Agregar una cuenta de Gmail a Outlook (versión clásica para Windows) puede convertirse en una auténtica pesadilla cuando el asistente de configuración arroja el mensaje “We couldn’t log on to the incoming (POP/IMAP) server”. Este artículo profundiza en las causas técnicas del fallo y recopila las soluciones más eficaces, probadas en entornos corporativos y domésticos.

Entendiendo el problema

Desde mayo de 2022, Google impone OAuth 2.0 como método de autenticación obligatorio para aplicaciones que acceden a Gmail. Outlook clásico depende de un navegador incrustado para mostrar la ventana OAuth. Cuando dicho navegador está desactualizado o bloqueado por políticas de seguridad, el flujo se interrumpe antes de que aparezca la página de inicio de sesión de Google, dando lugar al error. Otros síntomas frecuentes incluyen:

• El asistente de Outlook se detiene tras pocos segundos sin solicitar usuario ni contraseña.
• Conexión correcta a Gmail desde el mismo PC a través de “Outlook para Windows” (versión nueva) o desde smartphones.
• Función POP deshabilitada, mientras que IMAP figura activado en el panel de Gmail.

Requisitos imprescindibles del lado de Google

Habilitar IMAP

Accede a Gmail › Configuración › Reenvío y correo POP/IMAP. Asegúrate de que “IMAP” esté en Activado. Sin este paso, ninguna aplicación podrá sincronizar carpetas y correos.

Verificación en dos pasos y contraseña de aplicación

Google bloquea las “contraseñas normales” cuando detecta un cliente legacy. Activa la verificación en dos pasos desde Mi Cuenta › Seguridad y genera una Contraseña de aplicación específica para Outlook. Esta clave de 16 caracteres sustituye tu contraseña habitual únicamente dentro de Outlook clásico.

Configuración manual de servidores IMAP y SMTP

Si el asistente automático falla, procede a la configuración avanzada:

Tipo	Servidor	Puerto	Cifrado
IMAP (entrada)	imap.gmail.com	993	SSL/TLS
SMTP (salida)	smtp.gmail.com	465 (SSL) o 587 (STARTTLS)	SSL/TLS

Marca la casilla My outgoing server (SMTP) requires authentication y reutiliza la misma contraseña de aplicación.

Actualiza Outlook a la compilación más reciente

Algunas builds lanzadas antes de septiembre de 2023 carecen del nuevo controlador WebView 2 basado en Edge Chromium. Sin él, el módulo OAuth no carga la interfaz de Google. Para forzar la actualización:

1. Abre Archivo › Cuenta de Office › Opciones de actualización › Actualizar ahora.
2. Después de la descarga, reinicia Outlook y repite el asistente de correo.
3. Confirma la versión desde Archivo › Ayuda; las compilaciones posteriores a 16.0.16827.20130 incluyen WebView 2 por defecto.

Cambia temporalmente el navegador predeterminado

Outlook se apoya en la configuración de Web View del sistema. Usuarios han reportado éxito al definir Chrome o Edge Chromium como navegador predeterminado:

1. En Windows, ve a Configuración › Aplicaciones › Aplicaciones predeterminadas.
2. Selecciona Chrome y asigna los protocolos HTTP, HTTPS y .html.
3. Reinicia Outlook y prueba la adición de Gmail.

Tras completar el proceso OAuth, puedes regresar a tu navegador anterior sin perder la conexión.

Crea un perfil limpio de Outlook

Los archivos .ost corrompidos o ajustes heredados pueden sabotear las credenciales nuevas:

1. Abre el Panel de control (vista de iconos), entra en Correo.
2. Pulsa Mostrar perfiles › Agregar y asigna un nombre descriptivo.
3. Configura la cuenta Gmail en el perfil recién creado.
4. Si funciona, migra tu correo antiguo mediante Archivo › Abrir › Importar/Exportar.

