Cifrar correos con adjuntos en Outlook y poner contraseña: guía completa y alternativas seguras (2025)

¿Quieres enviar correos seguros desde Outlook y además decidir tú la contraseña para abrir los adjuntos? Aquí tienes una guía práctica, actual y sin rodeos: qué hace el botón “Cifrar”, qué no puede hacer, y tres alternativas para poner tu propia contraseña sin complicarte la vida.

Índice

Qué significa “Cifrar” en Outlook hoy

Cuando pulsas Opciones → Cifrar (a veces aparece como Encrypt o dentro de Permisos), Outlook protege el cuerpo del mensaje y los adjuntos. El destinatario los abre autenticándose: con su cuenta, mediante inicio de sesión federado o con un código de un solo uso (OTP) que llega por email. Es cómodo y transparente, pero no te deja definir una contraseña manual para ese mensaje.

Dato importante: el asunto del correo no se cifra. No coloques datos sensibles en el asunto.

Lo que sí puedes hacer (y lo que no) en dos líneas

Sí puedes enviar un correo cifrado desde Outlook; los adjuntos van protegidos y el destinatario se autentica para abrirlos.
No puedes (en el Nuevo Outlook) establecer tu propia contraseña nativa para ese correo cifrado.

Guía rápida: enviar un correo cifrado en Outlook

Nuevo Outlook para Windows o macOS

Redacta un correo nuevo y adjunta los archivos que necesites.
Ve a Opciones y pulsa Cifrar. Según configuración, verás opciones como “Solo cifrar”, “No reenviar” u otras etiquetas de tu organización.
Envía el mensaje. El destinatario se autenticará para abrirlo.

Outlook clásico para Windows

Nuevo correo → pestaña Opciones.
Selecciona Permisos o Cifrar. Elige el nivel (por ejemplo, “Solo cifrar” o “No reenviar”).
Adjunta y envía.

Outlook en la web (Microsoft 365 / Outlook.com)

Redactar → Cifrar (icono de candado) en la barra superior.
Elige “Solo cifrar” o “No reenviar”.
Adjunta y envía.

Outlook para iOS/Android

La disponibilidad del botón Cifrar o No reenviar depende de las políticas de tu organización. Si lo tienes, actívalo antes de enviar.

Cómo lo recibe el destinatario

Usuarios de Microsoft 365/Outlook suelen abrirlo directamente autenticándose.
Destinatarios de Gmail/Yahoo y similares reciben un mensaje con un botón para abrir el correo seguro. Podrán iniciar sesión con su cuenta compatible o recibir un código de un solo uso en su email para ver el contenido y descargar los adjuntos.
Si seleccionaste No reenviar, el sistema impide reenviar, copiar o imprimir (según políticas) además de cifrar.

Quiero poner mi propia contraseña: tres alternativas que funcionan

Si necesitas que tú definas la contraseña (y compartirla por otro canal), Outlook no lo hace de forma nativa en el Nuevo Outlook. Usa estas opciones:

Opción A: proteger el adjunto con contraseña antes de enviarlo

Documentos de Word, Excel o PowerPoint

Abre el archivo → Archivo → Información → Proteger documento (o Libro/Presentación) → Cifrar con contraseña.
Elige una contraseña robusta y guarda. Adjunta el fichero protegido al correo.

Notas:

Este cifrado usa estándares modernos en formatos .docx/.xlsx/.pptx.
El destinatario necesitará la contraseña para abrir el archivo (no depende del correo).

ZIP cifrado con AES‑256 (recomendado)

Selecciona los archivos → clic derecho → “Añadir al archivo” con tu compresor favorito.
Elige formato ZIP, método de cifrado AES‑256 y marca “Cifrar nombres de archivo” si existe la opción.
Escribe la contraseña y crea el ZIP. Adjunta el ZIP al correo.

Evita “ZipCrypto” u opciones antiguas: no son seguras hoy.

PDF con contraseña

Desde tu herramienta PDF, crea/guarda el documento con contraseña de apertura (idealmente con cifrado AES‑256) y, si procede, define permisos (impedir copia/impresión).
Adjunta el PDF protegido al correo.

Muy importante: comparte la contraseña por un canal distinto (teléfono, chat corporativo seguro, SMS). Nunca en el mismo correo.

Opción B: S/MIME (cifrado con certificados)

Es la opción “pro” para cifrado de extremo a extremo sin compartir contraseñas. Requiere certificados (X.509) y el intercambio de claves públicas entre remitente y destinatario.

Obtén tu certificado personal y instálalo en tu equipo (almacén de Usuario → Personal).
En Outlook, ve a Archivo → Opciones → Centro de confianza → Seguridad del correo electrónico y selecciona tu certificado para firma y cifrado S/MIME.
Intercambia claves públicas: normalmente basta con enviarte y recibir correos firmados digitalmente con tus contactos.
Al redactar, activa Cifrar (S/MIME) y, opcionalmente, Firmar digitalmente.

Ventajas: seguridad sólida y automatizada. Requiere preparación y que el destinatario también use S/MIME.

Opción C: enlaces de compartición segura

Cuando el archivo es grande o debes revocar el acceso con facilidad, usa un servicio de compartición que permita:

Enlace con contraseña y/o autenticación del destinatario.
Caducidad del enlace y posibilidad de revocarlo.
Registro de accesos y watermarking (según plataforma).

Envía el enlace en el correo y la contraseña en un canal distinto.

