¿Te apareció “View Recap” y “Transcript” tras una reunión de Microsoft Teams, pero al abrirlos viste “Only org members have access”? En esta guía clara y práctica te explico cuándo se requiere tu consentimiento para grabación/transcripción, por qué no puedes ver el recap siendo externo y qué ajustes o acciones lo solucionan.
Resumen de la situación
Un asistente externo a la organización del organizador participa en una llamada de Teams. Tras finalizar, en el chat de la reunión o en el calendario aparecen los botones View Recap y Transcript. Al intentar abrirlos, el sistema muestra “Only org members have access”. Surge la duda: ¿deberían haberme pedido consentimiento para grabar o transcribir? ¿Qué configuración controla esto y cómo obtener acceso al material?
Respuesta corta (para quienes tienen prisa)
- Consentimiento: Teams puede exigir que aceptes la grabación y/o la transcripción, pero depende de la política de reunión aplicada por la organización del organizador. Si la política de “requerir consentimiento” no está activada, la reunión puede comenzar a grabarse sin que hagas clic en “Aceptar” (aunque verás un banner de que la grabación se inició).
- Acceso al recap/transcripción: Por defecto, el Meeting recap y el archivo de transcripción quedan en los repositorios de la organización del organizador (OneDrive/SharePoint o el sitio del equipo/canal). Los participantes externos suelen ver los botones, pero al abrirlos reciben “Only org members have access”. Si necesitas el material, deben compartirlo contigo explícitamente.
Cómo funciona el consentimiento en Microsoft Teams
Teams proporciona diferentes niveles de notificación y consentimiento en relación con la grabación y la transcripción:
- Banner informativo: cuando alguien inicia una grabación o la transcripción, todos los asistentes ven un aviso (“La reunión se está grabando”, “La transcripción está activada”). Este aviso aparece incluso si no está habilitado el consentimiento explícito.
- Consentimiento explícito (opcional por política): si la organización activa la opción “Requerir consentimiento para grabación y transcripción”, al empezar cualquiera de estas funciones los asistentes verán un cuadro de diálogo para aceptar. Quien no acepte no podrá permanecer en la reunión mientras dure la grabación/transcripción.
- Quién puede iniciar: la posibilidad de iniciar grabación o transcripción se rige por la política de la reunión (normalmente organizadores o coorganizadores; en algunos entornos también presentadores, según configuración).
Importante: el consentimiento en Teams es un control organizativo. Las leyes locales o políticas internas pueden exigir además informar o recabar consentimiento de formas específicas. Si hay dudas, coordina con Legal/Compliance.
Qué verás tú como asistente, según la configuración
| Estado de la política | Qué ocurre en la reunión | Qué ves tú |
|---|---|---|
| Consentimiento explícito activado | Al iniciar grabación o transcripción, aparece un diálogo de aceptación. | Debes aceptar para seguir; si rechazas, no podrás continuar en la reunión mientras se graba/transcribe. |
| Consentimiento explícito desactivado | Se puede iniciar grabación o transcripción sin tu clic previo. | Ves un banner avisando que se inició, pero no hay “Aceptar”. |
| Transcripción deshabilitada | No se puede transcribir (aunque sí grabar, si la grabación está habilitada). | No aparecerá el botón de transcripción. |
| Grabación deshabilitada | No se puede grabar. | Si alguien intenta grabar, no podrá. |
Por qué aparece “Only org members have access” en Recap/Transcript
Meeting recap y la transcripción se almacenan en el entorno del organizador. Dos implicaciones clave:
- Frontera de inquilino (tenant): por defecto, solo usuarios de la organización del organizador tienen permisos para abrir los artefactos (resumen, grabación, transcript, archivos compartidos durante la reunión).
- Herencia de permisos: el recap y la transcripción viven en repositorios (OneDrive/SharePoint o el sitio del equipo/canal). Esos archivos heredan permisos del sitio/carpeta. Un participante externo no forma parte de ese directorio, por lo que “ve” el botón (porque estuvo en la reunión) pero no puede abrir el contenido, y por eso aparece el mensaje “Only org members have access”.
Qué puedes hacer (pasos prácticos)
Antes o al inicio de la reunión
- Pregunta si se grabará o transcribirá y, si tu organización lo exige, solicita habilitar la opción de consentimiento explícito.
- Acuerden cómo se compartirá la grabación o el transcript con los externos (por ejemplo, enlace de OneDrive/SharePoint con permisos específicos, o envío del archivo exportado).
Si ya terminó la reunión y necesitas el material
- Pide al organizador que comparta explícitamente la grabación o el transcript contigo. Puede:
- Compartir el archivo de OneDrive/SharePoint añadiendo tu correo con permisos de lectura.
- Exportar el transcript y enviártelo (texto o archivo descargable).
- Generar un enlace de uso externo si su política lo permite.
- Si la reunión fue de canal, el video/transcript se guarda en el sitio de SharePoint del equipo/canal. Un owner del equipo debe compartir desde allí.
