Guía práctica para resolver tres dolores comunes del nuevo Outlook para Windows: el arrastre a subcarpetas en buzones compartidos, las categorías “unificadas” entre cuentas y la bandeja que no se actualiza sola. Incluye pasos claros, comprobaciones y alternativas mientras recuperas la normalidad.
Arrastrar y soltar correos en el nuevo Outlook (buzones compartidos y subcarpetas)
Resumen del problema
En el nuevo Outlook para Windows, algunos usuarios no pueden arrastrar y soltar mensajes a subcarpetas de buzones compartidos o el movimiento se comporta como una copia (el correo aparece en la carpeta de destino pero no se elimina del origen).
Lo que ocurrió
Hubo una incidencia de servicio (ID EX809748) que afectaba a mover mensajes entre carpetas de buzones compartidos tanto en el nuevo Outlook para Windows como en Outlook en la Web (OWA): los correos se copiaban en vez de moverse. Microsoft indicó que el arreglo ya fue desplegado y el incidente quedó resuelto.
Qué debes hacer ahora (orden recomendado)
- Actualizar Outlook:
- Outlook clásico de Microsoft 365/Office: Archivo → Cuenta de Office → Opciones de actualización → Actualizar ahora.
- Nuevo Outlook (instalado desde Microsoft Store): abre Microsoft Store → Biblioteca → Obtener actualizaciones.
- Si tu organización usa actualizaciones por Windows Update, asegúrate de instalarlas y reiniciar.
- Reiniciar el equipo para completar posibles actualizaciones pendientes.
- Crear un perfil nuevo de Outlook (mantén el actual por si necesitas volver). Más abajo tienes el paso a paso.
- Si continúa el problema:
- Usa Outlook en la Web (OWA) para mover los elementos mientras tanto.
- Si la cuenta es IMAP/POP de terceros, mueve desde el webmail del proveedor.
- Abre un ticket desde la app: Ayuda → Contactar soporte (o pide a tu admin de M365 que abra caso desde el portal de administración).
Nota práctica: si solo falla en buzones compartidos, prueba antes en un buzón de usuario. Si en usuario funciona y en compartido no, probablemente sea un residuo del incidente; las actualizaciones y la recreación de perfil suelen resolverlo.
Pasos detallados y comprobaciones clave
Actualizar Outlook y Windows correctamente
- Outlook clásico: en la ventana de Outlook, ve a Archivo → Cuenta de Office y pulsa Actualizar ahora. Espera a que termine y reinicia Outlook. Si te pide reiniciar Windows, hazlo.
- Nuevo Outlook: abre Microsoft Store, entra en Biblioteca y pulsa Obtener actualizaciones. Verifica que “Outlook (nuevo)” se haya actualizado. Reinicia el equipo.
- Políticas de empresa: si no ves el botón de actualizar, puede que tu dispositivo esté gestionado; consulta con tu TI para que liberen la actualización.
Recrear el perfil de Outlook
El perfil nuevo reconstituye cachés, preferencias y conexiones. Te ayuda a descartar corrupción local.
- Outlook clásico (perfiles de Windows):
- Cierra Outlook.
- Abre Panel de control → Correo (Microsoft Outlook).
- Haz clic en Mostrar perfiles → Agregar, asigna un nombre (por ejemplo, Outlook-Nuevo).
- Agrega tus cuentas (Exchange/Entra ID, Microsoft 365, etc.).
- Selecciona Pedir un perfil al iniciar o establece el nuevo como predeterminado.
- Abre Outlook con el perfil nuevo y prueba el movimiento en buzones compartidos.
- Nuevo Outlook:
- Desde el nuevo Outlook, ve a Configuración (engranaje) → Cuentas, quita y vuelve a agregar la(s) cuenta(s) implicadas. Esto fuerza una reconfiguración del entorno.
- Si sigues igual, en Windows: Configuración → Aplicaciones → Nuevo Outlook → Opciones avanzadas y usa Reparar (si está disponible). Evita Restablecer salvo que soporte te lo pida, pues borra datos locales y deberás reingresar las cuentas.
Comprueba los permisos de la carpeta del buzón compartido
Para que un mover sea realmente un mover, el usuario debe tener permiso para eliminar en la carpeta de origen. Si no tienes “Eliminar” (o un rol que lo incluya), Outlook copiará el mensaje en destino y lo dejará en origen.
| Permiso en carpeta de origen (buzón compartido) | Al intentar “mover” | Qué hacer |
|---|---|---|
| Propietario / Editor | El mensaje se mueve (crea en destino y elimina en origen) | No hay acción necesaria |
| Lector / Revisor (sin eliminar) | Se copia en destino; permanece en origen | Pide a TI que te otorgue Editor o Propietario, o que habilite Eliminar elementos |
| Personalizado sin “Eliminar” | Copiado en vez de mover | Ajustar permisos en esa carpeta específica |
Cómo revisar permisos rápidamente (OWA): clic derecho sobre la carpeta del buzón compartido → Permisos. Si no puedes verlos, solicita a tu administrador que los verifique/ajuste. Repite la prueba tras el cambio.
