¿No puedes agregar tu Gmail en Outlook clásico? Los cambios recientes de seguridad de Google y un consentimiento omitido en el flujo OAuth pueden dejar a Outlook (2019/2021/Microsoft 365 en modo “Classic”) en un estado inconsistente con errores de IMAP. Aquí tienes la causa real, el workaround confirmado y buenas prácticas.

Resumen del problema

Desde finales de 2024 y a lo largo de 2025, múltiples usuarios reportaron que Outlook clásico (Outlook 2019/2021 y Microsoft 365 en interfaz clásica) dejó de permitir agregar, o re‑agregar, cuentas de Gmail. Los síntomas típicos incluyen mensajes como “IMAP server does not respond” o “We couldn’t log on to the incoming IMAP server”, y pantallas que parecen avanzar con normalidad en el navegador hasta que, al volver a Outlook, la configuración falla o el buzón no sincroniza.

Causa raíz: el consentimiento de Google que pasa desapercibido

En el flujo de inicio de sesión moderno (OAuth) que Outlook abre en el navegador, Google presenta una casilla de verificación que, en esencia, dice: “Permitir que Microsoft apps & services accedan a tu cuenta de Google”. Esa casilla es el consentimiento que autoriza a Outlook a operar con los scopes adecuados y mantener el acceso de manera estable.

Si por prisa, distracción o desconocimiento no se marca esa casilla la primera vez, Outlook queda en un estado inconsistente: guarda credenciales OAuth parciales y, acto seguido, intenta abrir sesión IMAP con permisos insuficientes. El resultado práctico es un bucle de fallos de autenticación y sincronización aun cuando el usuario “cree” haber iniciado sesión correctamente en el navegador.

Importante: El 14‑ene‑2025 Microsoft comunicó que una actualización (build 18324.20168) reduce la probabilidad de caer en ese “mal estado” cuando se olvida marcar la casilla. Sin embargo, si tu perfil ya está afectado, debes aplicar el procedimiento manual descrito a continuación para eliminar las credenciales inconsistente y rehacer el alta con el consentimiento correcto.

Solución recomendada (workaround confirmado)

Este procedimiento limpia credenciales antiguas, restablece el permiso en Google y fuerza un alta limpia con OAuth.

1. Cierra Outlook en el equipo afectado.
2. Revoca el acceso “Microsoft apps & services” en tu cuenta de Google: ve a Cuenta de Google → Seguridad → Acceso de terceros y elimina ese acceso.
   • Nota: si usas la misma cuenta de Gmail en varios equipos con Outlook, al revocar el acceso todos dejarán de sincronizar temporalmente hasta completar de nuevo el alta con el consentimiento correcto.
3. Abre el Administrador de credenciales de Windows → Credenciales de Windows y elimina todas las entradas OAuth2 asociadas a Google para ese Gmail (suelen verse como Google_imap).
   • Hay dos credenciales OAuth por cuenta. Verifica y borra ambas.
4. Abre Outlook y agrega la cuenta desde Archivo → Agregar cuenta (no uses el “applet” de Correo del Panel de control).
   • Se abrirá el navegador para iniciar sesión en Google.
   • Marca la casilla de “Microsoft apps & services” y completa el acceso.
5. Reinicia Outlook al terminar el alta para asegurarte de que toma las credenciales nuevas.

Una vez que repitas el alta en un segundo equipo, el primero volverá a sincronizar cuando el permiso quede restablecido en Google.

Por qué cada paso importa

• Revocar el acceso en Google corta cualquier token “colgado” y obliga a un consentimiento fresco, eliminando permisos parciales o vencidos.
• Borrar las dos credenciales OAuth quita del sistema los secretos locales que Outlook reusa en segundo plano; si los dejas, Outlook puede seguir intentando con scopes erróneos.
• Archivo → Agregar cuenta usa el asistente moderno de Outlook que integra correctamente OAuth en navegador. El applet de Correo del Panel de control hereda limitaciones y no debe usarse con Gmail moderno.
• Reiniciar Outlook fuerza una nueva inicialización de los proveedores de autenticación y evita cachés residuales.

Si la casilla de Google no aparece al intentar el alta

En raras ocasiones, pese a haber borrado credenciales y revocado el acceso, el alta vuelve a omitir la casilla de consentimiento. Haz lo siguiente:

• Forzar un flujo totalmente limpio creando un perfil nuevo de Outlook:
  1. Cierra Outlook.
  2. Mantén Shift y abre Outlook: aparecerá “Elegir perfil” → selecciona Nuevo.
  3. Agrega ahí tu cuenta de Gmail y marca la casilla cuando se abra el navegador.
  4. Después, podrás volver a agregar la cuenta en tu perfil original sin problemas.
• (Avanzado, normalmente innecesario): eliminar la identidad de ese Gmail en el Registro de Windows: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity\Identities<clave con tu correo> Tras eliminar, repite el alta. Varios usuarios han confirmado éxito sin tocar el registro, por lo que considera este paso solo si lo anterior no funciona.

