Outlook: error “A file error occurred” al crear firma en Windows — cómo solucionarlo

Si al crear una nueva firma en Outlook aparece el mensaje “A file error occurred”, no estás solo. Este error suele deberse a un problema de escritura en la carpeta de firmas o a componentes dañados de Office. Aquí encontrarás la solución probada (reparar Office) y un conjunto de pasos prácticos para dejarlo funcionando en pocos minutos.

Índice

Síntoma y contexto

El error se presenta al abrir el editor de firmas desde Archivo → Opciones → Correo → Firmas o desde la cinta de Mensaje al elegir Firmas. El cuadro de diálogo muestra:

A file error occurred

En la mayoría de los casos, Outlook no logra crear o guardar los archivos de la firma en la ruta de usuario, o el componente del editor (Word) encuentra un conflicto con complementos o permisos.

Resumen de la solución probada

La manera más directa de resolverlo es reparar Outlook u Office desde el Panel de control. La Reparación rápida corrige archivos dañados y configuraciones comunes; si no basta, la Reparación en línea reinstala componentes sin afectar tus documentos.

Pasos detallados en Windows

Cierra todas las aplicaciones de Microsoft Office.
Abre Panel de control → Programas → Programas y características.
Selecciona Microsoft Office (o Outlook si está instalado por separado) y pulsa Cambiar.
Ejecuta Reparación rápida (Quick Repair).
Si el problema continúa, repite con Reparación en línea (Online Repair).
Abre Outlook e intenta crear la firma de nuevo.

Consejo: si tienes la edición instalada desde Microsoft Store y no ves Cambiar en Panel de control, entra en Configuración → Aplicaciones → Aplicaciones instaladas, busca Microsoft Office y usa Opciones avanzadas → Reparar.

Por qué ocurre

Outlook utiliza el motor de Word para editar firmas y crea tres archivos (HTML, RTF y TXT) por cada firma en la carpeta de usuario. Si la ruta no existe, no se puede escribir, está bloqueada por seguridad o un complemento interfiere, aparece el error.

Síntoma visible	Causa probable	Cómo confirmarlo	Acción sugerida
Error inmediato al pulsar Nueva en Firmas	Carpeta de firmas inexistente o bloqueada	Verifica la ruta de usuario	Recrear o renombrar carpeta y probar
Editor se abre pero no guarda	Permisos o antivirus restringiendo escritura	Probar guardar un archivo .txt en la carpeta	Ajustar permisos o exclusiones de seguridad
Solo falla con imágenes o logotipos	Ruta de red no disponible o caché dañada	Quitar contenido remoto y probar	Usar recursos locales e incrustados
Falla intermitente según el perfil	Complemento u Office corrupto	Iniciar en modo seguro	Deshabilitar complementos o reparar Office

Comprobaciones rápidas

Evita rutas no disponibles: no cargues imágenes o archivos desde recursos de red desconectados o unidades extraíbles.
Modo seguro: inicia Outlook en modo seguro para descartar complementos problemáticos.
outlook.exe /safe
Carpeta de firmas limpia: cierra Outlook y borra o renombra la carpeta de firmas para que se regenere.
%appdata%\Microsoft\Signatures
Permisos y espacio: verifica que tengas permisos de escritura en la ruta anterior y que el disco no esté lleno.

Procedimientos alternativos si el error persiste

Restablecer la carpeta de firmas

Cierra Outlook.
Abre Ejecutar con Win+R y pega %appdata%\Microsoft\Signatures.
Si la carpeta existe, renómbrala a Signatures.old. Si no existe, créala.
Abre Outlook y crea la firma de nuevo.

Outlook genera archivos .htm, .rtf y .txt por cada firma. Si alguno no puede escribirse, aparece el error.

Comprobar permisos de usuario

Desde una ventana del sistema con privilegios de usuario normal (no hace falta administrador), ejecuta:

icacls "%appdata%\Microsoft\Signatures"

Deberías ver permisos de Full o Modify para tu usuario. Si ves denegaciones explícitas o herencias extrañas, corrige con:

icacls "%appdata%\Microsoft\Signatures" /inheritance:e
icacls "%appdata%\Microsoft\Signatures" /grant "%username%":(OI)(CI)M

Revisar protección contra ransomware

El Acceso controlado a carpetas puede bloquear escrituras en AppData. Para comprobarlo:

Abre Seguridad de Windows → Protección contra virus y amenazas.
Entra en Administrar la protección contra ransomware.
Si está activo, añade Outlook a las apps permitidas o desactívalo temporalmente para probar.

Vuelve a activar la protección al finalizar y deja la exclusión configurada si confirmó el bloqueo.

Descartar complementos en conflicto

Inicia outlook.exe /safe.
Si en modo seguro puedes crear la firma, deshabilita complementos:
Archivo → Opciones → Complementos → Ir (en Administrar complementos COM) y desmarca los sospechosos.

Restablecer la plantilla de Word

El editor de firmas se apoya en Word. Si Normal.dotm está corrupta, puede provocar el error.

Cierra Outlook y Word.
Abre Ejecutar con Win+R y pega %appdata%\Microsoft\Templates.
Renombra Normal.dotm a Normal.old.
Abre Outlook e intenta crear la firma.

Verificar la variable de entorno de usuario

Si %appdata% apunta a una ruta inválida o desconectada (perfiles móviles, red, virtualización), el editor fallará.

echo %appdata%

Asegúrate de que resuelve a una ruta local válida de tu perfil, por ejemplo C:\Users\TuUsuario\AppData\Roaming.