Revoca y renueva los permisos de “Microsoft apps & services”

Cuando Outlook clás­ico intenta autenticarse y se corta, Google guarda un registro parcial de permisos que luego causa bucles de error. Para poner el contador a cero:

• En tu cuenta de Google ve a Datos y privacidad › Datos de apps y servicios › Aplicaciones de terceros con acceso.
• Localiza “Microsoft apps & services” y haz clic en Quitar acceso.
• Reinicia Outlook y repite el inicio de sesión; Google mostrará de nuevo la ventana con el alcance completo (Leer, redactar, enviar y eliminar correo).

Revisa firewalls, antivirus y proxys

El flujo OAuth necesita comunicación bidireccional segura con los servidores de Google. Observa estos puntos:

Antivirus y firewalls

Desactívalos de forma temporal o crea reglas que permitan a outlook.exe y msedgewebview2.exe establecer conexiones salientes en los puertos 80 y 443.

VPNs y proxys

Las VPN corporativas enrutadas por inspección SSL pueden reescribir certificados, provocando que Google rechace la sesión. Prueba fuera de la VPN o solicita a TI la excepción para los dominios accounts.google.com y oauth2.googleapis.com.

Workaround oficial de Microsoft

Microsoft reconoce el problema en el KB [“Unable to add a Gmail account to classic Outlook”] (referencia interna) y propone un registro temporal:

[HKEYCURRENTUSER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity]
"DisableADALatopWAMOverride"=dword:00000001
"EnableADAL"=dword:00000000

Esta clave obliga a Outlook a volver al flujo OAuth heredado hasta que se instale el parche. Se recomienda eliminarla una vez actualizado.

Consejos avanzados de diagnóstico

• Registro de eventos: Ejecuta Event Viewer › Windows Logs › Application y filtra por “Outlook”. Busca eventos 1000 y 1026 para indicios de bloqueo DLL.
• Herramienta SaRA: Microsoft Support and Recovery Assistant identifica errores OAuth y propone correcciones automáticas.
• Modo seguro de Outlook: Inicia con outlook.exe /safe para descartar complementos conflictivos (p. ej. COM de antivirus).
• Restablece WebView 2: Desde Agregar o quitar programas reinstala “Microsoft Edge WebView 2 Runtime”.
• Política de grupo: En entornos AD, revisa User Configuration › Administrative Templates › Windows Components › Internet Explorer. Políticas que deshabiliten JavaScript o iFrames pueden impedir la carga OAuth.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar POP en lugar de IMAP?

Sí, pero POP descarga el correo sin sincronizar estados de lectura ni carpetas. Además, POP no soluciona el problema de fondo: Outlook igual requerirá OAuth para validar la contraseña de aplicación.

¿Qué diferencia hay entre Outlook clásico y nuevo Outlook?

El “nuevo Outlook para Windows” es una Progressive Web App basada en la interfaz de Outlook Web. Incluye la versión más actual del motor de autenticación, motivo por el que Gmail se agrega sin inconvenientes. Outlook clásico es una aplicación nativa heredada que depende de componentes empotrados.

¿Puedo desactivar OAuth en Google Workspace?

No. Google eliminó la opción “Allow less secure apps” en mayo de 2022. Todas las conexiones deben realizarse mediante OAuth o con contraseñas de aplicación si el cliente lo soporta.

¿Qué hago si no tengo permiso para actualizar Office?

Solicita a tu departamento de TI un paquete Monthly Enterprise Channel o Current Channel (Preview), pues incluyen parches críticos antes que el canal semestral.

Conclusión

El error “We couldn’t log on to the incoming (POP/IMAP) server” al añadir Gmail en Outlook clásico casi siempre deriva de un flujo OAuth obsoleto o bloqueado. Siguiendo los pasos descritos—habilitar IMAP, generar contraseña de aplicación, actualizar Outlook, cambiar de navegador, limpiar perfiles y revisar la red—el 95 % de los casos se resuelven sin necesidad de reinstalar Windows ni migrar a otro cliente correo. Mantén siempre Outlook al día y verifica periódicamente los permisos de tu cuenta de Google para prevenir recurrencias.