¿Quieres que una reunión se publique automáticamente en un canal de Microsoft Teams y se repita con la cadencia que el equipo necesita? En esta guía te explico, paso a paso, cómo programarla, qué cambió exactamente al usar un canal, y cómo mantenerla sin dolores de cabeza.
Resumen de la pregunta
¿Cómo programar una reunión recurrente que quede publicada en un canal específico de Teams?
Respuesta rápida
- Abre Calendario en Teams.
- Haz clic en + Nueva reunión.
- Escribe el título, define fecha y hora y agrega asistentes (si corresponde).
- En Agregar canal, selecciona el canal donde quieres que aparezca la reunión (así se publicará en Publicaciones del canal).
- En el desplegable No se repite, elige el patrón de recurrencia (diaria, semanal, mensual, personalizado) y, si procede, indica la fecha de finalización.
- Pulsa Guardar. La reunión quedará visible en el canal y en el calendario de los asistentes invitados.
Qué es una reunión de canal y por qué usarla
Una reunión de canal “vive” dentro del canal: el anuncio aparece en Publicaciones, el chat queda asociado al hilo del canal y los recursos (grabación, archivos, notas) permanecen accesibles para el equipo. Es ideal para rutinas de equipo (diarios, retrospectivas, sincronizaciones semanales) porque centraliza todo en un único lugar.
| Aspecto | Reunión de canal | Reunión individual (no canal) |
|---|---|---|
| Visibilidad | Todos los miembros del equipo ven el aviso en el canal. | Solo los asistentes invitados la ven. |
| Chat | Se integra como hilo en Publicaciones del canal. | Chat privado de la reunión. |
| Archivos compartidos | Se guardan en el SharePoint del canal. | Se guardan en OneDrive del organizador o según el flujo estándar de la reunión. |
| Grabaciones | Se almacenan en la biblioteca del canal (carpeta de grabaciones). | Se almacenan en OneDrive del organizador. |
| Incorporación | Cualquier miembro del equipo puede unirse desde el aviso del canal. | Solo mediante invitación o vínculo de la reunión. |
Requisitos previos y buenas prácticas antes de empezar
- Ser miembro del equipo y del canal donde publicarás la reunión (en canales privados, debes pertenecer al canal privado).
- Permisos de publicación en el canal (los propietarios del equipo pueden restringir quién publica).
- Zona horaria: verifica la zona horaria de tu cliente de Teams y de los asistentes para evitar desajustes.
- Patrón de recurrencia pensado de antemano: define periodicidad y fecha de fin para evitar “reuniones infinitas”.
- Agenda ligera para cada ocurrencia: una breve descripción estándar acelera la preparación del equipo.
Guía detallada para escritorio y web
Abrir Calendario
En el panel izquierdo de Teams, abre Calendario. Si usas Teams en el navegador, la experiencia es equivalente.
Crear la reunión
Haz clic en + Nueva reunión. Se abrirá el formulario con los campos habituales (título, asistentes, fecha y hora).
Configurar título, fecha y asistentes
- Título: utiliza una convención clara y constante, por ejemplo: “Reunión semanal del equipo – Canal Ventas”.
- Fecha y hora: define el primer encuentro de la serie; las siguientes ocurrencias se generarán a partir del patrón de recurrencia.
- Asistentes (opcional): añade a las personas que deban recibir invitación directa en su calendario.
Publicarla en un canal
En el campo Agregar canal, escribe el nombre del equipo/canal y selecciónalo. Desde ese momento, la reunión se publicará en el canal elegido: aparecerá como un aviso en Publicaciones y cualquiera con acceso al canal podrá unirse.
Consejo: si no encuentras el canal, asegúrate de pertenecer al equipo y de que el canal no esté archivado o sin permisos de publicación para tu rol.
Definir la recurrencia
Abre el menú desplegable No se repite y elige la cadencia:
- Diaria: útil para daily standups o seguimientos puntuales durante una semana o sprint.
- Semanal: la opción más común para rituales de equipo.
- Mensual: reuniones de cierre, revisiones ejecutivas, comités.
- Personalizado: define días concretos (por ejemplo, lunes y jueves) o patrones más avanzados (como “el primer martes de cada mes”).
En las opciones avanzadas de recurrencia, establece la fecha de finalización. Esto evita que se generen reuniones indefinidas y facilita el mantenimiento (por ejemplo, programar por trimestres).
Guardar y qué sucede después
Haz clic en Guardar. Teams creará la serie y publicará en el canal el evento correspondiente a la primera ocurrencia. Los asistentes invitados recibirán la cita en su calendario; el resto de miembros del canal verán el aviso y podrán unirse desde el canal cuando llegue la hora.
