¿Tus respuestas de Microsoft Forms ya no aparecen “solas” en Excel? Con el cambio de New Sync, el libro solo se actualiza al abrirlo en Excel para la web. Aquí tienes una guía práctica para estabilizar procesos con Power Automate, SharePoint/Dataverse y buenas prácticas en Power BI, sin depender de abrir manualmente el archivo.

Los formularios ya no se sincronizan “solos” con Excel

Resumen de la pregunta
Tras la actualización de New Sync, las respuestas de Microsoft Forms solo se reflejan en Excel si abro el libro en Excel para la web. ¿Se puede volver al comportamiento anterior (sincronización automática en segundo plano)? ¿Cuándo?

Respuesta y solución
Estado actual: la nueva sincronización actualiza el libro cuando está abierto en Excel para la web. No hay un plazo publicado para que vuelva la sincronización automática en segundo plano ni confirmación de que “pronto en escritorio” implique auto‑sync sin abrir el archivo.

Qué sí puedes hacer hoy

1. Diseñar tu propia “auto‑ingesta” con Power Automate:
   • Disparador: When a new response is submitted (Forms) → Get response details.
   • Acción: Add a row into a table (Excel Online) en un libro propio (no el de “Form responses”). Ese libro será tu fuente maestra para BI, Planner, etc.
2. Alternativa robusta: en vez de Excel, guarda cada respuesta en una lista de SharePoint (o Dataverse). Power BI y Planner funcionan mejor con estas fuentes que no dependen de abrir un libro.
3. Si debes seguir con el Excel del Form: dejar abierto el libro en Excel web en un equipo “siempre encendido” para que vaya entrando data. Es un workaround frágil (tiempos de inactividad, sesiones que caducan) y no es recomendable como solución permanente.

Fuente de datos	Ventajas	Riesgos/Limitaciones	Cuándo usar
Libro de Excel del Form	Creación automática; estructura alineada al formulario	Depende de abrir en la web; riesgo de bloqueos por sesión	Prototipos, bajo volumen, dependencias mínimas
Libro propio rellenado por Power Automate	Control total de esquema; ingesta estable; separación de responsabilidades	Mantenimiento del flujo; control de errores	Operación diaria, integración con Planner/BI
Lista de SharePoint	Relaciones simples; permisos granulares; buen soporte en Power BI	Tipos de columna a cuidar; límites por vista	Procesos colaborativos, tabulares, aprobaciones
Dataverse	Modelo relacional; reglas de negocio; escalabilidad	Curva de aprendizaje; licenciamiento	Escenarios críticos, múltiples apps y flujos

“Pronto en escritorio” ¿significa que volverá la sincronización sin abrir?

Resumen de la pregunta
El banner dice que la sincronización “estará pronto disponible en escritorio”. ¿Eso equivale a sincronizar sin abrir Excel?

Respuesta y solución
No hay confirmación de que “pronto en escritorio” incluya sincronización en segundo plano. Lo más prudente es planificar como si no fuese a existir y migrar a una ingesta por flujo (ver el apartado anterior) para evitar bloqueos operativos.

Flujos de Power Automate que fallan con Update row por datos obsoletos

Resumen de la pregunta
Los flujos con Update row fallan porque la fila aún no existe (el Excel no se ha sincronizado).

Respuesta y solución
Rediseña a un patrón append + lookup (agregar y buscar):

1. Crea una tabla auxiliar (por ejemplo Table2) con columnas ID (o Response Id) y campos a actualizar (por ejemplo “Aprobación”).
2. El flujo no actualiza filas de la tabla del Form; agrega una fila nueva en Table2.
3. En la tabla principal, usa una fórmula para traer el dato: =IFERROR(XLOOKUP([@ID],Table2[ID],Table2[Aprobación],""),"") Si tu Excel usa “;”, cambia las comas por punto y coma.
4. Así los flujos no dependen de que la fila del Form exista en el momento del update.

Paso	Acción en el flujo	Resultado
Captura	Get response details	Obtiene Response Id y respuestas
Almacenamiento	Add a row en Table2	Escritura segura sin depender de sincronización
Enriquecimiento	Fórmulas en Excel (XLOOKUP)	Trae aprobaciones/estados a la tabla principal

Power BI o paneles que dejaron de reflejar datos nuevos

Resumen de la pregunta
Antes los informes en Power BI se actualizaban “solos” porque el Excel del Form se actualizaba en segundo plano. Ahora están desfasados.

