¿Te preguntas si dar el salto de Microsoft 365 Business Basic a Business Standard (antes Business Premium) para dejar de depender de las versiones web y móviles de Word, Excel, PowerPoint u Outlook? En esta guía encontrarás una comparación exhaustiva, criterios de decisión prácticos y pasos claros para que la transición sea sencilla y rentable.

Contexto: por qué surge la necesidad de actualizar

Con Business Basic, la creación y edición de archivos se realiza en navegadores o apps móviles. Para tareas rápidas suele ser suficiente, pero cuando recibes documentos externos complejos (macros, plantillas avanzadas, contenido multimedia o firmas digitales) las limitaciones se vuelven evidentes. Además, la experiencia de escritura prolongada en navegadores tiende a ser menos fluida por la dependencia de la conexión y los cambios constantes de interfaz.

Diferencias clave entre Business Basic y Business Standard

Aplicaciones de escritorio completas

Business Standard incorpora las versiones instalables de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher y Access en hasta cinco equipos por usuario. Eso significa:

• Acceso a todas las funciones sin depender del navegador ni de la velocidad de Internet.
• Uso de complementos COM/VSTO y macros VBA que no están disponibles en línea.
• Edición sin conexión con sincronización automática al volver a tener conectividad.
• Flujos de trabajo tradicionales (atajos de teclado completos, personalizaciones de cinta, vista lateral con varios documentos, etc.).

Funciones avanzadas para reuniones y eventos

Business Standard amplía Microsoft Teams con webinars integrados:

• Registro de asistentes personalizado con confirmaciones automáticas.
• Informes de asistencia y participación para medir el éxito del evento.
• Controles de lobby y políticas específicas de expositores.

Reserva de citas con Microsoft Bookings

El plan superior habilita Microsoft Bookings, ideal para pymes que ofrecen servicios a clientes. Bookings permite crear páginas públicas donde el cliente selecciona día y hora, recibe recordatorios automáticos y el evento se agrega a tu calendario de Outlook sin intervención manual.

Almacenamiento y colaboración

Ambos planes brindan 1 TB en OneDrive y reuniones ilimitadas en Teams. Sin embargo, en Business Standard puedes coeditar documentos en tiempo real desde el escritorio y el navegador simultáneamente, lo que acelera la colaboración sin sacrificar funcionalidad.

Seguridad y cumplimiento

Ninguno de los dos planes incluye Protección avanzada contra amenazas ni Intune; estas características pertenecen a Microsoft 365 Business Premium. Por lo tanto, si tu único interés es obtener las apps de escritorio, Business Standard basta y evita el costo adicional de las capas de seguridad avanzadas que tal vez no necesites.

Lo que no se suele decir sobre Outlook Web App y los archivos adjuntos

Muchos usuarios de Business Basic creen que necesitan cambiar de plan porque Outlook Web App (OWA) bloquea determinados archivos (por ejemplo, .mdb, .exe o .zip con contenido potencialmente peligroso). En realidad, estos bloqueos son una medida preventiva. El administrador global o de Exchange puede:

1. Ir al Centro de administración de Exchange.
2. Navegar a Flujo de correo > Reglas o Directivas de buzón OWA.
3. Editar la lista de extensiones bloqueadas permitiendo las que necesites.
4. Aplicar la nueva directiva a los buzones afectados.

Si solo te frena el bloqueo de adjuntos, prueba este ajuste antes de invertir en licencias nuevas.

Tabla comparativa resumida (precios de agosto 2025)

Plan	Precio aprox. (USD/usuario/mes)	Apps de escritorio	OneDrive	Teams	Seguridad avanzada
Business Basic	6,00	No	1 TB	Sí	No
Business Standard	12,50	Sí	1 TB	Sí	No

*Los precios pueden variar ligeramente según la región y la forma de pago (mensual o anual).

