Outlook/Exchange: no puedo borrar “Elementos eliminados” — cómo liberar espacio y purgar Recoverable Items

¿No puedes vaciar definitivamente Elementos eliminados en Outlook/Exchange y tu buzón está al límite? Te explico por qué ocurre, cómo liberar espacio de inmediato (incluido el contenedor Recoverable Items) y qué deben revisar los administradores si hay retenciones o cuotas que bloquean el borrado.

Índice

Resumen de la situación

Has creado reglas que mueven correos directamente a Elementos eliminados. Antes podías vaciar esa carpeta para liberar espacio, pero ahora el buzón sigue creciendo o el vaciado falla. La causa habitual es que, aunque borres, los mensajes quedan un tiempo en Elementos recuperables (Recoverable Items) o existe alguna retención (Litigation Hold, eDiscovery, etiquetas/políticas de retención) que impide la purga permanente.

Objetivo

Liberar espacio de forma segura y efectiva y, cuando aplique, permitir el borrado permanente sin romper la conformidad de tu organización.

Diagnóstico rápido (qué mirar primero)

SíntomaProbable causaAcción inmediata
Vacío Elementos eliminados pero el tamaño del buzón no baja.Los correos están en Recoverable Items (retención de elementos eliminados o Shift+Supr).Purga Elementos recuperables desde Outlook Web/cliente (ver pasos).
El botón Vaciar no hace nada o reaparecen elementos.Retenciones activas (Litigation Hold, eDiscovery, etiqueta/política Purview).Solicita al admin revisar/ajustar retenciones. Sin eso, no habrá purga.
Errores al borrar o purgar.Cuota de Recoverable Items llena o reglas sincronizando de nuevo.Admin debe purgar/ajustar cuota; revisa reglas que envíen a eliminados.
Se llena de nuevo sin tocar nada.Reglas mueven mensajes a eliminados, dispositivos o conectores vuelcan correos.Refina reglas; considera Archivar en lugar de eliminar.

Pasos rápidos para usuarios (limpieza inmediata)

Vaciar la carpeta “Elementos eliminados”

ClienteRuta
Outlook para escritorio (clásico)Clic derecho en Elementos eliminadosVaciar carpeta.
Nuevo Outlook para Windows/Mac (basado en web)Clic derecho en Elementos eliminadosVaciar carpeta.
Outlook en la WebClic derecho en Elementos eliminadosVaciar carpeta.

Consejo: Ordena por Tamaño y elimina primero los correos con adjuntos grandes.

Purgar “Elementos recuperables” (imprescindible)

Aunque borres “duro” (Shift+Supr), los elementos pasan por un periodo de retención en Recoverable Items. Púrgalo así:

  • Outlook en la Web: entra en Elementos eliminados → en la parte superior, selecciona Recuperar elementos eliminados de esta carpetaVaciar/Purgar.
  • Outlook para escritorio: pestaña CarpetaRecuperar elementos eliminadosSeleccionar todoPurgar.

Importante: si existe una retención o una etiqueta que “retenga”, la purga no será posible hasta que el administrador la ajuste o venza el periodo configurado.

Eliminar de forma definitiva (saltarse “Elementos eliminados”)

Selecciona los mensajes y usa Mayús+Supr (Shift+Delete) para un borrado “duro”. Esto puede estar deshabilitado por tu organización. Incluso así, los mensajes se retienen temporalmente en Recoverable Items por cumplimiento.

Vaciar automáticamente al salir

  • Outlook escritorio (clásico): ArchivoOpcionesAvanzadas → activa Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir.

Evita depender solo de esto: no toca Recoverable Items ni resuelve retenciones.

“Limpieza de buzón” y búsqueda por tamaño

  • Outlook escritorio (clásico): ArchivoHerramientasLimpieza de buzón. Revisa Ver tamaño de buzón, busca elementos antiguos y adjuntos pesados.
  • Filtros útiles en la búsqueda: size:>10MB, hasattachments:yes, received:<2024-01-01. Elimina o archiva.

Revisa y ajusta tus reglas

Si una regla sigue enviando mensajes a Elementos eliminados, tu buzón crecerá incluso si vacías. Cambia la acción a Archivar, mover a una carpeta de revisión o aplicar categorías. En el escritorio: ArchivoAdministrar reglas y alertas.

Si no te deja borrar: causas típicas y cómo resolver

Retenciones y etiquetas de retención

  • Políticas/etiquetas de retención (Microsoft Purview): pueden estar configuradas para retener durante X días/meses/años. Mientras dure, no puedes purgar de forma permanente.
  • Litigation Hold / eDiscovery: “congela” el contenido para investigaciones legales; el borrado definitivo queda bloqueado.
  • Single Item Recovery: permite recuperar elementos eliminados dentro de un periodo; los mueve a Recoverable Items.

