PowerPoint Live te permite exponer con toda la riqueza de tu presentación en una reunión de Teams sin necesidad de compartir pantalla, pero la forma en que se almacena y comparte el archivo plantea dudas legítimas sobre privacidad y control. En esta guía descubrirás cómo funciona, qué riesgos reales existen y qué ajustes aplicar para que tu contenido permanezca seguro.
Cómo trabaja PowerPoint Live por debajo
Cuando eliges PowerPoint Live en el panel Compartir de Microsoft Teams, el cliente sube silenciosamente una copia de tu archivo PPTX a una ubicación temporal de tu OneDrive for Business (o a la biblioteca de documentos de un grupo si la reunión está vinculada a un canal). Esa copia:
- No altera el archivo original almacenado en tu equipo.
- Se etiqueta con permisos restringidos para que los participantes solo puedan visualizarla durante la sesión.
- Permanece disponible para ti en OneDrive una vez finalizada la reunión (por si deseas reutilizarla).
El enlace interno que Teams distribuye a los asistentes representa un flujo de visualización, no un permiso de descarga per se.
Cuáles son las preocupaciones más comunes
Las organizaciones reguladas (financieras, sanitarias, I+D, etc.) suelen preguntar lo siguiente:
- ¿Se copia la presentación al OneDrive de todos los asistentes?
- Si elimino el archivo tras la reunión, ¿pueden seguir accediendo?
- ¿Hay forma de impedir que descarguen o impriman las diapositivas?
- ¿Puedo evitar la carga a OneDrive y aun así usar la experiencia Live?
Respuestas y acciones recomendadas
| Duda | Respuesta / Acción recomendada |
|---|---|
| ¿La presentación se copia al OneDrive de los asistentes? | No. El archivo reside solo en el OneDrive del presentador. Los demás usuarios visualizan un streaming durante la reunión, a menos que el presentador comparta manualmente la PPTX en el chat o en un canal. |
| ¿Qué ocurre si el presentador elimina el archivo de su OneDrive? | En cuanto el archivo se elimina (o se mueve a la papelera de reciclaje), el enlace deja de funcionar. Solo conservarán la presentación los asistentes que la hayan descargado previamente o la hayan recibido por otros medios. |
| ¿Cómo impedir que otros descarguen la presentación o accedan después? | Usar PowerPoint Live sin publicar la PPTX en el chat ni en la pestaña Archivos. En OneDrive/SharePoint → Administrar acceso → Bloquear descarga y cambiar el permiso a Puede ver. Compartir versiones sin notas o exportar a PDF para sesiones con material sensible. |
| ¿Puede evitarse por completo la carga a OneDrive? | No. PowerPoint Live requiere un área de almacenamiento temporal para transmitir la presentación. Si necesitas eliminar cualquier rastro en la nube, comparte la ventana de la aplicación o la pantalla en lugar de usar Live. |
Buenas prácticas para proteger tu presentación
Gestión de permisos granular
Después de exponer, revisa el archivo en OneDrive:
- Haz clic en … → Compartir.
- Selecciona Personas específicas y cambia a Puede ver.
- Activa Bloquear descarga para impedir que los participantes guarden una copia local.
Si planeas colaboración posterior, crea una versión de trabajo sin notas ni información confidencial y otorga solo permisos de edición a quienes realmente lo necesiten.
Comunicación con el equipo antes y después de la reunión
- Informa a los asistentes que la presentación estará disponible solo durante la sesión, salvo que indiques lo contrario.
- Si compartiste un enlace en el chat, bórralo al terminar (… → Quitar vínculo) para revocar accesos residuales.
- Establece las normas de retención documental según la política de tu organización.
Escenarios extremadamente sensibles
Para proyectos en fase de patente, contratos o información personal regulada:
- Comparte solo la ventana de PowerPoint (o incluso una imagen/PDF) para evitar cualquier carga en la nube.
- Incluye marcas de agua dinámicas con el nombre del asistente usando complementos de PowerPoint o soluciones de terceros.