Probar con un perfil nuevo

Cierra Outlook.
Panel de control → Correo → Mostrar perfiles → Agregar.
Crea un perfil de prueba, configúralo y valida si el editor de firmas funciona.

Comprobar el origen de las imágenes

Si tu firma incluye logotipos alojados en red o en ubicaciones como \\servidor\recursos, cámbialos por archivos locales en Imágenes. Usa Insertar → Imágenes y selecciona un archivo del disco para evitar rutas no disponibles.

Consideraciones sobre firmas en la nube

En entornos con firmas sincronizadas en la cuenta, el botón de Firmas puede comportarse distinto. Aun así, si aparece el mensaje de error al intentar crear o editar, aplica los pasos de reparación y las comprobaciones de permisos y complementos.

Guía de diagnóstico en pocos minutos

Abrir %appdata%\Microsoft\Signatures y crear manualmente un prueba.txt. Si no puedes, es un problema de permisos o seguridad.
Iniciar outlook.exe /safe e intentar crear la firma. Si funciona, el conflicto es un complemento.
Renombrar la carpeta Signatures y reintentar.
Ejecutar Reparación rápida de Office.
Si sigue fallando, Reparación en línea y prueba con un perfil nuevo.

Solución definitiva paso a paso

Este es el flujo recomendado para dejar trazabilidad y minimizar tiempo de parada:

Inventario rápido: versión de Office, canal de actualización y complementos instalados.
Prueba de escritura: guardar un archivo de texto en la carpeta de firmas.
Aislamiento: modo seguro de Outlook y deshabilitar complementos.
Limpieza: renombrar carpeta de firmas y restaurar Normal.dotm.
Reparación: rápida y, si hace falta, en línea.
Verificación: crear firma con contenido básico, luego añadir imágenes locales.

Script de verificación para administradores

Si gestionas varios equipos, este script de PowerShell valida puntos críticos y deja un registro:

# Ruta de firmas
$SigPath = Join-Path $env:APPDATA 'Microsoft\Signatures'
$Report = [System.Collections.Generic.List[psobject]]::new()

Crear carpeta si falta

if (-not (Test-Path \$SigPath)) {
New-Item -ItemType Directory -Path \$SigPath -Force | Out-Null
}

Prueba de escritura

\$testFile = Join-Path \$SigPath 'prueba\outlook\firma.txt'
\$writeOK = \$false
try {
'prueba' | Out-File -FilePath \$testFile -Encoding UTF8 -Force
\$writeOK = Test-Path \$testFile
} catch { \$writeOK = \$false }

Permisos efectivos

\$acl = Get-Acl \$SigPath
\$owner = \$acl.Owner

Versión de Office si está disponible

\$officeReg = 'HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration'
\$officeVer = \$null
if (Test-Path \$officeReg) {
\$officeVer = (Get-ItemProperty \$officeReg -ErrorAction SilentlyContinue).VersionToReport
}

Salida

\$Report.Add(\[pscustomobject]@{
Fecha = Get-Date
RutaFirmas = \$SigPath
EscrituraOK = \$writeOK
Propietario = \$owner
VersionOffice = \$officeVer
})

\$Report | Format-Table -AutoSize

Buenas prácticas para firmas estables

Usa imágenes locales optimizadas: JPG o PNG ligeros y sin rutas de red.
Evita contenido remoto: no insertes desde http/https a menos que sea imprescindible.
Mantén el HTML simple: tablas básicas y estilos inline. Evita CSS complejo.
Una firma por idioma: simplifica y reduce conflictos.
Control de cambios: guarda una copia del HTML en Documentos\Firmas como respaldo.

Preguntas frecuentes

¿La reparación borra mis correos o documentos?
No. La reparación de Office repara componentes y archivos del paquete, no tus datos personales. Tu buzón y documentos permanecen intactos.

¿Dónde se guardan exactamente las firmas?
En %appdata%\Microsoft\Signatures, dentro de tu perfil de usuario. Encontrarás un trío de archivos por cada firma (.htm, .rtf y .txt) y una carpeta con recursos si insertaste imágenes.

¿Puedo copiar mis firmas a otro equipo?
Sí. Copia el contenido de la carpeta anterior al mismo lugar en el equipo de destino con Outlook cerrado. Al abrirlo, podrás seleccionarlas.

¿El error tiene relación con las actualizaciones?
Es posible. Archivos o componentes dañados tras una actualización pueden activarlo. Por eso la reparación suele resolverlo.

Resumen

El error “A file error occurred” al crear firmas en Outlook casi siempre indica un problema de escritura o un componente dañado. La solución más eficaz es reparar Office desde el Panel de control y, si hace falta, complementar con acciones rápidas: iniciar en modo seguro, limpiar la carpeta de firmas, revisar permisos y garantizar que las imágenes y rutas de la firma sean locales y accesibles. Con estos pasos, la creación y edición de firmas vuelve a funcionar con normalidad.

Lista de verificación final

Reparación rápida de Office completada.
Reparación en línea aplicada si fue necesario.
Outlook probado en modo seguro sin complementos conflictivos.
Carpeta %appdata%\Microsoft\Signatures verificada, con permisos correctos y espacio suficiente.
Firma recreada con imágenes locales y HTML sencillo.