Grabación de llamadas en Microsoft Teams: guía 2025 de privacidad, políticas y soluciones

¿Se pueden grabar las llamadas y reuniones en Microsoft Teams? Sí, pero el “cómo”, “cuándo” y “quién accede” dependen del tipo de comunicación (reunión vs. llamada), de la configuración técnica de tu organización y de las leyes aplicables en tu país o sector.

Índice

Resumen rápido

  • Reuniones de Teams: se pueden grabar desde la app; todo el mundo ve un aviso claro. Las grabaciones se guardan en OneDrive (reuniones privadas) o SharePoint (reuniones de canal). Tu empresa puede activar la grabación automática por política.
  • Llamadas de Teams (1:1 y grupos, incluidas PSTN): hoy existe grabación nativa en la nube si TI la habilita para llamadas. Si no está activada, pueden usarse soluciones de compliance recording de terceros.
  • Acceso y privacidad: lo controla tu organización con permisos, retención y, si quiere, consentimiento explícito para los asistentes.

Qué significa que “tu empresa puede grabar y revisar”

En la práctica, que tu empleador puede habilitar políticas y herramientas para que determinadas comunicaciones de Teams se capturen y conserven. Eso incluye:

  • Grabación por conveniencia (manual): un usuario autorizado inicia y detiene la grabación en una reunión o llamada.
  • Grabación por cumplimiento (automática): una solución certificada de terceros graba y archiva sin intervención del usuario, según políticas (por ejemplo, finanzas o salud).

Reuniones en Microsoft Teams

Cómo funciona

  • La grabación se inicia desde Más acciones > Grabar y transcribir. Solo una persona puede grabar a la vez.
  • Todos los asistentes ven un aviso visible cuando la grabación comienza (y, si procede, cuando hay transcripción en vivo).
  • Los organizadores con licencias adecuadas pueden definir quién puede grabar (organizadores y coorganizadores, o también presentadores).
  • La organización puede permitir o bloquear la grabación por política.

Dónde se guardan y quién accede

  • Reuniones privadas (no de canal): la grabación se guarda en la carpeta “Recordings” del OneDrive del organizador.
  • Reuniones de canal: la grabación se guarda en la biblioteca de documentos del sitio de SharePoint del equipo → carpeta “Recordings” del canal.
  • Los permisos iniciales se asignan automáticamente (miembros internos ven o editan según su rol). Los invitados y externos solo acceden si el propietario comparte el archivo con ellos.

Grabación automática en reuniones

La opción “Grabar y transcribir automáticamente” puede estar disponible en las opciones de la reunión. Por política, TI puede mostrar u ocultar la opción, y también puede aplicar plantillas (por ejemplo, webinars o town halls) que traigan la grabación habilitada de forma predeterminada. En sectores regulados es frecuente que ciertos tipos de reuniones se graben siempre.

Llamadas privadas y de grupo (fuera de reunión)

Históricamente, Teams no permitía grabar llamadas 1:1 “normales” sin convertirlas en reunión o recurrir a terceros. Hoy, Microsoft Teams incluye grabación en la nube para llamadas (1:1 y de grupo, e incluso PSTN) si la organización la habilita en las políticas de llamadas. Puntos clave:

  • Por defecto está desactivada. TI debe activarla en la política de llamadas (Cloud recording for calling).
  • Al iniciar la grabación de una llamada, la otra parte es notificada (igual que en reuniones).
  • Las grabaciones de llamadas 1:1 se guardan en el OneDrive del usuario que inicia la grabación; la otra parte interna obtiene acceso de solo lectura. Si la llamada es con alguien externo, por defecto no tendrá acceso hasta que el propietario comparta el archivo.
  • Para llamadas PSTN con Teams Phone, la grabación en la nube también puede estar disponible si se cumple el licenciamiento y las políticas adecuadas. En entornos regulados se suele preferir la grabación por cumplimiento.

Compliance recording (grabación por cumplimiento)

Cuando una organización debe cumplir normas (MiFID II, Dodd‑Frank, HIPAA, GDPR, etc.), puede desplegar soluciones certificadas que graban de forma automática reuniones, llamadas Teams‑to‑Teams y llamadas PSTN. Características típicas:

  • Automática y no opcional: si tu usuario está bajo política de cumplimiento, la sesión se graba siempre y el usuario no puede detener la grabación.
  • Notificación: hay avisos visuales en el cliente y, en PSTN, mensajes de audio. La forma concreta puede variar según la herramienta y la configuración.
  • Gestión centralizada: las grabaciones se almacenan y auditan fuera del OneDrive/SharePoint del usuario final, bajo control de Cumplimiento/Legal/TI.
  • Limitaciones: ciertos escenarios (por ejemplo, llamadas de emergencia, algunos entornos soberanos o restricciones regionales) pueden no estar soportados.