Qué hacer: solicita al administrador que revise en Purview/Exchange si tu buzón o esos elementos están bajo retención. Hasta ajustar o quitar esa retención (según las políticas de tu organización), no habrá purga definitiva.

Elementos que regresan por sincronización o reglas

  • Reglas activas: un criterio demasiado amplio puede enviar correos a eliminados continuamente. Afínalas o cambia “eliminar” por “archivar”.
  • Dispositivos móviles/conectores: apps o migraciones pueden recrear mensajes o moverlos otra vez. Comprueba clientes conectados y desactiva reglas duplicadas.

Cuotas y contenedores especiales

Recoverable Items tiene su propia cuota, independiente del buzón. Si se llena, el borrado puede fallar, los elementos no se purgan y verás errores intermitentes. Un administrador puede purgar ese contenedor y, en su caso, ajustar cuotas o políticas según las restricciones del servicio.

Acciones para administradores (cuando lo anterior no basta)

Requiere permisos de administración de Exchange/Microsoft 365. Prueba primero en un buzón de laboratorio; documenta todo y comunica impactos al usuario y a Legal/Compliance.

Checklist de verificación

  1. Confirmar estado del buzón: tamaño total, tamaño de Deleted Items y de Recoverable Items.
  2. Comprobar retenciones: LitigationHold, In-Place Holds, etiquetas/políticas de retención en Purview, SingleItemRecovery.
  3. Revisar cuotas: buzón, Recoverable Items, archivo en línea. Ver si hay advertencias o bloqueos.
  4. Identificar carpetas y remitentes “top” por volumen/adjuntos; evaluar mover a archivo en línea.
  5. Si la política lo permite, desactivar temporalmente la retención o excluir el buzón/elementos del ámbito para permitir purga.

Comandos y comprobaciones útiles (Exchange Online PowerShell)

# Conectarse (módulo ExchangeOnlineManagement)
Connect-ExchangeOnline

Estado general del buzón y retenciones

Get-Mailbox -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) | Format-List ` DisplayName,PrimarySmtpAddress,ArchiveStatus,SingleItemRecoveryEnabled,`
LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds,RetentionPolicy

Tamaño global y suprimidos

Get-MailboxStatistics -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) | Format-List \`
TotalItemSize,ItemCount,TotalDeletedItemSize,DeletedItemCount

Carpetas más grandes (top 20)

Get-MailboxFolderStatistics -Identity [usuario@dominio.com](mailto:usuario@dominio.com) ` | Sort-Object FolderSize -Descending`
\| Select-Object -First 20 Name,FolderPath,ItemsInFolder,FolderSize 

Notas: En Exchange Online, ciertas cuotas de Recoverable Items están gestionadas por el servicio y no siempre son modificables. La solución suele pasar por purga o por archivado en lugar de aumentar límites.

Purgar Recoverable Items (contenido bloqueado por retención)

Si hay retención, no se debe purgar hasta contar con autorización y registro. Una vez validado:

  1. Ajusta o excluye la retención (temporalmente, si la política lo permite) para los elementos o el buzón.
  2. Usa Microsoft Purview → Content Search para localizar exactamente lo que vas a eliminar.
  3. Ejecuta la acción de purga con los cmdlets modernos (p. ej., New-ComplianceSearch, Start-ComplianceSearch, New-ComplianceSearchAction -Purge con PurgeType adecuado). Documenta IDs de búsqueda/acciones y confirma que el ámbito sea el mínimo necesario.

Precaución: las purgas de cumplimiento HardDelete son definitivas. Revisa siempre la consulta y limita el periodo/criterios.

Optimización de políticas y archivado

  • Archivado en línea: habilita el buzón de archivo y etiquetas que muevan automáticamente contenido antiguo al archivo. Es preferible a “eliminar todo”.
  • Etiquetas de retención ajustadas: crea etiquetas por años/meses según el ciclo de vida real del correo. Evita retenciones eternas si no son requeridas.
  • Asistente de carpetas administradas: fuerza la aplicación de políticas (p. ej., ejecución del asistente) para acelerar movidos a archivo/borrado según etiquetas.

