Excel para Mac: colorear celdas según la opción del menú desplegable (Validación de datos)

¿Quieres que las celdas de tu lista desplegable cambien de color automáticamente en Excel para Mac? Aquí tienes dos métodos nativos, sin VBA, que funcionan en la app de escritorio, con trucos de mantenimiento, ejemplos listos para copiar y aclaraciones sobre lo que sí y no es posible.

Índice

Resumen de la pregunta

Necesidad: colorear celdas en Excel para Mac según el valor elegido en un menú desplegable creado con Validación de datos. Problema: el cuadro de diálogo de Formato condicional en Mac no muestra exactamente las mismas opciones que en Windows, lo que genera dudas sobre cómo configurar las reglas.

Respuesta de un vistazo

Lo que sí se puede: colorear la celda (o incluso la fila completa) automáticamente según la opción seleccionada en el desplegable.
Lo que no se puede: colorear los ítems dentro del propio menú desplegable. El menú siempre mostrará texto plano; el color aparece en la celda después de elegir.

Antes de empezar

Para que el formato condicional se aplique correctamente de una sola vez, selecciona primero todo el rango que contiene los desplegables, por ejemplo E4:E200. Después crea las reglas. Así evitarás copiar y pegar formatos una y otra vez.

Ruta de menús en Excel para Mac (aplicación de escritorio): Inicio → Formato condicional → Nueva regla. En esa ventana, abre el selector Style y elige Classic para ver Format only cells that contain y Use a formula to determine which cells to format.

Método sin fórmulas

Rápido para textos específicos.

Ve a Inicio → Formato condicional → Nueva regla.
En la parte superior, abre Style y elige Classic.
En el cuadro siguiente, selecciona Format only cells that contain.
Configura: Specific Text → containing → escribe el valor (ejemplo: complete).
Haz clic en Format, elige relleno, color de texto y otros estilos (por ejemplo Green fill with Dark Green text) y confirma.
Repite la regla para cada valor que quieras colorear (in progress, blocked, etc.).

Ventajas y límites del método sin fórmulas

Ventajas: muy directo; no requiere pensar en referencias de celdas.
Limitación: necesitas una regla por cada valor/color; menos flexible si la lista crece o cambia con frecuencia.

Método con fórmulas

Flexible, escalable y más fácil de mantener a medio y largo plazo.

Selecciona el rango completo (ejemplo: E4:E200).
Ve a Inicio → Formato condicional → Nueva regla → en Style elige Classic.
Selecciona Use a formula to determine which cells to format.
Escribe una fórmula que devuelva VERDADERO cuando deba aplicarse el formato. Supongamos que la primera celda del rango es E4:

Verde si está completo =$E4="complete"
Ámbar si está en progreso =$E4="in progress"
Rojo si está bloqueado =$E4="blocked"

Configura el formato de cada regla y repite el proceso para cada condición que quieras cubrir.

Consejos clave para fórmulas

Referencias mixtas: usa =$E4 (columna fija con $ y fila relativa) para que la regla funcione en todas las celdas del rango seleccionado.
Comparación contra celda de referencia: si tienes en G4 un valor que define el estado activo, puedes usar: =$E4=$G$4 Cambia G4 por tu celda de referencia.
Orden de reglas: si hay varias, ordénalas y marca Stop if true (Detener si es verdadero) cuando corresponda para que una coincidencia prioritaria bloquee las siguientes.
Sensible a mayúsculas: la comparación con = no distingue mayúsculas. Si necesitas distinguir, combina con funciones como EXACT/EXACTO (según idioma de tu Excel).
Espacios y limpieza: si tus entradas pueden traer espacios al inicio o final, limpia el dato fuente (por ejemplo con TRIM/ESPACIOS en otra celda) y compara contra ese resultado.

Cómo colorear la fila completa

Si quieres que se coloree toda la fila de un registro, extiende el Aplica a (Applies to) a todas las columnas del registro y referencia solo la columna del estado en la fórmula.

Ejemplo: para colorear de verde las filas 4 a 200 cuando E sea complete:

Fórmula: =$E4="complete"
Aplica a: =$A$4:$H$200

Repite el patrón para in progress y blocked, cambiando el color en cada regla. Recuerda colocar las reglas en el orden correcto y activar Stop if true si deseas que la primera coincidencia detenga la evaluación de las siguientes.

