Usar una sola suscripción de Microsoft 365 para varias empresas o dominios (Outlook y Exchange Online)

¿Vas a lanzar una segunda marca o empresa y quieres gestionar sus correos en el mismo Outlook? Sí se puede con una sola suscripción de Microsoft 365 usando varios dominios en un único tenant. Esta guía te muestra cómo hacerlo paso a paso, con buenas prácticas, decisiones clave y advertencias.

Índice

Resumen rápido

Sí es posible: un solo tenant de Microsoft 365 puede hospedar varios dominios (empresa1.com, empresa2.com, etc.).
Licencias: la suscripción se asocia a un único tenant; cada buzón de usuario activo requiere su propia licencia.
Outlook: puedes enviar y recibir desde varias direcciones (alias o buzones separados) en el mismo Outlook de escritorio.
Decisión clave: elegir entre alias (una bandeja) o buzón independiente (bandejas separadas). También existe la opción de buzón compartido para roles de equipo.

Conceptos clave: tenant, dominios, suscripciones y licencias

Antes de tocar configuración conviene alinear conceptos:

Tenant: es tu entorno lógico de Microsoft 365 (identidad, políticas, seguridad, Exchange, Teams, SharePoint, etc.). Es único y centraliza la administración.
Dominios: nombres como empresa1.com o empresa2.com. Un tenant puede tener muchos dominios verificados.
Suscripción: el contrato de servicio que habilita características (p. ej., Business Standard, Business Premium, E3/E5). Puedes tener varias suscripciones dentro del mismo tenant; operativamente lo verás como “un tenant, múltiples SKU”.
Licencia: asignación de la suscripción a una persona. Cada buzón de usuario consume una licencia.

¿Se puede administrar todo desde el mismo Outlook?

Sí. Outlook de escritorio permite:

Una cuenta con múltiples alias: el mismo buzón recibe correo de varias direcciones y puede enviar “Como” cada alias.
Varias cuentas/buzones: Outlook agrega perfiles o cuentas adicionales, mostrando bandejas independientes (ideal para separación total).

También funciona en Outlook para la web, Mac, iOS y Android. La experiencia puede variar en detalles de interfaz, pero el principio es el mismo: una identidad puede manejar varias direcciones y/o cuentas.

Modelo de licenciamiento en la práctica

Escenario	Licencias necesarias	Ventajas	Limitaciones
Un usuario con alias en otro dominio	1 licencia (una por buzón)	Coste mínimo, sencilla administración	Menor separación; todo en una bandeja
Un usuario con dos buzones personales (uno por dominio)	2 licencias (una por cada buzón)	Separación total de identidades y políticas	Más coste y complejidad
Buzón compartido para un rol (ventas@empresa2.com)	No requiere licencia para el buzón compartido (hasta los límites de servicio); los usuarios que acceden sí necesitan licencia	Trabajo en equipo, delegación, auditoría uniforme	No se usa para iniciar sesión directo; límites de tamaño/archivado

Nota de tamaño: los planes Business suelen tener límite de hasta 300 puestos por plan. Si sobrepasas o necesitas funciones avanzadas (eDiscovery Premium, DLP avanzado, etc.), evalúa planes Enterprise.

