Si tus invitados de Microsoft Teams ven el mensaje “The bot is disabled. Contact your IT admin” al votar en Polls —y en la app de escritorio funciona pero en el navegador falla— aquí tienes un análisis claro, causas probables, soluciones prácticas y un plan B listo para usar.

Resumen del problema

En reuniones de Microsoft Teams donde participan invitados o usuarios externos, algunos asistentes no pueden responder a las encuestas creadas con la app Polls y reciben el error “The bot is disabled. Contact your IT admin”. El síntoma se da con mayor frecuencia cuando se conectan desde el navegador (Teams en la Web), mientras que en la aplicación de escritorio o móvil suele funcionar. Además, el comportamiento puede ser inconsistente: a veces unos invitados sí responden y otros no, y, en ciertos reportes, los participantes no verificados aparecen como “Anonymous”.

Este artículo explica el estado conocido del problema en el periodo de junio–diciembre de 2024, detalla soluciones prácticas y ofrece un plan de contingencia para que tu reunión no dependa de un único método de votación.

Estado actual

Entre junio y diciembre de 2024 se observó una limitación conocida que afecta a invitados/externos en Polls, con fallos más frecuentes al unirse por navegador. No existe un ajuste de directiva que lo elimine de forma fiable. Si necesitas un diagnóstico de fondo o trazabilidad técnica del lado del servicio, la vía recomendada es abrir un caso con el soporte de Microsoft 365 para que revisen el backend de tu inquilino.

En paralelo, muchas organizaciones han adoptado planes de mitigación: recomendar la app de escritorio o móvil, usar soluciones de terceros con mejor soporte para invitados, o recurrir a Microsoft Forms compartido mediante enlace.

Diagnóstico rápido

Antes de la reunión, realiza esta comprobación simple para reducir sorpresas:

• Tipo de acceso de asistentes: ¿vendrán como invitados (Guest), externos federados o anónimos? Cuanto más “externo” el perfil, más probable la fricción con Polls en la Web.
• Cliente de Teams: sugiere explícitamente el uso de app de escritorio o móvil si planeas encuestas en vivo.
• Plan B preparado: ten listo un formulario de Microsoft Forms con la opción de “Cualquiera con el vínculo puede responder”, o define una mecánica manual de votación en el chat.
• Directivas y permisos: valida que Polls y los bots no estén bloqueados a nivel de inquilino y que el acceso de invitados/externos esté habilitado.

Causas habituales

El error “The bot is disabled” suele aparecer cuando confluyen varios factores:

• Integración de bot y autenticación: Polls depende de un bot/aplicación dentro de Teams. Invitados, externos no verificados o sesiones de navegador con restricciones de cookies/terceros pueden impedir la correcta inicialización del bot.
• Diferencias entre clientes: el cliente de escritorio administra mejor los contextos de sesión y permisos de la app. En el navegador, políticas de la empresa, bloqueadores o ajustes del propio navegador impactan más.
• Identidad de los encuestados: cuando se habilita un enlace accesible para “cualquiera”, las respuestas pueden registrarse sin identidad, generando resultados “Anonymous” en reportes.

Soluciones y alternativas

Usar la app de escritorio o móvil

Es la mitigación más efectiva a corto plazo. Pide a invitados/externos que se unan desde la aplicación de escritorio o la app móvil de Teams para responder encuestas. En la práctica, reduce la probabilidad del error y mejora la compatibilidad con el bot de Polls.

• Ventajas: alta compatibilidad, mínima fricción para el organizador, mantiene las respuestas integradas a la reunión.
• Consideraciones: requiere instalación previa y puede no ser factible para algunos externos con equipos bloqueados o políticas estrictas.

Adoptar una app de terceros enfocada en encuestas

Herramientas como Polly (entre otras) han sido adoptadas como solución temporal por equipos que realizan votaciones frecuentes con externos. Suelen ofrecer una experiencia más consistente en escenarios invitados/externos, especialmente vía navegador.

• Ventajas: fiabilidad con usuarios externos, más tipos de preguntas, reportes propios.
• Consideraciones: puede implicar costos, evaluación de seguridad y aprobación de la aplicación en el catálogo de Teams.

Usar Microsoft Forms fuera de la app Polls

Si quieres seguir en el ecosistema Microsoft sin depender del bot de Polls, crea el cuestionario directamente en Microsoft Forms y comparte el enlace en el chat de la reunión.

1. Crea el formulario en Forms.
2. Configura el acceso en “Cualquiera con el vínculo puede responder” si quieres máxima facilidad de entrada para externos.
3. Comparte el enlace en el chat de la reunión y fija el mensaje para que sea fácil de encontrar.