Comparativa rápida de opciones

Método	¿Adjuntos protegidos?	¿Defino mi contraseña?	Fricción para el destinatario	Cuándo usar
Outlook → Cifrar (OME/IRM)	Sí	No	Baja (autenticación/OTP)	Correo seguro rápido sin intercambiar contraseñas
Adjunto Office con contraseña	Sí (por archivo)	Sí	Media (pedir contraseña)	Compartir pocos documentos bien definidos
ZIP AES‑256	Sí (varios archivos)	Sí	Media (pedir contraseña y descomprimir)	Varios adjuntos o carpetas; máxima compatibilidad
PDF con contraseña	Sí (el PDF)	Sí	Media	Documentos finales o que no deben editarse
S/MIME	Sí	No (usa claves)	Inicial: alta (configuración)	Relaciones continuas de alta seguridad
Enlace seguro con contraseña	Sí (vía portal)	Sí	Media (abrir vía navegador)	Archivos grandes o revocables con caducidad

Buenas prácticas esenciales

Contraseñas: mínimo 12–16 caracteres; mejor frases de paso (ej. tres o cuatro palabras sin relación con separadores).
Nunca envíes la contraseña en el mismo correo que el archivo protegido.
Prefiere AES‑256 para ZIP y PDF. Evita esquemas heredados.
Si tu empresa usa Microsoft 365, pregunta por IRM/OME y directivas como No reenviar o etiquetas de Sensibilidad.
Para envíos recurrentes, considera S/MIME y automatiza el proceso.
Comprueba la experiencia del destinatario (móvil, web, cliente de correo) antes del envío real.

Cómo proteger adjuntos paso a paso (guías detalladas)

Word/Excel/PowerPoint (Windows/macOS)

Abre el documento → Archivo → Información → Proteger → Cifrar con contraseña.
Escribe la contraseña y confírmala. Guarda. Adjunta al correo.
Para retirar la protección: repite el proceso y borra la contraseña.

ZIP con AES‑256

Selecciona archivos/carpeta → clic derecho → Comprimir/Añadir al archivo.
Formato: ZIP. Método de cifrado: AES‑256. Marca Cifrar nombres de archivo si está disponible.
Escribe la contraseña → Aceptar → Adjunta el ZIP.

PDF con contraseña

Exporta o guarda como PDF con contraseña de apertura. Si la herramienta distingue entre apertura y permisos, usa apertura para que no pueda leerse sin clave.
Configura cifrado fuerte (idealmente AES‑256) y guarda.

Plantilla para avisar al destinatario

Asunto: Documentos protegidos
Hola, te envío los archivos cifrados. Para abrirlos, introduce la contraseña que te compartí por [canal alterno].
Si recibes un correo de “mensaje protegido”, ábrelo con el botón y sigue las instrucciones (puede pedirte un código de un solo uso).
Gracias.

Resolución de problemas frecuentes

No veo el botón Cifrar en Outlook: en algunas ediciones depende de licencias y políticas. En su lugar, protege los adjuntos (Office/PDF/ZIP) o consulta a TI.
El destinatario no puede abrir el correo cifrado: que use el botón “Leer el mensaje” y elija iniciar sesión o solicitar el código de un solo uso. Revisa la carpeta de spam.
El ZIP pide contraseña y no la admite: verifica mayúsculas/minúsculas y que ambos usen una herramienta compatible con AES‑256.
El PDF permite lectura sin contraseña: asegurarte de haber activado contraseña de apertura, no solo restricciones de edición.
Necesito impedir reenvío: usa en Outlook la opción No reenviar (si tu organización la tiene). Recuerda: el asunto no se protege.

Preguntas frecuentes

¿El cifrado de Outlook protege también los adjuntos?
Sí. Al usar Cifrar o No reenviar, el cuerpo y los adjuntos quedan protegidos; el destinatario debe autenticarse.

¿Puedo definir una contraseña personalizada para ese correo?
No en el Nuevo Outlook. Para una contraseña definida por ti, protege el archivo (Office/PDF/ZIP) o usa un enlace con contraseña en un servicio de compartición.

¿S/MIME requiere que el destinatario haga algo?
Sí: ambos deben tener certificados válidos e intercambiar las claves públicas (por ejemplo, con correos firmados) para que al cifrar puedas usar su clave.

¿El asunto del correo se cifra?
No. Evita incluir datos sensibles en el asunto.

¿Qué opción es más cómoda para un envío puntual?
Pulsar Cifrar en Outlook. Si necesitas, además, establecer tu contraseña, el ZIP AES‑256 suele ser lo más práctico.

Checklist de seguridad antes de enviar

¿Has elegido el método correcto? (Cifrar en Outlook / ZIP AES‑256 / PDF con contraseña / S&MIME).
¿La contraseña es robusta y única para este envío?
¿La contraseña se enviará por un canal distinto?
¿El asunto del correo no incluye datos sensibles?
¿Has probado a abrir un archivo protegido como validación rápida?

Decisión express: qué elegir en cada caso

“Solo quiero correo cifrado ya”: Opciones → Cifrar y enviar.
“Quiero poner contraseña yo”: protege el adjunto (Office/PDF/ZIP), envía y comparte la clave por otro canal.
“Intercambio frecuente y sensible”: configura S/MIME.
“Archivos grandes o revocables”: usa enlace seguro con contraseña y caducidad.

Resumen práctico

Outlook cifra correos y adjuntos con un clic; el destinatario se autentica (cuenta/OTP). No puedes fijar tu propia contraseña para ese correo en el Nuevo Outlook. Si la necesitas, protege los adjuntos (Office, PDF o ZIP AES‑256) o usa un servicio de compartición con contraseña y caducidad. Combina siempre con buenas prácticas: contraseñas robustas, canal alterno para la clave y evitar datos sensibles en el asunto.