¿No ves la pestaña Archivo en Outlook? Tranquilo: en la mayoría de los casos estás usando Outlook en la web (OWA) o el Nuevo Outlook para Windows/Mac, donde esa pestaña no existe. Aquí tienes las causas, cómo acceder a las opciones y cómo volver al Outlook clásico si lo necesitas.
Por qué no aparece la pestaña “Archivo”
La pestaña Archivo es una característica del Outlook de escritorio clásico (la aplicación completa incluida en Microsoft 365 Apps/Office). En OWA y en el Nuevo Outlook (la app más reciente que comparte base con la versión web), no existe la pestaña Archivo. En su lugar, toda la configuración vive detrás del icono de engranaje (Configuración).
- Usas OWA o Nuevo Outlook: no hay “Archivo”; busca el engranaje arriba a la derecha.
- ¿Cuenta de trabajo? Que tu buzón sea corporativo no elimina “Archivo” por sí solo; sin embargo, muchas empresas obligan o recomiendan usar OWA/Nuevo Outlook o aplican políticas que limitan u ocultan opciones.
- Confusión de interfaz: en ventanas muy estrechas, pantalla completa o con la cinta simplificada, puede parecer que faltan elementos. Aun así, “Archivo” solo existe en el clásico.
Qué hacer según tu caso
A) Te quedas en OWA o en el Nuevo Outlook (no hay pestaña “Archivo”)
Todo se gestiona desde Configuración (engranaje) → Ver toda la configuración de Outlook. A continuación, un mapa rápido de dónde están ahora las opciones más buscadas:
| Función | Antes (Archivo en clásico) | Ahora en OWA / Nuevo Outlook | Notas |
|---|---|---|---|
| Agregar/quitar cuentas | Archivo → Configuración de la cuenta | Configuración → Cuentas (según políticas) | En entornos empresariales puede estar bloqueado. |
| Firmas | Archivo → Opciones → Correo → Firmas | Configuración → Correo → Redactar y responder | Permite firmas texto/HTML; plantillas también desde redactar. |
| Reglas | Archivo → Administrar reglas y alertas | Configuración → Correo → Reglas | Las reglas son del servidor (Exchange/Entra); se aplican en todas las sesiones. |
| Respuestas automáticas (OOF) | Archivo → Respuestas automáticas | Configuración → Correo → Respuestas automáticas | Programa horarios y mensajes diferentes interno/externo. |
| Zona horaria e idioma | Archivo → Opciones → Calendario/General | Configuración → General | Incluye formato de fecha, tema y accesibilidad. |
| Delegación y envío en nombre | Archivo → Configuración de la cuenta → Acceso delegado | Calendario → Compartir / Permisos; Correo → buzones compartidos | Puede requerir permisos del administrador. |
| Plantillas | Archivo → Guardar como → .oft | Al redactar → “Mis plantillas” / “Vista avanzada” | Las .oft son propias del clásico; en OWA se usan complementos. |
| Complementos | Archivo → Administrar complementos COM | Configuración → General → Complementos | OWA/Nuevo Outlook usan complementos web (no COM). |
| Importar/Exportar PST | Archivo → Abrir y exportar | — | No disponible en OWA/Nuevo Outlook; necesitas el clásico. |
| Administrar perfiles | Archivo → Configuración de la cuenta → Perfiles | — | Solo desde Panel de control (Windows) con el clásico instalado. |
| Comprobación de cuentas | Archivo → Configuración de la cuenta | Configuración → Cuentas | Puede mostrar solo el buzón principal según políticas MDM/Intune. |
Cómo entrar a “Ver toda la configuración de Outlook”:
- Haz clic en el engranaje (arriba a la derecha).
- En el panel lateral, baja y selecciona Ver toda la configuración de Outlook.
- Navega por Correo, Calendario, General, Personas y Cuentas.
Importante: si no encuentras una opción, es posible que tu organización la haya deshabilitado por políticas. En ese caso, contacta con tu equipo de TI.
B) Necesitas la pestaña “Archivo” (usa Outlook clásico)
Para usar funciones exclusivas como Importar/Exportar PST, Complementos COM o Administrar perfiles, debes abrir el Outlook de escritorio clásico.
En Windows
- Abre el menú Inicio y escribe Outlook.
- Si aparecen dos apps, elige Outlook (aplicación de escritorio) o Outlook de Microsoft 365. Evita “Outlook (nuevo)”.
- ¿Solo ves “Outlook (nuevo)” o se abre en el navegador? El clásico no está instalado. Pide a TI que instale Microsoft 365 Apps (Office) o habilite tu licencia.
En Mac
- Abre Outlook.
- Ve al menú Outlook (barra superior del sistema).
- Desmarca la opción Nuevo Outlook para volver al clásico (si tu versión lo permite).
- Si no existe el interruptor, es posible que solo tengas la versión nueva instalada. Solicita a TI la instalación de la versión clásica.
Una vez en el clásico, verás la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. Desde ahí tendrás acceso a:
- Abrir y exportar (PST, archivos de datos, abrir calendarios ICS, etc.).