Otras verificaciones útiles
- Carpetas de destino: si arrastras a una subcarpeta con reglas activas, el correo podría moverse de inmediato a otra ruta; revisa reglas de servidor.
- Elementos en vista: si tienes filtros (por ejemplo, Sin leer), podrías pensar que “desaparecen” tras mover; cambia a Todos para confirmar.
- Sincronización completa: en cuentas grandes, espera a que finalice el primer indexado tras crear perfil o reagregar cuentas.
Alternativas mientras se estabiliza
- Usa el comando Mover a… desde el menú contextual y elige la carpeta.
- En OWA, selecciona el mensaje → Mover a → elige carpeta (permite buscar por nombre).
- Si el arrastre falla solo con el ratón, prueba selección + Mover a; evitas gestos de arrastre que a veces se bloquean por superposiciones de interfaz.
Categorías unificadas entre varias bandejas
Resumen del problema
En el nuevo Outlook aparece un único conjunto de categorías que se comparte entre varias cuentas. Si antes llevabas categorías distintas por buzón, parece que “se perdieron” o se mezclaron.
Estado y opciones prácticas
En el hilo original no se ofrece una corrección directa. De momento, estas son las mejores alternativas:
- Recrear en el nuevo Outlook las categorías clave y asignarlas donde corresponda.
- Si necesitas conjuntos separados por buzón y eso afecta tu flujo de trabajo, considera seguir usando Outlook clásico para esa parte hasta que el nuevo cliente evolucione.
- Envía feedback desde Outlook para priorizar la separación de categorías por cuenta.
Cómo organizarte hoy sin perder control
- Prefijo por cuenta: crea categorías con prefijo del buzón, por ejemplo [Ventas] Urgente, [Soporte] En curso, [Dirección] Aprobado.
- Paleta “por dominio”: decide que cierto color se usa solo para una cuenta; por ejemplo, Verde para soporte@, Azul para ventas@.
- Reglas automáticas (OWA): aplica categoría si el destinatario contiene la dirección del buzón compartido o si el correo llega a esa cuenta/alias.
- Vistas rápidas: crea carpetas de búsqueda (Outlook clásico) o filtros guardados (OWA) por categoría para navegar rápido.
| Estrategia | Cuándo usarla | Ventaja | Consejo |
|---|---|---|---|
| Prefijos de categoría | Varias cuentas con flujos distintos | Evita ambigüedad en búsquedas | Estándar: [Cuenta] Estado |
| Colores por cuenta | Equipos visuales/kanban | Identificación instantánea | Documenta la leyenda de colores |
| Reglas automáticas | Volumen alto | Clasificación sin intervención | Evita reglas solapadas |
Tener que actualizar manualmente la bandeja de entrada
Resumen del problema
En el nuevo Outlook, algunos usuarios tienen que forzar la actualización para ver correos nuevos, cuando lo esperable es que lleguen por push al instante.
Diagnóstico rápido y solución
No hubo una solución confirmada en el hilo. Te recomendamos este circuito, de menor a mayor impacto:
- Aplica las acciones del primer apartado (actualización, reinicio, perfil nuevo/reagregar cuentas).
- Comprueba que no esté activo “Trabajar sin conexión”:
- Outlook clásico: pestaña Enviar y recibir → Trabajar sin conexión (debe estar desactivado).
- Nuevo Outlook/OWA: mira el indicador de estado; si ves “Desconectado”, revisa conectividad y vuelve a iniciar sesión.
- Prueba en OWA: si allí llegan al instante, el problema es local del cliente y suele resolverse con perfil nuevo, reparación del app o actualización.
- Desactiva complementos (Outlook clásico): ejecuta
outlook.exe /safepara probar sin complementos. Si así sincroniza bien, desinstala o actualiza el complemento conflictivo. - Revisa el modo “No molestar”/Asistencia de concentración en Windows: no afecta la recepción, pero puede ocultar notificaciones y dar la impresión de retraso.
| Síntoma | Filtro/causa habitual | Cómo comprobar | Acción |
|---|---|---|---|
| Correos llegan a OWA pero no al cliente | Caché/perfil dañado | Perfil nuevo vs. perfil actual | Usar perfil nuevo o reparar app |
| “Desconectado” aparece con frecuencia | Red inestable / token expirado | Prueba otra red / reautentica | Reinicia sesión y Windows |
| No se mueve, solo se copia | Permisos sin “Eliminar” | Revisar permisos de carpeta | Solicitar rol Editor/Propietario |
Checklist rápido (lo esencial)
- Actualiza Outlook → reinicia Windows.
- Si sigue igual: crea perfil nuevo o reconfigura cuentas en el nuevo Outlook.
- Para mover mientras tanto: usa OWA (o el webmail del proveedor si es IMAP/POP).