Paso a paso: agregar un nuevo dominio al tenant

Verifica el dominio
Centro de administración de Microsoft 365 → Configuración → Dominios → Agregar dominio → sigue el asistente y verifica con un TXT en DNS.
Configura los DNS para Exchange Online
Crea/ajusta los registros en tu proveedor de DNS. Ejemplo orientativo: Tipo Host/Nombre Valor Finalidad MX @ <tu-dominio>.mail.protection.outlook.com Recepción de correo (Exchange Online Protection) CNAME autodiscover autodiscover.outlook.com Autodiscover para Outlook TXT @ v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all SPF para autenticación de salida CNAME selector1._domainkey host proporcionado por M365 para DKIM DKIM (selector 1) CNAME selector2._domainkey host proporcionado por M365 para DKIM DKIM (selector 2) TXT _dmarc v=DMARC1; p=quarantine; rua=mailto:dmarc@tu-dominio; ruf=mailto:dmarc@tu-dominio; fo=1; adkim=s; aspf=s; pct=100 DMARC (recomendado para entregabilidad) Aplica TTLs razonables (p. ej., 1 hora) para cambios más ágiles durante la puesta en marcha. Una vez estable, puedes aumentarlos.
Activa DKIM
En el Centro de administración de Exchange o en Seguridad/Defender, habilita DKIM para el nuevo dominio una vez propagados los CNAME.
Establece el dominio como predeterminado (opcional)
Si la mayoría de nuevos usuarios pertenecerán al dominio nuevo, márcalo como predeterminado para agilizar altas.

Elegir la estrategia de direcciones: alias vs buzón independiente vs buzón compartido

La decisión impacta coste, usabilidad y cumplimiento. Esta tabla te ayuda a elegir:

Opción	Cuándo usar	Cómo se envía	Pros	Contras
Alias (misma persona, dos dominios)	Una persona opera dos marcas, volumen moderado	Desde el mismo buzón, cambiando el campo De	Sin coste extra; simplicidad; todo en una bandeja	Menor separación; reglas/retención unificadas
Buzón independiente	Necesitas separación total (auditoría, retención, accesos)	Cuentas separadas en Outlook	Control granular; políticas distintas	Más licencias y administración
Buzón compartido	Direcciones de rol (info@, ventas@, soporte@)	Equipo con permisos Enviar como / Enviar en nombre de	Trabajo en equipo, continuidad	No es para uso personal; límites de servicio

Configurar alias en Exchange Online

Agrega al usuario la dirección secundaria, por ejemplo usuario@empresa2.com (dirección proxy).
Habilita la capacidad de enviar desde alias si fuese necesario. Vía PowerShell: Connect-ExchangeOnline Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true
En Outlook, muestra el campo De/From y elige la dirección apropiada al redactar.

Recomendación: crea reglas de bandeja de entrada y categorías para clasificar automáticamente por dirección de destino y evitar mezclar conversaciones de marcas diferentes.

Crear un buzón independiente

Crea un nuevo usuario/buzón con el dominio nuevo como dirección principal (usuario@empresa2.com).
Asigna la licencia requerida (p. ej., Business Standard o el plan que uses).
En Outlook, agrega la segunda cuenta. Si quieres que una persona gestione ambos, evalúa delegar Enviar como o Acceso total entre cuentas según convenga.

Esta opción te da fronteras claras entre identidades: retención, eDiscovery y auditoría independientes, a costa de más administración.

Buzón compartido para direcciones de rol

Crea el buzón compartido (ej.: ventas@empresa2.com) y agrega miembros con permisos Enviar como y Acceso total.
No asigna licencia salvo necesidad específica (tamaños elevados, archivado, acceso directo, etc.). Los usuarios que lo usan deben tener su licencia individual.
Agrega el buzón compartido en Outlook (aparece automáticamente a los miembros con Acceso total; si no, agrega manualmente como cuenta adicional).

Configurar Outlook de escritorio y otros clientes

Alias: en la ventana de nuevo mensaje, activa el campo De. Si tu alias no aparece, escribe la dirección manualmente la primera vez; Outlook la recordará.
Dos buzones: agrega ambas cuentas (Archivo → Configuración de la cuenta → Nueva). Verás dos árboles de carpetas con sus respectivas bandejas de entrada.
Móviles: en Outlook para iOS/Android, agrega la cuenta adicional o usa la función de “dirección del remitente” si trabajas con alias.

Sugerencia: define firmas distintas por dominio y automatízalas con reglas o con plantillas de firma corporativa para evitar errores de marca.