Editar, mantener o cancelar la serie
Editar una sola ocurrencia o toda la serie
Abre la reunión desde el calendario o desde el aviso del canal y selecciona Editar. Elige:
- Solo esta: cambia únicamente la reunión seleccionada (ideal para mover una fecha puntual por festivo).
- Esta y las siguientes: aplica los cambios desde la ocurrencia seleccionada en adelante.
- Toda la serie: reconfigura el patrón completo, título, descripción, etc.
Cambiar el canal de una serie ya creada
En general no es posible mover una serie de reuniones de un canal a otro. Lo más confiable es cancelar la serie actual y recrearla en el canal correcto. Para minimizar el impacto, anuncia el cambio en el canal original y comparte el nuevo vínculo en el canal destino.
Agregar coorganizadores
Desde las Opciones de la reunión puedes designar coorganizadores. Así garantizas que, si tú no estás, alguien más pueda admitir participantes, grabar, silenciar a todos o gestionar la sala de espera.
Actualizar asistentes y comunicación
- Si agregas o eliminas asistentes en la serie, se notifica por calendario solo a esas personas.
- Para el resto de miembros del canal, usa una respuesta en el hilo del aviso para avisar de cambios relevantes (nueva hora, nuevo orden del día, etc.).
Invitar a personas externas
- Invítalas como asistentes para que reciban la cita en su calendario.
- O comparte el vínculo de la reunión desde la tarjeta del evento publicada en el canal (icono de copiar vínculo).
- Revisa las opciones de sala de espera si esperas asistentes anónimos o de dominios externos.
Notas y consejos útiles
- Visibilidad e invitaciones: todos los miembros del canal verán el aviso en el canal y podrán unirse; solo quienes agregues como asistentes recibirán la invitación en su calendario.
- Editar la serie: abre cualquier ocurrencia → Editar → elige Solo esta, Esta y las siguientes o Toda la serie para aplicar cambios.
- Cambiar de canal: normalmente no es posible mover una serie ya creada a otro canal; si necesitas hacerlo, lo más fiable es cancelar y recrear la serie en el canal correcto.
- Invitados externos: agrégalos como asistentes o comparte el vínculo de la reunión desde la tarjeta del evento en el canal.
- Buenas prácticas: usa un título consistente (p. ej., “Reunión semanal del equipo – Canal X”), configura una fecha de fin para evitar reuniones infinitas y considera asignar coorganizadores para gestionar la reunión cuando tú no estés.
Plantillas de título y descripción
Copias y pegas, y listo:
| Uso | Plantilla |
|---|---|
| Título semanal | Reunión semanal del equipo – [Nombre del equipo] – [Canal] |
| Título mensual | Revisión mensual – [Área/Proyecto] – [Canal] |
| Descripción base | Objetivo: [resultado esperado] |
Checklist antes de guardar
- ¿El campo Agregar canal apunta al canal correcto?
- ¿La recurrencia tiene una fecha de finalización razonable?
- ¿Añadiste coorganizadores si te ausentarás?
- ¿Agenda y materiales de apoyo listos en el canal?
- ¿Zona horaria revisada (especialmente si hay asistentes de otras regiones)?
Mantener la casa en orden: archivos, chat y grabaciones
Una ventaja de las reuniones de canal es que todo queda localizado. Esta es la vista general de “dónde vive” cada cosa:
| Elemento | Dónde se guarda | Quién puede acceder |
|---|---|---|
| Chat y decisiones | Hilo en Publicaciones del canal. | Miembros del canal (según tipo: estándar o privado). |
| Archivos compartidos | Biblioteca de documentos del canal (SharePoint asociado). | Miembros del canal; respeta permisos de SharePoint. |
| Grabaciones | Carpeta de grabaciones del canal. | Miembros del canal; puedes compartir con externos si tu organización lo permite. |
| Notas/actas | Documento en SharePoint del canal o Wiki/notas del equipo. | Miembros del canal. |
Casos especiales y buenas decisiones
- Canales privados: solo miembros del canal privado pueden ver y unirse; úsalo para temas sensibles.
- Series largas: si el proyecto dura todo el año, crea series trimestrales; facilita ajustes y evita acumulación de excepciones.
- Festivos y horas cambiantes: ante festivos o cambios de horario de verano, edita solo la ocurrencia afectada para no desordenar toda la serie.
- Equipos grandes: si hay cientos de miembros, considera invitar solo a los roles críticos y deja que el resto se una desde el canal cuando lo necesite.
- Transparencia: publica siempre el orden del día y el objetivo en el hilo de la reunión para alinear expectativas.
Solución de problemas frecuentes
No encuentro el canal en “Agregar canal”
- Verifica que perteneces al equipo y al canal.
- Comprueba que el canal no está archivado o con publicación restringida.
- En canales privados, recuerda que solo sus miembros pueden programar y ver reuniones.