Listas desplegables con Validación de datos

Ambos métodos funcionan igual si tu lista proviene de Datos → Validación de datos → Lista, ya sea que uses un rango (p. ej. =$J$4:$J$6) o escribas los valores separados por comas (complete,in progress,blocked). No importa de dónde salga el valor: el formato condicional evalúa el texto final que queda en la celda.

Recomendaciones para mantenimiento

Crear reglas con el rango completo seleccionado: es la forma más limpia. Si las creas sobre una sola celda, luego tendrás que copiar formato y podrías perder referencias.
Usar nombres de colores coherentes: define un esquema (verde → completado, ámbar → en progreso, rojo → bloqueado) y mantén esos colores en todo el archivo para evitar confusiones.
Consolidar reglas: evita duplicadas. Usa la vista Administrar reglas en Formato condicional para limpiar y reordenar periódicamente.
Tablas de traducción: si tu lista admite muchos valores, crea una tabla auxiliar que relacione texto de estado → color o prioridad. Luego utiliza fórmulas que evalúen esa tabla (ver sección de variantes avanzadas).

Variantes avanzadas útiles

Comparar contra una lista de valores en una tabla auxiliar

Supón que en J4:K6 tienes una tabla:

Estado	Prioridad
blocked	3
in progress	2
complete	1

Puedes escribir reglas que se activen por prioridad, por ejemplo rojo cuando la prioridad sea 3. Una fórmula genérica, sin depender de idioma de funciones, es separar la búsqueda en una celda auxiliar (o, si prefieres, usar funciones nativas de tu idioma como BUSCARV/VLOOKUP en inglés). La idea: traducir el texto a un número y condicionar por número. Así tendrás menos reglas y más control.

Coincidencia parcial

Si el estado contiene matices (por ejemplo, in progress – waiting on client), usa Specific Text → containing en el método sin fórmulas o emplea una fórmula con FIND/SEARCH (o sus equivalentes en tu idioma) para detectar palabras clave como blocked.

Compatibilidad con mayúsculas

La igualdad simple = no distingue mayúsculas. Si necesitas precisión absoluta (por ejemplo, diferenciar Done de DONE), apóyate en EXACT/EXACTO o normaliza con LOWER/MINUSC antes de comparar.

Rangos dinámicos con Tablas de Excel

Convierte tu rango en Tabla (Command+T en Mac) para que el formato condicional se extienda automáticamente con nuevas filas. Las Tablas facilitan:

Que el Aplica a se mantenga y crezca con el rango.
Referencias más legibles (estructuradas) como =Tabla1[@Estado]="complete".
Control centralizado del diseño, estilo y filtros.

Si optas por fórmulas con referencias estructuradas, asegúrate de que la regla esté configurada para aplicarse a toda la columna de la Tabla y no solo a la fila activa.

Compatibilidad entre Mac, Windows y la versión web

Excel para Mac: muchas opciones (incluida Use a formula…) aparecen al cambiar Style a Classic dentro de Nueva regla. Este es el paso clave que a menudo se pasa por alto.
Excel para la web: su conjunto de funciones es más limitado y puede no mostrar Style ni todas las reglas. Si no encuentras las opciones, abre el archivo en Excel para Mac (escritorio).
Excel para Windows: el flujo es parecido, pero algunos textos y disposición de controles difieren. Las reglas que crees en Mac funcionarán en Windows y viceversa, siempre que uses formatos compatibles.

Solución de problemas

Síntoma	Causa probable	Cómo resolver
No se aplica el color	Rango Aplica a mal definido; referencia absoluta errónea; regla por debajo de otra que se activa antes	Revisa Administrar reglas, corrige Aplica a al rango completo y ajusta el orden. Activa Stop if true donde corresponda.
Colorea celdas equivocadas	Fórmula sin `$` en la columna o fila; comparación contra una celda fuera de la región	Usa `=$E4` para fijar columna; valida que las referencias relativas partan desde la primera celda del rango.
Valores con espacios no coinciden	Texto importado con espacios iniciales o finales	Limpia los datos con una columna auxiliar o reescribe la lista de validación. Evita pegar desde sistemas que introduzcan caracteres invisibles.
En la web no aparece el selector Style	Limitaciones de Excel para la web	Abre el archivo en Excel para Mac (escritorio) y crea/edita las reglas allí.
La regla deja de funcionar al insertar filas	Rango estático	Convierte el rango a Tabla para que crezca automáticamente con nuevas filas.
Al copiar hojas, se pierden condiciones	Referencias absolutas a hojas específicas	Usa referencias relativas cuando sea posible y revisa Aplica a tras duplicar hojas.