Buenas prácticas por dominio (administración y gobierno)

Dominio predeterminado: establece el dominio por defecto para altas masivas según la marca que más crezca.
Grupos dinámicos por dominio: crea grupos que incluyan usuarios cuyos correos terminen en @empresa2.com (útiles para aplicar políticas, etiquetas o reglas por dominio).
Address Book Policies (ABP): si necesitas “libretas de direcciones” separadas, usa ABP para limitar la visibilidad entre empresas/marcas dentro del tenant.
Unidades Administrativas (Administrative Units): delega administración por dominio o por área, sin dar permisos globales.
Firmas y disclaimers por dominio: crea reglas de transporte que apliquen un pie distinto para cada dominio.
Naming policy para grupos: usa prefijos/sufijos por dominio o marca para evitar confusiones en Teams/Grupos.
Etiquetado de confidencialidad y DLP: aplica políticas que diferencien el tratamiento de datos entre marcas si es necesario.

Seguridad y cumplimiento

MFA y Acceso condicional: obliga MFA para todos los usuarios y utiliza reglas basadas en grupos/dominios para segmentar requisitos (por ejemplo, bloqueos geográficos o requisitos de dispositivos administrados por marca).
Retención: define políticas de retención específicas y asígnalas por grupo/dominio para cumplir requisitos legales diferenciados.
Auditoría y eDiscovery: segmenta los casos y permisos de investigación por marca para minimizar exposición de datos.
Dominios seguros: gestiona listas de remitentes confiables, antiphishing y spoofing por dominio cuando aplique.

SharePoint, OneDrive y Teams en un solo tenant con varios dominios

Importante para expectativas de marca:

SharePoint/OneDrive: la URL base (https://<tenant>.sharepoint.com) es única por tenant. No existe una URL distinta por dominio. Puedes separar por hubs, sitios y permisos.
Teams: la identidad SIP y las direcciones de correo pueden usar el dominio correspondiente; define normas de nomenclatura y políticas por grupo para mantener separación operativa.
Marca/branding: muchas configuraciones visuales de inicio de sesión y portal son globales a nivel de tenant. Si necesitas branding completamente distinto por empresa, evalúa tenants separados.

Cuándo conviene separar en tenants distintos

Requisitos legales o contractuales que exijan aislamiento fuerte (datos, auditoría, residencia).
Marcas con identidad completamente diferente que requieran branding y procesos 100% separados.
Riesgo operacional: si un error de permisos entre empresas no es aceptable, mejor separar.
Escala/funcionalidades: si necesitas capacidades Enterprise avanzadas por marca con políticas divergentes difíciles de coexistir en un único tenant.

Ten presente que separar en varios tenants aumenta la administración (identidad, licencias, seguridad, colaboración cruzada) y complica escenarios de trabajo conjunto.

Híbridos y migraciones (si tienes infraestructura previa)

Exchange híbrido: agrega el dominio como accepted domain en tu entorno on-premises y sincroniza a la nube. Asegúrate de que Autodiscover y el flujo de correo estén diseñados correctamente.
Sincronización de identidad: si usas sincronización (Entra Connect), alinea UPN y dominios verificados para evitar fricciones de inicio de sesión.
Pruebas graduales: crea un subdominio temporal (p. ej., pilot.empresa2.com) para testear antes del corte definitivo.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Olvidar “Enviar desde alias”: agrega alias pero no habilitas el envío. Resultado: los usuarios reciben pero no pueden enviar “Como” el alias.
SPF/DMARC mal configurados: provoca rebotes o spam. Verifica que SPF incluya spf.protection.outlook.com y establece DMARC con política gradual (p. ej., empezar en p=none y avanzar a quarantine/reject).
No activar DKIM: reduce la entregabilidad. Actívalo por cada dominio verificado.
Reglas de transporte genéricas: aplica condiciones por dominio para firmas/avisos; evita impactos no deseados entre marcas.
Confusión de identidades en Outlook: define firmas y perfiles; capacita a usuarios para elegir el remitente correcto.
Permisos demasiado amplios: usa ABP, Unidades Administrativas y asignaciones de rol limitadas.