Comprobaciones y buenas prácticas (antes y después)

• Verifica que IMAP está habilitado en los ajustes de Gmail.
• Usa siempre el flujo automático de Outlook (no configures manualmente servidor o puertos con Gmail moderno).
• No uses el applet de Correo (Panel de control) para agregar cuentas: no gestiona correctamente la autenticación moderna con Gmail.
• Asegúrate de estar en una versión/canal de Office que ya tenga el web sign‑in moderno (p. ej., Current Channel o Monthly Enterprise). En Semi‑Annual antiguos ese flujo puede tardar en llegar.
• Si el navegador no se abre, define un navegador moderno (por ejemplo, Chrome) como predeterminado e inténtalo de nuevo.
• Si usaste una contraseña de aplicación para “salir del paso”, recuerda que no corrige el consentimiento faltante y pueden quedar carpetas sin sincronizar: repite el alta con OAuth marcando la casilla.

Checklist rápido (para copiar/pegar)

- [ ] Cerrar Outlook.
- [ ] Revocar “Microsoft apps & services” en tu cuenta Google.
- [ ] Borrar todas las credenciales OAuth2 / Google_imap (2 por cuenta) en Administrador de credenciales.
- [ ] Abrir Outlook → Archivo → Agregar cuenta → iniciar sesión en el navegador y marcar la casilla de Google.
- [ ] Reiniciar Outlook.
- [ ] (Si no sale la casilla) Crear perfil nuevo y repetir; luego volver al perfil original.

Errores habituales y cómo interpretarlos

Mensaje de error (Outlook)	Significado probable	Acción recomendada
IMAP server does not respond	Intento de conexión IMAP sin scope OAuth válido o con token caducado.	Revoca el acceso en Google, borra Google_imap (2 entradas), rehace el alta marcando la casilla.
We couldn’t log on to the incoming IMAP server	Credenciales locales parciales o desalineadas con el consentimiento real otorgado.	Elimina ambas credenciales OAuth, usa Archivo → Agregar cuenta y marca la casilla en el navegador.
Fallo al volver del navegador a Outlook	El applet antiguo o el perfil actual reaprovechan tokens previos.	Evita el applet de Correo; crea un perfil nuevo y completa el alta allí.
Carpetas “atascadas” o sin sincronizar	Alta con contraseña de aplicación: no hay scopes suficientes para la experiencia moderna.	Repite el alta con OAuth y consentimiento a Microsoft apps & services.

Escenarios especiales

Varios equipos con la misma cuenta

Al revocar el permiso en Google, todos los equipos con ese perfil quedarán sin sincronizar. Completa el alta en uno (marcando la casilla) y, al hacerlo en el segundo, el primero recuperará el acceso. Si alguno sigue fallando, repite el borrado de ambas credenciales OAuth en ese equipo.

Google Workspace vs. cuentas personales

• En Google Workspace, el administrador puede aplicar políticas de consentimiento que oculten o limiten scopes. Si no aparece la casilla, consulta si hay restricciones organizativas y prueba el perfil nuevo.
• En cuentas personales, suele bastar con revocar el acceso y rehacer el alta; si persiste, revisa el navegador predeterminado o borra la identidad en el Registro (paso avanzado).

Canales de Office y antigüedad de build

El web sign‑in moderno puede tardar en llegar a Semi‑Annual Enterprise frente a Current Channel. Mantenerte en un canal con soporte del flujo en navegador reduce incidencias en el alta con Google.

Diagnóstico rápido (árbol de decisión)

• ¿Se abre el navegador durante el alta?
  • Sí → ¿Viste la casilla de Microsoft apps & services y la marcaste? Si no, repite el alta siguiendo el workaround.
  • No → Establece un navegador moderno como predeterminado y usa Archivo → Agregar cuenta (no el applet de Correo).
• ¿Persisten los errores tras marcar la casilla?
  • Revoca el acceso en Google y borra las dos credenciales Google_imap. Reinicia Outlook.
• ¿La casilla no aparece nunca?
  • Crea un perfil nuevo y agrega la cuenta ahí. Si aún no aparece, considera el paso avanzado de Registro.