- Si fue una reunión “estándar” (no de canal), la grabación y transcript suelen quedar en espacios asociados al organizador. Él o ella controla el acceso.
Para tu área de TI (o si puedes elevar la solicitud)
En Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Grabación y transcripción, revisar:
- Grabación en la nube: permitir/bloquear.
- Transcripción: permitir/bloquear.
- Requerir consentimiento para grabación y transcripción: activar para forzar el aviso de aceptación.
Nota: los nombres exactos pueden variar ligeramente según la versión y el idioma.
Privacidad y cumplimiento
- Verifica si tu normativa local (p. ej., protección de datos, grabación de comunicaciones) requiere consentimiento explícito y/o aviso previo.
- Alinea las políticas de Teams con Legal/Compliance y, si aplica, con retención/archivado de información.
Escenarios frecuentes y cómo resolverlos
Escenario A: Reunión con un proveedor (organizador externo)
- El proveedor inicia la grabación sin solicitar clic de aceptación. Tú ves el banner.
- Tras la reunión, el recap y el transcript te muestran “Only org members have access”.
- Solución: solicita compartir el archivo desde OneDrive/SharePoint o la exportación del transcript. Recomienda activar en el futuro el “consentimiento explícito”.
Escenario B: Tu empresa organiza y hay asistentes externos
- Quieres cumplir con consentimiento explícito para todos.
- Acción TI: en la política de reunión aplicada al organizador (o grupo de usuarios), activa “Requerir consentimiento para grabación y transcripción”.
- Después: comparte el recap/transcript únicamente con quienes lo necesiten, añadiendo permisos de lectura.
Escenario C: Reunión de canal con invitados “guest” (B2B)
- El contenido vive en el SharePoint del equipo/canal.
- Los “guest” agregados al equipo pueden heredar acceso; los externos no invitados como guest, no.
- Acción: revisa permisos del canal o comparte los archivos directamente desde el sitio del equipo.
Referencia rápida: quién suele tener acceso por defecto
| Rol del asistente | Acceso al recap (por defecto) | Acceso al transcript (por defecto) | Qué se necesita para dar acceso |
|---|---|---|---|
| Organizador / miembros de su organización | Sí | Sí | — |
| Invitado “guest” agregado al equipo/canal | Puede que sí (herencia del sitio) | Puede que sí (según carpeta) | Confirmar permisos en el sitio del equipo/canal. |
| Externo federado (no guest) | No | No | Compartir desde OneDrive/SharePoint o exportar transcript. |
| Asistente anónimo | No | No | Compartir explícitamente. |
Dónde se guardan la grabación y la transcripción
- Reuniones estándar (no de canal): los artefactos se asocian al organizador y se almacenan en repositorios de su inquilino (OneDrive/SharePoint). El organizador controla los permisos.
- Reuniones de canal: el contenido se guarda en el sitio de SharePoint del equipo/canal; el acceso depende de la pertenencia al equipo y de los permisos del sitio/carpeta.
- Recap: es una vista que agrega grabación, transcript y archivos compartidos. El acceso se rige por los permisos del contenido subyacente. Si no tienes permisos, verás el error aunque el botón esté visible.
Controles que afectan a la grabación/transcripción
| Control | Ubicación típica | Efecto |
|---|---|---|
| Cloud recording (Grabación en la nube) | Teams Admin Center > Políticas de reunión | Habilita o bloquea que se graben las reuniones. |
| Transcripción | Teams Admin Center > Políticas de reunión | Permite o bloquea la generación de transcript en vivo y su archivo. |
| Requerir consentimiento para grabación y transcripción | Teams Admin Center > Políticas de reunión | Obliga a los asistentes a aceptar explícitamente antes de continuar. |
| Permisos de OneDrive/SharePoint | Archivo o carpeta donde se guarda el contenido | Determina quién puede abrir grabación/transcript/recap. |
| Políticas de invitados/externos | Teams/Azure AD (B2B) | Habilitan o restringen compartir con dominios externos. |
Buenas prácticas para organizadores
- Informar al inicio si se va a grabar/transcribir.
- Habilitar el consentimiento explícito si la organización lo requiere.
- Plan de compartición: decidir antes cómo compartirás la grabación/transcript con externos.
- Revisar permisos de los archivos tras la reunión.
- Etiquetas de sensibilidad o políticas de retención si se trata de información regulada.
Buenas prácticas para asistentes externos
- Pregunta al inicio si habrá grabación y si debes aceptar para continuar.
- Si necesitas el material, pide por adelantado que te lo compartan.
- Evita compartir información sensible si no hay claridad de uso y resguardo del material.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Pueden grabarme sin que haga clic en “Aceptar”?
Sí, si la política de “requerir consentimiento” no está activada. Aun así, verás un aviso de que la reunión se está grabando.
¿Por qué veo los botones de Recap/Transcript pero no puedo abrirlos?