Avisos, consentimiento y privacidad

  • En toda grabación por conveniencia (manual), Teams muestra un aviso inequívoco a todos los participantes. No puedes “grabar a escondidas” desde Teams.
  • La organización puede exigir consentimiento explícito: si está activado, los asistentes quedan silenciados/cámara off hasta aceptar ser grabados; si eligen “No”, pueden quedar en modo solo‑visualización.
  • Las leyes de consentimiento varían por país/estado (una parte vs. todas las partes). Consulta siempre la política interna y la normativa aplicable.

Dónde se guarda cada cosa: tabla práctica

Tipo de comunicaciónUbicación del archivoPropietario inicialAcceso por defectoNotas
Reunión privada (no canal)OneDrive → /Recordings del organizadorOrganizador (coorganizadores con edición)Invitados internos con permiso de visualización; externos solo si se compartePuede haber transcripción y expiración automática según política
Reunión de canalSharePoint del equipo → Documentos/Recordings del canalMiembro que inició la grabación (con permisos del canal)Permisos heredados del canal (propietarios/miembros)TI puede bloquear descargas para miembros (solo vista)
Llamada 1:1 (interna)OneDrive del usuario que presionó “Grabar”Quien inicia la grabaciónLa otra parte interna tiene solo lectura; no puede compartirRequiere que TI habilite “grabación en la nube para llamadas”
Llamada 1:1 (con externo)OneDrive de quien inicia la grabaciónQuien inicia la grabaciónLa parte externa no tiene acceso salvo que se comparta explícitamenteAplica aviso; compartir a externos es decisión del propietario
Llamada de grupo (internos)OneDrive del miembro que inicia la grabaciónQuien inicia la grabaciónOtros miembros internos ven con solo lecturaPara público amplio, mejor programar una reunión de canal
Llamada PSTN (Teams Phone)OneDrive del iniciador o repositorio de cumplimiento (si es compliance recording)Iniciador (conveniencia) o área de Cumplimiento (compliance)Según política; PSTN externa no accede por defectoEn regulados suele aplicarse grabación por cumplimiento

Retención, expiración y control

  • Las grabaciones y transcripciones pueden caducar automáticamente (p. ej., 120 días por defecto) y moverse a la papelera si la política lo marca. El propietario o TI pueden ajustar o desactivar la expiración para nuevos contenidos.
  • Las políticas de retención de Microsoft Purview pueden conservar o eliminar grabaciones y transcripciones según requisitos legales.
  • TI puede impedir la descarga de grabaciones de canal (solo visualización) y definir una URL de privacidad corporativa visible en los avisos de grabación.

Quién puede iniciar/parar la grabación

  • En reuniones, normalmente organizadores, coorganizadores y presentadores internos pueden iniciar/parar (según política). Invitados/externos no pueden.
  • En llamadas, pueden iniciar los usuarios internos a quienes TI lo permita. La otra parte recibe aviso.
  • Si hay compliance recording activo para alguna de las partes, la sesión se graba por política aunque el organizador desactive la opción para los demás.

¿Cómo saber si te están grabando?

  • En el cliente de Teams ves un banner/etiqueta de “Grabando” y un indicador en la cabecera de la reunión o llamada.
  • En PSTN, puedes oír un mensaje de voz indicando que la llamada se está grabando (según configuración).
  • En cumplimiento estricto, puede aparecer un aviso persistente y no habrá controles para detener la grabación.

¿Qué puedes hacer como usuario?

  1. Fíjate en los avisos: si una reunión o llamada se está grabando, Teams lo indica claramente.
  2. Consulta la política de tu empresa (TI/Seguridad/Legal) para saber qué se graba, cuándo y quién puede acceder.
  3. Evita tratar información sensible si no tienes claro el marco de grabación y pide aclaración antes.
  4. Si no aceptas una grabación en una reunión, solicita detenerla o abandona la reunión y acuerda otro canal conforme a la política.
  5. Pide confirmación por escrito de las prácticas de grabación si lo necesitas por cumplimiento o privacidad.

Nota: Esto no es asesoramiento legal. Si la grabación te preocupa, confirma los requisitos de consentimiento aplicables en tu jurisdicción y la política corporativa correspondiente.