Cómo calcular el retorno de inversión (ROI)

Para justificar la subida de 6,50 USD por usuario/mes, analiza:

• Tiempo ahorrado al no lidiar con funciones ausentes: si un empleado pierde 15 min semanales convirtiendo archivos o usando soluciones alternas, son 1 h mensual. Supón un coste laboral de 25 USD/h; la inversión de 6,50 USD se amortiza con creces.
• Reducción de errores: macro incompatibles o formatos que se desajustan provocan retrabajos costosos.
• Imagen profesional: entregar un archivo que no se renderiza bien en el destinatario impacta la reputación de la empresa.
• Mayor retención de talento: herramientas cómodas mejoran la satisfacción de los empleados que trabajan intensivamente con documentos.

Escenarios típicos donde Business Standard resulta imprescindible

Departamentos financieros y contables

Requieren macros, análisis avanzado de datos y complementos como Power Query u ODBC, disponibles solo en Excel de escritorio.

Marketing y diseño

Manipulan presentaciones con vídeo, audio incrustado y animaciones complejas irreproducibles en la versión web de PowerPoint.

Soporte técnico y desarrollo

Necesitan Access o Publisher para crear prototipos de bases de datos y material impreso profesional.

Checklist para decidir la actualización

• ¿Cuántos documentos recibes mensualmente que requieran funciones ausentes en la web?
• ¿El equipo trabaja con plantillas, estilos o macros estándar que solo existen en escritorio?
• ¿La productividad se ve afectada por la falta de edición sin conexión (viajes, zonas con mala señal)?
• ¿Tu organización planea impartir webinars con registros y reportes?
• ¿Gestionas reservas de servicios donde Bookings simplificaría el proceso?

Proceso paso a paso para cambiar de plan

1. Inicia sesión como administrador en Centro de administración de Microsoft 365.
2. Ve a Facturación > Suscripciones.
3. Selecciona Cambiar de plan en la suscripción Business Basic.
4. Elige Business Standard, revisa el importe y confirma. Microsoft prorratea el coste restante del ciclo de facturación.
5. Una vez completado, asigna las nuevas licencias a los usuarios desde Usuarios activos.
6. Cada usuario recibirá un aviso para instalar las apps de escritorio desde portal.office.com o la app Company Portal si usas Intune.

Buenas prácticas tras la migración

• Planifica la instalación: recomienda desinstalar versiones antiguas de Office para evitar conflictos.
• Activa la autenticación multifactor (MFA) para reforzar la seguridad, ya que ahora habrá credenciales almacenadas en el equipo.
• Crea plantillas centralizadas en SharePoint o Teams para que todos usen el mismo branding.
• Capacita al personal en funciones que no existían online, como estilos rápidos, vista combinada o PowerPoint Designer.

Preguntas frecuentes

¿Puedo mezclar licencias Basic y Standard?
Sí, puedes asignar Business Basic a usuarios ocasionales y Business Standard a quienes necesiten las apps.

¿Se pierden datos al cambiar?
No. OneDrive, correos y equipos de Teams permanecen intactos; solo cambian los derechos de uso.

¿Business Standard incluye Teams Phone o Intune?
No. Teams Phone y la administración de dispositivos móviles pertenecen a complementos o a Business Premium.

¿Existe permanencia contractual?
Los planes mensuales pueden cancelarse en cualquier momento; los anuales suelen tener descuento pero aplican cargos si los rescindes anticipadamente.

Conclusión: cuándo sí y cuándo no conviene actualizar

Si tu trabajo diario implica abrir y editar documentos enviados por terceros, usar funciones avanzadas de Office o impartir webinars, Business Standard ofrece una mejora directa y medible de productividad. Si, en cambio, tus flujos son ligeros, colaborativos y siempre online, y no manejas formatos sofisticados, mantener Business Basic y ajustar las políticas de adjuntos en OWA puede ser suficiente.

En pocas palabras, Business Standard compensa cuando el coste de oportunidad —tiempo perdido, retrabajos y frustración del usuario— supera con holgura el diferencial de 6,50 USD al mes. Haz la prueba con un grupo piloto de usuarios exigentes y monitoriza su experiencia; sus conclusiones serán tu mejor guía para una decisión acertada.

¿Listo para comenzar? Inicia sesión en el Centro de administración, asigna las nuevas licencias y, en menos de una hora, tu equipo podrá disfrutar de la potencia completa de Microsoft 365 en el escritorio.