- Configuración de la cuenta (perfiles, cuentas, archivos de datos).
- Opciones de Outlook (Correo, Calendario, Avanzadas, Centro de confianza).
- Administrar complementos COM (cargar/deshabilitar).
C) Aseguras que usas el clásico, pero no ves “Archivo”
- Maximiza la ventana y sal de pantalla completa. En espacios muy estrechos la barra superior puede colapsarse.
- Cambia a Cinta clásica: en el extremo derecho de la cinta, abre el menú y elige “Cinta clásica”. (La presencia de “Archivo” no depende de la cinta, pero ayuda a descartar confusiones de interfaz).
- Atajo rápido: en Windows, pulsa Alt+F. Si se abre la vista de “Archivo”, la pestaña existe; si no cambia nada, probablemente no sea el clásico.
- Verifica políticas: algunas organizaciones pueden ocultar la vista “Backstage” o restringir elementos del menú mediante GPO/Intune.
- Crea un perfil nuevo:
- Panel de control → Correo → Mostrar perfiles → Agregar.
- Configura la cuenta y selecciona “Usar siempre este perfil”.
- Repara Office (Windows):
- Configuración → Aplicaciones → Aplicaciones instaladas → Microsoft 365 Apps → Modificar.
- Ejecuta “Reparación rápida”; si no basta, prueba “Reparación en línea”.
Comprobaciones rápidas para identificar tu versión
- Se abre en el navegador (URL en la barra de direcciones) → es OWA (no hay Archivo).
- La app dice “Outlook (nuevo)” y su interfaz se parece a OWA → es el Nuevo Outlook (no hay Archivo).
- Ves pestañas como Inicio, Enviar y recibir, Vista, y un botón Archivo arriba a la izquierda → es el clásico.
Guía paso a paso para tareas comunes sin la pestaña Archivo
Agregar una firma
- Haz clic en el engranaje.
- Elige Ver toda la configuración de Outlook → Correo → Redactar y responder.
- Crea o edita tus firmas y asigna la predeterminada para nuevos mensajes y respuestas.
Crear o editar reglas
- Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → Correo → Reglas.
- Define condiciones (remitente, asunto, palabras clave) y acciones (mover, clasificar, reenviar).
Activar respuestas automáticas (Fuera de la oficina)
- Configuración → Correo → Respuestas automáticas.
- Establece fecha y hora, y personaliza el mensaje interno/externo.
Delegar o compartir calendario
- En la vista Calendario, busca Compartir o Permisos.
- Agrega personas y ajusta nivel de acceso (ver disponibilidad, detalles, edición, delegado).
Cambiar idioma, zona horaria y aspecto
- Configuración → General → Idioma y zona horaria / Apariencia.
Mapa completo: de “Archivo” a “Configuración”
Usa esta tabla como referencia para “traducir” rutas del clásico a OWA/Nuevo Outlook:
| Acción | Ruta en clásico (Archivo) | Ruta en OWA/Nuevo Outlook | Disponibilidad |
|---|---|---|---|
| Exportar correo a PST | Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar | — | Solo clásico |
| Importar PST/CSV | Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar | — | Solo clásico |
| Administrar perfiles | Archivo → Configuración de la cuenta → Administrar perfiles | — | Solo clásico (Panel de control) |
| Complementos COM | Archivo → Opciones → Complementos | Configuración → General → Complementos (web) | COM solo clásico; web en ambos |
| Reglas | Archivo → Administrar reglas y alertas | Configuración → Correo → Reglas | Disponible |
| Firmas | Archivo → Opciones → Correo → Firmas | Configuración → Correo → Redactar y responder | Disponible |
| Respuestas automáticas | Archivo → Respuestas automáticas | Configuración → Correo → Respuestas automáticas | Disponible |
| Calendarios compartidos | Archivo → Configuración de la cuenta → Acceso delegado | Calendario → Compartir / Permisos | Disponible |
| Centro de confianza | Archivo → Opciones → Centro de confianza | — | Solo clásico |
| Opciones avanzadas | Archivo → Opciones → Avanzadas | Configuración → General / Correo | Cobertura parcial |
Diagnóstico rápido (checklist)
- ¿Se abre en el navegador? → OWA. Usa el engranaje.
- ¿La app dice “Outlook (nuevo)”? → Nuevo Outlook. Usa el engranaje.
- ¿Pulso Alt+F y se abre “Archivo”? → Estás en el clásico.
- ¿No hay “Archivo” pese a estar en el clásico? → Maximiza ventana, cambia cinta, revisa políticas, crea perfil, repara Office.
- ¿Necesitas PST/perfiles/COM? → Debes usar el clásico.
Escenarios típicos y soluciones
“No puedo añadir mi cuenta secundaria”
En muchas organizaciones, la adición de cuentas personales o de terceros está bloqueada en OWA/Nuevo Outlook. En estos casos solo verás el buzón principal o los buzones compartidos que tu empresa te haya asignado. Si necesitas gestionar múltiples perfiles o archivos de datos, cambia al Outlook clásico.