- Deshabilita la grabación de la reunión si no estás obligado a conservarla.
Lista de verificación posterior a la sesión
- Revisa la carpeta Archivos de Microsoft Teams Chat Files en tu OneDrive y elimina copias que no deban persistir.
- Comprueba el historial de acceso (Detalles → Actividad) para asegurar que nadie mantenga permisos indebidos.
- Vacía la papelera de reciclaje de OneDrive si el contenido es altamente confidencial.
Ventajas y limitaciones de PowerPoint Live frente a compartir pantalla
| Aspecto | PowerPoint Live | Compartir pantalla/ventana |
|---|---|---|
| Calidad visual | Escala automáticamente para cada resolución; texto siempre nítido. | Sujeto a compresión; posible pixelado en texto pequeño. |
| Control de la audiencia | Los asistentes pueden avanzar/retroceder de forma independiente si lo permites. | La audiencia ve exactamente lo que tú ves; sin control individual. |
| Privacidad del archivo | Copia temporal en OneDrive; permisos configurables; posibilidad de bloqueo de descarga. | No se carga ningún archivo; cero huella en la nube. |
| Anotaciones y puntero láser | Integrados; sincronizados para todos. | Requiere herramientas de terceros o modo de presentación de Windows. |
| Transiciones y multimedia | Soportados nativamente; video y audio embebido se reproducen a cada participante. | Depende de la potencia del PC y de la conexión; posible retardo audiovisual. |
Cómo aplicar políticas a nivel de inquilino
Los administradores de Microsoft 365 pueden reforzar la seguridad mediante:
- Directivas de acceso condicional en Azure AD para prohibir descargas fuera de dispositivos con estado de conformidad.
- Sensibilidad de etiquetas (Microsoft Purview) que aplica cifrado AIP al documento antes de la carga.
- Directiva de retención que elimina automáticamente los archivos temporales tras X días.
Estas configuraciones garantizan una defensa en capas frente a filtraciones involuntarias.
Integración con DLP y registros de auditoría
Si tu organización usa Data Loss Prevention (DLP), los archivos cargados por PowerPoint Live pasan por el mismo escaneo que cualquier otro documento en OneDrive/SharePoint. Puedes configurar reglas para:
- Bloquear la subida si contiene datos de tarjeta de crédito o PHI.
- Permitir la visualización en Teams pero impedir la descarga externa.
- Generar alertas en el centro de cumplimiento cuando se infrinja una etiqueta de confidencialidad.
Además, cada acceso al archivo queda registrado en los Registros unificados de auditoría, lo que facilita una trazabilidad exhaustiva ante auditorías o incidentes.
Preguntas frecuentes
¿Los participantes que se conectan desde dispositivos móviles también reciben la copia?
No. La app móvil de Teams consume el mismo flujo de visualización. El archivo no se almacena localmente salvo descarga explícita y autorizada.
¿Qué ocurre si detengo la presentación y vuelvo a compartir?
Teams usa la misma copia ya cargada, por lo que no crea duplicados. Solo incrementa la versión si vuelves a cargar un archivo actualizado.
¿Puedo presentar un PowerPoint protegido con contraseña?
No es compatible con PowerPoint Live. Primero debes quitar la contraseña o compartir la pantalla/ventana.
¿Cómo sé si alguien descargó la PPTX?
Desde OneDrive, selecciona el archivo y revisa Actividad. Verás eventos de descarga, vista y edición con marca temporal y usuario.
Si la reunión se graba, ¿las notas del presentador quedan visibles?
No. La grabación captura el “lado público” de la presentación, equivalente al modo audiencia. Las notas permanecen privadas.
Conclusión
PowerPoint Live refuerza la experiencia de presentación en Microsoft Teams con controles granulares y alta calidad visual, pero su correcta configuración es imprescindible para mantener la confidencialidad. Con las pautas aquí descritas—gestión cuidadosa de permisos, comunicación clara y políticas de seguridad a nivel de inquilino—puedes aprovechar todas las ventajas de la plataforma sin exponer tus datos sensibles.