Señales de que tu organización usa compliance recording

  • La grabación siempre comienza sola en ciertos usuarios/equipos o en llamadas con clientes.
  • No ves el botón de “Detener grabación” o no te deja detenerla para esas sesiones.
  • Los archivos no aparecen en tu OneDrive/SharePoint personal, sino que te indican que están gestionados por Cumplimiento.
  • Escuchas locuciones automáticas en PSTN indicando que la llamada está siendo grabada.

Buenas prácticas de seguridad y privacidad

  • Revisa qué datos personales se capturan (audio, video, pantalla) y si hay transcripción activada.
  • Antes de compartir una grabación, verifica permisos (mejor “solo personas de mi organización”).
  • Aplica etiquetas de confidencialidad y evita exportar grabaciones fuera de 365 si no es imprescindible.
  • En proyectos con terceros, acuerda qué se graba y cómo se comparte (contratos y anexos de privacidad).

Guía breve para administradores (TI)

Advertencia: sigue siempre las directrices de Legal/Privacidad antes de encender la grabación por defecto.

  • Reuniones: habilita o restringe la grabación en políticas de reunión (parámetro típico: AllowCloudRecording). Configura la grabación automática con el parámetro AutoRecording o con plantillas de reunión.
  • Llamadas: para permitir grabación nativa en llamadas 1:1/grupo/PSTN, activa Cloud recording for calling (parámetro común: AllowCloudRecordingForCalls en la política de llamadas).
  • Consentimiento explícito: puedes exigir que los asistentes acepten ser grabados antes de activarse su audio/vídeo (ExplicitRecordingConsent).
  • Almacenamiento y permisos: OneDrive/SharePoint deben estar operativos. Considera ChannelRecordingDownload=Block para “solo ver” en reuniones de canal.
  • Expiración: define Recordings and transcriptions automatically expire (p. ej., 120 días) y ajusta por licencia educativa si aplica.
  • Compliance recording: si tu sector lo exige, integra una solución certificada y aplica políticas (policy‑based recording) a los usuarios/colas de llamadas que correspondan.

FAQ: preguntas frecuentes

¿Puedo grabar una llamada o reunión sin que nadie lo sepa?
No con Teams. La plataforma muestra avisos visuales y/o de audio. Grabar sin informar puede violar la ley y la política interna.

¿Mi empresa puede grabar todas mis llamadas?
Puede, si aplica una política de compliance recording o habilita grabación nativa para llamadas y así lo define su normativa. En ese caso, verás avisos y, a menudo, la grabación iniciará sola.

¿Qué sucede si el organizador no tiene OneDrive?
La grabación de la reunión se guarda en el OneDrive de un coorganizador o del usuario que inició la grabación; como último recurso, se almacena temporalmente y debe descargarse en un plazo limitado.

¿Las transcripciones se guardan? ¿Y los subtítulos?
La transcripción se guarda junto a la grabación cuando está habilitada. Los subtítulos en tiempo real no se guardan; son efímeros.

¿Puedo cambiar quién ve mi grabación?
Sí. El propietario puede compartir o retirar acceso desde OneDrive/SharePoint. Externos no ven nada salvo que se comparta explícitamente.

¿La grabación automática está disponible para todos?
Depende de la licencia y de la política. En eventos como webinars/town halls suele estar activa por defecto; en reuniones estándar, el organizador puede tener la opción de activarla por reunión si TI lo permite.

Plantilla de solicitud a TI/Legal

Si necesitas claridad, copia/pega y envía:

Hola, necesito confirmar cómo gestiona nuestra organización la grabación en Microsoft Teams:

  • ¿Se graban automáticamente mis reuniones o llamadas? ¿En qué casos?
  • ¿Dónde se almacenan las grabaciones? ¿Quién puede acceder y durante cuánto tiempo?
  • ¿Existe consentimiento explícito para asistentes externos?
  • ¿Usamos alguna solución de compliance recording para PSTN/equipos?
  • ¿Puedo solicitar la eliminación o extensión de una grabación concreta?

Gracias.

Conclusiones clave

  • Sí, tu empresa puede grabar y revisar comunicaciones en Teams.
  • En reuniones, la grabación es nativa y visible para todos. En llamadas, también es nativa si TI la habilita; si no, se emplean soluciones de cumplimiento.
  • El almacenamiento está en OneDrive/SharePoint (o en repositorios de cumplimiento) y los permisos los dicta tu organización.
  • Las obligaciones legales varían; ante la duda, pide confirmación a TI/Legal y evita tratar información sensible sin aclarar el marco.

Actualizado para reflejar las capacidades disponibles en la actualidad y las mejores prácticas de privacidad y cumplimiento en Microsoft Teams.

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