Respuesta y solución
Cambia la fuente del informe a:

• El libro de ingesta que rellenas con Power Automate (patrón recomendado), o
• Una lista de SharePoint/Dataverse con las respuestas.

Programa la actualización del dataset en el servicio de Power BI contra esa nueva fuente. Asegúrate de que el origen esté en un repositorio accesible para el servicio (SharePoint/OneDrive/Dataverse) y de que el modelo no dependa de abrir un Excel intermedio.

Algunas columnas no aparecen o la sincronización se queda al inicio

Resumen de la pregunta
Hay respuestas que no llegan al Excel o la sincronización parece atascada.

Respuesta y solución

1. Abre el libro en Excel para la web y espera a que termine la sincronización.
2. Re‑genera el vínculo: desde el formulario, abre en Excel para crear un libro nuevo (no copies/pegues el antiguo).
3. Evita mover o renombrar el archivo que usa el formulario. Si es de equipo, confirma que el libro está en el sitio de SharePoint del equipo y que tienes permisos.
4. Si editaste el formulario (nuevas preguntas), abre el libro para que se creen nuevas columnas y verifica que la tabla cubre todo el rango.
5. Si sigue atascado: limpia caché/navegador, prueba otra red/usuario y, como último recurso, crea un libro nuevo con “Open in Excel”.

Maneras de intentar una actualización sin abrir manualmente

Resumen de la pregunta
¿Algún truco para que sincronice en segundo plano sin abrir Excel?

Respuesta y solución
No hay método soportado actualmente. Workarounds vistos: dejar el libro abierto en la web (algunos usan extensiones de auto‑refresh). Limitaciones: sesiones expiran, puede pararse tras un tiempo y supone riesgos de seguridad/estabilidad. Úsalo solo temporalmente.
Recomendado: migra a Power Automate (o SharePoint/Dataverse) para que la llegada de datos no dependa de abrir Excel.

Formularios de grupo creados desde Teams

Resumen de la pregunta
¿Cambia algo por ser Group Form?

Respuesta y solución
El comportamiento clave no cambia: con New Sync, los datos llegan al libro al abrirlo en Excel web. Comprueba ubicación y permisos del archivo en el sitio de SharePoint del equipo y no lo muevas. Si necesitas un libro “operativo”, usa el patrón de ingesta por flujo hacia un libro o lista propia.

Quiero mantener mi proceso con Excel para Planner y otros flujos

Resumen de la pregunta
Uso Excel como base para Planner/otros procesos. ¿Cómo minimizar impactos?

Respuesta y solución
Patrón recomendado mínimamente invasivo:

1. Libro A (del Form): déjalo como origen.
2. Libro B (operativo): Power Automate agrega cada respuesta (y adjuntos/derivados) a una tabla estable.
3. Vincula Planner/BI al Libro B.
4. Si necesitas estados/aprobaciones, usa el patrón append + XLOOKUP descrito arriba.

¿Cuánto tiempo esperar a que se restituya la sincronización automática?

Resumen de la pregunta
¿Hay un plazo para que vuelva la sincronización automática?

Respuesta y solución
No hay plazo comunicado. Considera esta situación como indefinida y ejecuta ya una solución alternativa (Power Automate / SharePoint / Dataverse). Si quieres impulsar cambios, usa los canales de feedback y abre caso de soporte en tu tenant.

Pasos rápidos para estabilizar hoy

Resumen de la pregunta
¿Qué hago en los próximos minutos para dejar todo funcionando?

1. Crear tabla destino (ResponsesLog) en un libro nuevo o lista de SharePoint.
2. Power Automate: When a new response is submitted → Get response details → Add a row/Create item en esa tabla/lista.
3. (Opcional) Segundo flujo programado para limpieza/normalización (fechas, claves, anexos).
4. Actualizar Power BI/Planner/otros para que lean de ResponsesLog.
5. En el libro original del Form, si necesitas valores calculados (aprobaciones, estados), añade columna con: =IFERROR(XLOOKUP([@ID],Table2[ID],Table2[Estado],""),"")
6. Documenta el cambio y desactiva dependencias del libro conectado al Form.

