¿Necesitas compartir una página de Microsoft Loop para que otros solo la vean, sin riesgo de que alguien toque el contenido por error? Aquí te explico cómo lograr un “solo lectura” real, por qué a veces “Can view” no basta, y qué estrategias aplicar cuando el acceso viene heredado del workspace.
Qué significa “solo lectura” en Microsoft Loop
En Loop, “Can view” (Puede ver) permite a los destinatarios abrir una página sin editarla. Sin embargo, no revoca derechos de edición otorgados por otros caminos (por ejemplo, por pertenecer al workspace o a un grupo con permisos de edición). En la práctica, un enlace “solo lectura” es efectivo para nuevos accesos o para personas que no tienen edición heredada.
Requisitos previos y limitaciones que conviene conocer
- Contar con una suscripción de Microsoft 365 compatible con la app de Loop, la creación de workspaces y la administración de acceso.
- Entender que los permisos pueden venir de varias fuentes: el propio enlace, la pertenencia al workspace o la pertenencia a grupos/teams con permisos.
- Saber que la apariencia exacta de los menús (Share, Page link, Settings) puede variar ligeramente según versión, idioma o políticas del inquilino.
Guía paso a paso: crear un enlace de solo lectura que funcione
- Abre la página de Loop que deseas compartir.
- Haz clic en Share → Page link.
- En Settings, elige Specific people / Personas específicas. Evita People with existing access si tu objetivo es imponer solo lectura.
- En More settings / Más opciones, selecciona Can view / Puede ver.
- Escribe las direcciones de correo de las personas destinatarias que no sean miembros del workspace y envía.
Punto clave: “Can view” no degrada permisos ya existentes. Si alguien es miembro del workspace con derecho a editar, seguirá pudiendo editar aunque reciba un enlace de “solo ver”.
Comparativa de opciones de uso común en el cuadro de compartir
| Opción de enlace | Quién puede abrir | Capacidad por defecto | Cuándo conviene | Riesgo habitual |
|---|---|---|---|---|
| People with existing access | Personas que ya tenían acceso por workspace o enlaces previos | Respeta el permiso previo (si editaban, seguirán editando) | Reenviar un acceso ya concedido | No impone solo lectura si ya tenían edición |
| Specific people (Can view) | Solo destinatarios definidos en el envío | Solo lectura para accesos nuevos | Compartir con terceros externos al workspace | No reduce permisos de miembros del workspace |
| Specific people (Can edit) | Solo destinatarios definidos en el envío | Edición | Colaboración puntual con personas concretas | Puede amplificar permisos si no se controla |
Por qué algunas personas siguen pudiendo editar aun con “Can view”
La razón más frecuente es que el permiso de edición proviene del workspace o de un grupo con el que se compartió el workspace. En ese caso, el enlace “Can view” no anula ni rebaja esa edición heredada.
Cómo diagnosticar el origen de los permisos
- Abre la página en Loop y ve a Manage access / Administrar acceso.
- Comprueba si la persona aparece listada por:
- Acceso directo a la página (enlace individual).
- Pertenencia al workspace (o grupo/Team) con permisos de edición.
- Herencia por un enlace previo con edición.
- Anota el origen; solo así sabrás qué palanca mover.
Matriz de síntomas, causa y acción
| Síntoma | Causa probable | Acción recomendada |
|---|---|---|
| El destinatario con enlace “Can view” puede editar | Membresía del workspace con edición | Quitar la membresía o mover la página a un workspace “solo lectura” |
| Un grupo completo puede editar sin que yo lo permita explícitamente | El workspace se compartió con ese grupo con edición | Cambiar el nivel de acceso del grupo o separar contenido en otro workspace |
| Personas con enlaces antiguos aún editan | Existe un enlace previo “Can edit” activo | Revocar el enlace de edición y reenviar un “Specific people → Can view” |
Cómo imponer solo lectura de verdad
Si el objetivo es garantizar que nadie edite, aplica una o varias de estas estrategias:
Separar por workspace
Crea un workspace dedicado de “solo lectura”, mueve o recrea allí la página y comparte con Specific people en modo Can view. De este modo no arrastras miembros con edición del workspace original.
Ajustar membresías y roles
Revisa la lista de miembros del workspace. Si el inquilino ofrece roles con permisos restringidos, cámbialos o, si no es viable, retira del workspace a quienes deban recibir solo lectura.
Revocar enlaces de edición antiguos
En Manage access, elimina enlaces “Can edit” que ya no sean necesarios. Luego genera un nuevo enlace “Specific people → Can view”.
Usar una copia estática
Cuando necesitas inmutabilidad total (por ejemplo, una política, una guía de calidad o un comunicado oficial), exporta o replica el contenido en un formato estático (PDF o documento en una biblioteca de SharePoint/OneDrive) y compártelo en solo lectura.
Control granular por página dentro de un workspace compartido
Si el workspace está compartido ampliamente con permisos de edición, el control “solo lectura” por página es limitado, porque la pertenencia al workspace prevalece. En ese caso:
- Evita “People with existing access” para objetivos de solo lectura.
- Usa Specific people solo para personas fuera del workspace.
- Cuando necesites aislar páginas concretas en solo lectura, separa el contenido en un workspace distinto o comparte copias estáticas.
Buenas prácticas para evitar sorpresas
- Antes de enviar, audita los permisos en Manage access y confirma si el destinatario es miembro del workspace.
- Prefiere Specific people en modo Can view cuando quieras imponer solo lectura.
- Revoca enlaces antiguos que concedían edición y ya no se usan.
- Documenta qué páginas son “fuente de verdad” y si se comparten como contenido vivo o copia estática.