“Mis complementos COM no aparecen”
OWA y el Nuevo Outlook solo admiten complementos web. Los COM (por ejemplo, integraciones de terceros para flujos locales) requieren el clásico. Comprueba en Archivo → Opciones → Complementos (clásico) que estén habilitados y no figuren como “deshabilitados por errores”.
“Quiero exportar correos a un archivo PST”
La exportación a PST no está disponible en OWA/Nuevo Outlook. Abre el clásico y ve a Archivo → Abrir y exportar → Importar/Exportar. Si no ves esa opción, confirma con TI que no exista una política que la oculte.
“Firmas distintas para cada cuenta”
En OWA/Nuevo Outlook, puedes crear varias firmas y elegir la predeterminada por cuenta en Configuración → Correo → Redactar y responder. En el clásico, hazlo desde Archivo → Opciones → Correo → Firmas.
“No encuentro el botón para compartir calendario”
En OWA/Nuevo Outlook, entra a Calendario y usa Compartir o Permisos. En el clásico, puedes usar Archivo → Configuración de la cuenta → Acceso delegado o el botón Compartir calendario en la cinta del calendario.
Buenas prácticas de administración (entornos corporativos)
- Políticas: la organización puede ocultar u obligar la interfaz sin “Archivo” (OWA/Nuevo Outlook). Si la opción que buscas no existe, valida con TI.
- Compatibilidad: si dependes de PST, perfiles múltiples, complementos COM o macros, documenta que necesitas Outlook clásico y solicita su instalación.
- Soporte: cuando abras un ticket, adjunta capturas que muestren si estás en OWA/Nuevo Outlook o en el clásico; así se acelera el diagnóstico.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Buscar “Archivo” en OWA/Nuevo Outlook: no lo encontrarás; ve al engranaje.
- Confundir cinta simplificada con ausencia de pestañas: cambia a cinta clásica para orientarte mejor.
- Pensar que la cuenta de trabajo quita “Archivo”: es la versión de Outlook la que determina si existe esa pestaña.
- Instalar solo la app “Outlook (nuevo)”: si necesitas funciones avanzadas, instala Microsoft 365 Apps (el paquete completo) o pide a TI la licencia adecuada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener OWA/Nuevo Outlook y el clásico a la vez?
Sí. OWA está en el navegador; el Nuevo Outlook y el clásico pueden coexistir en algunos entornos Windows (aunque tu organización puede limitarlo). En Mac, según versión, puedes alternar con el interruptor Nuevo Outlook.
¿Dónde están las copias de seguridad si no hay PST?
Con Exchange Online/Entra ID, el buzón reside en la nube; la retención y el cumplimiento se gestionan desde TI. Los archivos PST son locales y pueden estar restringidos por política. Si necesitas un volcado puntual, solicita el Outlook clásico o la exportación autorizada por TI.
¿Por qué mis reglas funcionan distinto en OWA y en el clásico?
Las reglas del lado del servidor se ejecutan en todos los clientes; las reglas del lado del cliente (clásico) requieren que Outlook esté abierto. Para un comportamiento consistente, crea reglas en OWA/Nuevo Outlook (servidor) siempre que sea posible.
¿Puedo restaurar la pestaña “Archivo” en el Nuevo Outlook?
No. El Nuevo Outlook no incluye “Archivo”. Si necesitas esas funciones, usa el clásico.
Ruta de solución de problemas (paso a paso)
- Identifica tu versión (web, nuevo o clásico) con las Comprobaciones rápidas.
- Si es OWA/Nuevo, abre el engranaje y entra en Ver toda la configuración de Outlook. Localiza la opción concreta con las tablas de este artículo.
- Si necesitas funciones exclusivas (PST, perfiles, COM), pasa al Outlook clásico (instálalo o pide a TI que lo haga).
- Si estás en el clásico y no ves “Archivo”, maximiza, cambia cinta, prueba Alt+F, revisa políticas, crea un perfil nuevo y repara Office.
- Escala a TI con detalles: versión de Outlook, tipo de cuenta, pasos probados y capturas de pantalla.
Resumen ejecutivo
- La ausencia de Archivo casi siempre significa que estás en OWA o en el Nuevo Outlook.
- Usa el engranaje para configurar firmas, reglas, respuestas automáticas, idioma, zona horaria y permisos.
- Para PST, perfiles y complementos COM, necesitas Outlook de escritorio clásico.
- Si el clásico parece “sin Archivo”, verifica ventana/cinta/políticas y aplica las reparaciones propuestas.
Conclusión
La pestaña Archivo no “desaparece” por ser una cuenta de trabajo: simplemente no existe en OWA ni en el Nuevo Outlook. Para configurar lo esencial, busca el engranaje y entra en Ver toda la configuración de Outlook. Si tu caso exige las funciones avanzadas de Archivo (PST, perfiles, COM), abre o instala el Outlook de escritorio clásico y tendrás de vuelta la interfaz completa.