Guía paso a paso de Power Automate para ingesta estable

1. Preparación del destino
   • En Excel: crea un libro dedicado en OneDrive o en el sitio de SharePoint del equipo. Define una tabla llamada ResponsesLog con columnas: ResponseId, SubmittedAt, Respondent, P1, P2, … y campos de control (SourceForm, Version).
   • En SharePoint: crea una lista homónima con columnas equivalentes y tipos adecuados (Texto, Número, Fecha y hora, Sí/No, Persona, Elección).
2. Creación del flujo
   • Disparador: When a new response is submitted (selecciona el formulario).
   • Acción: Get response details.
   • Acción: Compose para formatear fecha/hora recibida y normalizarla (por ejemplo, a UTC).
   • Acción: Add a row into a table (Excel Online) o Create item (SharePoint) mapeando campos a columnas de ResponsesLog.
3. Control de duplicados e idempotencia
   • Usa ResponseId como clave natural. Si el destino es SharePoint, puedes añadir una columna única y rechazar duplicados automáticamente.
   • Para Excel, añade una comprobación opcional: antes de “Add a row”, realiza una búsqueda contra ResponsesLog (conector “List rows present in a table” filtrando por ResponseId) y solo inserta si no existe.
4. Resiliencia del flujo
   • Habilita reintentos en acciones críticas.
   • Agrega una Scope con manejo de errores y notificación si falla la escritura.
   • Evita actualizar filas del Excel del Form; opera siempre sobre tu destino (append only).
5. Anexos y enriquecimiento
   • Si el formulario permite archivos, guarda el archivo en una biblioteca de SharePoint y almacena en ResponsesLog la ruta o el identificador.
   • Para aprobaciones, crea una tabla Table2 o lista de “Estados” e integra con el patrón append + lookup.

Esquema de datos recomendado

Columna	Tipo sugerido	Uso
ResponseId	Texto (único)	Clave para unir y evitar duplicados
SubmittedAt	Fecha y hora	Orden temporal y filtros
Respondent	Texto/Persona	Identificación del remitente
P…	Según pregunta	Contenido de cada respuesta
SourceForm	Texto	Nombre o ID del formulario
Version	Número	Control de cambios del formulario

Buenas prácticas al usar Excel con Power Automate

• Define la tabla con encabezados claros y evita celdas combinadas en el rango de la tabla.
• Usa rutas y nombres estables; no muevas ni renombres el archivo de destino sin actualizar los flujos.
• Prefiere insertar filas frente a actualizarlas; los patrones de actualización suelen ser frágiles si otra parte aún no ha sincronizado.
• Si el formulario cambia (nuevas preguntas), revisa el mapeo del flujo y los informes que dependan del esquema.
• Para valores calculados, usa columnas auxiliares y fórmulas (XLOOKUP, IFERROR) como capa de presentación.

Checklist de migración de Power BI

1. Clona el dataset y apunta a ResponsesLog (Excel propio o lista de SharePoint/Dataverse).
2. Revisa tipos de datos y relaciones; aplica una lógica de “fecha de carga” para refresh incremental si procede.
3. Publica y programa la actualización en el servicio.
4. Notifica a usuarios la nueva fuente y la ventana de disponibilidad tras cada envío de formulario.

Errores frecuentes y soluciones rápidas

Problema	Causa probable	Solución
El flujo falla con Update row	La fila del Form aún no existe	Usa patrón append + lookup y trae valores por fórmula
Power BI no muestra lo último	Dependencia del Excel del Form sin abrir	Redirige a ResponsesLog o SharePoint/Dataverse
Faltan columnas nuevas	El libro no se abrió tras editar el Form	Abre en Excel web; verifica que la tabla cubra el rango
Sincronización parece detenida	Sesión web caducada o caché	Reabre el libro; limpia caché; re‑genera el vínculo si es necesario

Plantilla de comunicación al negocio

Para evitar confusiones, puedes comunicar internamente algo así:

Cambio en Microsoft Forms: las respuestas ya no se escriben en Excel en segundo plano. A partir de hoy, la captura se hará por Power Automate hacia un libro/SharePoint estable y los informes de Power BI apuntarán a esa nueva fuente. No es necesario abrir el Excel del Form para ver datos nuevos.

Conclusiones clave

• La nueva sincronización de Forms no ejecuta un auto‑sync en segundo plano; sincroniza al abrir el libro en Excel para la web y no hay fecha comprometida para otra cosa.
• La vía fiable es sacar la ingesta fuera del libro de “Form responses” con Power Automate hacia Excel propio/SharePoint/Dataverse, y redirigir BI/Planner y flujos a esa fuente.
• Los “parches” como dejar Excel web abierto o usar auto‑refresh pueden ayudarte temporalmente, pero no son solución duradera.

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