- Si persiste en buzones compartidos: abre ticket in‑app o vía admin de M365.
- Para categorías: recrear en el nuevo Outlook o usa clásico si necesitas conjuntos distintos por buzón.
Flujo de resolución recomendado
- Identifica el alcance: ¿solo buzones compartidos? ¿todas las cuentas? ¿una sola carpeta?
- Actualiza y reinicia: Outlook, Microsoft Store/Windows Update y sistema operativo.
- Permisos: valida que tengas “Eliminar” en la carpeta del buzón compartido.
- Prueba cruzada: mismo usuario en OWA y en otro PC. Si funciona en OWA/otro PC, es local.
- Reconfigura: perfil nuevo (clásico) o quitar/volver a agregar cuentas (nuevo Outlook).
- Escala: abre ticket desde Ayuda → Contactar soporte con capturas, hora exacta y carpeta afectada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si estoy usando el nuevo Outlook o el clásico?
El nuevo Outlook tiene un conmutador “Nuevo Outlook”/“Clásico” en la parte superior (en muchos tenants) y una interfaz más alineada con OWA. El clásico es parte de las aplicaciones de Microsoft 365/Office y tiene la cinta completa con complementos COM.
¿Puedo forzar que un “mover” no deje copia?
Sí: asegúrate de que tu cuenta tenga permisos suficientes (Eliminar) en la carpeta de origen del buzón compartido. Sin ese permiso, Outlook no puede borrar del origen y se comportará como copia.
¿Reglas o automatizaciones pueden interferir?
Si hay reglas del lado del servidor, el correo podría reencaminarse tras moverse. Revisa reglas tanto en el buzón del usuario como en el buzón compartido.
¿Qué riesgos tiene “Restablecer” la app del nuevo Outlook en Windows?
Restablecer elimina datos locales y tendrás que volver a iniciar sesión y reconfigurar cuentas. Úsalo solo si soporte lo recomienda. Empieza por Reparar o por quitar/volver a agregar cuentas.
¿Puedo seguir usando Outlook clásico solo para categorías separadas?
Sí. Algunas organizaciones mantienen el clásico para flujos concretos (como categorías por cuenta) y el nuevo para el resto. Documenta la convención de categorías para que todos las apliquen igual.
Plantilla de comunicación para usuarios finales
“Si al arrastrar correos a subcarpetas de un buzón compartido ves que se copian en lugar de moverse, actualiza Outlook y reinicia el equipo. Si continúa, usa OWA para mover mientras tanto. Es posible que falten permisos de eliminación en la carpeta de origen; TI los revisará. Para categorías, usaremos un conjunto común con prefijos por cuenta hasta nuevo aviso.”
Resumen accionable
- La incidencia EX809748 ya fue corregida; si notas el comportamiento de copia en lugar de mover, probablemente tienes permisos insuficientes o residuos locales.
- Secuencia ganadora: actualiza → reinicia → perfil nuevo/reconfigura → comprueba permisos → usa OWA como puente.
- Las categorías son unificadas en el nuevo Outlook; aplica prefijos, colores por cuenta y reglas.
- Si la bandeja no se actualiza, descarta modo sin conexión, prueba en OWA y repara la instalación.
Guía rápida: cómo abrir un ticket desde Outlook
- Abre Outlook (nuevo o clásico).
- Haz clic en Ayuda (icono de signo de interrogación).
- Selecciona Contactar soporte.
- Describe el problema (incluye hora, carpeta, buzón, si fue arrastrar o Mover a, y si ocurre en OWA).
- Adjunta capturas si es posible.
Glosario mínimo
- Buzón compartido: bandeja a la que acceden varios usuarios con permisos asignados.
- OWA: Outlook en la Web (versión web del correo).
- Perfil: conjunto de configuraciones locales (sobre todo en Outlook clásico) que define cuentas, archivos de datos y preferencias.
- Categoría: etiqueta/color para clasificar y buscar mensajes.
Lista de verificación para administradores
- Confirmar que los clientes tengan la versión más reciente del nuevo Outlook/Outlook clásico.
- Revisar permisos por carpeta en buzones compartidos: otorgar Editor o Propietario cuando el usuario deba mover correos.
- Validar que no existan reglas de transporte que reubiquen mensajes inesperadamente tras un movimiento.
- Desbloquear la actualización en dispositivos gestionados y reiniciar máquinas afectadas.
- Proveer convención de categorías (prefijos y colores) mientras el nuevo Outlook no separa listas por buzón.
Conclusión
Si después de actualizar, reiniciar y recrear perfil sigues viendo copias en lugar de movimientos, dirige la atención a permisos de carpeta y utiliza OWA como solución interina. Para categorías, adopta una convención clara y homogénea. Y si la bandeja no se actualiza, descarta modo sin conexión y corrupción local con el perfil nuevo o la reparación del app. Con estas acciones en orden, el nuevo Outlook vuelve a fluir.