Guía de decisión rápida

Usa esta matriz para acertar a la primera:

Necesidad principal	Recomendación	Notas
Gestionar dos marcas desde una bandeja	Alias	Habilita “Enviar desde alias” y crea reglas de clasificación
Separación total de datos y políticas	Buzones independientes	Licencias por buzón; considera delegaciones “Enviar como”
Dirección de equipo (info@, ventas@)	Buzón compartido	Sin licencia para el buzón; miembros con licencia
Requisitos legales de aislamiento	Tenants separados	Aumenta la complejidad de colaboración y administración

Checklist de implementación

Dominio agregado y verificado en el tenant.
Registros MX, Autodiscover, SPF configurados.
DKIM habilitado y DMARC publicado.
Decisión tomada: alias vs buzón independiente vs buzón compartido.
Firmas y reglas por dominio definidas.
Acceso condicional, MFA y grupos dinámicos por dominio configurados.
ABP/Unidades Administrativas si se requiere segmentación.
Pruebas de envío/recepción y de remitente correcto en Outlook (escritorio, web y móvil).

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener facturación separada por empresa dentro del mismo tenant?
La facturación es centralizada por tenant. Puedes asignar licencias por usuario y exportar informes para distribuir costes internamente.

¿El dominio del usuario debe coincidir con su nombre de inicio de sesión (UPN)?
No es obligatorio, pero es recomendable para una experiencia coherente. Puedes alinear UPN con el dominio de correo de cada marca.

¿Puedo forzar que los nuevos usuarios se creen por defecto en el dominio empresa2.com?
Sí, marcando el dominio como predeterminado o usando automatizaciones (por ejemplo, scripts o aprovisionamiento) para elegir el dominio correcto al alta.

¿Puedo tener diferentes políticas de retención por marca?
Sí. Aplica etiquetas y políticas a grupos que representen a cada dominio.

¿Qué pasa con las libretas de direcciones?
Con ABP puedes limitar qué usuarios ven a quién, separando los catálogos por empresa/marca.

¿Si uso buzón compartido necesito licencia para el buzón?
No, en general el buzón compartido no requiere licencia, pero los usuarios que lo usan sí. Si el buzón compartido supera límites de servicio o requiere características premium (archivado, cumplimiento avanzado), evalúa asignarle licencia.

Plantilla de implementación (ejemplo)

# 1) Verificar dominio
- TXT de verificación en DNS

2) DNS para correo

MX: @  --> \<tu-dominio>.mail.protection.outlook.com
CNAME: autodiscover  --> autodiscover.outlook.com
TXT SPF: v=spf1 include\:spf.protection.outlook.com -all
CNAME DKIM: selector1.\domainkey y selector2.\domainkey --> hosts que indique M365
TXT DMARC: v=DMARC1; p=quarantine; ...

3) Alias vs buzón

Alias:

Connect-ExchangeOnline
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled \$true

Agregar dirección secundaria al usuario

4) Firmas y reglas

Reglas de transporte por dominio

Firmas distintas y disclaimers

5) Seguridad

MFA + Acceso condicional por grupos dinámicos (usuarios @empresa2.com)

Conclusión

Administrar varias empresas o marcas en un solo tenant de Microsoft 365 es una estrategia perfectamente válida y, en muchos casos, óptima: simplifica la operación, reduce costes y permite mantener políticas de seguridad y cumplimiento coherentes. La clave está en definir correctamente el modelo de direcciones (alias, buzón independiente o compartido), configurar bien los DNS y la autenticación de correo (SPF/DKIM/DMARC), y aplicar segmentación administrativa (grupos dinámicos, ABP, Unidades Administrativas, reglas por dominio). Si la separación exigida es extrema o legalmente obligatoria, valora tenants distintos; de lo contrario, un único tenant con múltiples dominios suele ofrecer el mejor equilibrio entre control, coste y simplicidad.

En una línea: sí, puedes operar varias empresas/dominios con una sola suscripción de Microsoft 365 y gestionarlo todo desde el mismo Outlook; sólo decide el nivel de separación que necesitas y sigue el paso a paso anterior.