Excel: colapsar una hoja para mostrar solo las filas de Subtotal (un clic en el nivel de subtotales)

¿Necesitas ver solo las filas de Subtotal en una hoja de Excel con miles de registros? La solución es más simple de lo que parece: usa los niveles del esquema que Excel crea al aplicar Datos > Subtotal. En un solo clic puedes colapsar todo y dejar a la vista únicamente los subtotales.

Índice

La forma más rápida: clic en el nivel de subtotales

Cuando aplicas Datos > Subtotal, Excel genera un esquema con niveles visibles en la esquina superior izquierda de la hoja (sobre los encabezados de filas y columnas). Esos niveles permiten expandir o contraer toda la hoja sin ir grupo por grupo.

Localiza los botones de nivel (aparecen como pequeños cuadros).
Haz clic en el cuadro con el número 2.

El nivel 1 muestra solo el total general; el nivel 2 muestra todos los subtotales de la hoja (exactamente lo que buscas); y el nivel 3 expone el detalle completo con todas las filas expandido.
Con ese único clic, todos los grupos se colapsan y quedan visibles únicamente las filas de subtotal.

Qué hace Subtotal y cómo funciona el esquema

El comando Subtotal inserta filas de subtotal en puntos de cambio de un campo (por ejemplo, por Cliente o Producto) y aplica funciones como Suma, Contar, Promedio, Máx. o Mín. Además, crea un esquema que clasifica la vista de tu hoja en niveles de detalle. Cada nivel controla todas las áreas agrupadas al mismo tiempo, de modo que puedes navegar entre un resumen ejecutivo y el detalle completo sin perder la estructura.

Detalle completo: todas las filas y grupos expandidos.
Subtotales: cada bloque plegado dejando a la vista la fila de subtotal por grupo.
Total general: solo la última fila total.

En hojas con más de 5,000 filas, moverse con los signos − y + de cada grupo es tedioso. Usar el nivel de esquema adecuado (Subtotales) condensa toda la hoja en una vista compacta y navegable.

Si no aparecen los niveles del esquema

Si no ves los números en la esquina superior izquierda (los niveles del esquema), actívalos:

Ve a Archivo > Opciones.
Entra a Avanzadas. Busca el apartado Opciones de esta hoja (asegúrate de seleccionar la hoja correcta en el cuadro desplegable, si Excel lo muestra).
Marca la casilla Mostrar símbolos de esquema si hay un esquema aplicado.
Acepta y vuelve a la hoja.

Además, existe un atajo que alterna la visualización de esos símbolos: Ctrl + 8 en Windows. Si por algún motivo desaparecieron, prueba este atajo y deberían reaparecer.

Pasos detallados para colapsar a subtotales

Selecciona cualquier celda dentro del rango con subtotales ya aplicados.
Verifica que en la parte superior izquierda de la hoja estén los niveles del esquema.
Haz clic en el nivel de Subtotales (el botón con el número 2).

Listo: verás cada categoría cerrada, con su fila de subtotal y, al final de la hoja, el total general.

Consejos para trabajar con celdas visibles

Una vez que solo se muestran subtotales, es frecuente que quieras copiar o imprimir únicamente lo visible. Para lograrlo sin arrastrar filas ocultas del detalle:

Usa Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a especial > Solo celdas visibles, o pulsa el atajo Alt + ;.
Después de seleccionar solo las celdas visibles, copia (Ctrl + C) y pega donde necesites. No se copiarán filas ocultas.
Para imprimir solo los subtotales, define un área de impresión (Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión) con la vista en nivel de subtotales.

Rutas de menú y atajos útiles

Acción	Ruta o atajo	Comentario
Abrir diálogo Subtotal	Datos > Subtotal	Disponible cuando el rango no es una Tabla de Excel.
Mostrar solo subtotales	Botón de nivel 2	Colapsa todos los grupos de una vez.
Mostrar solo total general	Botón de nivel 1	Deja visible únicamente la última fila de total.
Mostrar todo el detalle	Botón de nivel 3	Expande todas las filas.
Alternar símbolos de esquema	Ctrl + 8 (Windows)	Oculta o muestra los símbolos 1–3 y los signos −/+
Copiar solo lo visible	Alt + ;	Selecciona solo celdas visibles antes de copiar.
Quitar subtotales y esquema	Datos > Subtotal > Quitar todo	Deja el rango sin filas de subtotal ni esquema.