Aviso importante: si eliges “cualquiera”, algunas respuestas pueden ser anónimas. Si necesitas trazar la identidad de los votantes, exige inicio de sesión. Esto, a su vez, puede excluir a externos que no dispongan de credenciales válidas o SSO federado.

Plan B cuando la encuesta es crítica

Cuando el voto define decisiones clave, evita depender de un único método:

• Chat de la reunión: solicita a los asistentes que escriban la opción elegida y usa reacciones para confirmar.
• Levantar la mano: contabiliza visualmente por rondas de opciones (requiere moderación).
• Formulario alternativo: divide la votación en dos pasos: recolección instantánea en chat + consolidación en un Forms que queda como acta.

Verificaciones para administradores

Aunque estas verificaciones no suelen resolver por sí mismas el problema descrito, conviene realizarlas para descartar bloqueos innecesarios:

• Directivas de Teams: confirma que Polls está permitida en las políticas de la organización.
• Acceso de invitados/externos: revisa que el acceso de invitados esté habilitado y que no existan restricciones que bloqueen bots o apps a nivel de inquilino.
• Revisión de seguridad: comprueba si hay soluciones de seguridad (proxy, CASB, bloqueadores) que impidan el funcionamiento del bot en el navegador.
• Escalado: si persiste el fallo, abre un ticket con soporte de Microsoft 365 para análisis en el backend.

Guía paso a paso

Para organizadores

Un pequeño guion operativo ayuda a que la encuesta fluya sin contratiempos:

1. Antes de enviar la invitación: incluye una nota para los asistentes externos recomendando el uso de la app de escritorio o móvil si habrá encuestas.
2. Antes de la reunión: crea la encuesta en Polls y ten lista una versión espejo en Forms para compartir por enlace si fuera necesario.
3. Al iniciar la reunión: recuerda que las encuestas estarán disponibles y explica el plan B si alguien ve el error “The bot is disabled”.
4. Durante la votación: si alguien reporta el error, comparte de inmediato el enlace alternativo de Forms en el chat.
5. Después de la reunión: exporta los resultados (de Polls o Forms) y adjúntalos al acta para trazabilidad.

Para administradores

Si debes auditar o reforzar la compatibilidad en tu inquilino, considera esta lista:

• Políticas de aplicaciones de Teams: verifica que Polls esté permitida y que no existan políticas de bloqueo por grupo o por usuario que la limiten.
• Configuración de bots: revisa que no haya bloqueos globales o a nivel de dominio externo que afecten a bots en reuniones.
• Control del navegador: documenta los navegadores soportados y sus versiones; evalúa si extensiones o políticas de cookies impiden la sesión del bot.
• Pruebas cruzadas: arma una matriz de prueba con combinaciones de cuenta interna, invitado, externo y anónimo, tanto en Web como en escritorio y móvil.
• Soporte: si identificas que el fallo es intermitente y no depende de políticas, abre caso con soporte para revisión en el backend.

Buenas prácticas

• Define el objetivo de la encuesta: si el resultado necesita trazabilidad por persona, evita opciones anónimas.
• Elige la herramienta adecuada: para públicos mixtos o altamente externos, valora un proveedor de encuestas con soporte sólido en navegador o usa Forms con autenticación.
• Comunica con antelación: advierte a invitados que habrá votación y comparte instrucciones claras de acceso.
• Plan de contingencia: siempre ten un método alternativo listo y comunicado.
• Prueba previa: si la encuesta es crítica, realiza un ensayo rápido con un invitado de prueba desde navegador.

Preguntas frecuentes

¿Por qué aparece “The bot is disabled. Contact your IT admin”?
Porque el bot de Polls no se inicia correctamente en el contexto de esa reunión y usuario. En invitados/externos que se conectan por navegador es donde más se reproduce.

Si la directiva permite Polls, ¿por qué falla?
La directiva es necesaria pero no suficiente. Factores del navegador, identidad de invitado, políticas de seguridad y particularidades de la reunión pueden bloquear el bot.

¿El problema está resuelto por completo?
En el periodo junio–diciembre de 2024 se consideró una limitación conocida sin un ajuste de política que la elimine de forma fiable. Por eso se recomiendan mitigaciones.

¿Cómo obtengo respuestas con identidad?
Si usas Forms, exige inicio de sesión. Esto asegura trazabilidad pero puede excluir a quienes no tengan cuenta válida. Si permites “cualquiera”, algunas respuestas serán anónimas.

¿Qué alternativa recomiendan cuando hay muchos externos?
Preferir la app de escritorio o móvil de Teams, o migrar la votación a Forms con autenticación según necesidad. En casos exigentes, evaluar apps de terceros con soporte sólido para externos.