- Para contenido sensible, adopta el patrón “redacción en workspace privado” → “publicación en workspace de lectura”.
Escenarios típicos y qué hacer en cada caso
| Escenario | Objetivo | Acción recomendada |
|---|---|---|
| Debo compartir una guía con proveedores externos | Ver sin editar | Workspace no compartido con ellos + Specific people → Can view |
| Toda la empresa tiene acceso al workspace | Solo lectura para el comité | Crear un workspace “solo lectura” y publicar allí copias finales |
| Varias personas aún editan pese al “Can view” | Bloquear edición | Eliminar membresía de workspace o revocar enlaces con edición y reenviar “Can view” |
| Necesito histórico inmutable | Evitar cambios posteriores | Generar PDF o documento en biblioteca con permisos de solo lectura |
| Quiero que un revisor comente sin poder modificar | Comentarios limitados | Enviar copia estática para comentarios o usar herramienta de feedback externa; evita dar edición si no es imprescindible |
Preguntas frecuentes
¿Un enlace “Can view” rebaja a “ver” a quienes ya editaban?
No. Un enlace “Can view” solo controla nuevos accesos. No reduce permisos de quienes ya tenían edición por workspace o por enlaces previos.
¿Qué ocurre si elijo “People with existing access”?
Ese enlace no cambia el nivel de permiso. Si alguien ya podía editar, seguirá editando.
¿Puedo tener control de solo lectura por página cuando el workspace está compartido ampliamente con edición?
De forma nativa es limitado, porque la membresía del workspace prevalece. Si necesitas granularidad real, separa por workspaces o comparte copias estáticas.
¿Cómo garantizo que nadie en el equipo toque la página final?
Publica la versión final en un workspace “solo lectura”, o genera una copia estática y compártela con permisos de solo lectura.
Checklist de publicación segura en solo lectura
- Verifica en Manage access que los destinatarios no figuran como miembros del workspace con edición.
- Elige Specific people y marca Can view.
- Revoca enlaces de edición antiguos si existían.
- Si hay miembros con edición y no puedes cambiarlo, mueve o duplica la página a un workspace de publicación en lectura.
- Para documentos normativos, usa una copia estática.
Plantilla de comunicación a destinatarios
Hola,
Comparto la página de Loop en modo solo lectura. Si te aparece opción de editar, indícanoslo: podría deberse a un acceso heredado del workspace. Para asegurar consistencia, por favor consulta esta versión como referencia oficial.
Gracias.
Notas sobre componentes Loop en otras aplicaciones
Los componentes Loop insertados en otras aplicaciones de Microsoft 365 siguen las reglas de permisos del origen donde residen y de la ubicación con la que se comparten. Si buscas difusión sin edición, aplica el mismo principio: evita que el destinatario tenga un camino alternativo de edición (pertenencia a workspace o enlace con edición) y prioriza copias estáticas cuando la inmutabilidad sea obligatoria.
Procedimiento práctico para revocar y auditar enlaces
- Abre la página y entra en Manage access.
- Localiza enlaces con Can edit y elimínalos si ya no se necesitan.
- Revisa la sección de Members del workspace y ajusta membresías si hace falta.
- Genera un nuevo enlace con Specific people → Can view y compártelo.
- Valida con un usuario de prueba que el acceso sea realmente de solo lectura.
Estrategia de publicación recomendada
Para organizaciones que producen documentación “viva” y luego publican versiones finales:
- Trabaja en un workspace de edición con el equipo núcleo.
- Al cerrar una versión, duplica o recrea la página en un workspace de publicación donde nadie tenga edición por defecto.
- Comparte usando Specific people → Can view o mediante copia estática si se requiere inmutabilidad.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Elegir “People with existing access” pensando que impone lectura: en realidad no cambia permisos; evita esa opción para publicar.
- Confiar en “Can view” con miembros del workspace: quienes ya tenían edición seguirán editando.
- No revocar enlaces viejos: un enlace de edición antiguo puede abrir una puerta no deseada.
- No separar entornos: sin un workspace de publicación o copia estática, terminarás gestionando excepciones caso por caso.
Resumen ejecutivo
Sí, puedes compartir una página de Loop en modo “solo lectura”. Para que funcione de verdad, comparte con Specific people y marca Can view, evitando “People with existing access”. Recuerda que el enlace de solo lectura solo aplica a accesos nuevos y no rebaja derechos de edición que ya provienen del workspace o de enlaces anteriores. Si alguien sigue editando, identifica el origen del permiso (workspace, grupo o enlace) y corrígelo: ajusta membresías, revoca enlaces, mueve/duplica la página a un workspace de publicación o usa una copia estática. Con estas pautas tendrás control real y predecible sobre quién puede ver y quién puede editar.
Guía rápida de decisión
| Necesidad | Opción recomendada | Por qué |
|---|---|---|
| Publicar para audiencia amplia sin edición | Workspace de publicación + Specific people → Can view | Evita herencias de edición del workspace original |
| Compartir con unos pocos revisores externos | Specific people → Can view | Controlas destinatarios y minimizas riesgos |
| Garantizar inmutabilidad | Copia estática (PDF o doc en biblioteca en lectura) | El contenido no puede alterarse |
| Colaboración intensa en borrador | Workspace privado de edición | Agilidad sin exponer versiones finales |
Cierre
El truco no está solo en el botón Share, sino en diseñar bien el perímetro de colaboración: quién tiene membresía, dónde se aloja la versión final y qué tipo de enlace se emite. Si aplicas la receta “audita permisos → comparte con Specific people en Can view → separa por workspaces o copia estática”, obtendrás la experiencia de solo lectura que esperas en Microsoft Loop.