugar de copias
Microsoft lleva años fomentando el file sharing frente al intercambio de copias. Los denominados “cloud attachments” se implementaron primero en Outlook 2016 y hoy forman parte de New Outlook y Outlook Web App (OWA). Cuando seleccionas un archivo de OneDrive, el cliente propone un vínculo para reducir el tamaño del mensaje y favorecer la coedición en tiempo real. Sin embargo, ese flujo choca con escenarios habituales: destinatarios externos sin permisos, auditorías que exigen una instantánea inalterable o simplemente la necesidad de adjuntar un documento final que no se seguirá editando.
Ventajas y desventajas de cada modalidad
| Modalidad | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|
| Copia (archivo adjunto) | El destinatario siempre puede abrirla, incluso sin conexión; la versión queda congelada. | Aumenta el peso del mensaje; cualquier corrección posterior obliga a reenviar. |
| Vínculo compartido | Un único archivo vivo; permite coedición y ahorra espacio en buzones. | Requiere conectividad y permisos; los cambios se reflejan a todos, alterando la “foto” original. |
Cómo adjuntar archivos de OneDrive como copia en New Outlook para Windows
Sigue estos pasos para vencer la sugerencia de vínculo:
- Haz clic en Nuevo correo para iniciar el borrador.
- Selecciona Adjuntar archivo → OneDrive y navega hasta el documento deseado.
- En la barra inferior de la ventana de redacción verás el botón Compartir vínculo. Pulsa la flecha desplegable justo a su derecha.
- Elige Adjuntar. Outlook insertará el archivo completo (.docx, .pptx, .pdf, etc.) tal como lo haría si proviniera del disco local.
Paso a paso gráfico
Aunque esta guía no incluye capturas para mantener el peso bajo, la secuencia es sencilla: la flecha desplegable aparece a la derecha del nombre del archivo y ofrece dos opciones —Compartir vínculo y Adjuntar. La segunda es la que necesitas.
Cómo adjuntar como copia en Outlook Web App
- Crea un mensaje nuevo en outlook.office.com.
- Haz clic en el icono de clip > OneDrive.
- Selecciona tu archivo; aparecerá en la barra inferior con los mismos dos botones mencionados antes.
- Despliega Compartir vínculo y elige Adjuntar.
El proceso es idéntico porque New Outlook y OWA comparten código base (Monarch). Eso significa que todo lo aprendido en uno se aplica en el otro.
No existe un ajuste predeterminado… todavía
A agosto 2025, ni New Outlook ni OWA incluyen una opción para fijar “Adjuntar como copia” como preferencia global. El cliente siempre asume que prefieres un vínculo. Microsoft indica que el paradigma de colaboración seguirá girando en torno a archivos compartidos y anima a los usuarios a enviar comentarios desde Ayuda → Comentarios.
Qué dice Microsoft al respecto
En varias sesiones de Microsoft 365 Roadmap AMA, el equipo ha explicado que cambiar el valor por defecto “iría contra la estrategia de trabajo en la nube” y que, de implementarse, sería a través de una nueva directiva de administrador, no de una casilla para cada usuario.
Métodos alternativos cuando necesitas copias constantemente
Descargar y volver a adjuntar
Es la forma más rápida de evitar la pregunta: abre el archivo en el explorador de OneDrive, pulsa Descargar y adjunta desde tu disco. Inconveniente obvio: genera un duplicado local.
Usar la biblioteca de documentos de Teams
Si el archivo reside en un equipo de Microsoft Teams, abre la pestaña Archivos, pulsa Abrir en SharePoint y descarga. La latencia es mínima y evitas buscar en OneDrive personal.
Automatizar con Power Automate
Un flujo trivial puede copiar el archivo a una carpeta “Adjuntos – Copias” localmente sincronizada y lanzar una notificación para que lo adjuntes desde allí. Solo necesitas las acciones When a file is created y Copy file.
El supuesto truco de “Nunca preguntar”
En foros comunitarios circula un consejo: elegir Compartir vínculo, acceder a Configuración desde la misma ventana y marcar Nunca preguntar al adjuntar. Algunos reportan que, tras aceptar, el cliente vuelve a insertar copias. Sin embargo, la mayoría no observa cambio y Microsoft no lo documenta. Úsalo bajo tu propio riesgo y comprueba siempre el resultado antes de enviar.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo forzar la copia mediante una combinación de teclas? No. El comando rápido Alt+I abre el selector de archivos, pero la elección final (copia o vínculo) sigue siendo manual. ¿Influye el tipo de archivo? No. Word, Excel, PowerPoint, PDF o imágenes: todos se comportan igual. ¿Qué pasa si el destinatario reenvía la copia? La copia se mantiene intacta; los permisos del archivo original en OneDrive son irrelevantes. ¿Existen directivas de Exchange Online para cambiar el valor por defecto? Actualmente no. Las directivas de adjuntos solo controlan el tamaño máximo y la ejecución de scripts en HTML, pero no el modo de incorporación.
Buenas prácticas para organizaciones
Define un estándar claro
Si tu empresa valora la trazabilidad, establece en la guía de estilo que los documentos versionados deben compartirse como vínculos, mientras que los entregables finales se envían como copias.
Capacita a los usuarios finales
Un tutorial de cinco minutos evita incontables incidencias de “no tengo permiso al abrir tu vínculo”. Incluye capturas del desplegable Compartir vínculo y enséñales a distinguir ambas rutas.
Supervisa con auditorías de buzón
Los registros de retención de Exchange permiten corroborar si el mensaje contenía un adjunto real o un vínculo. Activar la auditoría avanzada te dará visibilidad en entornos regulados.
Flujo de decisión rápido
Usa el diagrama mental siguiente (en texto plano) para acelerar tu elección:
- ¿Requieres coedición posterior? Sí → vínculo.
- ¿El destinatario pertenece a otro dominio? Sí → copia.
- ¿El archivo supera 10 MB? Sí → considera vínculo para no saturar buzones, salvo restricción anterior.
- ¿Auditoría o licitación? Sí → copia y conserva versión local.
Qué esperar en el futuro inmediato
La hoja de ruta pública de Microsoft 365 menciona mejoras en “file tray” de Outlook, pero ninguna apunta a un selector de valor predeterminado. En la práctica, el empuje hacia el trabajo colaborativo seguirá ampliándose. Si tu caso de uso depende de copias, ve asumiendo que será una acción explícita cada vez o prepara herramientas de automatización.
Conclusión
Adjuntar una copia desde OneDrive sigue siendo totalmente posible en New Outlook y Outlook Web App; simplemente exige desplegar el botón Compartir vínculo y escoger Adjuntar en cada mensaje. Por ahora no existe una casilla mágica que lo convierta en comportamiento por defecto. Mientras tanto, descarga temporalmente el archivo o automatiza la copia si tu flujo lo requiere, y eleva comentarios a Microsoft para impulsar una preferencia global. De este modo mantendrás el control sobre tus versiones sin renunciar a las ventajas de la nube.