Opciones clave del cuadro de diálogo Subtotal

En cada cambio de: el campo por el que se agrupa (por ejemplo, Categoría).
Usar función: Suma, Contar, Promedio, Máx., Mín., etc.
Agregar subtotal a: columnas a las que se aplica la función (como Importe o Unidades).
Reemplazar subtotales actuales: útil si cambias de campo o función; desmárcalo si quieres anidar subtotales.
Resumen debajo de los datos: al marcarlo, cada subtotal queda debajo de su bloque; facilita la lectura al colapsar.

Solución de problemas frecuentes

No aparecen los botones de nivel: activa los símbolos de esquema como se explicó arriba o usa Ctrl + 8.
El comando Subtotal está deshabilitado: verifica si tu rango es una Tabla de Excel (tiene filtros y estilo de tabla). Convierte la tabla en rango: Herramientas de tabla > Diseño > Convertir en rango. Luego, aplica Subtotal.
Los grupos no se colapsan correctamente: asegúrate de que el rango esté ordenado por el campo del subtotal antes de aplicarlo. Subtotal inserta cortes donde detecta cambios en ese campo.
Subtotales duplicados o fuera de lugar: verifica celdas en blanco en el campo clave; pueden provocar cortes inesperados. Rellena vacíos o unifica valores.
Quiero ver dos niveles a la vez: usa los signos + o − en el margen izquierdo para expandir o contraer grupos puntuales tras seleccionar el nivel de subtotales.
Rendimiento con volúmenes grandes: evita fórmulas volátiles y formatos excesivos. Trabaja en nivel de subtotales para desplazarte y copiar rápido.

Métodos alternativos si no quieres usar Subtotal

Tabla dinámica para resumir y colapsar

Las tablas dinámicas son ideales para informes de solo subtotales y resumen por múltiples campos sin modificar tu hoja original. Arrastra el campo de fila, suelta los valores, y usa los botones de expandir/contraer. Con cientos de miles de filas, una tabla dinámica suele ser más ágil que insertar Subtotal en la hoja.

Agrupar manualmente con esquema

Si tus datos no requieren insertar filas de subtotal automáticamente, puedes agrupar rangos de filas: Datos > Agrupar. Luego, inserta tus totales manuales y aprovecha los niveles del esquema para colapsar. Útil cuando los cortes no siguen un único campo.

Power Query para subtotales previos

Si transformas datos con Power Query (obtener y transformar), puedes generar tablas de resumen por grupos antes de cargarlas a la hoja. La vista cargada ya vendrá comprimida y sin necesidad de Subtotal en celdas.

Automatiza con una macro

Si acostumbras a trabajar en modo resumen, una macro puede dejar la hoja en el nivel de subtotales al instante. Este ejemplo colapsa la hoja al nivel de filas de subtotal:

' Colapsar a subtotales (nivel 2)
Sub MostrarSoloSubtotales()
    On Error Resume Next
    ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=2
End Sub

Y si necesitas insertar subtotales y luego colapsar automáticamente:

' Insertar subtotales por el campo en la primera columna (ajusta parámetros)
Sub InsertarSubtotalesYColapsar()
    Dim ultimaCol As Long
    ultimaCol = Cells(1, Columns.Count).End(xlToLeft).Column```
' Ordena por la primera columna para asegurar cortes correctos
Columns(1).Sort Key1:=Columns(1), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes

' Quita subtotales previos si los hay
On Error Resume Next
Selection.Subtotal GroupBy:=1, Function:=xlSum, TotalList:=Array(ultimaCol), _
                   Replace:=True, PageBreaks:=False, SummaryBelowData:=True
' Colapsa a nivel subtotales
ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=2
```
End Sub

Nota: ajusta GroupBy, Function y TotalList a tus columnas y funciones reales (por ejemplo, Suma en varias columnas).

Buenas prácticas para informes con subtotales

Ordena primero por el campo que vas a subtotalear; evitarás subtotales imprevistos.
Evita convertir a Tabla de Excel si planeas usar Subtotal (o convierte de vuelta a rango antes de aplicar).
Coloca el resumen debajo para mejorar la lectura con grupos colapsados.
Formatea los subtotales con negrita y líneas superiores para diferenciarlos del detalle.
Usa “Solo celdas visibles” al copiar o imprimir para mantener informes limpios.
Quita todo cuando termines y necesites recalcular desde cero, evitando residuos de agrupaciones antiguas.

Cómo imprimir o exportar solo los subtotales

Colapsa al nivel de subtotales.
Selecciona el rango de interés (incluye encabezados si los necesitas).
Define el área de impresión.
Revisa la vista previa; deberías ver solamente los subtotales.
Alternativamente, copia solo lo visible y pégalo en una hoja nueva para generar un informe final y exportarlo a PDF.

Dar formato para resaltar los subtotales

Para distinguir rápidamente las filas de subtotal:

Aplica negrita y un borde superior a las filas que contienen la palabra “Total” generada por Excel.
Usa Formato condicional con una regla de fórmula que detecte la palabra “Total” en la columna de rótulos. Por ejemplo, si los rótulos están en A:
=ESNUMERO(BUSCAR("Total", $A1))

Con el formato aplicado y la hoja en nivel de subtotales, la lectura es inmediata y profesional.

Comparativa rápida: Subtotal frente a tabla dinámica

Criterio	Subtotal en hoja	Tabla dinámica
Edición en sitio	Operas directamente sobre las filas	Resumen aparte, datos fuente intactos
Flexibilidad en agrupación	Un campo por nivel de subtotal	Múltiples campos de filas y columnas
Rendimiento con muchos registros	Bueno, pero puede pesar con demasiadas fórmulas	Muy bueno, optimizado para resumen
Presentación para impresión	Excelente al colapsar a subtotales	Muy buena, con diseños de informe
Curva de aprendizaje	Baja	Media

Preguntas frecuentes

¿Puedo mostrar subtotales de varios campos a la vez?
Sí. Desmarca Reemplazar subtotales actuales para anidar. Luego, usa los signos + y − para abrir o cerrar niveles específicos. El nivel de subtotales seguirá colapsando globalmente.

¿Qué pasa si los subtotales quedan arriba en lugar de abajo?
En el cuadro de diálogo Subtotal, usa la opción Resumen debajo de los datos. Al colapsar, la lógica de lectura mejora mucho.

¿Puedo filtrar para ver solo subtotales sin usar los niveles?
Aunque es posible identificar filas con la palabra “Total” o detectar fórmulas SUBTOTALES, el enfoque recomendado es usar el nivel del esquema. Es más estable y requiere menos mantenimiento.

¿La función SUBTOTAL es necesaria?
El comando Subtotal inserta filas con etiquetas y fórmulas de subtotal. La función SUBTOTAL puede usarse en tus propias fórmulas, pero no es requisito para colapsar niveles; lo que habilita el colapso es el esquema que genera el comando.

¿Funciona igual en Mac?
Sí. En Excel para Mac también verás los niveles del esquema en la parte superior izquierda. El comportamiento es esencialmente el mismo, con rutas de menú equivalentes en la pestaña Datos.

Ejemplo de flujo de trabajo recomendado

Ordena tu tabla por el campo de agrupación.
Aplica Datos > Subtotal con la función y columnas correctas.
Activa la casilla Resumen debajo de los datos.
Cambia la vista al nivel de subtotales (botón 2).
Selecciona Solo celdas visibles antes de copiar o imprimir.
Opcional: aplica formato condicional a las filas que contengan “Total”.
Cuando necesites recalcular, usa Quitar todo y repite el proceso con nuevos parámetros.

Resumen accionable

Aplica Datos > Subtotal para generar el esquema.
Clic en el botón de nivel correspondiente a subtotales para ver solo esas filas.
Si no ves los niveles, activa los símbolos de esquema o usa Ctrl + 8.
Para copiar o imprimir solo lo visible, usa Alt + ; antes de copiar.
Quita subtotales y esquema con Quitar todo cuando necesites empezar de cero.

Conclusión

Para responder a la pregunta original —“¿cómo colapsar todo para ver solo las filas de subtotal con uno o pocos clics?”—, la clave está en aprovechar los niveles del esquema que crea Excel al aplicar Subtotal. Un clic en el nivel de subtotales basta para convertir un listado de miles de filas en un resumen claro, listo para copiar o imprimir. Si no ves los niveles, activa los símbolos del esquema; si necesitas pulir el reporte, combina el nivel de subtotales con “Solo celdas visibles”, formato condicional y, si procede, una macro que establezca el nivel deseado.