Buenas prácticas a futuro

• Siempre que veas una pantalla de consentimiento de Google para Outlook, lee y marca la casilla de Microsoft apps & services antes de continuar.
• Evita contraseñas de aplicación con Gmail en Outlook clásico; son para escenarios heredados y no garantizan la sincronización completa.
• Cuando migres de equipo o perfil, revoca primero el acceso en Google, y luego agrega la cuenta en el nuevo entorno marcando la casilla.
• Mantén Office actualizado (especialmente si estás en entornos administrados) para beneficiarte de mejoras en el flujo de autenticación.

Notas técnicas y de limpieza profunda

• Dónde mirar en Administrador de credenciales: pestaña Credenciales de Windows → busca entradas relacionadas con Google y Outlook, típicamente Google_imap. Elimina ambas por cada cuenta afectada.
• Identidades de Office: en escenarios enrevesados, puedes eliminar la identidad problemática en: HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity\Identities<tu_correo> Realiza primero una copia de seguridad del registro. Normalmente no es necesario si limpias credenciales y rehaces el alta con perfil nuevo.
• Por qué evitar el applet de Correo: su asistente no invoca de forma fiable el web sign‑in moderno con Google, lo que perpetúa tokens parciales o prompts incompletos.

Resultado observado por la comunidad

• El workaround anterior ha resuelto el problema a quienes no podían agregar o re‑agregar Gmail en Outlook clásico.
• El Nuevo Outlook suele agregar Gmail a la primera; sin embargo, muchos usuarios siguen en clásico por funciones como AutoArchive, reglas locales avanzadas o gestión directa de archivos PST.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo “arreglarlo” usando IMAP y puertos manuales?
No es recomendable. Outlook clásico con Gmail moderno espera OAuth. La configuración manual IMAP/SMTP puede “medio” funcionar pero deja fuera permisos necesarios y con frecuencia deriva en carpetas sin sincronizar.

¿Necesito desinstalar Office?
No. Este es un issue de consentimiento y tokens locales. Limpiar credenciales, revocar el acceso y rehacer el alta con la casilla marcada es suficiente en la gran mayoría de casos.

¿Si uso 2FA en Google cambia algo?
No. OAuth funciona con o sin 2FA; lo clave es otorgar el consentimiento correcto a Microsoft apps & services.

¿Qué pasa si revoco el acceso en Google mientras estoy de viaje y tengo varios PCs?
Todos dejarán de sincronizar temporalmente. Completa el alta primero en el equipo que tengas a mano y, cuando puedas, repítelo en los demás. Al finalizar en el segundo, el primero suele recuperar sin pasos adicionales.

¿Cómo sé que borré ambas credenciales?
En Credenciales de Windows verás dos entradas relacionadas con Google_imap por cuenta. Si solo borras una, Outlook puede seguir intentando con la restante y fallará igual.

¿Por qué después del alta debo reiniciar Outlook?
Porque fuerza la recarga del proveedor OAuth y asegura que el proceso principal tome los nuevos tokens en lugar de los anteriores en caché.

Guía paso a paso extendida (con tiempos orientativos)

1. Preparación (2–3 min): cierra Outlook, anota si usas varios equipos con la misma cuenta.
2. Revocación en Google (1–2 min): abre Cuenta de Google → Seguridad → Acceso de terceros y revoca Microsoft apps & services.
3. Limpieza local (2–4 min): en Administrador de credenciales busca y elimina Google_imap (dos entradas por cuenta). Si dudas, reinicia Windows.
4. Alta limpia (2–4 min): abre Outlook → Archivo → Agregar cuenta → inicia sesión en el navegador y marca la casilla.
5. Verificación (1–2 min): espera a que aparezca el buzón y la barra de estado muestre sincronización correcta; reinicia Outlook.

Resumen ejecutivo

• El origen del error está en un consentimiento de Google no otorgado que deja a Outlook clásico con credenciales OAuth parciales.
• La solución pasa por revocar el acceso en Google, borrar ambas credenciales Google_imap, y rehacer el alta marcando la casilla en el navegador.
• Evita el applet de Correo; usa siempre Archivo → Agregar cuenta.
• Si la casilla no aparece, crea un perfil nuevo y repite el alta; el paso de Registro es opcional y solo si lo anterior no funciona.
• Microsoft introdujo mejoras (14‑ene‑2025, build 18324.20168) para prevenir el “mal estado”, pero los perfiles ya afectados requieren la limpieza manual.

Nota final

Si tras todo lo anterior sigues viendo “IMAP server not responding” o “We couldn’t log on …”, lo más frecuente es que aún queden credenciales OAuth antiguas sin borrar, que el permiso en Google no se revocó/restableció correctamente, o que estás agregando la cuenta desde el applet de Correo (evítalo). Repite el borrado de ambas credenciales por cuenta, verifica el permiso en Google y usa Archivo → Agregar cuenta para completar el flujo en navegador.