Casos prácticos listos

Tablero de estados clásico

Rango de estados: E4:E200

Regla verde: Fórmula: =$E4="complete"
Regla ámbar: Fórmula: =$E4="in progress"
Regla roja: Fórmula: =$E4="blocked"

Consejo: si además quieres resaltar el texto con negrita cuando está bloqueado, añade ese estilo en el mismo formato condicional de la regla roja.

Fila completa destacada

Para resaltar de color toda la fila cuando el estado sea blocked:

Fórmula: =$E4="blocked"
Aplica a: =$A$4:$H$200

Con celda de referencia

Si decides controlar el estado activo desde una celda (por ejemplo $G$2):

Fórmula: =$E4=$G$2

Tip: usa Validación de datos también en G2 para elegir el criterio desde un desplegable.

Buenas prácticas de diseño

Contraste suficiente: que el color de texto y fondo tengan contraste para accesibilidad. Si aplicas un relleno oscuro, combina con texto claro.
Coherencia visual: usa como máximo tres estados principales. Más colores aumentan la carga cognitiva y complican el mantenimiento.
Evita colores “tema” cambiantes: si cambias el tema del libro, los colores tema pueden variar. Define colores estándar si necesitas consistencia absoluta.

Atajos y aceleradores en Mac

Pincel de formato: duplica rápidamente el aspecto de una celda formateada a otras celdas.
Quitar reglas: Inicio → Formato condicional → Borrar reglas → De celdas seleccionadas o De toda la hoja.
Seleccionar la columna de estados completa: clic en el encabezado de la Tabla si trabajas con Tabla; en rango normal, arrastra desde la primera hasta la última celda con Shift.

Preguntas frecuentes

¿Puedo colorear los ítems dentro del menú desplegable?
No. Excel no admite aplicar formatos dentro del control del menú. El color se aplica a la celda una vez elegido el valor.

¿Necesito usar macros o VBA?
No. Todo lo descrito funciona con herramientas nativas de Formato condicional y Validación de datos.

¿Las reglas creadas en Mac funcionarán en Windows?
Sí, siempre que uses formatos estándar. La interfaz para editarlas cambia, pero el comportamiento es compatible.

¿Qué pasa si la lista tiene decenas de valores?
Usa una tabla de mapeo (estado → prioridad) y crea pocas reglas que se basen en la prioridad. Es más fácil de mantener que una regla por cada valor.

¿Puedo combinar con iconos o barras de datos?
Sí, pero recuerda que la prioridad de reglas importa. Decide si la iconografía complementa al color o lo sustituye, y ordena las reglas en consecuencia.

Plantilla rápida para copiar y pegar

Pega esta sección en una hoja nueva, crea la lista de validación y aplica las reglas tal cual.

Encabezados:    Tarea    Estado
Ejemplos:
Diseñar logo    in progress
Grabar video    blocked
Revisar contrato    complete
Publicar blog   in progress
Responder cliente    blocked

Validación de datos → Lista: complete,in progress,blocked
Rango de estados: ajusta el área (por ejemplo E4:E200 en tu hoja real).
Reglas de formato condicional: usa las fórmulas del apartado correspondiente y define colores coherentes.

Checklist final

¿Seleccionaste todo el rango antes de crear reglas?
¿Elegiste Style = Classic para ver Use a formula… en Mac?
¿Usaste referencias mixtas (=$E4) y verificaste el Aplica a?
¿Ordenaste las reglas y marcaste Stop if true cuando aplica?
¿Probaste con un par de valores para confirmar que cada regla hace lo esperado?

Conclusión práctica

En Excel para Mac es totalmente posible colorear celdas y filas en función de la opción seleccionada en un desplegable, sin macros y con resultados profesionales. El truco está en recordar que, al crear una Nueva regla, debes cambiar Style a Classic para acceder a Format only cells that contain y Use a formula…. A partir de ahí, elige entre un método directo sin fórmulas o uno basado en fórmulas para ganar flexibilidad. Con el orden correcto de reglas, referencias bien definidas y, si hace falta, una tabla auxiliar, tendrás un sistema robusto, legible y fácil de mantener.

En resumen: selecciona el rango, crea reglas por valor o por fórmula, define colores coherentes, ordena y usa Stop if true. Y recuerda: no es posible colorear los ítems dentro del menú, solo la celda una vez elegido el valor.