Porque estuviste en la reunión (por eso los ves), pero el contenido vive en repositorios internos del organizador. Sin permisos, el sistema muestra “Only org members have access”.
¿El Recap siempre requiere Teams Premium?
El Recap básico (grabación, transcript y archivos) está disponible sin Premium. Intelligent Recap agrega funciones avanzadas (resaltados automáticos, tareas sugeridas, etc.) según licenciamiento. En cualquier caso, el acceso depende de los permisos del archivo subyacente.
¿Dónde se almacenan la grabación y el transcript?
En el inquilino del organizador: OneDrive/SharePoint (o sitio del canal si fue reunión de canal). Esos repositorios controlan los permisos efectivos.
¿Puedo activar transcripción si el organizador la deshabilitó?
No. Si la política o las opciones de la reunión no permiten transcripción, deberás solicitarlo al organizador o a TI para reuniones futuras.
¿La encriptación de extremo a extremo (E2EE) afecta?
Sí. En reuniones E2EE no están disponibles la grabación ni la transcripción. Si la reunión requiere esas funciones, no uses E2EE.
¿Cómo cumplo normativas de privacidad?
Consulta con Legal/Compliance para tus obligaciones específicas y alinea las políticas de Teams (consentimiento, retención, acceso externo) con esos requisitos.
Solución de problemas comunes
- “Only org members have access”: solicita al organizador compartir desde OneDrive/SharePoint o exportar el transcript.
- No aparece botón de transcripción: puede estar deshabilitada por política. Contacta al organizador/TI.
- Grabación inicia sin consentimiento: la política de consentimiento explícito está desactivada. Pide que la activen para próximas reuniones.
- Externo con bloqueo para abrir archivo: el inquilino del organizador puede restringir compartir con dominios externos. Pide un enlace con permisos o envío seguro del archivo.
Checklist rápido
Antes de la reunión
- Definir si se grabará/transcribirá y avisar a los asistentes.
- Si hay externos, confirmar cómo se compartirá el material.
- Verificar si la política de consentimiento está activa (si tu organización lo requiere).
Durante
- Iniciar grabación/transcripción solo cuando todos estén informados.
- Si se exige consentimiento, esperar a que los asistentes acepten.
Después
- Compartir grabación y/o transcript con quienes lo necesitan.
- Revisar permisos y, si aplica, políticas de retención.
Plantillas útiles
Mensaje para solicitar acceso al transcript
Hola, Participé en la reunión “<nombre>” del <fecha>. Al abrir “View Recap/Transcript” me aparece “Only org members have access”. ¿Podrías compartir el archivo desde OneDrive/SharePoint con mi correo <tu_correo> o enviarme la exportación del transcript? ¡Gracias!
Mensaje del organizador para informar y solicitar consentimiento
Hola a todos, Esta reunión se grabará y se activará la transcripción con fines de minuta/seguimiento. Teams solicitará su consentimiento explícito al iniciar estas funciones. Si no desean ser grabados o transcritos, por favor indíquenoslo antes de comenzar. Gracias.
Políticas y responsabilidades: quién hace qué
| Rol | Responsabilidad principal | Acciones clave |
|---|---|---|
| TI/Administración | Definir políticas y cumplimiento | Habilitar/deshabilitar grabación/transcripción; activar consentimiento explícito; gobernanza de compartir externo. |
| Organizador | Informar y compartir | Comunicar grabación; compartir Recap/Transcript con externos que lo requieran. |
| Asistente | Decidir participación informada | Aceptar o no el consentimiento; solicitar acceso si lo necesita. |
Notas y consideraciones finales
- Los textos de los botones pueden variar por idioma o versión (Ver resumen, Ver recap, Transcripción…).
- Intelligent Recap añade funciones basadas en IA que no cambian la lógica de permisos: sin permisos en los archivos base, no habrá acceso.
- Esta guía es informativa y no constituye asesoría legal. Ajusta las decisiones a tus políticas internas y leyes aplicables.
Conclusión
¿Debieron pedirte consentimiento? Solo si la organización del organizador activó “requerir consentimiento”; en caso contrario, bastará el aviso de que la reunión se está grabando/transcribiendo. ¿Por qué no ves el recap/transcript? Porque esos artefactos pertenecen al inquilino del organizador y, por defecto, solo su organización puede abrirlos. Si necesitas el material, solicita que te lo compartan explícitamente o que te envíen la exportación del transcript. Para prevenir fricciones en el futuro, alinea políticas de reunión, consentimiento y compartir externo con tu área de TI y con Legal/Compliance.
Guía táctica de 1 minuto
- Como asistente externo: pregunta al inicio por la grabación/transcripción; si luego ves “Only org members have access”, solicita compartir el archivo o la exportación.
- Como organizador: activa consentimiento explícito si aplica y define cómo compartirás el material con externos.
- Como TI: revisa en la política de reunión las opciones de Grabación, Transcripción y Requerir consentimiento.