La reunión no aparece en Publicaciones del canal
- Asegúrate de que la serie se guardó con el canal correcto (no es suficiente escribir el nombre; debes seleccionarlo de la lista).
- Comprueba si creaste una reunión individual y no de canal (el campo “Agregar canal” vacío indica reunión individual).
Necesito mover la serie a otro canal
No se puede cambiar el canal de una serie existente. Cancela la serie, crea una nueva en el canal destino y comunica el cambio en ambos canales con el nuevo vínculo.
Asistentes externos no pueden entrar
- Revisa las opciones de sala de espera y de participación de invitados en las opciones de la reunión.
- Si tu organización restringe invitados anónimos, invita a los externos por su correo corporativo.
Cambios de horario o excepciones
Usa la opción Solo esta al editar si quieres alterar una única reunión (por ejemplo, moverla 30 minutos por un solapamiento).
Rol de cada participante en reuniones de canal
| Rol | Qué puede hacer | Recomendaciones |
|---|---|---|
| Organizador | Configura la serie, define opciones, designa coorganizadores, inicia grabación. | Usa plantillas y fecha de fin; revisa las opciones antes de cada trimestre. |
| Coorganizador | Admite participantes, gestiona la sala de espera, controla micrófonos, comparte contenido. | Ten a mano el material, valida permisos de pantalla y graba si hace falta. |
| Asistente invitado | Recibe cita en calendario, chatea y accede al material según permisos. | Confirma su zona horaria y prueba el acceso antes de la primera ocurrencia. |
| Miembro del canal | Puede unirse desde el aviso del canal, aunque no haya sido invitado en calendario. | Sigue el hilo del canal para cambios de último minuto. |
Flujo recomendado para equipos productivos
- Define objetivo, duración y cadencia (15–30 min para dailies; 45–60 min para seguimiento semanal).
- Prepara la agenda estándar y archivos en el canal.
- Programa la serie en el canal correcto con fecha de fin trimestral.
- Nombra coorganizadores y prueba audio/video.
- Publica en el hilo: objetivo, agenda y responsables.
- Tras cada sesión, deja decisiones y acciones en el mismo hilo.
Preguntas frecuentes
¿Todos reciben una invitación en su calendario?
No. Solo quienes agregues como asistentes reciben la cita en su calendario. El resto del equipo ve el aviso del canal y puede unirse desde allí.
¿Dónde queda el chat y el material?
Todo queda en el hilo del canal y en su sitio de SharePoint, de manera que la información es rastreable y accesible para el equipo.
¿Puedo hacer privada una reunión de canal?
Las reuniones en canales estándar heredan la visibilidad del equipo. Si necesitas restringir participantes, utiliza un canal privado o programa una reunión individual.
¿Puedo convertir una reunión individual en reunión de canal?
No existe una “conversión” directa fiable. Cancela y vuelve a crear en el canal correspondiente.
¿Qué pasa con la grabación?
En reuniones de canal, la grabación se guarda en la biblioteca del canal, dentro de la carpeta de grabaciones. Desde allí puedes administrar permisos o compartirla según las políticas de tu organización.
Ejemplo completo paso a paso
- En Calendario, pulsa + Nueva reunión.
- Escribe “Reunión semanal del equipo – Canal Ventas”.
- Selecciona el primer lunes del trimestre, de 10:00 a 10:45.
- Añade como asistentes solo a los roles críticos (líder, analista, PM). El resto se unirá desde el canal.
- En Agregar canal, elige Ventas / General.
- En No se repite, selecciona Semanal, fija fecha de fin el último lunes del trimestre.
- Guarda.
- Abre el aviso publicado en el canal, responde con la agenda de la primera sesión y los enlaces a materiales.
- En Opciones de la reunión, asigna un coorganizador y deja activada la sala de espera para externos.
Errores que conviene evitar
- Olvidar el canal: si dejas vacío “Agregar canal”, no se publicará en el canal y la reunión será privada.
- Series sin fin: añade una fecha de fin y renueva por periodos; mantiene orden y control.
- Invitar a todo el equipo por calendario: satura agendas. Invita solo a quienes deben estar; los demás se unirán desde el canal según necesidad.
- Centralizar en el chat privado: usa el hilo del canal para decisiones y documentos; evita información dispersa.
Resumen operativo
Para programar una reunión periódica en un canal de Microsoft Teams, crea una nueva reunión desde Calendario, asigna el canal en el campo correspondiente, define la recurrencia con fecha de fin y guarda. Gestiona cambios desde Editar (ocurrencia o serie), publica agenda en el hilo del canal y designa coorganizadores para asegurar continuidad. Con este flujo, tu equipo mantiene la conversación, los archivos y las grabaciones centralizados y fáciles de encontrar.