¿Puedo seguir usando Polls?
Sí, especialmente si tu audiencia es mayoritariamente interna o si recomiendas el cliente de escritorio/móvil. Procura, sin embargo, contar con un Plan B.

Checklist de preparación

Escenario	Recomendación	Herramienta
Reunión con mezcla de internos e invitados	Pedir uso de app de escritorio/móvil y tener vínculo alternativo listo	Polls + Forms
Audiencia mayoritariamente externa	Usar app de terceros o Forms con autenticación si se necesita identidad	Polly / Forms
Decisión crítica con trazabilidad	Evitar anónimos; exigir inicio de sesión	Forms con identidad
Limitaciones de instalación de software	Preparar encuesta externa y compartir enlace	Forms o proveedor externo
Invitados desde navegador con políticas restrictivas	Desviar la votación a Forms; informar método en la invitación	Forms

Tabla comparativa

Opción	Acceso para invitados	Identidad del votante	Trazabilidad	Fiabilidad en la Web	Curva de uso	Cuándo elegirla
Polls en Teams	Variable según cliente/políticas	Con identidad interna; externos pueden fallar	Buena si todos pueden votar	Irregular con invitados	Muy fácil para organizador	Audiencia interna o uso de escritorio/móvil
Forms por enlace	Amplio, incluso sin cuenta	Opcional; puede ser anónimo	Alta si se exige inicio de sesión	Alta	Fácil para asistentes	Mixtos con externos o políticas estrictas
App de terceros	Generalmente sólida	Control configurable	Depende de la herramienta	Alta	Requiere evaluación previa	Encuestas frecuentes y públicas externas
Chat o manos levantadas	Universal	Identidad visible en reunión	Manual	Muy alta	Muy fácil	Emergencias o fallos en vivo

Ejemplos de comunicación

Nota para la invitación:
“Durante la sesión realizaremos una breve encuesta. Para una mejor experiencia, te recomendamos unirte desde la aplicación de escritorio o móvil de Microsoft Teams. En caso de incidencia con ‘The bot is disabled’, compartiremos un enlace alternativo.”

Mensaje de apertura:
“Realizaremos la votación con Polls. Si no ves la tarjeta o te aparece el error, por favor indica en el chat y te compartiremos un enlace alternativo de Forms para que tu voto cuente.”

Instrucción de emergencia:
“Si el enlace alternativo no funciona, registraremos el voto por chat. Escribe Opción A, Opción B o Opción C en un mensaje; contabilizaremos y publicaremos el total al cierre.”

Flujo operativo recomendado

1. Planificación: define si necesitas identidad o si aceptas anónimos; decide, en consecuencia, entre Polls, Forms con autenticación o app de terceros.
2. Preparación: crea la encuesta en Polls y una copia en Forms; redacta mensajes de apoyo y guías de acceso.
3. Ejecución: publica Polls durante la reunión y monitorea el chat; si hay errores, comparte el enlace de Forms.
4. Cierre: exporta resultados, documenta incidencias y registra acciones para mejorar la próxima sesión.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Depender solo de Polls: prepara siempre una alternativa.
• No avisar a invitados: comunica la recomendación de usar escritorio/móvil.
• Exigir identidad sin verificar cuentas: si los externos no tienen cuentas válidas, ajusta la configuración o usa un proveedor alternativo.
• Ignorar políticas del navegador: bloqueadores y cookies restringidas afectan a bots; proporciona instrucción breve si detectas este contexto.

Resumen ejecutivo

• Qué ocurre: invitados/externos pueden ver “The bot is disabled” en encuestas de Teams, sobre todo desde el navegador.
• Estado: limitación conocida en el periodo junio–diciembre de 2024; sin ajuste de política que lo solucione de forma fiable.
• Mitigación clave: recomendar app de escritorio o móvil; tener Forms o app de terceros como respaldo.
• Si necesitas trazabilidad: usa Forms con inicio de sesión o una herramienta que soporte identidad en externos.
• Para admins: valida permisos de Polls y bots; si persiste, escala a soporte para análisis en el backend.

Notas finales

Si tus reuniones incluyen con frecuencia invitados o usuarios externos y necesitas recolectar votos confiables, no dependas exclusivamente de Polls en Teams Web. Planifica con anticipación la herramienta y la ruta de contingencia, y comunica claramente a los asistentes cómo participar. Con este enfoque, incluso si alguien ve el mensaje “The bot is disabled. Contact your IT admin”, tendrás la solución lista para que su voto cuente y el objetivo de la reunión no se detenga.