Cómo funciona “Elementos recuperables” (visión técnica)

Cuando un usuario borra, los elementos pasan por etapas dentro del buzón en una carpeta oculta llamada Recoverable Items. Principales subcarpetas:

  • Deletions: elementos “soft delete” (eliminados desde Elementos eliminados o con Supr directo).
  • Purges: elementos “hard delete” visibles para purga, especialmente con retenciones activas.
  • DiscoveryHolds / SubstrateHolds: almacenan elementos sujetos a retenciones eDiscovery/etiquetas.
  • Versions: captura de versiones cuando hay retenciones que requieren preservar modificaciones.
  • Audits / Calendar Logging: telemetría según configuración.

El tamaño de este contenedor cuenta para la cuota. Si hay retenciones, los elementos permanecen hasta que el periodo expire o un admin ejecute una purga de cumplimiento.

Estrategias de prevención y gestión del espacio

  • No uses “eliminar” como método de clasificación: mueve a Archivo o a carpetas temáticas. La eliminación masiva suele chocar con retenciones.
  • Reglas afinadas: limita criterios; evita “si contiene la palabra X, eliminar”. Mejor etiqueta, clasifica o archiva.
  • Vaciado automático al salir + revisión mensual: combina ambas para mantener a raya Elementos eliminados.
  • Adjuntos: guarda adjuntos grandes en OneDrive/SharePoint y deja un vínculo en el correo. Borra duplicados locales.
  • Búsquedas por tamaño: ejecuta periódicamente size:>10MB y traslada a archivo o elimina lo prescindible.
  • Archivo en línea/autoampliación: para buzones que crecen rápido, el archivo en línea con etiquetas automáticas es más sostenible que eliminar.

Preguntas frecuentes

¿Por qué, aunque use Shift+Supr, no se libera espacio?
Porque los elementos se conservan en Recoverable Items durante el periodo de retención (cumplimiento). Hasta que expire o se purgue, siguen contando.

He vaciado Elementos eliminados y Recuperables, pero el buzón no baja.
Revisa retenciones activas y cuotas del contenedor. Pide a un admin una purga de cumplimiento si procede.

¿Cuánto tiempo permanecen los elementos recuperables?
Depende de las políticas de tu organización (suele oscilar entre días y meses). Solicita esa configuración a tu admin.

¿Puedo aumentar mi cuota?
La cuota del buzón y la del contenedor Recoverable Items están administradas por tu organización/servicio. A veces se amplía el buzón o se habilita archivo; otras, procede purgar.

¿Vaciar al salir resuelve todo?
No. Solo limpia Elementos eliminados. No purga Recoverable Items ni ignora retenciones.

Guía express (pasos en orden recomendado)

  1. Vacía Elementos eliminados en tu cliente principal.
  2. Purgar Elementos recuperables (Outlook web/escritorio → Recuperar elementos eliminados → Purgar).
  3. Activa vaciado al salir (si usas Outlook clásico).
  4. Refina o desactiva reglas que envían a eliminados; usa Archivar como alternativa.
  5. Busca y elimina/archiva adjuntos grandes (size:>10MB).
  6. Si persiste: solicita a TI revisar retenciones, cuotas de Recoverable Items y, si la política lo permite, ejecutar purga de cumplimiento.

Plantillas de comunicación al equipo de TI

Solicitud de revisión de retenciones

Hola, equipo de TI:
No puedo purgar definitivamente Elementos eliminados. 
¿Podéis revisar si mi buzón tiene Litigation Hold, eDiscovery, etiquetas/políticas de retención o Single Item Recovery que impidan el borrado?
Necesito liberar espacio. Puedo coordinar una ventana de purga si hace falta.
Gracias.

Solicitud de purga de Recoverable Items/cuotas

Hola, equipo de TI:
Mi buzón sigue lleno tras vaciar Elementos eliminados y purgar Recuperables.
¿Podéis comprobar la cuota/uso de "Recoverable Items" y realizar una purga 
o ampliar el archivo en línea según corresponda?
Gracias.

Errores típicos y cómo evitarlos

  • Crear reglas agresivas que “eliminen”: derívalo a Archivo o a una carpeta de revisión.
  • Confiar solo en el vaciado al salir: no trata Recoverable Items.
  • Eliminar enormes lotes sin filtrar: usa vistas por tamaño y fecha; evita borrar lo que podría requerirse legalmente.
  • Ignorar dispositivos móviles: desactiva reglas duplicadas y revisa apps que sincronicen.

Conclusión

Para recuperar espacio en un buzón que “no se vacía”, realiza la doble limpieza: vacía Elementos eliminados y purga Elementos recuperables. Si no te deja, casi siempre hay retenciones o cuotas bloqueando la operación; un administrador debe revisarlas en Purview/Exchange y, si la política lo permite, ejecutar una purga de cumplimiento. Entre tanto, activa el vaciado automático, afina tus reglas y adopta archivado para mantener el buzón bajo control.

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